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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES

GESTIóN DOCUMENTAL

P-GD-282
Rige a partir de:
2016-02-18

Versión: 4
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-10-22
22012-01-26
32012-09-04
42016-02-18

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Establecer las directrices para la gestión de los documentos oficiales en la Universidad de Caldas, para su producción, recepción y distribución.

ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Universidad de Caldas e involucra todas las dependencias que producen y reciben documentos, comprende producción, recepción, radicación, registro y distribución de comunicaciones, así como la contratación de servicios de mensajería.

RESPONSABILIDAD:
• Comité de Archivo (Acuerdo 07 de 1994 y Acuerdo 12 de 1995 del Archivo General de la Nación)
• Secretario General – Administración de Documentos (Estatuto General)
• Jefes de oficina (Acuerdo No. 042 de 2002 del Archivo General de la Nación)
• Servidores Públicos (Ley 594 de 2000)

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
Documento de Referencia:

• Ley 594 de 2000
• Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación
• Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación
• Acuerdo del Consejo Superior 024 de 2003

DESARROLLO:

 

POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES


1. SECRETARÍA GENERAL


A través de un grupo de funcionarios adscritos a la Secretaría General, vela por la correcta administración y protección de la información documental de la Universidad de Caldas, mediante un tratamiento archivístico único para la producción de los documentos, y su organización en los archivos de gestión, central e histórico, a fin de servir de soporte para la toma de decisiones, para la academia, la investigación y la proyección.


2. ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES


Las comunicaciones oficiales son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Universidad de Caldas, independientemente del medio utilizado.

El Comité de Archivo en sesión del 25 de enero de 2012, aprobó en pleno el inicio de la elaboración de las comunicaciones oficiales a través del sistema de gestión documental- Admiarchi, socializado en la institución, mediante circular del 26 de enero de 2012 de la Secretaría General y Administración de Documentos.

A partir del primero de febrero de 2012, todas las comunicaciones producidas en la Universidad de Caldas se gestionarán a través del sistema ADMIARCHI.

 

PROCEDIMIENTO

Los pasos a seguir para la elaboración de las comunicaciones oficiales a través  del Sistema de Gestión Documental ADMIARCHI, se detallan a continuación:

Se ingresa al software Admiarchi, se digita nombre del usuario y  la contraseña.

Entramos por el icono GD y en Vista nos vamos a la opción Documentos en elaboración

1. NUEVO

2. EXPEDIENTE : Elegimos el expediente sobre el cual vamos a trabajar

3. TIPO DOCUMENTAL: El sistema nos arroja las plantillas y se elige la opción que se requiere según el caso.

4. DESTINO : Si el origen es interno o externo

5. ASUNTO: Digitamos el tema del documento.

6. OBSERVACIONES: En este campo se describen las observaciones si las hay, de lo contrario se deja en blanco.

7. DESCRIPCIÓN DE ANEXOS: Se describen los anexos si los hay, de lo contrario se deja en blanco.

8. SOLICITAR APROBACIÓN DE: Identificamos en la lista que despliega el sistema el nombre de la persona que aprueba y firma el documento

9. PRIORIDAD: Es la urgencia que se requiere para la aprobación del documento (Alta, media, baja y no definida).

10. REGISTRAR

11. DESTINATARIOS: Según el destino (interno o externo),  en nombre buscamos el destinatario al que va dirigida la comunicación, incluir y guardar.  Si se requiere copia se realiza el mismo procedimiento y  se señala en el recuadro copia

12. EDITAR: Usar Plantilla. Se digita el documento eliminando los espacios que aparecen en rojo, excepto espacio RESERVADO PARA FIRMA MECANICA, guardar, cerrar y cargar

13. SOLICITAR

14. APROBAR: Una vez aprobado el documento, el sistema nos arroja la firma mecánica

15. IMPRIMIR: De acuerdo a la Tabla de Retención Documental, se imprime solamente el original, se archiva en el expediente correspondiente de la dependencia productora. No se imprimen los asuntos.  Las comunicaciones con destino externo, se imprimen y se envían a través de la mensajería.

16. ANEXAR: Se anexa los documentos si es del caso, entonces agregar, seleccionamos el archivo y tomar

17. DISTRIBUIR

 

Nota: Recordemos que la única opción en la que el sistema nos da el consecutivo institucional es el Oficio. Este consecutivo establecido en el Acuerdo 060 de 2001, del Archivo General de la Nación, se constituye en un mecanismo de control que contribuye a garantizar la transparencia de las actuaciones administrativas, razón por la cual su uso es obligatorio en todas las comunicaciones producidas en desarrollo de las funciones institucionales y los parámetros para su adecuada utilización se encuentran en el Acuerdo en mención.


