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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE LOS VIAJES DE TIPO ACADÉMICO

Código: P-RA-276
Versión: 6
Emisión: 2021-03-09

PROCESO RECURSOS DE APOYO ACADEMICO

OBJETIVO
Establecer los pasos e instrucciones para la solicitud, programación, ejecución y seguimiento a la prestación del servicio de trasporte para viajes de tipo académico.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la elaboración y presentación por parte de los Decanos de sus respectivas solicitudes del servicio de transporte para las actividades académicas del semestre, previa su evaluación de pertinencia por parte de los comités de currículo, su estudio por parte del Comité de Viajes para su aprobación o rechazo, programación definitiva, ejecución de los diferentes viajes, y termina con los informes del docente responsable acerca del desarrollo de los viajes, de presentarse alguna novedad.

RESPONSABLES

PROFESIONAL ESPECIALIZADO (SERVICIOS GENERALES) - VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA: 

Contratar el servicio de transporte para los viajes de tipo académico.

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES - VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA: 

Elaborar la matriz con la programación de los viajes planeados en las Facultades. 
COMITÉ DE VIAJES:  Estudiar, evaluar, aprobar o rechazar las solicitudes de viajes de tipo académico presentadas por las Facultades.

VICERRECTOR ACADÉMICO:  Presidir el Comité de Viajes de Tipo Académico

DOCENTE:

Presentación de informes al Consejo de Facultad, en caso de presentarse alguna novedad.

En caso de utilizar el vehículo propio para el desplazamiento, deberá entregar la documentación solicitada con el fin de constatar la aptitud física, mental y de coordinación motriz, al igual que las condiciones técnico-mecánicas del automóvil.

Deberá estar presente al momento del abordaje de los estudiantes al vehículo y brindará las instrucciones de comportamiento seguro durante el desplazamiento, buscando alinearlo al protocolo de bioseguridad de Salidas Académicas publicado en el SIG http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/archivos/Protocolo_de_bioseguridad_para_las_salidas_academicas_de_la_Universidad_de_Caldas_v1.pdf

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS

 

Plan Estratégico de Seguridad Vial: 

Es el instrumento de planificación que consignado en un documento contiene las acciones, mecanismos, estrategias y medidas que deberán adoptar las diferentes entidades, organizaciones o empresas del sector público y privado existentes en Colombia.  Dichas acciones están encaminadas a alcanzar la seguridad vial como algo inherente al ser humano y así reducir la accidentalidad vial de los integrantes de las organizaciones mencionadas y de no ser posible evitar, o disminuir los efectos que puedan generar los accidentes de tránsito.  ¿Para qué sirve el Plan Estrátegico de Seguridad Vial?: La finalidad del Plan Estratégico de Seguridad Vial, es definir los objetivos y las acciones o intervenciones concretas que se deben llevar a cabo para alcanzar los propósitos en materia de prevención de los accidentes de tránsito, facilitando la gestión de la organización al definir las áreas involucradas, los responsables y los mecanismos de evaluación y seguimiento en función del cumplimiento de las actuaciones definidas.

Seguridad Vial

Se refiere al conjunto de acciones, mecanismos, estrategias y medidas orientadas a la prevención de accidentes de tránsito, o a anular o disminuir los efectos de los mismos, con el objetivo de proteger la vida.

Seguridad Activa: 

Se refiere al conjunto de mecanismos o dispositivos del vehículo automotor  destinados  a  proporcionar  una  mayor  eficacia  en  la estabilidad y control del vehículo en marcha para disminuir el riesgo de que se produzca un accidente de tránsito.

Seguridad Pasiva: 

Son los elementos del vehículo automotor que reducen los daños que pueden producir cuando un accidente de tránsito es inevitable y ayudan

Accidente de Tránsito:

Evento generalmente involuntario, generado al menos por un vehículo en movimiento, que causa daños a personas y bienes involucrados en él, igualmente afecta la normal circulación de los vehículos que se movilizan por la vía o vías comprendidas en el lugar o dentro de la zona de influencia del hecho (CNTT, 2002).

