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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRÍCULA DE LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES
Código: P-DC-542
Versión: 7
Emisión: 2020-08-13

PROCESO DOCENCIA

OBJETIVO
Orientar a los aspirantes, admitidos y funcionarios de las diferentes dependencias de la Universidad de Caldas en los pasos necesarios para realizar la inscripción, admisión y matrícula de los aspirantes a los programas tecnológicos y profesionales especiales.

ALCANCE
El alcance del presente proceso se suscribe al establecimiento de las condiciones para la inscripción, admisión y matrícula de los nuevos estudiantes que se presentan como aspirantes a ingresar a los programas tecnológicos y profesionales especiales.

RESPONSABLES
VICERRECTORÍA ACADÉMICA:  
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO:   
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:   
OFICINA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD:   
COORDINADORES DE PROGRAMA:  
COORDINADORES DE CERES:   
ASPIRANTE:   

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
CERES:  El programa de Centros Regionales de Educación Superior - CERES - es una estrategia del Ministerio de Educación Nacional para desconcentrar oferta y ampliar cobertura. Así mismo, un CERES un lugar dotado de infraestructura tecnológica de información y comunicación, en el cual la comunidad puede acceder a programas de educación superior técnica profesional, tecnológica y universitaria que ofrecen diferentes instituciones de educación superior. 
PROGRAMAS A DISTANCIA:  Corresponde aquellos cuya metodología educativa se caracteriza por utilizar estrategías de enseñanza - aprendizaje que permiten superar las limitaciones de espacio y tiempo entre los actores del proceso educativo. 
PROGRAMA ESPECIAL:  Programa técnico, tecnológico, profesional o especializaciones tecnológicas en modalidad presencial, a distancia y virtual los cuales corresponden a proyectos especiales autosostenibles, que tienen un valor de inscripción y de matrícula fijo definido por el Consejo Superior.

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

PAGO DE DERECHOS ACADÉMICOS (MATRÍCULA): El pago correspondiente a derechos académicos debe ser cancelado en la entidad bancaria autorizada dentro de las fechas establecidas en el recibo de pago.

 

No se recibirán consignaciones bancarias realizadas por fuera de las fechas establecidas y quien realice pagos en esas condiciones no será activado en el Sistema de Información Académica y se le hará devolución de costo consignado menos el 20% (según lo establecido en el Acuerdo 056 de 1988).

 

FINANCIACIÓN: Paralelo al proceso de inscripción, el estudiante que requiera financiación debe realizar la solicitud con la entidad financiera que otorgará el crédito o con el ICETEX para el proceso de matricula en la Institución.  

 

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA LA MATRÍCULA DE NUEVOS ESTUDIANTES EN PROGRAMAS TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES: 

 

  1. Formato de inscripción S.I.G.
  2. Fotocopia del acta de grado de bachillerato
  3. Copia de los resultados de las pruebas ICFES - SABER 11 (Para programas profesionales especiales no se aceptan resultados anteriores al año 2000).
  4. Copia del Registro civil de nacimiento. 
  5. Fotocopia del documento de identidad. 
  6. Fotocopias del certificado electoral correspondiente al último proceso electoral celebrado (cuando aplique). 
  7. Una (1) fotografía a color tamaño cédula, para ser adjuntada al formato del S.I.G. 
  8. Certificado de afiliación al sistema de salud (si lo tiene).  

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Elaborar, evaluar y aprobar calendario académico para los programas tecnológicos y presenciales especiales. Vicerrectoría Académica, Oficina de Admisiones y Registro Académico, Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad, Directores de programa Se realiza calendario académico para la oferta de los programas tecnológicos y pregrados especiales, atendiendo a la flexibilidad y la dinámica de respuesta, conforme a la demanda en los diferentes municipios y los calendarios del ICETEX.

TIEMPO: Dos meses antes de iniciar cada periodo académico oficial.

Registro(Calendario académico para programas tecnológicos y presenciales especiales)
3 Determinar el número de cupos a ofertar y las nuevas cohortes a abrir. Consejo de Facultad Se estudia la demanda académica en los municipios y se sugiere la apertura de nuevas cohortes, así como el número de cupos a ofertar para cada una.

TIEMPO: Según la dinámica en las sedes y municipios.
4 Solicitar a los programas información sobre apertura de cohortes Auxiliar Administrativo Oficina Admisiones y Registro Académico y Directores de programa Desde la Oficina de Admisiones y Registro Académico se realiza la solicitud de información relacionada con la oferta de programas que se abrirán para una nueva cohorte, identificando el municipio.

TIEMPO: Según el calendario establecido.
5 Aprobar y publicar convocatoria de admisiones Oficina de Admisiones y Registro Académico Con la información suministrada por los Consejos de Facultad, se procede a expedir y aprobar la convocatoria de admisiones respectiva por parte de la Oficina de Admisiones y Registro Académico y posteriormente se publica la misma en la página web de Admisiones.

TIEMPO: Según calendario establecido para los programas tecnológicos y presenciales especiales.

Registro(Resolución - calendario de admisiones)
6 Comprar - diligenciar formulario. Aspirante Una vez el aspirante conoce los términos y condiciones de la convocatoria, procede a ingresar su información personal y academica en la plataforma y se genera la factura para el pago de la inscripción.

El aspirante descarga la factura y realiza el pago.

