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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES |
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PROCESO | GESTIóN DOCUMENTAL |
OBJETIVO |
Establecer las directrices para la gestión de los documentos oficiales en la Universidad de Caldas, para su producción, recepción y distribución. |
ALCANCE |
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Universidad de Caldas e involucra todas las dependencias que producen y reciben documentos, comprende producción, recepción, radicación, registro y distribución de comunicaciones. |
RESPONSABLES | ||||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS |
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Administran los documentos de origen interno y externo. | Funcionario de Ventanilla Única |
Recibe las comunicaciones de origen externo y las internas con destino externo.
Tiempo: No aplica. |
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3 | Recibe las comunicaciones. | Funcionario de Ventanilla Única |
Verifica la documentación recibida, y constata la información.
Tiempo: No aplica. Registro(GuÃa de recepción de documentación.) |
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4 | Radica las comunicaciones. | Funcionario de Ventanilla Única |
Registra fecha y hora de recibido, ingresa al sistema el nombre del remitente y de la empresa de mensajerÃa, número de folios y anexos, destinatario.
Tiempo: No aplica. Registro(Base de datos ) |
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5 | Radican las comunicaciones Externas en el software. | Funcionario de Ventanilla Única |
Ingresa al software de gestión documental Admiarchi web, remitente, destinatario, No. folios, y además asigna el consecutivo institucional externo, escanea y envÃa a través del programa.
Tiempo: No aplica. |
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6 | EnvÃa las Comunicaciones Externas. | Funcionario de Ventanilla Única |
Elabora las órdenes de servicio en el sipost, imprime y se envÃan por la empresa de MensajerÃa.
Tiempo: No aplica. |
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7 | Elabora comunicaciones con destino interno o externo. | Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. |
Elaboran las comunicaciones oficiales a través del sistema admiarchi web.
Registro(En software de la Universidad.) |
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8 | Aprueba las comunicaciones. | Director, Jefe, Coordinador. | Revisa y aprueba. | ||
9 | Distribuye. | Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. |
Documento aprobado, envÃa las comunicaciones a través del sistema Admiarchi Web.
Si la comunicación tiene destinatarios externos, igualmente la envÃa a través del sistema Admiarchi Web, de requerirse en fÃsico imprimirá y entregará en ventanilla única. |
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10 | Archivo. | Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. | Teniendo en cuenta la TRD, archiva las comunicaciones de manera digital en el Admiarchi Web aprobadas y firmadas en el expediente digital correspondiente. | ||
11 | Recepción comunicaciones por correo electrónico. | Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. | Se guarda como PDF, y envÃa al correo electrónico admidocumentos@ucaldas.edu.co para su radicación. | ||
12 | Publicación actos administrativos y actas Consejos. | Funcionarios de cada Unidad Productora. |
Digitaliza y registra en el normograma institucional.
Tiempo: No aplica. Registro(En software de la Universidad.) |
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13 | Consulta. | Cualquier usuario interno o externo. | Para consulta en el normograma institucional, ingresa página Universidad/Institucional/Normativa. Selecciona Ãcono instancia. | ||
14 | Fin. |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Base de datos | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | SEGUN DEPENDENCIA |
En software de la Universidad. | ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS | - | - |
GuÃa de recepción de documentación. | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | ASUNTO |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | SECRETARIO GENERAL - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
6 | Se actualiza el alcance, las polÃticas y condiciones de operación y el flujograma. | 2022-05-09 |
5 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-22 |
4 | SE AGREGA LA PALABRA VENTANILLA ÚNICA. Se organizan procedimientos Paso 6 se cambia: Escaneadas las comunicaciones, el mensajero interno radica y entrega en las dependencias correspondientes de la Universidad, utilizando para ello el formato que genera el sistema de la empresa de correos contratada por la Universidad de Caldas para este fin. POR: Escaneadas y radicadas las comunicaciones de origen externo e interno, el mensajero entrega en las dependencias correspondientes de la Universidad. Se agregan nuevos pasos, desde el 8 hasta el 15 | 2016-02-18 |
3 | Se realizó actualización en los procedimientos para la recepción, elaboración y distribución de las comunicaciones oficiales y condiciones generales. Se modifica el flujograma. Se incluye en la normatividad la Circular de inicio ADMIARCHI y el Acta del Comité de Archivo 2012 Se inactiva el formato para control de recibo y entrega de documentos debido a que su manejo y control lo ejerce la empresa contratada para estas funciones. | 2012-09-04 |
2 | Se modifico las rutas de los mensajeros y horarios de recorrido. Se modificó la descripción Se modificó la descripción. Se cambió actividad Se cambió actividad Se cambió la descripción. Se cambió la descripción. Se agregó en la pestaña de Desarrollo, información sobre la normativa de ICONTEC relacionada con el uso de logotipo de esta entidad para las comunicaciones oficiales de la Universidad de Caldas. Se subió a la normatividad del procedimiento, la Circular 004 de 2008 emitida por ICONTEC, en la cual se manifiestan las condiciones para el uso adecuado del logo de ICONTEC en instituciones que ofrencen servicios de educación y formación. | 2012-01-26 |
1 | Versión inicial | 2008-10-22 |
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