Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA VINCULACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS ADMINISTRATIVOS
Código: P-GH-36	Versión: 16	Emisión: 2024-05-10

PROCESO

GESTIóN HUMANA

OBJETIVO

Definir las actividades y lineamientos para la selección y vinculación de servidores públicos administrativos, con el fin de lograr que el personal cumpla con los requisitos mínimos exigidos para ocupar cargos de conformidad con el manual de funciones vigente, y actividades académico administrativas de carácter transitorio para atender necesidades del servicio relacionadas con el cumplimiento de la misión institucional.

ALCANCE

El procedimiento descrito a continuación aplica para cubrir vacantes en la planta administrativa (provisionalidad y libre nombramiento y remoción) que a discrecionalidad del Rector se les deba surtir o no el presente procedimiento; y atender necesidades del servicio a través de auxiliares de la administración (supernumerarios).

RESPONSABLES

JEFE DE LA OFICINA DE GESTIÓN HUMANA:	Identificar la vacante o la necesidad del servicio.
RECTOR:	Analiza y aprueba el cumplimiento de requisitos revisados por la oficina de gestión humana.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE LA OFICINA DE GESTIÓN HUMANA:	Ejecutar el procedimiento, aprobado por el Rector y solicitado por el jefe de la oficina de gestión humana.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

COMPETENCIAS LABORALES:	Se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público
COMPETENCIAS FUNCIONALES:	Las competencias funcionales precisarán y detallarán lo que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán una vez se haya determinado el contenido funcional de aquel.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES:	Se refieren a las actitudes, los valores, los intereses, las motivaciones y las características de personalidad con que los servidores públicos cumplen sus funciones.
ESTUDIOS:	Se entiende por estudios los conocimientos académicos adquiridos en instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el Gobierno Nacional, correspondientes a la educación básica primaria, básica secundaria, media vocacional; superior en los programas de pregrado en las modalidades de formación técnica profesional, tecnológica y profesional, y en programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y postdoctorado
EXPERIENCIA PROFESIONAL:	Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de la respectiva formación profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina académica exigida para el desempeño del empleo.
EXPERIENCIA RELACIONADA:	Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer.
EXPERIENCIA LABORAL:	Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio
EXPERIENCIA DOCENTE:	Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas.
DERECHO DE PREFERENCIA:	Es un derecho instituido a favor de quienes se encuentran inscritos en carrera administrativa, para ser encargados en los empleos de carrera administrativa vacantes de forma definitiva o temporal, siempre que acrediten los requisitos.
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL:	Se entiende como la actividad cuyo objeto es atraer candidatos, para el desarrollo de un proceso de selección orientado a satisfacer una necesidad de talento humano acorde con la necesidad del cargo
ENTREVISTA:	La entrevista es una forma de conversación a través de la cual, el analista recopila datos que permiten corroborar los rasgos de personalidad y las condiciones socio-emocionales del aspirante, cotejando de esta manera, la coherencia entre las competencias requeridas por el cargo y las del candidato que está aplicando. En esta se involucran elementos o interrogantes con intencionalidad clara y profunda.
NOMBRAMIENTO:	Acto mediante el cual la administración manifiesta la voluntad de querer vincular a una persona natural a la planta administrativa de la institución.
POSESIÓN:	Acto formal que tiene por objeto, que el particular que va a ingresar a la planta administrativa de la institución, se compromete a cumplir los deberes y obligaciones que le impone el cargo de acuerdo con la Constitución y la ley.
ENCARGO:	Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
VINCULACIÓN:	Relación legal y reglamentaria a través del nombramiento y posesión en un cargo.
EMPLEOS TEMPORALES:	Modalidad de empleos de los servidores públicos, que tiene un carácter eminentemente excepcional, que les permite a las entidades Estatales crear o establecer en sus plantas de personal empleos de carácter temporal o transitorio, no tiene la categoría de carrera administrativa ni tampoco de libre nombramiento y remoción
SUPERNUMERARIOS:	Son auxiliares de la Administración vinculados a ella de manera temporal para actividades de carácter netamente transitorio, por un término que no podrá exceder seis (6) meses.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Es importante mencionar que cuando exista una vacante en la Entidad, el primer paso que se debe llevar a cabo es el análisis de derecho preferencial, el cual consiste en analizar las hojas de vida de cada uno de los servidores que ostentan derechos de carrera administrativa y su vez verificar que cumplan con los dispuesto en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 que señala lo siguiente:

“Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente...”

