Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
Código: P-DI-598	Versión: 3	Emisión: 2019-10-15

PROCESO

DIRECCIONAMIENTO

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la gestión de Grupos Internos de Trabajo en la Universidad de Caldas.

ALCANCE

El presente procedimiento inicia con la creación de Grupos Internos de Trabajo, e incluye aspectos relacionados con su conformación, modificación o supresión, en consonancia con las necesidades administrativas de la Institución y la normativa interna aplicable, así como el establecimiento de directrices para la planeación anual de actividades y su control y seguimiento y evaluación.

RESPONSABLES

RECTOR:
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO:
VICERRECTOR ACADÉMICO:
VICERRECTOR DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADOS:
VICERRECTOR DE PROYECCIÓN:

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO:

Conjunto de personas con experiencia o formación específicas en áreas misionales o de apoyo dentro de la Universidad de Caldas, que aporten de manera estratégica a la dependencia donde pertenece.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

La Ley 489 de 1998 "por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones", en su Artículo 115 establece: "...Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento".

Igualmente, se debe tener en cuenta lo establecido en el Acuerdo 07 de 2008 del Consejo Superior de la Universidad de Caldas, que en su Artículo 4 dice: "...El Rector de la Universidad, mediante acto administrativo y de conformidad con el Artículo 115 de la Ley 489 de 1998, creará Grupos Internos de Trabajo destinados a cumplir funciones que determinará en el acto de conformación, las cuales estarán relacionadas con el área del cual dependerán jerárquicamente".

Así mismo, el Artículo 5 del mismo acuerdo establece: "Artículo 5: El Rector podrá asignar los funcionarios acorde con la estructura interna y la planta global, los planes y programas adoptados y las necesidades del servicio".

