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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES

Código: P-GD-282
Versión: 6
Emisión: 2022-05-09

PROCESO GESTIóN DOCUMENTAL

OBJETIVO
Establecer las directrices para la gestión de los documentos oficiales en la Universidad de Caldas, para su producción, recepción y distribución.

ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Universidad de Caldas e involucra todas las dependencias que producen y reciben documentos, comprende producción, recepción, radicación, registro y distribución de comunicaciones.

RESPONSABLES

COMITÉ DE ARCHIVO:

Acuerdo 07 de 1994 y Acuerdo 12 de 1995 del Archivo General de la Nación

SECRETARIO GENERAL:

Administración de Documentos (Estatuto General) 

JEFES DE OFICINA:

Acuerdo No. 042 de 2002 del Archivo General de la Nación          

SERVIDORES PÚBLICOS:

Ley 594 de 2000

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS

.


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

1. SECRETARÍA GENERAL


 A través de un grupo de funcionarios adscritos a la Secretaría General, vela por la correcta administración y protección de la información documental de la Universidad de Caldas, mediante un tratamiento archivístico único para la producción de los documentos, y su organización en los archivos de gestión, central e histórico, a fin de servir de soporte para la toma de decisiones, para la academia, la investigación y la proyección.


 

2. ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES


Las comunicaciones oficiales son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Universidad de Caldas, independientemente del medio utilizado.


El Comité de Archivo en sesión del 25 de enero de 2012, aprobó en pleno el inicio de la elaboración de las comunicaciones oficiales a través del sistema de gestión documental- Admiarchi, socializado en la institución, mediante circular del 26 de enero de 2012 de la Secretaría General y Administración de Documentos.


A partir del primero de febrero de 2012, todas las comunicaciones producidas en la Universidad de Caldas se gestionarán a través del sistema ADMIARCHI.


Los pasos a seguir para la elaboración de las comunicaciones oficiales a través del Sistema de Gestión Documental ADMIARCHI WEB, se detallan a continuación:


Se ingresa al software Admiarchi web, se digita nombre del usuario, contraseña y el captcha que le muestre la imagen.


Entramos por el icono GD y en Vista nos vamos a la opción Documentos en elaboración:

  1. NUEVO
  2. EXPEDIENTE: Elegimos el expediente sobre el cual vamos a trabajar
  3. TIPO DOCUMENTAL: El sistema nos arroja las plantillas y se elige la opción que se requiere según el caso.
  4. DESTINO: Si el origen es interno o externo
  5. ASUNTO: Digitamos el tema del documento.
  6. OBSERVACIONES: En este campo se describen las observaciones si las hay, de lo contrario se deja en blanco.
  7. DESCRIPCIÓN DE ANEXOS: Se describen los anexos si los hay, de lo contrario se deja en blanco.
  8. SOLICITAR APROBACIÓN DE: Identificamos en la lista que despliega el sistema el nombre de la persona que aprueba y firma el documento
  9. PRIORIDAD: Es la urgencia que se requiere para la aprobación del documento (Alta, media, baja y no definida).
  10. REGISTRAR
  11. DESTINATARIOS: Según el destino (interno o externo), en nombre buscamos el destinatario al que va dirigida la comunicación, incluir y guardar.  Si se requiere copia se realiza el mismo procedimiento y se señala en el recuadro copia
  12. EDITAR: Usar Plantilla. Se digita el documento eliminando los espacios que aparecen en rojo, excepto espacio RESERVADO PARA FIRMA MECANICA, guardar, cerrar y cargar
  13. SOLICITAR
  14. APROBAR: Una vez aprobado el documento, el sistema nos arroja la firma mecánica
  15. ANEXAR: Se anexa los documentos si es del caso, entonces agregar, seleccionamos el archivo y tomar
  16. DISTRIBUIR

 

Nota: Recordemos que la única opción en la que el sistema nos da el consecutivo institucional es el Oficio. Este consecutivo establecido en el Acuerdo 060 de 2001, del Archivo General de la Nación, se constituye en un mecanismo de control que contribuye a garantizar la transparencia de las actuaciones administrativas, razón por la cual su uso es obligatorio en todas las comunicaciones producidas en desarrollo de las funciones institucionales y los parámetros para su adecuada utilización se encuentran en el Acuerdo en mención.

 

Las comunicaciones oficiales en soporte papel producidas en la Universidad de Caldas, están regidas por los siguientes requisitos:

 

Se utiliza papel preimpreso siguiendo los componentes de diseño establecidos en el Manual de Identidad Institucional, adoptado mediante Acuerdo del Consejo Superior 024 de 2003, su gramaje será adecuado a la tecnología de impresión utilizada; la producción de los documentos se realiza siguiendo los modelos de las normas ICONTEC vigentes.