Las comunicaciones oficiales en soporte papel producidas en la Universidad de Caldas, están regidas por los siguientes requisitos:


Se utiliza papel preimpreso siguiendo los componentes de diseño establecidos en el Manual de Identidad Institucional, adoptado mediante Acuerdo del Consejo Superior 024 de 2003, su gramaje será adecuado a la tecnología de impresión utilizada; la producción de los documentos se realiza siguiendo los modelos de las normas ICONTEC vigentes.

Las tintas de impresión y de firma de los documentos son de color negro para garantizar nitidez en el proceso de microfilmación. En los documentos no se debe usar resaltador, notas al margen, rayas y subrayados, toda vez que afectan la preservación y conservación de los mismos.

USO DEL LOGO DE ICONTEC: El uso del logotipo de ICONTEC se regirá de acuerdo con la Circular 004 de 2008 emitida por esta Entidad (Ver normatividad del procedimiento), en la cual se relacionan las directrices para el uso apropiado del logo en instituciones que prestan servicios de educación y formación:

a) La publicidad de la certificación se puede realizar en la documentación comercial que maneje la organización, incluyendo el logo del certificado ICONTEC e IQNet, cumpliendo con las disposiciones del manual de imagen y aplicación M-SG-01 A.

b) Los logos de ICONTEC e IQNet no deben ser incluidos en los diplomas de grado de ningún nivel o en documentos que manifiesten la conformidad de los estudiantes con planes de estudio, de entrenamiento o promoción, como pueden ser las constancias de notas y actas de grado, ya que pueden inducir a la opinión pública a que el ICONTEC está avalando los resultados de la formación.


3. CORREO INTERNO - VENTANILLA ÚNICA -

Se definen dos grupos de mensajería interna para realizar los recorridos diarios (recolección y distribución), cubriendo las sedes y sus unidades administrativas y académicas de la siguiente forma:

En horas de la mañana:    Edificio Administrativo, Edificio Orlando Sierra y oficina egresados

En horas de la tarde:        Edificio del Parque, Sede Bicentenario y Sede de Ciencias Agropecuarias

Mensajería Motorizada:

En horas de la mañana: Distribución de documentos en  las Sedes Palogrande,  Bellas Artes y Ciencias para la Salud

En horas de la tarde: Recepción de documentos en  las Sedes Palogrande,  Bellas Artes y Ciencias para la Salud

 

4. CORREO EXTERNO

La entrega de las comunicaciones producidas en la Universidad con destino área urbana, nacional o internacional, se realizan a través de un operador de correo (outsourcing)  que despacha en la ventanilla Única, ubicada en la entrada de la sede  principal. Los sobres se envían abiertos para constatar que sean comunicaciones oficiales, que estén debidamente firmados y la verificación de anexos si los hubiere (Resolución de Rectoría 00523 de 2004).

Una vez enviada la comunicación, si es rechazada por dirección  o destinatario errado, será devuelta a la dependencia para que determine si solicita su reenvío dejando constancia de la devolución en el registro de radicación.


5. RECEPCIÓN


Las comunicaciones de origen externo que llegan a la Universidad de Caldas por: apartado aéreo, fax, empresas de mensajería y personalmente, son recepcionadas en la Ventanilla Única por los funcionarios de  la empresa de correo (outsourcing). 



6. RADICACIÓN Y DISTRIBUCION


Mediante Resolución de Rectoría 00523 de 2004, el grupo de funcionarios adscritos a la Secretaría General, ubicados en la Ventanilla Única,  son los únicos autorizados para abrir los documentos con destino a la Universidad, exceptuando las propuestas y ofertas enviadas para trámite y procesos de contratación, las cuales se radican y envían a la Vicerrectoría Administrativa.


Una vez abierto el sobre, en la parte superior derecha el funcionario de la empresa de outsourcing coloca sticker, fecha y  hora  de recibido, luego ingresa al sistema el nombre de remitente y de la empresa de mensajería, número de folios y anexos,  destinatario y dependencia. Sucesivamente el funcionario de la Universidad ingresa en el software de gestión documental, los datos anteriores, y además asigna el consecutivo institucional externo, escanea y envía a través del sistema la comunicación y en horas de la tarde se remite el documento físico con el mensajero.


Los documentos que llegan a la Universidad deben ser de carácter oficial, por lo tanto de acuerdo con lo dispuesto por la Resolución de Rectoría 00523 de 2004, la correspondencia de carácter personal no se recibe ni se tramita en la institución, como tampoco folletos y publicidad.

 

9. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 
Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Internet y el correo electrónico.

 
El grupo de trabajo de sistemas indicará en el procedimiento correspondiente las directrices para la conservación y recuperación de los documentos en formato electrónico, de conformidad con los parámetros legales establecidos.


