Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN, CONTROL Y TRATAMIENTO DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
Código: P-MM-349	Versión: 8	Emisión: 2022-02-23

PROCESO

MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA

OBJETIVO

Asegurar que las salidas no conformes que se presenten en los procesos misionales relacionados directamente con la prestación del servicio, se identifiquen y controlen, con el fin prevenir su uso o entrega no intencional.

ALCANCE

Desde la identificación de las salidas no conformes por parte de los procesos misionales, hasta la evaluación de los controles y tratamiento realizado, con el fin de prevenir su entrega no intencional al usuario final y en caso de salidas no conformes recurrentes, definir los planes de mejoramiento respectivos.

RESPONSABLES

LÍDERES O RESPONSABLES DE PROCESOS MISIONALES

Identificar las salidas no conformes de los procesos, según lo establecido en la norma ISO 9001:2015, requisito 8.7, ejecutar los controles establecidos y dar tratamiento a los mismos.

Aplicar los correctivos para las no conformidades detectadas, en caso de salidas no conformes recurrentes.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Y/O COORDINADOR DEL SIG

Hacer seguimiento y reportar el estado, las estadísticas, y los beneficios del tratamiento de las salidas no conformes en el informe de revisión por la dirección.

FUNCIONARIOS DE LOS PROCESOS MISIONALES

Detectar y reportar las salidas no conformes e informarlas a los lideres o responsables de proceso para su registro. Ejecutar los controles establecidos en el formato de identificación de salidas no conformes para dar tratamiento a las mismas y prevenir su entrega no intencionada.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

USUARIO:	Organización, entidad, persona, destinatario, cliente o beneficiario que recibe un producto y/o servicio.
SALIDA NO CONFORME:	Corresponde a un producto o servicio que no cumple con los requisitos del beneficiario y permite dar tratamiento inmediato que puede ser: Reproceso, reparación, corrección, reclasificación, concesión, desecho o permiso de desviación.
CORRECCIÓN:	Acción emprendida para eliminar una no conformidad o problema detectado. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser por ejemplo, un reproceso, una reclasificación o un desecho.
REPROCESO:	Volverlo a hacer.
REPARACIÓN/CORRECCIÓN:	Cambio de una parte del producto o servicio para que funcione o cumpla con su propósito.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Los procesos misionales prestan servicios de docencia, investigación y proyección en consideración con las funciones sustantivas de la educación superior, cuya prestación del sevicio está directamente relacionada con los usuarios principales (estudiantes y docentes).

Los procesos estratégicos, de apoyo y evaluación prestan servicios intermedios, que aunque no se entregan propiamente a los clientes, se encuentran definidos en las caracterizaciones de los procesos y contribuyen a la prestación integral de los servicios.

El requisito 8.7 de la norma ISO 9001:2015 dice: "8.7.1. La organización debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada.

La Universidad de Caldas mediante la aplicación de éste procedimiento da cumplimiento al requisito 8.7 de la norma, descrito anteriormente, con el fin de prevenir el uso y la entrega no intencionada de las salidas no conformes y dar tratamiento.

A partir de la identificación de las salidas no conformes realizada por los procesos misionales (Docencia, Investigación y Proyección), se han definido unos controles y tres tipos de tratamiento: Reproceso, reparación, corrección.

Toda salida no conforme presentada le es aplicado un correctivo. En la medida en que las salidas no conformes se conviertan en repetitivas, sistemática o afecte directamente la imagen, credibilidad y sostenibilidad de la institución, deben implementarse planes de mejoramiento, de acuerdo a lo establecido en el P-MM-789 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA MEJORA.

