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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN E INGRESO DE PROYECTOS AL BANCO UNIVERSITARIO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSION

Código: P-PL-490
Versión: 10
Emisión: 2019-10-16

PROCESO PLANIFICACIóN

OBJETIVO
Gestionar los proyectos definidos como viables y susceptibles de ser financiados con el presupuesto de inversión de la Universidad de Caldas y que contribuyan al logro de los objetivos de las Variables Estratégicas y programas, tanto del Plan de Desarrollo como del Plan de Acción Institucional.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la planificación del cronograma para la presentación de proyectos y el envío a las diferentes unidades académico-administrativas, continúa con la formulación a partir del análisis del Plan de Desarrollo, Plan de Acción Institucional y de los planes de acción de facultad, para posteriormente ser presentados al Banco Universitario de Programas y Proyectos de Inversión (BUPPI), donde se determinada su viabilidad y posterior asignación presupuestal por parte de la Comisión de Presupuesto y aprobación por parte del consejo superior para iniciar su ejecución. El procedimiento finaliza con el cierre y evaluación del impacto del proyecto ejecutado.

RESPONSABLES

 

ORDENADORES DEL GASTO:

Corresponde a los ordenadores del gasto identificar los proyectos a ejecutar conforme a las líneas estratégicas del Plan de Desarrollo, realizar análisis de necesidad y análisis del problema, formular el proyecto, ejecutarlo y garantizar los resultados de acuerdo a lo establecido en la formulación, bajo el óptimo uso de los recursos asignados.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:

Corresponde a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, acompañar a los ordenadores del gasto en la formulación técnica del proyecto de acuerdo a lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión SIG, determinar la viabilidad de los proyectos presentados de acuerdo a los criterios de evaluación establecidos y realizar con acompañamiento de la oficina de control interno seguimiento a su ejecución y a los resultados obtenidos. Finalmente realizará cierre y análisis de impacto del proyecto. 

COMISIÓN DE PRESUPUESTO:

Corresponde a la Comisión de Presupuesto estructurar el presupuesto de inversión, según asignaciones específicas a los proyectos y tomando como base lo establecido en el Plan Plurianual de Inversiones, obteniendo el Plan Operativo Anual de Inversiones, que detalla los montos asignados a los proyectos para la siguiente vigencia.

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS

 

BANCO DE PROYECTOS:

Es un sistema de información de proyectos de inversión viables técnica, financiera, económica, social, institucional y ambientalmente, susceptibles de ser financiados o cofinanciados con recursos del presupuesto de inversión de la Universidad. El Banco sirve de soporte a los procesos de planeación, presupuestación, seguimiento, control y evaluación de la inversión. Fomenta de igual forma el cumplimiento de objetivos y logro de resultados con eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, sostenibilidad y sustentabilidad. El banco se articula a la ejecución de los instrumentos de planificación institucionales.

PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES

Es aquel plan que señala los proyectos de inversión clasificados por docencia, investigación y extensión, en concordancia con el Plan de Desarrollo Institucional. Estos proyectos se ejecutarán durante cada vigencia. Para el efecto, la Universidad de Caldas contará con un Banco Universitario de Programas y Proyectos, concebido como el sistema de información de aquellos seleccionados como viables, previamente evaluados técnica y económicamente por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de la Universidad.


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

El procedimiento que se establece para el Banco Universitario de Programas y Proyecto de Inversión – BUPPI, referencia una serie de tareas que buscan dar cumplimiento al Artículo 5 del Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas -Acuerdo 01 de 1998 del Consejo Superior-.  El proyecto es presentado por la oficina, vicerectoría ó decanatura de facultad a través de la cual se pretende sea ejecutado, y ante la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para evaluar su viabilidad.  La Comisión de Presupuesto define la asignación de los recursos de inversión a los proyectos definidos como viables, lo que se constituye en el P.O.A.I.

La evaluación de la viabilidad, y el concepto que se emite; es resultado de la verificación de la correcta y completa utilización de la metodología establecida; del encadenamiento lógico y argumentado de los componentes de formulación propuestos; de la alineación con los objetivos establecidos para los instrumentos de planificación institucional que referencie; así como de la disposición y priorización de recursos proyectados para la vigencia que corresponda.

