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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN E INGRESO DE PROYECTOS AL BANCO UNIVERSITARIO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSION |
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PROCESO | PLANIFICACIóN |
OBJETIVO |
Gestionar los proyectos definidos como viables y susceptibles de ser financiados con el presupuesto de inversión de la Universidad de Caldas y que contribuyan al logro de los objetivos de los ejes estratégicos y objetivos estratégicos, del Plan de Desarrollo Institucional. |
ALCANCE |
El procedimiento inicia con la planificación del cronograma para la elaboración del presupuesto institucional donde está inmerso el punto de presentación de proyectos estratégicos por parte de las diferentes unidades académico-administrativas, continúa con la formulación a partir del análisis del Plan de Desarrollo y Plan de Acción Institucional, para posteriormente ser presentados al Banco Universitario de Programas y Proyectos de Inversión (BUPPI), donde se determinada su viabilidad, teniendo en cuenta la aprobación y asignación presupuestal por parte de la Comisión de Presupuesto. El procedimiento finaliza con el cierre y evaluación del impacto del proyecto ejecutado. |
RESPONSABLES | ||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Identificar posibles proyectos para ejecutar | Vicerrectorías |
Se establece a partir del análisis de los instrumentos de planificación, Plan de desarrollo institucional , Plan de Acción Institucional; los ejes y objetivos a partir de los que se formularán proyectos que permitan resolver necesidades o atender problemáticas existentes, y que utilizarán como instrumento de gestión de proyectos.
Tiempo: Antes de iniciar la elaboración del presupuesto institucional |
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3 | Elaborar cronograma para el ciclo de gestión de proyectos | Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Se establece el cronograma general para la elaboración del presupuesto institucional donde está inmersa la actividad de presentación de los proyectos de inversión que se ejecutarán para la vigencia y que estarán presentes en Plan Operativo Anual de Inversiones -P.O.A.I.
Los proyectos se socializan por los responsables u ordenadores de gasto ante la comisión de presupuesto. Tiempo: Según el cronograma Registro(Cronograma para la presentación y aprobación de los proyectos en el banco universitario de programas y proyectos de inversión) |
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4 | Formular proyecto | Vicerrectores y Coordinadores del Proyecto |
Con el acompañamiento técnico de los profesionales de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el Coordinador del Proyecto en cada vicerrectoría , diligencia el formato de presentación del proyecto, en el cual se presentan las iniciativas de proyectos de inversión detallando: Identificación del problema, objetivos, justificación, población beneficiada, actividades, presupuesto e indicadores.
Tiempo: Según el cronograma Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión) |
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5 | Inscribir proyecto en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión BUPPI | Vicerrectores y Coordinadores del Proyecto |
El proyecto debe presentarse al Banco de Programas y Proyectos para su posterior análisis de viabilidad, en el formato de formulación de cada proyecto, en el que se realiza el análisis técnico de la necesidad identificada que permita sustentar técnica y operativamente la inversión a realizar. Con esta documentación se está evidenciando el concepto de pre-factibilidad por parte de la oficina ejecutora.
Tiempo: Según el cronograma Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión) |
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6 | Determinar viabilidad del proyecto | Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Se evalúa el proyecto formulado desde los siguientes criterios:
1. Coherencia Técnica 2. Elegibilidad 3. Prioridad En caso que la valoración de viabilidad requiera la participación de expertos externos, se conforma un grupo evaluador, el cual, de acuerdo a la necesidad y el perfil formulado, valora los aspectos técnicos. Tiempo: Según el cronograma. Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión) |
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7 | Ajustar Proyecto | Coordinador del Proyecto |
Si el proyecto es ponderado como viable, ingresa al BUPPI, de lo contrario, el proyecto se devuelve a la unidad generadora con el concepto de viabilidad y las recomendaciones a que haya lugar para que sean realizados los ajustes y presentarlo nuevamente para una segunda evaluación.