Accidente de Trabajo: Todo suceso repentino que sobrevenga con causa u ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psíquica, una invalidez o la muerte. Así como el que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador o contratante, durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún por fuera del lugar y horas de trabajo; igualmente el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo y viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. (Ley 1562 de 2012).
Riesgo: Es la evaluación de las consecuencias de un peligro, expresada en términos de probabilidad y severidad, tomando como referencia la peor condición previsible.
Amenaza: Se   define   como   la   probabilidad   de   ocurrencia   de   un   suceso potencialmente desastroso, durante cierto período de tiempo en un sitio dado.
Vulnerabilidad: Probabilidad de afectación, puede decirse también, de la susceptibilidad de ser afectado
Peatón: Persona que transita a pie por una vía (CNTT, 2002).
Pasajero: Persona distinta del conductor que se transporta en un vehículo público (CNTT, 2002).
Conductor: Es la persona habilitada y capacitada técnica y teóricamente para operar un vehículo (CNTT, 2002).
SOAT: Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito - SOAT, el cual ampara los daños corporales que se causen a las personas en accidentes de tránsito e indemniza a los beneficiarios o las víctimas por muerte o incapacidad médica según el caso.
ARL:

La Administradora de Riesgos Laborales (ARL) es una entidad aseguradora de vida, encargada de afiliar a los empleados al sistema general de riesgos laborales y de prevenir, proteger y atender a los trabajadores contra todo evento riesgoso que puede haber en un ambiente laboral.


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

El Comité de Viajes se reúne mínimo cada semestre para estudiar y evaluar las solicitudes de viajes de tipo académico presentadas por las Facultades, aprueba o rechaza según la disponibilidad presupuestal o pertinencia del viaje. 


El Comité de Viajes está integrado por: 


- Vicerrector Académico, quien lo preside


- Líder Grupo Interno de Servicios Generales, quien actúa como Secretario 


- Vicerrector Administrativo


- Decanos de Facultades 


 

Después de la reunión del Comité se elabora la matriz con la programación definitiva de los viajes académicos aprobados, se contrata el servicio de transporte, se realizan los despachos de los respectivos viajes, los cuales son monitoreados para conocer su desarrollo y se termina con la presentación de informes por parte del docente responsable al Consejo de Facultad, en caso de presentarse alguna novedad.


 

El Comité de Viajes emite circular informando sobre los criterios generales para llevar a feliz término los viajes, la cual se dará a conocer por parte de Servicios Generales en las facultades y será de cumplimiento de todos los actores involucrados.


Teniendo en cuenta las siguientes instrucciones generales:


Sólo se harán los viajes aprobados en la matriz.

 

Los viajes deben ser confirmados siete (7) días antes de la programación de la actividad académica, por tal motivo, se les solicita enviar la confirmación, hora de salida y regreso, fechas, rutas, docente y las respectivas listas de los estudiantes (descargadas del SIA actualizadas a la fecha del viaje) a Servicios Generales, Área de transportes.


 

Las instrucciones del docente que dirige el grupo son de acatamiento obligatorio. El docente está autorizado para suspender el viaje si en su criterio, se presentan situaciones que atenten contra la integridad o seguridad suya, de los estudiantes o del vehículo, no obstante, y durante el tiempo que perdure la pandemia de la Covid 19, el docente no está obligado a realizar el desplazamiento en el mismo vehículo con los estudiantes, puede usar para su desplazamiento, si así lo considera, su propio vehículo, previo a la salida el docente en su auto cumplirá con el trámite de  hacer llegar escaneada la siguiente información a la Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo: tarjeta de propiedad, revisión técnico mecánica del vehículo vigente, SOAT vigente, licencia de conducción vigente y examen sicosensométrico vigente, donde realizarán revisión de la documentación, diligenciamiento diario del Alistamiento y autorización de la salida del docente en su propio vehículo desde la Sede. El docente deberá estar presente para despachar a los estudiantes en el vehículo en ambos desplazamientos, acatando y haciendo cumplir los lineamientos descritos en el protocolo de bioseguridad de Salidas Académicas publicado en el SIG http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/archivos/Protocolo_de_bioseguridad_para_las_salidas_academicas_de_la_Universidad_de_Caldas_v1.pdf