De acuerdo con la naturaleza del proyecto, se determinará la necesidad de conceptos de viabilidad técnica adicionales, lo que soporte de manera adecuada la priorización y pertinencia de la ejecución del proyecto en virtud del cumplimiento del cometido institucional.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Elaborar cronograma para el ciclo de gestión de proyectos Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se establece el cronograma general para las actividades de presentación, evaluación y viabilización de los proyectos de inversión que se ejecutarán para la vigencia del PLan Operativo Anual de Inversiones -P.O.A.I. Se aprueba y socializa por el Jefe de la Oficina ante los ordenadores de gasto.

Tiempo: Tercera semana junio.

Registro(Cronograma para la presentación y aprobación de los proyectos en el banco universitario de programas y proyectos de inversión)
3 Identificar posibles proyectos para ejecutar Plan de Acción Consejos de facultad y vicerrectorías Se establece a partir del análisis de los instrumentos de planificación institucional - Plan de acción de facultades, Plan de Acción Institucional y Plan de desarrollo - los objetivos y/o programas a partir de los que se formularán proyectos que permitan resolver necesidades o atender problemáticas existentes, y que utilizarán como instrumento de gestión de proyectos.

Tiempo: Durante los meses de junio y julio
4 Formular proyecto Decanos, Vicerrectores y Coordinadores del Proyecto Con el acompañamiento técnico de los profesionales de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el Coordinador del Proyecto en cada vicerrectoría o facultad, diligencia el formato de presentación del proyecto, en el cual se presentan las iniciativas de proyectos de inversión detallando: Identificación del problema, objetivos, justificación, población beneficiada, actividades, presupuesto e indicadores de eficacia y efectividad.

Tiempo: durante los meses de junio a agosto

Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión)
5 Inscribir proyecto en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión BUPPI Decanos, Vicerrectores y Coordinadores del Proyecto El proyecto debe presentarse al Banco de Programas y Proyectos para su posterior análisis de viabilidad.
Debe presentarse un oficio remisorio que detalle el número y nombre de los proyectos presentados por cada unidad académico administrativa y adjuntarse el formato de formulación de cada proyecto, en el que se realiza el análisis técnico de la necesidad identificada que permita sustentar técnica y operativamente la inversión a realizar. Con esta documentación se está evidenciando el concepto de pre-factibilidad por parte de la oficina ejecutora.
El profesional universitario responsable del BUPPI firma el recibido del oficio.

NOTA: Diligencia el numeral 3 del Formato para inscribir proyectos en el banco universitario de programas y proyectos de inversión.

Tiempo: Durante los meses de julio y agosto

Registro(Oficio remisorio de presentación de proyectos)
6 Determinar viabilidad del proyecto Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se evalúa el proyecto formulado desde los siguientes criterios:
1. Coherencia Técnica
2. Elegibilidad
3. Prioridad

En caso que la valoración de viabilidad requiera la participación de expertos externos, se conforma un grupo evaluador, el cual, de acuerdo a la necesidad y el perfil formulado, valora los aspectos técnicos.

NOTA: Diligencia el numeral 10 del Formato para la inscripción de proyectos en el banco universitario de programas y proyectos de inversión, obteniendo la matriz de valoración.

Tiempo: 8 días hábiles siguientes a la fecha de radicación del proyecto.

Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión)
7 Ajustar Proyecto Coordinador del Proyecto Si el proyecto es ponderado como viable, se remite a la Comisión de Presupuesto para continuar su trámite, de lo contrario, el proyecto se devuelve a la unidad generadora con el concepto de viablidad y las recomendaciones a que haya lugar para que sean realizados los ajustes y presentarlo nuevamente para una segunda evaluación.

En caso de requerir ajustes se regresa al paso 5 y en el caso de no requerir ajustes continua al paso 8.