La supresión de un Grupo Interno de Trabajo podrá ser solicitada por el Vicerrector responsable o el Rector, con base en los resultados de su evaluación y en cumplimiento o finalización de su objetivo. La formalización de la supresión de un Grupo Interno de Trabajo se realizará mediante resolución de Rectoría.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Solicita la creación de un Grupo Interno de Trabajo.	Vicerrector solicitante.	De acuerdo con las necesidades administrativas de la Institución, el Vicerrector solicitante envía a la Rectoría de la Universidad el formato de solicitud respectivo sustentando el requerimiento de crear un Grupo Interno de Trabajo. A dicha solicitud deberá anexar la propuesta de plan de acción, de conformidad con lo estableciido en el paso 3 de este flujograma. Tiempo: No aplica. Las solicitudes pueden hacerse en cualquier momento Ver Registro(Formato para la solicitud de creación o modificación de grupos internos de trabajo)
3	Elaboración del plan de acción del Grupo Interno de Trabajo.	Vicerrector solicitante - Candidato a coordinador del Grupo Interno de Trabajo	Anexo a la solicitud anterior, el Vicerrector responsable y el funcionario que ejercerá funciones como Coordinador del Grupo Interno de Trabajo, elaboran el plan de acción para la vigencia inicial luego de ser aprobada la creación del Grupo Interno de Trabajo. Para lo anterior, se debe solo diligenciar la Parte 1 del formato respectivo. Tiempo: De manera simultánea al diligenciamiento del formato de solicitud de creación del Grupo Interno de Trabajo. Ver Registro(Formato para la presentación del plan de acción de un grupo interno de trabajo de la Universidad de Caldas)
4	Análisis y evaluación de la solicitud.	Rector - Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - Vicerrector Administrativo	El Rector analiza la solicitud a la luz de las necesidades institucionales y el Plan de Desarrollo, con la asesoría de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Vicerrectoría Administrativa, evaluando además el carácter transitorio o permanente del grupo. Tiempo: 15 días hábiles luego de recibida la solicitud.
5	Aprueba o niega la solicitud de creación del Grupo Interno de Trabajo.	Rector	Mediante acto administrativo, el Rector aprueba la creación del Grupo Interno de Trabajo, estableciendo: carácter transitorio o permanente, condiciones de funcionamiento, composición, productos - resultados y entregables, contenidos en el formato de solicitud aprobado por el Rector. En caso de no aprobarse la creación del Grupo Interno de Trabajo, se notifica al Vicerrector respectivo mediante oficio de Rectoría. Tiempo: 2 días hábiles posteriores a la decisión.
6	Elabora el plan de acción anual del Grupo Interno de Trabajo	Coordinador Grupo Interno de Trabajo	Sobre el mismo formato utilizado para elaborar el primer plan de acción con el que se solicitó la creación del Grupo Interno de Trabajo, en su Parte 1, cada vigencia fiscal se debe elaborar el plan de trabajo del Grupo Interno. El plan debe ser presentado y aprobado por el Vicerrector responsable del Grupo Interno de Trabajo. Tiempo: Dentro de los 15 días calendario posteriores al mes de febrero de cada vigencia. Ver Registro(Formato para la presentación del plan de acción de un grupo interno de trabajo de la Universidad de Caldas)
7	Realiza seguimiento al cumplimiento del plan de acción del Grupo Interno de Trabajo	Vicerrector responsable - Coordinador Grupo Interno de Trabajo	El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo presenta al Vicerrector responsable el seguimiento semestral al cumplimiento del plan de acción establecido, diligenciando el apartado de seguimiento establecido en el formato para la presentación de dicho plan (Parte 2). Tiempo: Dentro de los 15 días calendario posteriores a la terminación de cada semestre.
8	Evalúa el cumplimiento de los compromisos del Grupo Interno de Trabajo	Vicerrector responsable.	Cada año, en el segundo informe de seguimiento el Vicerrector responsable del Grupo Interno evaluará el cumplimiento general del Grupo Interno de Trabajo, tomando como referencia los dos informes semestrales registrados por el Coordinador del Grupo. Para registrar la evaluación, el Vicerrector debe la Parte 3 del formato de Plan de Acción. Tiempo: La evaluación se realiza anualmente (Parte 3 del formato)
9	Suprime el Grupo Interno de Trabajo,	Rector	Se considerarán como criterios para la supresión del un Grupo Interno de Trabajo: - El cumplimiento de los objetivos del Grupo Interno cuando se haya creado con caracter transitorio. - Los resultados del seguimiento y evaluación al cumplimiento de sus compromisos (plan de acción) Cuando se considere pertinente, la supresión del Grupo Interno de Trabajo deberá realizarse de conformidad con lo establecido en el desarrollo de este procedimiento. Tiempo: No aplica. La solicitud puede realizarse en cualquier momento. Registro(Resolución de supresión de un Grupo Interno de Trabajo.)
10	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Formato para la presentación del plan de acción de un grupo interno de trabajo de la Universidad de Caldas	SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA	R-1753-P-DI-598	ASUNTO
Formato para la solicitud de creación o modificación de grupos internos de trabajo	SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA	R-1751-P-DI-598	ASUNTO
Resolución de supresión de un Grupo Interno de Trabajo.	RECTORIA	-	C-REC-001.1

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción			Consultar


Normatividad Externa
Norma	Año	Descripción	Emitida Por	Observaciones	Consultar
LEY 489	1998	Por la cual se expiden normas sobre la organizaciòn y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales	CONGRESO DE LA REPÚBLICA

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
JEFE DE OFICINA - VICERRECTORÍA ACADÉMICA	JEFE DE OFICINA - VICERRECTORÍA ACADÉMICA	RECTOR UNIVERSIDAD - DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
3	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-15
2	Se requiere hacer ajustes al procedimiento en términos de: - Ajustar el desarrollo, especificando las condiciones para la supresión de grupos internos de trabajo. - Ajustar el flujograma en algunas de sus actividades, responsables y periodos de tiempo; así como el ajuste de los formatos. - Modificación del formato para la presentación del Plan de acción de un grupo interno de trabajo.	2012-02-02
1	Versión inicial	2011-11-16

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