TIPOS DE VINCULACIÓN:

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política y la ley, hacen parte de la función pública los siguientes empleos públicos:

a) Empleos públicos de carrera

b) Empleos públicos de libre nombramiento y remoción

c) Empleos de período fijo

d) Empleos temporales

NIVELES EN QUE SE CLASIFICAN LOS EMPLEOS.

Según la naturaleza de sus funciones, la índole de sus responsabilidades y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de la Universidad de Caldas se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos (artículo 9 del Acuerdo Nº 014-19 de 2010).

a. Directivo

b. Asesor

c. Profesional

d. Técnico

e. Asistencial.

MOVIMIENTO DEL PERSONAL.

El movimiento del personal en servicio se puede hacer por (artículo 31 del Acuerdo Nº 014-19 de 2010)

a. Encargo

b. Ascenso

c. Reubicación.

SELECCIÓN

El procedimiento inicia cuando se presenta una vacante en la planta o se requiere atender en forma ocasional o para el tiempo de ejecución de una obra civil o labor específica que no pueda ser atendida con personal de planta, el proceso de selección que responda a las necesidades específicas del cargo, que a discrecionalidad del Rector se les deba surtir o no.

Una vez identificada la vacante, se convoca al personal de carrera administrativa para acceder al cargo vacante por derecho de preferencia, garantizando que cumplan con los requisitos mínimos del empleo establecidos en la Resolución 0595 del 2016 de Rectoría Manual de Funciones y Competencias Laborales.

Una vez se verifique que ningún servidor de carrera administrativa cumple con los requisitos establecidos o ninguna está interesada en acceder a dicha vacante mediante la figura de encargo, se procederá en virtud de la discrecionalidad del nominador a realizar la selección del funcionario que cumple con los requisitos para ser nombrado en provisionalidad.

Para el caso de los cargos de libre nombramiento y remoción es discrecionalidad del nominador realizar proceso de selección y podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

Cuando se requiere atender en forma ocasional o para el tiempo de ejecución de una obra civil o labor específica que no pueda ser atendida con personal de planta, se vinculara personal supernumerario para asumir actividades de carácter transitorio y afines a las funciones del cargo que se requiera, en virtud del manual de funciones vigente.

Para realizar el proceso de selección, se debe verificar en todos los casos de vinculación el cumplimiento de los requisitos mínimos de formación académica y experiencia establecidos en el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la Institución.

Es posible la aplicación de pruebas de conocimientos, específicas, psicotécnicas o presentación y evaluación de planes de acción, según las funciones del cargo y el nivel de exigencia del mismo en conocimientos básicos esenciales o habilidades particulares.

VINCULACIÓN

Después de realizado el proceso de selección del personal y verificación de requisitos por parte de la oficina de gestión humana, se presenta ante el nominador los candidatos para elegir el más idóneo de acuerdo al perfil.

Luego de la decisión por parte del nominador se formaliza la vinculación a través del nombramiento y posesión del cargo.