Tiempo: 8 días hábiles siguientes a la fecha de devolución por parte del BUPPI
8 Estructurar presupuesto de inversión Comisión de Presupuesto Una vez emitido el concepto de viablidad por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, los proyectos aprobados son presentados a la Comisión de Presupuesto, instancia que bajo principios de eficiencia y optimización en el uso de recursos, distribuyen el presupuesto existente en los proyectos presentados, estableciendo fuentes de financiación y topes de inversión.
Se consolida la información de los proyectos para cada variable estratégica del Plan de desarrollo, con las correspondientes asignaciones, conformando el Plan Operativo Anual de Inversiones y se aprueba en las reuniones de la Comisión de Presupuesto.

Tiempo: Durante el mes de septiembre

Registro(Acta de reunión Comisión de Presupuesto)
9 Socializar la distribución de las inversiones Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se realizan actividades de socialización con los ordenadores del gasto frente al presupuesto finalmente asignado a los proyectos de inversión a su cargo, para que se realicen los ajustes correspondientes a las inversiones. Se elabora el plan anual de adquisiciones con base en esta asignación. (Ver: INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES).

Tiempo: Durante el mes de octubre
10 Registrar proyecto en el BUPPI Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas El proyecto aprobado y con presupuesto asignado es registrado en el BUPPI por parte de Vicerrectores y/o Decanos en el formato correspondiente y con los documentos anexos soporte; aquí se le asigna un Número de identificación que permita su trazabilidad en las fases subsiguientes del Ciclo de Gestión, facilitando el seguimiento, evaluación y control del mismo.

Tiempo: Durante los meses de octubre y noviembre

Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión)
11 Ejecutar el proyecto Ordenadores de gasto y Coordinador del proyecto Los ordenadores de gasto se encargarán de adquirir o contratar los recursos necesarios para cumplir las metas establecidas, debidamente planificados en el plan de compras. (Ver procedimiento plan de compras y procedimientos contratación). El Coordinador del proyecto, lidera y coordina la ejecución del mismo, desarrollando las actividades detalladas en el formato de formulación.

Tiempo: de acuerdo al cronograma del proyecto
12 Realizar seguimiento a la ejecución del proyecto Control Interno La Oficina Asesora de Control Interno verifica el cumplimiento de las actividades establecidas en el formato de formulación y la ejecución presupuestal, generando las respectivas alertas al ordenador del gasto cuando se presente incumplimiento con relación a lo planificado.

Tiempo: al finalizar el primer semestre de la vigencia del proyecto.
13 Elaborar informe final Coordinador del Proyecto El coordinador del Proyecto elabora un informe en el que detalla:
• Cumplimiento de las actividades propuestas en el cronograma
• Ejecución presupuestal
• Medición de indicadores de eficacia y efectividad y evaluación de resultados con relación a las metas propuestas.

NOTA: Diligencia el numeral 11 del Formato para inscribir proyectos en el banco universitario de programas y proyectos de inversión.

Tiempo: Una vez finalizado el proyecto

Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión)
14 Evaluar informe final y realizar cierre del proyecto Profesional Universitario oficina Asesora de Planeación y Sistemas La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, realiza una revisión del Informe final de proyecto presentado validándolo o requiriendo ajustes al Coordinador.
Una vez incorporadas las observaciones, se elabora un Informe de cierre del Proyecto donde se conceptúa sobre el cumplimiento del proyecto en todos sus aspectos, se describe el impacto generado por el mismo y se concluye cobre el nivel de cumplimiento de objetivos, indicadores, actividades y presupuesto.

NOTA: Diligencia el numeral 12 del Formato para inscribir proyectos en el banco universitario de programas y proyectos.

Tiempo: 8 días hábiles siguientes a la entrega del informe final.

Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión)
15 Elaborar y socializar informe de seguimiento y cierre de proyectos Profesional Universitario oficina Asesora de Planeación y Sistemas De manera periódica y al cierre de la vigencia, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, realiza un informe consolidado del nivel de ejecución de los proyectos, el cumplimiento en las metas y objetivos establecidos y el impacto obtenido en la comunidad beneficiada con la ejecución del proyecto.
Se identifican situaciones susceptibles a ser mejoradas y se documentan a través del formato de acciones preventivas, correctivas y de mejora del SIG.

