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PROCEDIMIENTO PARA RECAUDOS.

GESTIóN FINANCIERA

P-GF-240
Rige a partir de:
2014-11-11

Versión: 3
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-11-13
22012-10-18
32014-11-11

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Establecer los pasos para un mécanismo eficiente del recaudo y el ingreso de los mismos, con el fin de entregar una informacion ágil y veraz.

ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todos los recaudos efectuados para la Universidad por concepto de matrículas, estampilla, laboratorios, granjas, tienda universitaria, centro editorial, inscripciones, certificados y demas servicios pagados en Caja, hasta la rendición de informes.

RESPONSABILIDAD:
La responsabilidad de este procedimiento es competencia de: Auxiliar Administrativo, Profesional Especializado y/o Pagador de la Oficina Financiera

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
RECAUDO: Recibo de billetes, monedas y cheques por parte de un tercero, por concepto de un pago

CHEQUE: Documento que permite retirar a la orden propia o de un tercero los fondos disponibles que se tienen en poder de otros, registrados en cuenta corriente.

CHEQUE DE GERENCIA: cheque emitido por un banco contra sí mismo. El banco, que ha recibido un depósito por cierta suma, garantiza de este modo el pago de dicha cantidad al tenedor del mismo. Los cheques de gerencia suelen usarse cuando el monto de una operación es relativamente grande y el vendedor del bien necesita tener un documento firmemente respaldado antes de hacer la cesión del mismo

EFECTIVO: Dinero existente en las cajas de un banco y en la caja de la Universidad de Caldas.

VALOR: Precio de una cosa. Puede ser valor efectivo o real y valor nominal

DESARROLLO:
Los Recaudos están representados en valores o efectivo recibidos en la caja de la Tesorería, a través de entidades financieras o de terceros por concepto de matrículas, venta de servicios, rendimientos financieros y otros.

La Tesorería es responsable de recibir, registrar, custodiar y consignar los recaudos de la Institución que se generan, los cuales pueden ser:

1. Efectivo: Moneda nacional o extranjera autorizada.

2. Cheque: girados a nombre de Universidad de Caldas, los valores en números y letras deben coincidir , la fecha de expedición no puede ser superior a 6 meses, no debe presentar enmendaduras, al respaldo se registran los datos correspondientes al girador: nombre o razón social, identificación, dirección y teléfono.

2.1 Únicamente se aceptan cheques de la misma plaza
2.2 De Gerencia,
2.3 De Fondos de Pensiones y Cesantías,
2.4 Y de Personas Jurídicas muy reconocidas en la ciudad,

3. Consignaciones: los depósitos a través de consignaciones bancarias deben estar sellados por la entidad financiera para que se considere auténtico, se hace en cuentas a nombre de la Universidad de Caldas, con los números correspondientes.

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio. 0    
2 Realiza Apertura de Caja 1 Profesional Especializado de la Oficina Financiera y/o Pagador Es el primer paso que se debe realizar para el registro de los movimientos en el modulo de Recaudo del Sistema de Gestión Financiero (SGF), esta actividad se hace por solicitud de los diferentes Centros de Gastos de la Universidad, cuando se presentan Eventos como Seminarios, Simposios, Actividades de Egresados, entre otros.

TIEMPO: Exporadicamente
3 Accede al modulo de Recaudo 2 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera Una vez aperturada la caja y debidamente autorizado el funcionario, se inicia el proceso de recaudo en el SGF.

TIEMPO: Inmediato a la apertura de caja.
4 Cancela valores por diferentes conceptos. 3 Tercero Estudiantes, funcionarios, contratistas, personas juridicas y naturales que requiere hacer pago por diferentes conceptos y/o servicios a la Universidad, se acercan a la Caja ha realizar el respectivo pago.

TIEMPO: Dia en que este funcionando la caja.
5 Decide 4 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera Revisa dinero, consignaciones y/o documentos soportes presentados que no existan inconsistencias. Confronta el valor recibido y/o consignado con los documentos.

TIEMPO: 2 dias
6 Si hay inconsistencias, Devuelve documentos al tercero para que realice las correcciones. 5 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera Si los documentos y/o la informacion objeto de recaudo no es clara, el proyecto o programa no esta creado en el SGF y/o dinero no es igual al valor a pagar, o se detectan billetes falsos, no se puede recibir el dinero, hasta tanto no este clara la informacion, regresa al paso 4.

7 No hay inconsistencias, Ingresa información al SGF. 5 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera De acuerdo al servicio y/o concepto de pago, se procede a realizar el ingreso al SGF.

TIEMPO: Inmediato a la revisión de documentos y dinero.
8 Entrega al tercero el recibo de caja. 7 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera Como soporte del valor recibido, se entrega al Tercero el respectivo Recibo de Caja, el cual es generado por el SGF.

TIEMPO: Inmediato.
9 Realiza Cierre de Caja 8 Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Al finalizar el recaudo del dia, se procede a realizar el Cierre de Caja en el SGF, esta actividad se puede generar varias veces al dia.

TIEMPO: Dia en que este funcionando la caja
10 Genera Reportes en el SGF 9 Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Una vez realizado el cierre de caja, se procede a generar las consignaciones y las planillas de: Recaudos, anulados, Cierre de Caja y consignacion en el SGF

TIEMPO: Inmediato al cierre de caja
11 Cuadra el dinero con el total de recibos 10 Auxiliar Administrativo, Auxiliar de servicios generales, Profesional Especializado de la Oficina Financiera Al final del día para cuadrar la caja, se confronta el dinero (billetes, monedas y cheques) Vs Recibos de Caja Vs. Planillas generadas por el SGF

TIEMPO: Dia en que este funcionando la caja
12 Entrega de Consignaciones y Dinero 11 Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Servicios Generales y Profesional Especializado y/o Pagador de la Oficina Financiera Entrega el dinero (billetes, efectivo, monedas y cheques) al Auxiliar de Servicios Generales, con el fin de confrontar y revisar que el valor del dinero es igual al valor de las consignaciones, para ser llevado a las diferentes entidades bancarias el dia habil siguiente.

TIEMPO: Dia en que este funcionando la caja
13 Guarda en cofre el dinero recaudado 12 Auxiliar Administrativo, Profesional Especializado y/o Pagador de la Oficina Financiera Guarda el cofre en la caja fuerte. Ver documento de referencia: Instructivo para custodiar titulos valores.

TIEMPO: dos veces al dia, en que este funcionando la caja
14 Consigna. 13 Auxiliar de servicios generales. El dinero es consignado en los diferentes entidades bancarias.

TIEMPO: 1 día hábil.

Registro(Consignacion)
15 Verifica que los recibos de consignación sean igual al valor registrado en la listado diario de recaudos de caja. 14 Profesional Especializado, Auxiliar Administrativo y/o Pagador de la Oficina Financiera Revisión de las copias de las consignaciones selladas y fechadas por la entidad financiera, las cuales deben cuadrar con la Planilla de Consignación.

TIEMPO: Dia en que este funcionando la caja
16 Archiva documentos en boletínes Diarios de Caja y Bancos 15 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera Archivo de documentos en Boletines Diarios de Caja y Bancos
Ver documento de referencia: Manejo Documental

TIEMPO: Dia en que este funcionando la caja
17 Fin. 16    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Consignacion
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062

Normatividad del Documento:
Tipo: Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
001 1998SE EXPIDE ESTATUTO FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Sonia Imelda Vallejo Rivera

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
TATIANA OCHOA CARDENAS

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

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