Confidential
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES

INFORMACIóN Y COMUNICACIóN

P-IC-507
Rige a partir de:
2017-12-12

Versión: 2
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12010-07-27
22017-12-12

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Establecer la metodología y cada uno de los pasos que deben ser tenidos en cuenta para formular y ejecutar el plan anual de comunicaciones en la Universidad de Caldas.


ALCANCE:
Este procedimiento se relaciona de manera directa al proceso de comunicaciones e información. Inicia con las propuestas necesarias en comunicación,derivadas de los planes estratégicos institucionales, hasta su seguimiento por parte del Rector.

RESPONSABILIDAD:
Rector
Jefe de Planeación
Profesional especializado adscrito a Rectoría. Coordinador de comunicaciones.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
EQUIPO DE COMUNICACIONES: Integrado por un profesional especializado, coordinador de comunicaciones adscrito a Rectoría con funciones de comunicación estratégica y jefe de prensa, coordinador de la sala de televisión, camarógrafo, fotógrafo, presentador y dos periodistas de apoyo para comunicación interna y externa.

PLAN DE COMUNICACIONES: Documento elaborado de manera anual, incluyendo la secuencia y tiempos de las acciones necesarias para su logro.

DESARROLLO:

GENERALIDADES:

 El plan de comunicaciones se elabora de manera anual, en marcado en el Plan de Desarrollo y el Plan de Gobierno, siendo consecuente con el Plan de Comunicaciones del año inmediatamente anterior y resaltando que al ser requerida la programación de actividades a largo plazo, estas actividades deben estar sustentadas y enmarcadas en los resultados y logros que se pretenden alcanzar.

 Su formulación se rige por la POLÍTICA INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES Y POR LAS MATRICES DE COMUNICACIÓN DE LOS PROCESOS.


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Realiza la propuesta, inicia las acciones pertinentes en comunicación 1 Rector, Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Propuestas de acciones en comunicación estratégica que se consideran pertinentes.

Tiempo: Antes de terminar año e iniciar el período académico.
3 Revisa los documentos estratégicos internos y organiza la información sobre el proceso informativo. 2 Profesional especializado adscrito a Rectoría
Se entiende por documentos estratégicos el Plan de Dllo, Plan de Gobierno y Plan de Comunicaciones del año anterior, política de comunicaciones y matrices correspondientes al proceso.

Tiempo: Primer trimestre del año.
4 Revisa los documentos externos y organiza la información sobre el proceso informativo 3 Profesional especializado adscrito a Rectoria Se entiende por documentos externos los que contienen información pública institucional y del orden nacional.

Tiempo: Primer trimestre del año
5 Elabora Plan de Comunicaciones 4 Profesional especializado adscrito a Rectoría Se construye junto al equipo la propuesta del Plan de Comunicaciones de acuerdo a la vigencia y la estrategia de comunicaciones propuesta.

TIEMPO: Primer trimestre del año.

Ver Registro(Formato para formular el plan de comunicaciones)
6 Decide 5 Rector. Revisa la propuesta con el Jefe de Planeación y Sistemas y funcionarios que considere.

TIEMPO: según agenda del Rector.
7 No aprueba, regresa al paso 5 6 Rector, Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Coordinador de comunicaciones debe hacer ajustes correspondientes y volver a enviar para aprobación.

TIEMPO: Según agenda del Rector
8 Aprueba, firma plan de comunicaciones 6 Rector
TIEMPO: durante el primer trimestre del año.

Registro(Plan de comunicaciones aprobado)
9 Socializa con el equipo de comunicaciones 8 Profesional especializado adscrito a Rectoría Presenta propuesta aprobada al equipo de comunicaciones para ser socializadas sus acciones y responsabilidades.
Publicara en medios internos y externos dicho plan para ser difundido en la comunidad universitaria.

TIEMPO: 5 días habiles posteriores a su aprobación.
10 Rinde informes de avance 9 profesional especializado adscrito a rectoría Coordinador de comunicaciones presentará al Rector y equipo directivo los informes correspondientes al comportamiento interno y externo de las comunicaciones.

TIEMPO: Informe mensual
11 Fin 10    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Formato para formular el plan de comunicaciones
OFICINA DE PRENSA
R-1205-P-IC-507C-UPR-005
Plan de comunicaciones aprobado
OFICINA DE PRENSA
-C-UPR-005

 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Maria Alejandra Gomez Uribe

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ

RECTOR UNIVERSIDAD

Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG