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PROCEDIMIENTO PARA APOYAR PRESUPUESTALMENTE LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS CON COFINANCIACIÓN DE ENTIDADES EXTERNAS
Código: P-IN-27
Versión: 3
Emisión: 2019-10-17

PROCESO INVESTIGACIóN

OBJETIVO
Establecer los pasos formales para la ejecución de proyectos de investigación con financiación de entidades externas.

ALCANCE
Desde que el Docente realiza la propuesta del proyecto de investigación, pasando por la aprobación por parte de la entidad cofinanciadora, hasta que se emite el acta de liquidación o recibido a satisfacción de la entidad cofinanciadora.

RESPONSABLES

JEFE OFICINA DE INVESTIGACIONES:

 

VICERRECTOR DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADOS:

 

DOCENTE:

 

ENTIDAD COFINANCIADORA:

 

SECRETARIO GENERAL:

 

 

 

RECTOR:

 

 

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

FINANCIACIÓN:

Apoyo económico para el desarrollo completo de una investigación o para el fortalecimiento de un área específica. 

PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN:

Es la formulación de uno o varios problemas en una área científica, que vincula recursos y actividades durante un período de tiempo determinado y con una orientación definida hacia la producción de conocimiento científico, técnico, humanístico o artístico y a la Resolución de problemas o necesidades de la comunidad, articulado preferiblemente a un grupo de investigación. 

CONVENIO:

Es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de interés común sin fines de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar actividades de cooperación mutua. 

 

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

Documentación requerida:

  1. Adjuntar una copia impresa del proyecto y una copia en CD, al momento de solicitar el aval institucional. 
  2. Anexar carta de intención de cofinanciación externa, especificando la cuantía, por parte de la entidad correspondiente, ya sea con recursos recurrentes o no recurrentes (ej. Participación de otra institución universitaria o de otra índole), si aplica. 
  3. Constancia de aval del director del grupo de investigación que presenta el proyecto (si aplica) 
  4. Adjuntar carta de aprobación del comité de bioética central de la Universidad de Caldas para las propuestas que así lo requieran y si es pertinente, completar el formato “COMPROMISO DE BUEN MANEJO DE LOS ANIMALES DE EXPERIMENTACIÓN” (ver el anexo de la convocatoria). 
  5.  Adjuntar las Licencias y permisos ambientales correspondientes de la Autoridad competente, para las propuestas que así lo requieran. 
  6. Adjuntar aval de los Directores de Departamento correspondiente, sobre el tiempo de dedicación de los profesores involucrados en la propuesta, o según corresponda con el tipo de proyecto. (si aplica)

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Elabora propuesta de investigación con su presupuesto Docente Realiza propuesta del proyecto de investigación y presenta el presupuesto ante la oficina de investigaciones para su revisión.

TIEMPO: no aplica
3 Aval del presupuesto Jefe Oficina de investigaciones Revisa que el presupuesto de la propuesta cumpla la normatividad vigente con el fin de recomendar al vicerrector, otorgar el visto bueno para el aval institucional.

TIEMPO: no aplica
4 Revisión general de la propuesta

Jefe Oficina de Investigaciones Revisa técnicamente los términos en los que está presentada la propuesta, con el fin de hacer sugerencias a los investigadores.

TIEMPO: no aplica
5 Visto bueno para Aval institucional (si aplica)

Vicerrector de Investigaciones y Postgrados Si el proyecto requiere aval Institucional: se otorga el visto bueno para que el rector firme el aval institucional.

TIEMPO: según los requirimiento de la entidad externa


Registro(Aval institucional para apoyar presupuestalmente la ejecución de proyectos de investigación con financiación de entidades externas. )
6 Envía el proyecto de investigación a la entidad cofinanciadora Docente Envía a la entidad cofinanciadora el proyecto de investigación con la carta de aval del mismo. (si aplica)

TIEMPO: según los términos de la entidad cofinanciadora
7 Decide Entidad cofinanciadora Aprobación por parte de la entidad cofinanciadora.
TIEMPO: no aplica.
8 Fin Entidad cofinanciadora Si el Docente no ganó la convocatoria, o no le aprueban el proyecto, finaliza el procedimiento.

TIEMPO: Según lo estipulado por la entidad cofinanciadora.
9 Diligencia los formatos para la inscripción del proyecto Docente Si el proyecto es aprobado por la entidad cofinanciadora, el docente entrega los formatos diligenciados para oficializar la inscripción del proyecto.
En la carta de compromiso, tener en cuenta el compromiso adquirido con la entidad cofinanciadora y ajustar carta.

TIEMPO: no aplica
Ver Registro(Formato de carta de compromiso integrantes proyectos de investigación)
10 Inscripción del proyecto Jefe Oficina de Investigaciones Envía oficio de inscripción del proyecto al docente, con copia a los departamentos y al director de la comisión de cada Facultad
Registro(Oficio de inscripción del proyecto)
11 Elabora y radica convenio o contrato Profesional Universitario adscrito a Secretaria General (convenios) Si la Universidad de Caldas es la encargada de elaborar el convenio o el contrato:
Elabora y radica el convenio o contrato de investigación con financiación de entidades externas, y tramita su firma.
Documento de referencia:
Procedimientos de contratación.