10. DOCUMENTOS VÍA FAX


Cuando los documentos llegan por el fax ubicado en la Ventanilla Única, se les da el mismo tratamiento en el momento de la recepción, radicación, registro y distribución, que los demás documentos. En la Dependencia destinataria procederá a imprimir para archivar en el expediente correspondiente y así garantizar el contenido.


Las comunicaciones recibidas vía fax en las dependencias, deben ser enviadas a Ventanilla Única para su radicación.

 


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Administran los documentos de origen interno y externo. 1 Personal de la empresa de mensajería y Funcionario Administración de Documentos Recibe las comunicaciones de origen externo y las internas con destino externo

Tiempo: No aplica.
3 Recibe las comunicaciones. 2 Funcionario de la empresa de mensajería Verifica la documentación recibida, y constata la información.

Tiempo: No aplica.

Registro(Guía de recepción de documentación.)
4 Radica las comunicaciones. 3 Funcionario de la empresa de mensajería. Pega sticker, fecha y hora de recibido, ingresa al sistema el nombre del remitente y de la empresa de mensajería, número de folios y anexos, destinatario.

Tiempo: No aplica.

Registro(Base de datos - Empresa de mensajería.)
5 Radica las comunicaciones Externas en el software. 4 Funcionario Administración de Documentos de la Secretaría General (Ventanilla Única) Ingresa al software de gestión documental, remitente, destinatario, No. folios, y además asigna el consecutivo institucional externo, escanea y envía a través del programa.

Tiempo: No aplica.
6 Distribuye las comunicaciones. 5 Funcionarios de la empresa de mensajería. Escaneadas y radicadas las comunicaciones de origen externo e interno, el mensajero entrega en las dependencias correspondientes de la Universidad.

Tiempo: No aplica.
7 Envía las Comunicaciones Externas. 6 Funcionario de la empresa de mensajería. Elabora las guías de correo, relacionándolas en planillas de imposición y se envían por la empresa de Mensajería.

Tiempo: No aplica.
8 Elabora comunicaciones con destino interno o externo. 7 Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. Elaboran las comunicaciones oficiales a través del sistema admiarchi.
Registro(En software de la Universidad.)
9 Aprueba las comunicaciones. 8 Director, Jefe, Coordinador. Revisa y aprueba.
10 Imprime y distribuye. 9 Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. Imprime documento aprobado si forma parte de la TRD, para la firma. Envía las comunicaciones a través del sistema admiarchi.
Igualmente imprime si la comunicación tiene destinatario externo y envía por ventanilla única.
11 Archivo. 10 Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. Teniendo en cuenta la TRD, archiva las comunicaciones aprobadas y firmadas en el expediente correspondiente.
12 Recepción comunicaciones por correo electrónico. 11 Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. Se guarda como PDF, y envía al correo electrónico admidocumentos@ucaldas.edu.co para su radicación.
13 Publicación actos administrativos y actas Consejos. 12 Funcionario Administración de Documentos. Digitaliza y registra en el normograma.

Tiempo: No aplica.
Registro(En software de la Universidad.)
14 Consulta. 13 Cualquier usuario interno o externo. Para consulta en el normograma institucional, ingresa página Universidad/Institucional/Normativa Selecciona ícono instancia.
15 Fin. 14    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Base de datos - Empresa de mensajería.
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-SEGUN DEPENDENCIA
En software de la Universidad.
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
--
Guía de recepción de documentación.
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO

Normatividad del Documento:
Tipo: Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
024 2003POR EL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE IDENTIDAD CORPORATIVA DE LA U DE CALDAS.
 
Tipo: Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
Acuerdo 27 de 20062006Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994Archivo General de la Nación 
Acuerdo 12 de octubre 18 de 19951995Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento General de Archivos", "Organos de Dirección, coordinación y asesoría".Archivo General de la Nación 
Acuerdo 042 de octubre 31 de 20022002Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Docuemental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Archivo General de la Nación 
Acuerdo 060 de octubre 30 de 20012001Por el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que ejercen funciones públicasArchivo General de la Nación 
Acuerdo 07 del 29 de junio de 19941994Reglamento general de archivos. Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994Archivo General de la Nación 
LEY 594 2000por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
 
Tipo: Otros
DescripciónConsultar
ACTA 01 COMITE DE ARCHIVO 2012
CIRCULAR 004 DE 2008 - USO DEL LOGO DE ICONTEC[1].pdf CIRCULAR 004 DE 2008 - USO DEL LOGO DE ICONTEC
CIRCULAR INICIO ADMIARCHI
 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Luz Stella Salazar Arbelaez

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
DIANA CAROLINA ZULUAGA VARON

SECRETARIO GENERAL

Documento Controlado
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