El formato de identificación de salidas no conformes mencionado en el paso 3 del procedimiento diligenciado por cada proceso misional estará publicado para consulta publica en la documentación de cada proceso.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Identificar salidas no conformes	Líder del proceso o responsables delegados, funcionarios, Coordinadora SIG	Se realiza la identificación de las salidas no conformes de acuerdo al análisis realizado sobre la prestación del servicio de los procesos misionales. Tiempo: Permanente, cuando sea requerido.
3	Registrar las salidas no conformes	Líder del proceso o responsables delegados	Se realiza el registro de la salida no conforme en el formato establecido para tal fin. Tiempo: Permanente, cuando sea requerido. Ver Registro(Formato para la identificación de salidas no conformes )
4	Establecer los controles requeridos para corregir las salidas no conformes.	Líder del proceso o responsables delegados	Previa identificación de las salidas no conformes realizada por los procesos misionales, se establecen los controles requeridos para corregir las salidas no conformes definidas y se realiza su registro en el formato del paso 3 del procedimiento. Tiempo: Permanente, cuando sea requerido.
5	Definir tratamiento a seguir	Líder del proceso o responsables delegados	De acuerdo a las características de la salida no conforme, se define el tratamiento a seguir: Reproceso, corrección - reparación y se registra en el formato del paso 3 del procedimiento. Tiempo: Permanente, cuando sea requerido.
6	Gestionar salidas no conformes	Funcionarios de los procesos misionales	De acuerdo a los controles establecidos y su respectivo tratamiento, se define la forma de gestionar las salidas no conformes y su correspondiente registro de las acciones emprendidas para corregirlas, a través de la mesa de ayuda o de otros instrumentos definidos en el formato del paso 3 por cada proceso misional. Tiempo: Permanente, cuando sea requerido.
7	Consolidar información de las salidas no conformes.	Lider de proceso o responsable delegado, Coordinador del Sistema Integrado de Gestión	Se solicita a los procesos misionales la información resultante de la gestión de las salidas no conformes, de acuerdo al registro realizado en el formato respectivo, para proceder con el análisis y consolidación de la información para el informe de revisión por la dirección. Tiempo: Anualmente
8	Implementar planes de mejoramiento	Líder del proceso o responsables delegados	Cuando desde los procesos misionales identifican recurrencias en las salidas no conformes o se identifican en el análisis de la información previo, se generan planes de mejoramiento, los cuales quedan registrados en el sistema de planes de mejoramiento institucionales. Tiempo: Cuando sea requerido. Registro(Plan de Mejoramiento Institucional)
9	Presentar informe sobre la conformidad de los productos y servicios	Coordinadora del SIG	En el marco de la presentación de los informes de revisión por la dirección, se realiza la entrada 3 "Desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios" el cual contiene, entre otras cosas, la información consolidada sobre la gestión de las salidas no conformes de los procesos misionales. Dicho informe es presentado al Rector para su conocimiento y retroalimentación. Tiempo: Anualmente Registro(Información de entrada para la revisión por la alta dirección)
10	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Formato para la identificación de salidas no conformes	VICERRECTORIAS	R-3105-P-MM-349	-
Información de entrada para la revisión por la alta dirección	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	-	ASUNTO
Plan de Mejoramiento Institucional	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción			Consultar



Normatividad Externa
Norma	Año	Descripción	Emitida Por	Observaciones	Consultar
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001	2004	EL Instituto colombiano de normas técnicas y certificación (ICONTEC), emite nuevas directrices relacionadas con la gestión de la calidad institucional.	Instituto colombiano de normas técnicas y certificación (ICONTEC)
NTC ISO 9000	2015	Sistemas de gestión de la calidad - vocabulario; sistemas de gestión de la calidad - fundamentos	Instituto colombiano de normas técnicas y certificación (ICONTEC)

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
8	Se modifica el documento con el fin de dar cumplimiento al plan de mejoramiento establecido en la última auditoria realizada por icontec.	2022-02-23
7	Se realizan ajustes en definiciones y términos, en el desarrollo y se vincula norma.	2020-05-21
6	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-15
5	Se actualiza el procedimiento con la información del aplicativo mesa de ayuda en lo referente a identificación, registro y tratamiento del servicio no conforme.	2014-10-31
4	Se requiere modificar el flujograma para hacer referencia a dos instructivos que se crearon en el SIG.	2014-04-18
3	Atendiendo el compromiso con ICONTEC "...la información que detalle cada una de las etapas de los procedimientos que describen la prestación de cada uno de los servicios en donde se detectaría el posible servicio no conforme y por ende el responsable particular de identificarlo y activar el procedimiento para su tratamiento." se modifica el procedimiento asi: En consideración a la necesidad de apropiar el requisito de gestión del servicio no conforme, no como un procedimiento de operación independiente a la prestación de los servicios, sino como parte integral del desarrollo de los servicios, se propone identificar y gestionar preventivamente el servicio desde las etapas de prestación del mismo, incluyendo a la operación las eptaas de verificación y actuación.	2010-08-13
2	Se eliminò la responsabilidad directa del funcionario responsable de la oficina de atenciòn al ciudadano, en tanto el servicio no conforme no se debe asociar a la peticiones, quejas y reclamos. Se eliminò la fuente de las peticiones, quejas y reclamos para detectar el servicio no conforme. En el desarrollo, se hizo mayor precisión acerca de las resposabilidades de los funcionarios frente al procedimiento, asi como la manera de aplicarlo y las fuentes de información. En el flujograma se incluyeron los cambios incorporados al cuerpo del procedimiento.	2009-02-23
1	Versión inicial	2008-10-20

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