Ningún aspirante podrá continuar con el proceso de matricula, en caso de ser admitido si no cancela el recibo generado para el pago de la inscripción.

http://www.ucaldas.edu.co/admisiones/

Tiempo: según calendario de admisión vigente
7 Seleccionar admitidos Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Admisiones y Registro Académico El Ingeniero de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas enviará los resultados al ICFES y realizará la respectiva selección y admisión de dicho aspirante.

De no lograrse lo anterior, se publicarán los resultados con la información de los aspirantes inscritos, en orden descendente de ponderado.

Si los resultados del SNP no coinciden con la base de datos del ICFES, estos serán anulados.

TIEMPO: 8 días hábiles.
8 Emitir listados de admitidos y publicar resultados. Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Admisiones y Registro Académico Se generan los listados de admitidos y no admitidos, y se publican en la pagina web de admisiones.

TIEMPO: Según calendario establecido.

Registro(Listados de admisión)
9 Cargue de documentos para matrícula. Oficina de Admisiones y Registro Académico y Admitido Se verifica que el aspirante se encuentre en el listado de admitidos.

Los admitidos deberán realizar el cargue de documentos para matricula directamente en el sistema.


TIEMPO: según calendario establecido.
10 Realizar llamadas posteriores (cuando aplique). Director de programa, Oficina de Admisiones y Registro Académico Los cupos de aquellos aspirantes que no hayan entregado en el tiempo establecido la documentación solicitada, serán reasignados en llamados posteriores y en estricto orden de puesto ocupado por el aspirante.

La coordinación del Programa deberá verificar la necesidad de hacer llamados posteriores y manifestarlo ante la Oficina de Admisiones y Registro Académico.

TIEMPO: según calendario establecido.

Registro(Listados - llamados)
11 Revisión de documentos cargados por los admitidos y generación de recibos de pago de matrícula. Oficina de Admisiones y Registro Académico La Oficina de Admisiones y Registro Académico revisará la documentación cargada por los admitidos y posterior a esto procede a generar los recibos de pago de matrícula.

Tiempo: : según calendario establecido
12 Descarga de recibos de pago. Admitido Los recibos de pago de matrícula deberán ser descargados directamente del sistema por los admitidos.
13 Realizar pago de derechos académicos (matrícula). Admitido El estudiante deberá pagar su recibo de matrícula en la entidad bancaria autorizada, únicamente con el recibo de pago generado por la Universidad de Caldas.

TIEMPO: Según calendario establecido.
14 Inscribir y registrar actividades académicas de los admitidos. Director de Programa Una vez habilitado el estudiante en el SIA, desde el Programa se realiza la inscripción de actividades académicas.

TIEMPO: Según calendario establecido.
15 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Calendario académico para programas tecnológicos y presenciales especiales
VICE-RECTORIA ACADEMICA
-H-VAC-026
Listados - llamados
REGISTRO ACADEMICO
--
Listados de admisión
REGISTRO ACADEMICO
--
Resolución - calendario de admisiones
VICE-RECTORIA ACADEMICA
--

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
020 -1 2010"POR MEDIO DEL CUAL SE REGULA ALGUNOS ASPECTOS DE LA OFERTA DE PROGRAMAS A DISTANCIA"-ACTUALIZADO
046 2014POR EL CUAL SE EXONERA DEL 50% EL VALOR MATRICULA DE ESTUDIANTES QUE INGRESEN A PROGRAMAS REGIONALES, DEL 20% A EST. DESTACADOS DE POSTGRADO REGIONALES Y DEL 80% A LOS EGRESADO DE PROG. REGIONALES QUEINGRESEN A INGENIERIA MECATRONICA
085 1992POR EL CUAL SE ADOPTA EL REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS EDUCATIVOS EN LA METODOLOGIA ABIERTA Y A DISTANCIA.
027 2002POR EL CUAL SE MODIFICA EL REGIMEN DE MATRICULAS DE LOS PROGRAMAS OFRECIDOS EN LA MODALIDAD A DISTANCIA.
49-1 2007POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL ACUERDO 016 DEL CONSEJO SUPERIOR -REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS - ACTUALIZADO-


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
7Se eliminan unos pasos en el flujograma y se realizan ajustes en otros.2020-08-13
6Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
5Se actualiza el documento de acuerdo a la normativa vigente. 2017-10-20
4Se requiere ajustar y modificar el procedimiento según la normativa vigente.

Se actualiza el nombre del procedimiento y se agrega: "PROGRAMAS TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES".

Se establecieron cambios a los largo del apartado "INFORMACIÓN" agregando el términos "PROGRAMAS TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES".

Se ajustaron los requisitos documentales de matrícula.

Se agrega a la normativa el Acuerdo 020 de 2010 del Consejo Superior.

Se agregó en el paso 10 el "FORMATO PARA EL REGISTRO DE MATRÍCULA DE PROGRAMAS TÉCNICOS, TECNOLÓGICOS Y PROFESIONALES ESPECIALES".

Se agregó un paso adicional en el cual se establece la expedición de PINES.
2014-11-12
3Se debe actualizar el procedimiento según las modificaciones normativas en términos de matrículas.

Se agregó en la normativa el Acuerdo 027 de 2002 que regula las matrículas de los programas a distancia.

Se optimizó el contenido del desarrollo, dejando únicamente los aspectos relevantes de información necesaria para los responsables en el proceso.		2012-10-01
2Se organiza la parte del desarrollo, Se eliminan las definiciones de los términos Sedes y Cread.

En el Flujograma se elimina el listado de documentación, el cual se incluye en el desarrollo.

Se incluye normatividad.
2012-04-27
1Versión inicial2011-10-24


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