Tiempo: Semestralmente y al cierre de la vigencia.

Registro(Informe de resultados BUPPI)
16 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de reunión Comisión de Presupuesto
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO
Cronograma para la presentación y aprobación de los proyectos en el banco universitario de programas y proyectos de inversión
OFICINA DE PLANEACION
-E-OPS-O12
Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión
OFICINA DE PLANEACION
R-1113-P-PL-490ASUNTO
Informe de resultados BUPPI
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO
Oficio remisorio de presentación de proyectos
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
001 1998SE EXPIDE ESTATUTO FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
10Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
9Se actualiza el formato del Plan Anual de Adquisiciones..2018-01-30
8Se realizan los cambios en cuanto a la actividades de ingreso de proyectos al banco de proyectos buscando financiamiento para su realización. siguiendo un ciclo PHVA.

se coloca en el alcance lo referente a la aprobación por parte del consejo superior del prosupuesto asignado por la comisión de presupuesto.

se coloca en responsabilidaque el seguimiento de los proyectos se realiza con acompañamiento de la oficina de control interno.

los proyectos se les asigna presupuesto para que entren a buppi y se registran como parte de este.

Se incluye en el paso 12 el acompañamiento de la oficina de control interno en el seguimiento de la ejecución del proyecto.

Se modifica en el registro lo concerniente a actas de interventoria.
2013-07-11
7Se realiza la modificación del formato en el campo de las firmas. se suprime la firma del ordenador del gasto y del jefe de la oficina de planeación y sistemas. solo se deja la firma del coordinador del proyecto. ya que el presupuesto y el proyecto ya es aparobado por la comisión de presupuesto de la cual hace parte el jefe de la oficina asesora de planeación y sistemas.2012-12-21
6Se hace necesaria la modificación del formato R-1113-P-PL-490: "FORMATO PARA INSCRPCIÓN DE PROYECTOS EN EL BANCO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN", así como de algunos parámetros relacionados dentro del desarrollo y el flujograma del procedimiento, de acuerdo con los parámetros y lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República.

En el formato mencionado, se hizo la reformulación de la segunda hoja toda vez que la Contraloría exige que los valores en dinero deben relacionarse en miles de pesos.

El dia 15 de agosto se modifica el nombre del procedimiento para que ingrese lo referente a programas especiales.
Se ingresa el termino de programas especiales al banco de proyectos en el objetivo.

Se realiza cambio y se ingresa la comisión de presupuesto como parte del concepto de viabilidad para cada proyecto presentado.

se le coloca en el nombre del registro paso 2 del flujograma la palabra programas especiales.

Se modifica el formato para inscribir proyectos ingresando el termino programas especiales como complemento de banco de proyectos.

Se modifica el formato de aprobación, el cual se va a utilizar el mismo formato para inscripción de proyectos en le banco d eproyectos y programas especiales.

en el paso 8 se define la comisión de presupuesto como definir los topes de inversión por variable estrtategica
2012-08-16
5Se requiere agregar en las definiciones y términos lo relacionado con plan operativo anual de inversiones y se modifica el formato R-1113-P-PL-490, para darle orden en la presentación de la información requerida dentro del mismo.2011-04-08
4modificación del formato para el registro de proyectos.2010-07-14
3 Se modifica el registro para inscripción de anteproyectos para el banco de proyectos. se le agrega cuadro de actividades con su presupuesto.2010-07-14
2- En el paso 6 se modifico el registro. - Se modifico el objetivo de acuerdo a las necesidades.
- Se corrige en el desarrollo la redacción inicial. En el paso numero dos del flujograma se adiciona, plan de acción institucional y plan de desarrollo y se adiciona vicerectorias como responsables de proyectos.
se incluyo como responsables del diligenciamiento del formato a los vicerectores y coordinadores de los proyectos. se realiza cambios en el paso numero 7 en su descripción.
2010-07-08
1Versión inicial2009-11-18


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