 

 

Los participantes de los viajes de estudios inician y terminan los recorridos en la sede central, como mínimo la mitad más uno del grupo; no está permitido dejar o recoger estudiantes y docentes en el trayecto, a excepción de situaciones especiales previamente informadas mediante oficio enviado a Servicios Generales.

 

Quienes se desplacen deben estar en la lista que desde el SIA se genera para el caso de los estudiantes.


Los docentes deben informar previamente a los estudiantes que deben diligenciar y firmar el formato consentimiento, portar los siguientes documentos, y verificar al momento de la salida:

 


Documento de identificación o denuncio por perdida


El Seguro de accidentes vigente


Carné renovado o recibo de pago, que los acredita como estudiantes de la Universidad.

 

 

Por la pandemia del Covid-19, antes del inicio del viaje, el docente debe presentar en la secretaría del departamento al cual pertenece, el Formato Consentimiento Informado para estudiantes debidamente diligenciado y firmado por cada uno de los estudiantes participantes en el viaje de estudio, y el Formato Consentimiento informado para docentes, posteriormente desde la misma secretaría de departamento, se solicitará el respectivo viaje a la oficina de servicios generales para su programación.

 

 

FORMATO CONSENTIMIENTO INFORMADO PARA ESTUDIANTES

 

FORMATO CONSENTIMIENTO INFORMADO PARA DOCENTES

 

FORMATO PLAN DE ALISTAMIENTO DIARIO (Para docentes que se desplacen en su propio vehículo)

 

Los docentes deben portar la cédula de ciudadanía.


Durante los viajes de estudios los estudiantes deben participar activamente, con disciplina y rigor académico en todo el ejercicio, lo que suceda durante el desarrollo del viaje se asimila a lo que ocurre dentro del campus universitario y por lo tanto se aplican los reglamentos y disposiciones sobre derechos y deberes de los estudiantes y docentes.


 

Servicios Generales realizará la verificación de manera aleatoria a la hora de salida del viaje, momento en el cual si el usuario del servicio no cuenta con los documentos mínimos se suspenderá su desplazamiento en el vehículo.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Presentar solicitud de servicio de transporte Decanos Cada Facultad por intermedio del respectivo Decano presenta la solicitud de los servicios de transporte que requieren para los viajes académicos durante el semestre. Previa aprobación por parte de los Comités de Currículo y Consejos de Facultad. Además garantizando que los viajes estén contenidos en los PIAA.

TIEMPO: La solicitud se presenta semestralmente

Registro(Solicitud Viajes de Estudio- Prácticas Académicas Extramurales)
3 Elaborar matriz de Programación Auxiliar de Servicios Generales - Vicerrectoría Administrativa De acuerdo a las solicitudes de los Decanos, en Servicios Generales se elabora una matriz con la programación de los viajes planeados en las Facultades.
El documento es presentado al Comité de Viajes para su estudio.

TIEMPO: Semestralmente, después de recibida la solicitud de los Decanos.

Registro(Matríz de programación de viajes)
4 Estudiar la matriz de programación Comité de Viajes El Comité de Viajes se reúne para evaluar las solicitudes presentadas por las Facultades y la programación de viajes de estudio. Según la pertinencia y disponibilidad presupuestal, se aprueban o rechazan solicitudes. El comité emite circular con los criterios que permitan el desarrollo adecuado de los viajes.

TIEMPO: Semestralmente

Registro(Acta aprobada.)
5 Elaborar matriz de Programación Final Auxiliar de Servicios Generales - Vicerrectoría Administrativa Se hace la programación definitiva de los viajes aprobados por el Comité de Viajes.

TIEMPO: Después de la aprobación de los viajes académicos por parte del Comité.