TIEMPO: 5 días hábiles.
Registro(Convenio de investigación con financiación de entidades externas.)
12 Solicita la apertura del programa especial Vicerrector de Investigaciones y Postgrados o Jefe Oficina de Investigaciones Si la entidad cofinanciadora, elabora el convenio y se dispone de éste debidamente legalizado:

Solicita a la Oficina de Planeación la apertura del programa especial según presupuesto aprobado por la entidad cofinanciadora.

TIEMPO: no aplica
Registro(Oficio de apertura de programa especial)
13 Solicitud de apertura del programa especial a la oficina financiera secretaria Envía en medio electrónico los antecentes, objetivos generales, específicos y resultados esperados del proyecto y el presupuesto aprobado por la oficina de planeación, a la Oficina de Presupuesto de la Universidad para la creación del mismo en el sistema financiero.

TIEMPO: no aplica
14 Elabora y entrega informes técnicos Docente Elabora y entrega informes parciales y finales a la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados y a la entidad cofinanciadora, según los compromisos adquiridos con dicha entidad.
TIEMPO: Según lo estipulado en el convenio.
Registro(Informe de actividades del proyecto de investigación)
15 Elabora informes financieros y atiende las auditorias externas del proyecto Secretaria Elabora informes financieros, y atiende las auditorias externas del proyecto, según el requerimiento de la entidad cofinanciadora, utilizando los formatos suministrados por ésta.

TIEMPO: según el cronograma del convenio.
16 Elabora acta de liquidación del convenio o contrato Entidad cofinanciadora La Entidad cofinanciadora elabora acta de liquidación del convenio o contrato y la envía a la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados.

TIEMPO: no aplica
Registro(Acta de liquidación del proyecto de investigación)
17 Envía acta de liquidación Vicerrector de Investigaciones y Postgrados Envía copia del acta de liquidación a la Oficina de Convenios y se procede con los trámites pertinentes al respecto.

TIEMPO: no aplica
Registro(oficio de remisión de acta de liquidación de contrato o convenio)
18 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de liquidación del proyecto de investigación
OFICINA DE INVESTIGACION
-I1-OIV-012
Aval institucional para apoyar presupuestalmente la ejecución de proyectos de investigación con financiación de entidades externas.
OFICINA DE INVESTIGACION
-I1-OIV-042
Convenio de investigación con financiación de entidades externas.
OFICINA DE CONVENIOS
-F-SEG-018
Formato de carta de compromiso integrantes proyectos de investigación
OFICINA DE INVESTIGACION
R-1108-P-IN-77-
Informe de actividades del proyecto de investigación
OFICINA DE INVESTIGACION
-I1-OIV-012
Oficio de apertura de programa especial
VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES
-IO-ODP-036
Oficio de inscripción del proyecto
OFICINA DE INVESTIGACION
-I1-OIV-012
oficio de remisión de acta de liquidación de contrato o convenio
OFICINA DE INVESTIGACION
-I1-OIV-012

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
019 2000POR EL CUAL SE MODIFICA EL SISTEMA DE INVESTIGACIONES Y DE POSTGRADOS DE LA U DE CALDAS.
003-1 2007POR EL CUAL SE DEFINE LA POLITICA PARA EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE INCENTIVOS MONETARIOS NO CONSTITUTIVOS DEL SALARIO, POR CONCEPTO DE PROYECTOS DE INVESTIGACION O PROYECCION, EN CONSONANCIA CON LOS PRINCIPIOS MISIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
00458 2007POR LA CUAL SE MODIFICA LA RESOLUCION N. 00351 DEL 08 DE JUNIO DE 2006.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS DE FAMILIA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
3Modernización imagen SIG. 2019-10-17
2Se realizaron las siguientes modificaciones:
En el campo de información, en el alcance se redactó que el procedimiento acaba cuando se emita el acta de liquidación o se reciba a satisfacción la entrega convenida con la entidad cofinanciadora.
En el paso 2 se complementó que el docente debe presentar el presupuesto ante la oficina de investigaciones para su respectiva revisión.
En los pasos 3 y 4 se cambió todo.
En el paso 5 se mejoró la redacción.
En el paso 9 se organizó el nombre de la actividad, se mejoró la descripción y se agregó el formato de inscripción de proyectos.
Se adicionó el paso 10.
En el paso 12 se mejoró la redacción.
Se eliminó el paso 13.
En el paso 14 se mejoró la redacción.
Se adicionó el paso 15 de elaboración de informes financieros.
En el paso 16 se corrigió la palabra finalización por liquidación.
En el paso 17 se ajustó la redacción y se adicionó un registro.
En la normatividad se adicionaron los acuerdos 010 del Consejo Superior de 2009 y 003 de 2007.
2009-11-20
1Versión inicial2008-11-25


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