Los documentos que se generan en los proceso de selección como convocatorias, resoluciones, actas de posesión, notificaciones, afiliaciones; se están realizando con firma digital.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio.
2	Identificar la vacante	Jefe Oficina de Gestión Humana	La Oficina de Gestión Humana identifica la vacante existente en la planta producto de las causales de retiro del servicio, establecidas en el artículo 45 del Acuerdo 014 del 2010. Tiempo: Cuando se presente la causal de retiro.
3	Convocar a derecho de preferencia	Jefe Oficina de Gestión Humana	Mediante correo electrónico y publicación en la cartelera de la oficina de gestión humana, se convoca a derecho de preferencia a los servidores públicos de carrera administrativa que estén interesados en desempeñar dicho cargo y que cumplan con los requisitos, a manifestar por escrito su interés. Tiempo: 4 días hábiles Registro(Documento de invitación a derecho de preferencia)
4	Cubrir vacante	Rector Jefe Oficina de Gestión Humana	1. Si algún funcionario inscrito en carrera administrativa manifiesta el interés de ocupar la vacante y cumple con los requisitos, se procede a elaborar el acto administrativo en la figura de encargo para su respectivo nombramiento y posesión. (Diríjase al paso 9) 2. De no existir interés por parte de los servidores públicos de carrera administrativa, el cubrimiento de la vacante queda a discrecionalidad del Rector tanto para los cargos en provisionalidad, como los de libre nombramiento y remoción. (Diríjase al paso 5) Tiempo: 1 mes
5	Seleccionar hojas de vida	Jefe de Gestión Humana, Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana	Se revisan hojas de vida de los servidores públicos administrativos que cumplen con los requisitos mínimos de formación académica y experiencia establecidos en el Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente. Cuando al interior de la institución no se cuenta con el perfil requerido se acude a la información almacenada en el correo electrónico hojasdevida@ucaldas.edu.co y se revisa perfiles de posibles candidatos. Tiempo: Según lo establecido en cada convocatoria, sea interna o externa. Registro(Base de datos de historia laborales y correo.)
6	Realizar entrevista	Jefe de Gestión Humana	En caso de requerirse realizar una entrevista el Jefe de la Oficina de Gestión Humana hará la entrevista y en caso de considerarlo pertinente invitará al Jefe de la Dependencia. La entrevista se desarrolla con el fin de conocer, valorar y perfilar las competencias diferenciadoras que permiten un desempeño exitoso. Tiempo: Según programación
7	Analizar solicitud.	Jefe Oficina de Gestión Humana	El Jefe de la oficina de Gestión Humana revisa y analiza la solicitud de nombramiento emitida por el Rector con base en el cumplimiento de los requisitos mínimos exigidos para el cargo establecido en el manual de funciones y competencias laborales vigente, determinando la pertinencia y viabilidad de iniciar el proceso de nombramiento y posesión. Tiempo: 5 días hábiles.
8	Seleccionar candidato	Rector - Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana	De acuerdo a los resultados del proceso, se selecciona el candidato que cumpliendo los requisitos mínimos cuenta con las competencias requeridas para el cargo. Se informa al interesado sobre su nombramiento y se le solicita los documentos que deben ser aportados para iniciar el proceso de vinculación. Tiempo: hasta cinco días. Registro: Correo electrónico Ver Registro(Formato información sobre entidades externas)
9	Verificar antecedentes y realizar afiliaciones.	Profesional Universitario y Técnico Administrativo Oficina de Gestión Humana	Se realiza verificación de antecedentes fiscales, disciplinarios y penales y se procede a realizar la afiliación a la seguridad social. En la verificación de antecedentes se solicita la autorización para consultar inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes en el formato respectivo, dando cumplimiento a la ley 1918 de 2018. Tiempo: Un día hábil. Ver Registro(Formato para solicitar autorización para consultar inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niños y adolescentes)
10	Declarar conflicto de intereses	Funcionario del Nivel Directivo	Al momento de posesionarse, ejercer y retirarse del cargo los funcionarios del nivel directivo de la Universidad deberán durante y al término del ejercicio de la función pública, identificar y declarar el conflicto de intereses para lo cual deben diligenciar el formato de conflicto de intereses. Tiempo: Cuando se posesione, al ejercer y/o al retirarse del cargo Ver Registro(Formato conflicto de intereses para el nivel directivo de la Universidad)
11	Elaboración de acto administrativo de nombramiento y posesión	Auxiliar Administrativo y Profesional Universitario Oficina de Gestión Humana - Rector	Se proyecta la resolución de nombramiento y acta de posesión por parte de la Oficina de Gestión Humana y se envían a Rectoría para su respectiva revisión y firmas. Seguidamente se notifica al servidor público. Tiempo: tres días hábiles. Registro: Resolución de nombramiento, acta de posesión. Ver Registro(Formato de notificación.)
12	Ingresar información en SARA	Técnico Administrativo Oficina de Gestión Humana	Una vez firmada el acta de posesión y la notificación se ingresan la información del funcionario y de la vacante en el sistema de información SARA, y proceder con los trámites de nómina. Tiempo: Dos días hábiles. Registro(Sistema SARA)
13	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Base de datos de historia laborales y correo.	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	-	-
Documento de invitación a derecho de preferencia	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	-	-
Formato conflicto de intereses para el nivel directivo de la Universidad	SECCION DE PERSONAL	R-3176-I-GH-935	-
Formato de notificación.	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	R-3181-P-GH-36	-
Formato información sobre entidades externas	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	R-3233-P-GH-36	-
Formato para solicitar autorización para consultar inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niños y adolescentes	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	R-3192-P-GH-36	-
Sistema SARA	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	-	-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción			Consultar

