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PROCEDIMIENTOS PARA LA IDENTIFICACION, CARACTERIZACION Y ADMINISTRACION DE LOS INDICADORES DE LA UNIVERSIDAD

MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA

P-MM-442
Rige a partir de:
2010-07-25

Versión: 1
 
OBJETIVO:
Definir las etapas para la identificar, documentar y administrar los indicadores que la Universidad de Caldas requiere implementar para medir si su gestión es eficaz, eficiente y efectiva y dar cumplimiento a lo establecido y requerido por los entes de dirección nacional y los organos de control.

ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todos los líderes de procesos de todos los órdenes (estratégico, misional, apoyo y evaluación) para medir el cumplimiento de sus objetivos y metas y dar cumplimiento a lo requerido por los estamentos de dirección y control del gobierno.

RESPONSABILIDAD:
Líderes de todos los procesos.
Funcionarios designados como responsables para suministrar información o capturar datos para el cálculo de los indicadores.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
INDICADOR: instrumento de medición y control que permita conocer el desarrollo de cierta actividad o proyecto, en términos de su eficacia, eficiencia y efectividad.

INDICE: instrumento de permanente consulta que me da cuenta del desarrollo de una actividad, pero, que a diferencia del indicador, no se le asigna una meta o parámetro de referencia para el análisis de datos y la toma de decisiones.

ANALISIS DE DATOS: acción permanente sobre los resultados de una evaluación.

DATO: información con significado.

TRAZABILIDAD: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración (NTCGP 1000:2009).

SUE: Sistema Universitario Estatal.

CNA: Consejo Nacional de Acreditación.

PEI: Proyecto Educativo Institucional; Documento institucional que incluye los principios y fines de la universidad, los recursos docentes y didácticos disponibles y necesarios, la estrategia pedagógica, el reglamento para docentes y estudiantes y el sistemade gestión, todo aquello encamidado a cumplir con las disposiciones de la legislación general de educación (Ley 115 de 1994).

PDI: Plan de Desarrollo Institucional; Docuemento normativo de largo plazo y de direccionamiento estrategico que hace efectivo los propositos del PEI. Toma referentes del contexto y las tendencias sociales, políticas, económicas, ambientales, tecnológicas, entre otras, especificamente en el ámbilto de la educación superior nacional e internacional, para determinar las variables estratégicas de intervención y el horizonte tempora y espacial de ejecución del mismo. Este se constituye a partir de diversas metodologías planificadoras.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria (NTCGP 1000:2009)

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. Ausencia o desviación de uno o varios elementos del Sistema, en relación con los requisitos especificados por las normas y los procedimientos de la Universidad de Caldas y que afecta de manera importante el cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

ACCION PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

DESARROLLO:
1. GENERALIDADES:

Los indicadores se constituyen en los mecanismos de seguimiento y control en el cumplimiento de los objetivos de la Universidad, razón por la que su definición y construcción obedece a un análisis contextual de la caracterización de los procesos y de sus objetivos y demuestran la gestión de la Institución en términos estratégicos, operacionales y de cultura.

2. RESPONSABILIDADES:

Líderes de procesos:

- Definir y construir los indicadores que permitan conocer el desempeño de sus procesos en términos del cumplimiento de su objetivo.
- Avalar con su firma y con la firma del Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la aprobación y vigencia de los indicadores.
- Revisar, actualizar y aprobar ajustes y cambios en los indicadores de los procesos a su cargo.
- Asegurar que se divulga la vigencia y los cambios a todos los involucrados.
- Asegurar la operatividad en la medición de los indicadores, así como el análisis de datos en los términos establecidos.
- Formular e implementar las acciones correctivas, preventivas y de mejora requeridas como resultado del análisis de datos de las mediciones de los indicadores.
- Reportar los resultados de las mediciones y las acciones implementadas, dentro de los términos establecidos al Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
- Elaborar un informe anual y remitirlo oportunamente al Representante de la Dirección para la Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión.

Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas:

- Apoyar a los Líderes de Procesos en la definición de los indicadores de gestión.
- Aprobar, con el Líder del Proceso, los indicadores definidos.
- Vigilar la operatividad en las mediciones y análisis de los indicadores de los procesos.
- Formular y operar los indicadores que de forma agregada o individual tributan al conocimiento de la gestión estratégica de la Universidad.
- Formular e implementar las acciones correctivas, preventivas y de mejora requeridas como resultado del análisis de datos de las mediciones de los indicadores estratégicos.
- Elaborar un informe anual y remitirlo oportunamente al Representante de la Dirección para la Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión

Rector:

- Aprobar los indicadores estratégicos.
- Planificar y desarrollar la Revisión por la Dirección como mecanismo de medición, análisis y mejora del Sistema Integrado de Gestión, considerando como una de sus entradas el desempeño de los procesos medido a través de sus indicadores.

DEFINICION Y CARACTERIZACION DE LOS INDICADORES:

En términos generales, los indicadores pueden reflejar el desempeño o gestión individual de un proceso cuando son medidos y analizados individualmente, no obstante, al realizar un ejercicio de agregación de información, estos indicadores pueden tributar al conocimiento de la gestión estratégica.

El número de indicadores a construir debe definirse basándose en un análisis del objetivo del proceso, su pertinencia, contribución y en la capacidad para ser administrados y controlados.