Registro(Matríz de programación de viajes)
6 Iniciar trámites de contratación Profesional Especializado (Servicios Generales) - Vicerrectoría Administrativa Para la prestaciòn del servicio de transporte de pràcticas acadèmicas se contrata de acuerdo con el Estatuto de Contrataciòn de la Universidad.

Documento de referencia: Procedimientos de contratación

TIEMPO: Previo inicio de los viajes
7 Despachar Viajes Académicos Auxiliar de Servicios Generales - Vicerrectoría Administrativa Conforme a la programación se realiza el despacho de los viajes programados.
De manera aleatoria, el auxiliar realiza una inspección al vehículo, número de estudiantes en viaje, hora de salida y verifica documentación de los estudiantes. En caso de inconsistencias se procede a suspender el viaje hasta tanto se cumpla con los requisitos (mecánicos, documentación, etc.) por parte de todos los actores participantes en la salida.

De igual manera, un funcionario de la oficina de seguridad y salud en el trabajo será el que verifique el cumplimiento de la documentación aportada por el docente que se desplazará en su vehículo particular.

En caso de presentarse ausencia de vehículo o retraso de éste, se procede a programar de inmediato otro vehículo.

TIEMPO: Conforme a programación

Registro(Matríz de programación de viajes)
8 Verificación del cumplimiento del protocolo de bioseguridad de Salidas Académicas Docente Hará acompañamiento a los estudiantes desde la organización del equipaje en la bodega, el abordaje al vehículo y el despacho del mismo, verificando el cumplimiento del protocolo de bioseguridad de Salidas Académicas http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/archivos/Protocolo_de_bioseguridad_para_las_salidas_academicas_de_la_Universidad_de_Caldas_v1.pdf
9 Realizar monitoreo del viaje Auxiliar de Servicios Generales - Vicerrectoría Administrativa Vía telefónica y de manera aleatoria, el viaje es monitoreado, para conocer el desarrollo del mismo, la comunicación se hace con el docente responsable.

TIEMPO: Durante la duración de la actividad académica.
10 Presentar informe del viaje Docente El Docente responsable informa sobre el desarrollo y condiciones del viaje, mediante oficio al Consejo de Facultad

TIEMPO: Se informa inmediatamente termine el viaje cuando se presenta novedad, o finalizado el semestre.

Registro(Oficio informe de viaje)
11 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta aprobada.
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-SEGUN DEPENDENCIA
Matríz de programación de viajes
DIVISION SERVICIOS GENERALES
-G-USG-001.1
Oficio informe de viaje
DIVISION SERVICIOS GENERALES
-G-USG-033.2
Solicitud Viajes de Estudio- Prácticas Académicas Extramurales
DIVISION SERVICIOS GENERALES
-G-USG-001.1

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
08 2017POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL ESTATUTO DE CONTRATACION DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS ASESOR - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
7En políticas y condiciones de operación se elimina el requisito de presentación por del examen psicométrico, y se adiciona el último párrafo. 2021-05-28
6Se modifican las políticas y condiciones de operación durante el tiempo que perdure la pandemia del Covid 19, incluidos los formatos de consentimiento informado para docentes y estudiantes y el formato plan de alistamiento diario2021-03-09
5Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
4Ajustes al flujograma de acuerdo a normatividad vigente. 2019-02-26
3Incorporación del criterio que los viajes deben estar incluidos en los PIAA.

Se actualiza normatividad asociada al proceso de contratación.
2017-08-27
2Se incorpora en el alcance la evaluación de pertinencia que deben hacer los comités de currículo, previa aprobación de los Consejos de Facultad y Comité de Viajes de Estudio.

Corrección del Presidente del Comité y la presentación del informe por parte del docente ante el Consejo de Facultad.

Incorporación del registro de novedades en la matriz en caso de presentarse ausencia de vehículo o retraso de éste y su corrección (gestión del servicio no conforme).

2010-11-25
1Versión inicial2008-11-07


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