0595	2016	POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES PARA EMPLEADOS DE LA PLANTA DE PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
014	2010	POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO ADMINISTRATIVO Y DE CARRERA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS



Normatividad Externa
Norma	Año	Descripción	Emitida Por	Observaciones	Consultar
LEY 909	2004	por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia publica y se dictan otras disposiciones	CONGRESO DE LA REPÚBLICA
DECRETO 815 DE 2018	2018	Por el cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, en lo relacionado con las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos	Departamento Administrativo de la función pública
DECRETO 1083 DE 2015	2015	DECRETO ÚNICO REGLAMENTARIO DEL SECTOR DE FUNCIÓN PUBLICA	CONGRESO DE LA REPÚBLICA
LEY 2539	2005	Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los decretos ley 770 y 785 de 2005.	PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA GESTIÓN HUMANA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
16	Se modifica el formato de autorización de delitos sexuales.	2024-05-10
15	Se adiciona al flujograma el paso 10 - declarar conflicto de intereses y se incorpora el Formato conflictos de intereses.	2023-07-04
14	Ingreso del formato información sobre entidades externas en el paso 8 del flujograma.	2023-06-21
13	Se modifica el paso 9 del flujograma. Incluir en el paso 9 “Verificar antecedentes y realizar afiliaciones” del procedimiento mencionado el formato autorización de consulta de inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes, versión 1.	2022-10-14
12	Se cambia el nombre, se ajustan el objeto y alcance, se elimina en responsables un dato que no era acorde al proceso, se incluyó un nuevo responsable y se ajustan las responsabilidades de cada uno. Se realizan cambios en algunas definiciones, se complementa la descripción de las políticas y condiciones de operación. En el flujograma se ajustan y agregan actividades y se incorpora el formato de lista de notificación.	2022-10-11
11	Se ajustan las condiciones y políticas de operación, por la contingencia de salud pública que generó la COVID - 19 y con la estrategia de trabajo en casa, algunos ajustes se realizan de manera temporal mientras se mantenga la contingencia.	2020-10-28
10	Modernización de la imagen del SIG	2019-10-16
9	Se ajustará el objetivo del procedimiento, se dará claridad a la secuencia entre los pasos del mismo y se cambiarán los formatos destinados a evidenciar la verificación realizada para un posible nombramiento.	2018-06-01
8	Se hace modificación en item de información: Alcance, Definiciones, Términos, vinculación. En el flujograma se ingresa formato en el punto 2: para la solicitud de personal para cubrimiento de vacante. Se ingresa formato en el punto 4: De verificación de requisitos mínimos de candidatos para cubrir una vacante.	2016-05-20
7	(Cuando se vaya a realizar selección interna, se debe surtir el procedimiento para la designación de encargos a funcionarios de carrera administrativa, procedimiento establecido desde la Comisión de Personal). Inicia con la solicitud del cargo a proveer por parte de los ordenadores del gasto, incluida la vinculación del nuevo funcionario a través de los procesos de nombramiento y posesión del cargo. Esta parte del documento se suprime.	2016-02-19