Es discrecional del Líder del Proceso, utilizar o no mecanismos para la definición y construcción de los indicadores, no obstante, una vez definidos, deben ser caracterizados ingresando toda la información en el sistema de información del SIG dispuesto para tal fin.

Cuando el Líder del Proceso define los indicadores, los socializa al Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su posterior aprobación y puesta en vigencia. Cuando se trata de indicadores formulados por el Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, por considerarse estratégicos, la aprobación de estos de efectúa con el Rector.

En caso de presentarse la necesidad de realizar modificaciones en los indicadores, los responsables deben utilizar como referencia las disposiciones establecidas en el procedimiento para elaborar, modificar y controlar documentos y registros (P-GD-15).

De acuerdo a las necesidades y al criterio de cada Líder de Proceso se podrán establecer indicadores adicionales para efectos de evaluación, seguimiento y mejora continua al interior de los proceso o como control de actividades, en este caso, no es exigible que se documenten y controlen de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.

Es responsabilidad de cada Líder de Proceso asegurar que se miden los indicadores con base en datos confiables y trazables (información objetiva y registrada) y se conservan estos registros de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

A partir del análisis de la tendencia en los resultados de la medición de los indicadores, el Líder del Proceso formula e implementa las acciones correctivas o preventivas según el caso, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento para formular e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora (P-MM-7).

Los registros de las mediciones serán diligenciados y conservados como mínimo a través de una hoja de cálculo en Excel, mientras no se cuente con una aplicación específica para este efecto. La emisión de estos registros en forma impresa se realizará de acuerdo a las necesidades de presentación de informes y/o evaluación y seguimiento.

Los Líderes de Procesos reportan los resultados de las mediciones y las acciones que hayan formulado (cuando aplique) por medio del ingreso de los datos en el sistema de información del SIG dentro de los términos establecidos en este procedimiento.

El Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, dispone del sistema de información del SIG, como mecanismo de control y seguimiento a esta actividad por parte de los Líderes de Procesos.

Los indicadores del Sistema Integrado de Gestión controlan como mínimo variables de eficiencia, eficacia y efectividad que faciliten el seguimiento por parte de los organismos de control y partes interesadas, los cuales están a su disposición a través de los canales de comunicación que la Institución tiene establecidos.

FLUJOGRAMA
PASO SÍMBOLO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Determina los indicadores que los entes de dirección y control del gobierno requieren a la Universidad. 1 Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Con base en una revisión de los requisitos y lineamientos establecidos por los diversos entes de dirección y control, como CNA, SUE, SNIES, SPADIES, entre otros.

Tiempo: cinco días hábiles. Inicia con cada inicio de vigencia o solicitud de modificación y actualización de indicadores existentes.

Una vez identificados, se asignan a cada proceso, según su responsabilidad y afinidad
3 Determina los indicadores de eficacia de los procesos. 2 Líder del Proceso Cada líder de proceso revisa la caracterización del mismo y con base en un análisis de sus "salidas", es decir, lo que entrega el proceso en particular a los demás; establece los indicadores que lograrán medir la eficacia, es decir EL CUMPLIMIENTO de dichas entregas.

Tiempo: Cinco días hábiles posteriores a la entrega de las indicaciones.
4 Determina los indicadores de eficiencia de los procesos. 3 Líderes de Procesos Con base en el análisis de las actividades descritas en la caracterización del proceso, se identifican los indicadores con los que se medirá el CUMPLIMIENTO ASOCIADO AL USO DE LOS RECURSOS, en términos de optimización.

Tiempo: Cinco días hábiles posteriores a la identificación de los indicadores de eficacia.
5 Determina los indicadores de efectividad de los procesos 4 Líder del Proceso Con base en el análisis del objetivo del proceso, descrito en la caracterización, se identifican los indicadores que darán respuesta del IMPACTO O BENEFICIOS ASOCIADOS AL CUMPLIMIENTO del proceso.

Tiempo: cinco días hábiles posteriores a la identificación de los indicadores de eficiencia.
6 Caracteriza los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad del proceso. 5 Líder del Proceso Ingresa al SIG en el módulo de SII y diligencia todos los campos que el aplicativo para caracterizar indicadores le solicita.

Tiempo: Inmediatamente se identifican los indicadores.
Registro(Caracterización de indicadores para el proceso (Registro electrónico))
7 Registra los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad en el formato correspondiente. 6 Líder del Proceso Para dar evidencia de la identificación de los indicadores con base en el análisis del objetivo, salidas y actividades del proceso descritas en su caracterización.

Tiempo: Simultaneamente con la identificación de los indicadores.
Ver Registro(Formato para la identificación de los indicadores de los procesos)
8 Aprueba el listado de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad del proceso. 7 Jefe Oficina Asesora Planeación y Sistemas. Tiempo: Dentro de los cinco días hábiles posteriores al recibo de los indicadores por parte del líder del proceso.
9 FIN 8    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Caracterización de indicadores para el proceso (Registro electrónico)
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-E-OPS-014
Formato para la identificación de los indicadores de los procesos
OFICINA DE PLANEACION
R-925-P-MM-442E-OPS-014

Normatividad del Documento:
 
Tipo: Otros
DescripciónConsultar
NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA - NTCGP 1000: 2009
MECI 1000:2005
 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Paula Andrea Chica Cortes

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA ASESORA
MAURICIO ARBELAEZ RENDON

JEFE DE OFICINA ASESORA

Documento Controlado
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