 

Las tintas de impresión y de firma de los documentos son de color negro para garantizar nitidez en el proceso de microfilmación. En los documentos no se debe usar resaltador, notas al margen, rayas y subrayados, toda vez que afectan la preservación y conservación de los mismos.

 

USO DEL LOGO DE ICONTEC: El uso del logotipo de ICONTEC se regirá de acuerdo con la Circular 004 de 2008 emitida por esta Entidad (Ver normatividad del procedimiento), en la cual se relacionan las directrices para el uso apropiado del logo en instituciones que prestan servicios de educación y formación:

 

a) La publicidad de la certificación se puede realizar en la documentación comercial que maneje la organización, incluyendo el logo del certificado ICONTEC e IQNet, cumpliendo con las disposiciones del manual de imagen y aplicación M-SG-01 A.

 

b) Los logos de ICONTEC e IQNet no deben ser incluidos en los diplomas de grado de ningún nivel o en documentos que manifiesten la conformidad de los estudiantes con planes de estudio, de entrenamiento o promoción, como pueden ser las constancias de notas y actas de grado, ya que pueden inducir a la opinión pública a que el ICONTEC está avalando los resultados de la formación.

 

 

3. CORREO EXTERNO:

 

La entrega de las comunicaciones producidas en la Universidad con destino área urbana, nacional o internacional, se realizan a través de un operador de correo (outsourcing) que llega todos los días a la ventanilla única a la 4:30, ubicada en la entrada de la sede  principal. Los sobres se recepcionan  abiertos para constatar que sean comunicaciones oficiales, que estén debidamente firmados y la verificación de anexos si los hubiere (Resolución de Rectoría 00523 de 2004).

 

Una vez enviada la comunicación, si es rechazada por dirección o destinatario errado, será devuelta a la dependencia para que determine si solicita su reenvío dejando constancia de la devolución en el registro de radicación.

 

 

4. RECEPCIÓN:

 

Las comunicaciones de origen externo que llegan a la Universidad de Caldas por empresas de mensajería y personalmente en especial los PQRSD, son recepcionadas en la Ventanilla Única por funcionarios de la Universidad de Caldas adscritos a la Secretaría general - Oficina de Administración de Documentos.

 

 

5. RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN:

 

Mediante Resolución de Rectoría 00523 de 2004, el grupo de funcionarios adscritos a la Secretaría General, ubicados en la Ventanilla Única, son los únicos autorizados para abrir los documentos con destino a la Universidad, exceptuando las propuestas y ofertas enviadas para trámite y procesos de contratación, las cuales se radican y envían a la Vicerrectoría Administrativa.

 

Una vez abierto el sobre, en la parte superior derecha el funcionario de Administración de Documentos registra fecha, hora y firma de recibido, luego ingresa al sistema el nombre de remitente y de la empresa de mensajería, número de folios y anexos, destinatario y dependencia. Sucesivamente el funcionario de la Universidad ingresa en el software de gestión documental Admiarchi Web, los datos anteriores, y además asigna el consecutivo institucional externo, escanea y envía a través del sistema Admiarchi Web la comunicación. 

 

Los documentos que llegan a la Universidad deben ser de carácter oficial, por lo tanto, de acuerdo con lo dispuesto por la Resolución de Rectoría 00523 de 2004, la correspondencia de carácter personal no se recibe ni se tramita en la institución, como tampoco folletos y publicidad.

 

 

6. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:

 

Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Internet y el correo electrónico.

 

El grupo de trabajo de sistemas indicará en el procedimiento correspondiente las directrices para la conservación y recuperación de los documentos en formato electrónico, de conformidad con los parámetros legales establecidos.

 

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Administran los documentos de origen interno y externo. Funcionario de Ventanilla Única Recibe las comunicaciones de origen externo y las internas con destino externo.

Tiempo: No aplica.
3 Recibe las comunicaciones. Funcionario de Ventanilla Única Verifica la documentación recibida, y constata la información.

Tiempo: No aplica.

Registro(Guía de recepción de documentación.)
4 Radica las comunicaciones. Funcionario de Ventanilla Única Registra fecha y hora de recibido, ingresa al sistema el nombre del remitente y de la empresa de mensajería, número de folios y anexos, destinatario.

Tiempo: No aplica.

Registro(Base de datos )
5 Radican las comunicaciones Externas en el software. Funcionario de Ventanilla Única Ingresa al software de gestión documental Admiarchi web, remitente, destinatario, No. folios, y además asigna el consecutivo institucional externo, escanea y envía a través del programa.