6	Se eliminan los últimos dos pasos del procedimiento debido a que pertenecen a otro instructivo.	2014-04-21
5	Se elimina todo lo concerniente a retiro de la institución debido a que pasa a ser un instructivo.	2014-02-25
4	Integrar los procedimientos de selección y vinculación de personal, obedeciendo a la política del SIG. Se integran los siguiente documentos: I-GH-514 P-GH-513	2013-11-19
3	Se ajusta el objetivo, el alcance, las generalidades y algunos pasos del flujograma. El formato para análisis de perfil de cargo por requisición pasa de la actividad 2 al paso 3 ya que se considera que se debe diligencia en la Oficina de Gestión Humana. Se modifica el paso 4, incluyendo la aprobación del requerimiento e inicio de convocatoria. Se organizan los tiempos de verificación de requisitos, de reclamaciones, de respuesta a las reclamaciones, del desarrollo de las pruebas y hasta finalizar el proceso, conforme con los especificados en la convocatoria. Se traslado el paso 8 al 5, relacionado con la proyección y firma de la convocatoria.	2012-11-06
2	Se sintetiza el objetivo del procedimiento. Se ajusta el nombre del procedimiento eliminando del nombre ´"por prestación de servicios". Se elimina de las definiciaciones la palabra y definición de referenciación Se define la sigla LNR. Se cambia el nombre del procedimiento, ya que se documenta la vinculación en otro procedimiento Se borraron dos ítems de la normatividad externa ya que fueron involucrados por medio de registros nuevos internos al Sig Se elimina de las definiciones y terminos la palabra y definición "simulación". No se nombraba en niguna parte del procedimiento Se anexa un nuevo formato para inscripción de convocatoria para la selección de personal administrativo reemplazando el formato DAFP. se realizaron ajustes de tiempo. Se le agrega al formato para analisis de perfil de cargo por requisicion los fundamentos legales y se ajustaron cuadros y textos. Se anexa actividad para la elaboración de las pruebas con formato de confidencialidad para quienes diseñan y evaluan pruebas Se anexa paso para reclamaciones a la lista de admitidos por cumplimiento de requisitos. Se agrega paso para responder las reclamaciones a la lista de admitidos Se anexa formato de Valoración de entrevista Se agrega registro de Publicación definitiva de Resultados Se agregan cambios a la información tanto en el Objetivo y a las definiciones y términos. Se sintetiza el desarrollo y se eliminan los numerales del 1 al 5, estos se repetian el flujograma Se aclara punto en la presentación de plan de acción Se modifica la normativa: Acuerdo 05 de 2000 por Acuerdo 014 de 2010 del Consejo Superior. Se incluye la discrecionalidad del señor Rector para nombrar funcionarios en calidad de Libre Nombramiento y Remoción, ó realizar procesos de selección para cubrir estas vacantes. Inclusión del señor Rector en la publicación y dirección de la convocatoria para seleccionar personal administrativo en la modalidad de Libre Nombramiento y Remoción. Participación del señor Rector en Entrevistas en las selecciones de cargos de profesional universitario y cargos administrativos de Libre Nombramiento y Remoción Se corrige el término discreción por discrecionalidad del señor Rector para nombramiento directo de personal en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.	2011-03-15
1	Versión inicial	2008-10-31

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