Tiempo: Según el cronograma |
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8 | Estructurar presupuesto de inversión | Comisión de Presupuesto |
Los proyectos son analizados por la Comisión de Presupuesto, instancia que bajo principios de eficiencia y optimización en el uso de recursos, distribuyen el presupuesto existente en los proyectos presentados, estableciendo fuentes de financiación y topes de inversión.
Se consolida la información de los proyectos para cada eje estratégico del Plan de desarrollo, con las correspondientes asignaciones, conformando el Plan Operativo Anual de Inversiones que se aprueba en la Comisión de Presupuesto. Tiempo: Según el cronograma Registro(Acta de reunión Comisión de Presupuesto) |
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9 | Socializar la distribución de las inversiones | Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Se realizan actividades de socialización a los ordenadores del gasto frente al presupuesto finalmente asignado a los proyectos de inversión a su cargo, para que se realicen los ajustes correspondientes a las inversiones.
Tiempo: Según el cronograma |
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10 | Registrar proyecto en el BUPPI | Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
El proyecto aprobado, con presupuesto asignado es registrado en el BUPPI por parte de Vicerrectores o coordinadores en el formato correspondiente y con los documentos anexos soporte; aquí se le asigna un Número de radicación que permita su identificación en las fases subsiguientes del Ciclo de Gestión, facilitando el seguimiento, evaluación y control del mismo.
Tiempo: Según el cronograma Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión) |
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11 | Ejecutar el proyecto | Ordenadores de gasto y Coordinador del proyecto |
Los ordenadores de gasto se encargarán de adquirir o contratar los recursos necesarios para cumplir las metas establecidas, relacionando su ejecución con lo proyectado en el plan de adquisiciones. (Ver instructivo para la elaboración y ejecución del plan anual de adquisiciones). El Coordinador del proyecto, lidera y coordina la ejecución del mismo, desarrollando las actividades detalladas en el formato de formulación.
Tiempo: de acuerdo al cronograma del proyecto |
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12 | Realizar seguimiento a la ejecución del proyecto | Oficina Asesora de Planeación |
La Oficina Asesora de Planeación verifica el cumplimiento de las actividades establecidas en el formato de formulación y la ejecución presupuestal, generando las respectivas alertas al ordenador del gasto cuando se presente incumplimiento con relación a lo planificado.
Tiempo: Durante la ejecución del proyecto |
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13 | Elaborar informe final | Coordinador del Proyecto |
El coordinador del Proyecto elabora un informe en el que detalla:
• Cumplimiento de las actividades propuestas en el cronograma • Ejecución presupuestal • Medición de indicadores de eficacia y efectividad y evaluación de resultados con relación a las metas propuestas. NOTA: Diligencia el numeral 11 del Formato para inscribir proyectos en el banco universitario de programas y proyectos de inversión. Tiempo: Una vez finalizado el proyecto Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión) |
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14 | Evaluar informe final y realizar cierre del proyecto | Profesional Universitario oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, realiza una revisión del Informe final de proyecto presentado validándolo o requiriendo ajustes al Coordinador.
Una vez incorporadas las observaciones, se Retroalimenta al coordinador del proyecto donde se conceptúa sobre el cumplimiento del proyecto en todos sus aspectos, se describe el impacto generado por el mismo y se concluye cobre el nivel de cumplimiento de objetivos, indicadores, actividades y presupuesto. Tiempo: Posterior a la entrega del informe final. Ver Registro(Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión) |
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15 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Acta de reunión Comisión de Presupuesto | OFICINA DE PLANEACION | - | ASUNTO |
Cronograma para la presentación y aprobación de los proyectos en el banco universitario de programas y proyectos de inversión | OFICINA DE PLANEACION | - | E-OPS-O12 |
Formato para inscribir proyectos en el Banco Universitario de Programas y proyectos de inversión | OFICINA DE PLANEACION | R-1113-P-PL-490 | ASUNTO |
NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA | ||||||||
Normatividad Interna | ||||||||
Número | Año | Descripción | Consultar | |||||
001 | 1998 | SE EXPIDE ESTATUTO FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS | ||||||
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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