Tiempo: No aplica.
6 Envía las Comunicaciones Externas. Funcionario de Ventanilla Única Elabora las órdenes de servicio en el sipost, imprime y se envían por la empresa de Mensajería.

Tiempo: No aplica.
7 Elabora comunicaciones con destino interno o externo. Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. Elaboran las comunicaciones oficiales a través del sistema admiarchi web.

Registro(En software de la Universidad.)
8 Aprueba las comunicaciones. Director, Jefe, Coordinador. Revisa y aprueba.
9 Distribuye. Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. Documento aprobado, envía las comunicaciones a través del sistema Admiarchi Web.

Si la comunicación tiene destinatarios externos, igualmente la envía a través del sistema Admiarchi Web, de requerirse en físico imprimirá y entregará en ventanilla única.
10 Archivo. Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. Teniendo en cuenta la TRD, archiva las comunicaciones de manera digital en el Admiarchi Web aprobadas y firmadas en el expediente digital correspondiente.
11 Recepción comunicaciones por correo electrónico. Funcionarios y auxiliares administrativos de las dependencias. Se guarda como PDF, y envía al correo electrónico admidocumentos@ucaldas.edu.co para su radicación.
12 Publicación actos administrativos y actas Consejos. Funcionarios de cada Unidad Productora. Digitaliza y registra en el normograma institucional.

Tiempo: No aplica.

Registro(En software de la Universidad.)
13 Consulta. Cualquier usuario interno o externo. Para consulta en el normograma institucional, ingresa página Universidad/Institucional/Normativa. Selecciona ícono instancia.
14 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Base de datos
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-SEGUN DEPENDENCIA
En software de la Universidad.
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
--
Guía de recepción de documentación.
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
01 2012ACTA 01 COMITE DE ARCHIVO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS 2012
15 2017POR EL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE IDENTIDAD INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
 
Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
Acuerdo 07 del 29 de junio de 19941994Reglamento general de archivos. Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994Archivo General de la Nación 
Acuerdo 27 de 20062006Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994Archivo General de la Nación 
LEY 594 2000por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
Acuerdo 042 de octubre 31 de 20022002Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Docuemental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Archivo General de la Nación 
Acuerdo 060 de octubre 30 de 20012001Por el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que ejercen funciones públicasArchivo General de la Nación 
Acuerdo 12 de octubre 18 de 19951995Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento General de Archivos", "Organos de Dirección, coordinación y asesoría".Archivo General de la Nación 
 
Tipo: Otros
DescripciónConsultar
CIRCULAR 004 DE 2008 - USO DEL LOGO DE ICONTEC[1].pdf CIRCULAR 004 DE 2008 - USO DEL LOGO DE ICONTEC
ACTA 01 COMITE DE ARCHIVO 2012
CIRCULAR INICIO ADMIARCHI


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS SECRETARIO GENERAL - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
6Se actualiza el alcance, las políticas y condiciones de operación y el flujograma.2022-05-09
5Modernización de la imagen del SIG.2019-10-22
4SE AGREGA LA PALABRA VENTANILLA ÚNICA.

Se organizan procedimientos

Paso 6 se cambia: Escaneadas las comunicaciones, el mensajero interno radica y entrega en las dependencias correspondientes de la Universidad, utilizando para ello el formato que genera el sistema de la empresa de correos contratada por la Universidad de Caldas para este fin.

POR:

Escaneadas y radicadas las comunicaciones de origen externo e interno, el mensajero entrega en las dependencias correspondientes de la Universidad.

Se agregan nuevos pasos, desde el 8 hasta el 15
2016-02-18
3Se realizó actualización en los procedimientos para la recepción, elaboración y distribución de las comunicaciones oficiales y condiciones generales.

Se modifica el flujograma.

Se incluye en la normatividad la Circular de inicio ADMIARCHI y el Acta del Comité de Archivo 2012

Se inactiva el formato para control de recibo y entrega de documentos debido a que su manejo y control lo ejerce la empresa contratada para estas funciones.
2012-09-04
2Se modifico las rutas de los mensajeros y horarios de recorrido.


Se modificó la descripción
Se modificó la descripción.
Se cambió actividad
Se cambió actividad
Se cambió la descripción.
Se cambió la descripción.
Se agregó en la pestaña de Desarrollo, información sobre la normativa de ICONTEC relacionada con el uso de logotipo de esta entidad para las comunicaciones oficiales de la Universidad de Caldas.
Se subió a la normatividad del procedimiento, la Circular 004 de 2008 emitida por ICONTEC, en la cual se manifiestan las condiciones para el uso adecuado del logo de ICONTEC en instituciones que ofrencen servicios de educación y formación.
2012-01-26
1Versión inicial2008-10-22


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