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PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRICULA DE ASPIRANTES A PROGRAMAS DE POSTGRADO

Código: P-RA-609
Versión: 5
Emisión: 2020-08-14

PROCESO RECURSOS DE APOYO ACADEMICO

OBJETIVO
Establecer los aspectos a tener en cuenta para los procesos de inscripción, admisión y matrícula de los aspirantes a cursar programas de postgrado en la Universidad de Caldas.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la planificación y diseño de la convocatoria por parte de la Oficina de Postgrados, concertada con la Oficina de Admisiones y Registro Académico y aprobada mediante resolución por parte de la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados, adquisición del PIN por parte del aspirante, publicación de admitidos, hasta la matrícula e inscripción de las correspondientes actividades académicas.

RESPONSABLES
CONSEJO DE FACULTAD:  
VICERRECTORÍA ACADÉMICA:   
VICERRECTORÍA:   
OFICINA DE POSGRADOS  
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO:   
PROGRAMAS ACADÉMICOS DE POSGRADO:   
ASPIRANTES:  

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
ADMISIÓN: Es el acto por el cual la Universidad selecciona académicamente, de la población que voluntariamente solicita inscripción, a quienes de acuerdo con los requisitos establecidos en el Reglamento Estudiantil, pueden matricularse en un programa académico. El proceso de admisión de los aspirantes inscritos a Programas de pregrado o postgrado se efectúa en la Oficina de Admisiones y Registro Académico, con base en los criterios, requisitos y procedimientos que el Consejo Académico establezca para tal fin. 
ASPIRANTE:  Persona que pretende acceder a un cupo en un programa académico en la Universidad de Caldas. 
INSCRIPCIÓN:  Es el acto mediante el cual una persona formaliza su interés por ingresar a un programa académico ofrecido en la Universidad. 
MATRÍCULA: La matrícula es el registro oficial de las actividades académicas que el estudiante cursará y el pago de los derechos académicos respectivos; su vigencia es de un período académico, lo cual obliga a refrendarla en cada uno de ellos. El procedimiento y los documentos requeridos serán reglamentados por el Consejo Académico. 
PIN:  Número de Identificación Personal. 
PUNTO DE EQUILIBRIO:  Número mínimo de estudiantes que garantiza la estabilidad financiera de un programa académico en la Universidad de Caldas. 
SIA:  Sistema de Información Académica.

 


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

REQUISITOS Y CONDICIONES PARA LA INSCRIPCIÓN: (Literal b. del Artículo 11 Acuerdo 49-2007)

 

  1. Acreditar el título de pregrado de universidad (nacional o extranjera) en programas debidamente reconocidos por el Estado Colombiano y relacionados con el área o Programa académico ofrecido.
  2. Haber presentado las pruebas de admisión definidas por el Comité de Currículo del respectivo programa.
  3. Cancelar el valor de la inscripción y diligenciar el formulario de la inscripción dentro de las fechas establecidas por el calendario de admisiones.
  4. Demostrar suficiencia lectora de un idioma extranjero al momento de la matrícula. Esta demostración se hará de acuerdo con los requerimientos de cada programa.  

 

DEMOSTRACIÓN DE LA COMPETENCIA EN COMPRENSIÓN LECTORA EN UNA LENGUA EXTRANJERA: Para demostrar competencia en comprensión lectora en una lengua extranjera, los estudiantes podrán optar por una de las siguientes alternativas (teniendo en cuenta las exigencias de cada programa de posgrado): 

 

  1. Certificación, por parte de institución reconocida, de la presentación del examen Michigan con un puntaje mínimo de setenta por ciento (70%); TOEFL con un puntaje mínimo de doscientos trece  (213) puntos, si es Computerbased, o cuatrocientos cincuenta (450) puntos, si es Paperbased; o FirstCambridgeCertificate nivel B1. En el caso de francés será válida la prueba DELF nivel B1.
  2. Presentación y aprobación de una prueba de comprensión lectora, en su área de formación, la cual será realizada por el Departamento de Leguas Extranjeras de la Universidad de Caldas.
  3. Certificación, por parte de institución reconocida, de la presentación del examen Michigan con un puntaje mínimo de setenta por ciento (70%); TOEFL con un puntaje mínimo de doscientos trece  (213) puntos, si es Computerbased, o cuatrocientos cincuenta (450) puntos, si es Paperbased; o FirstCambridgeCertificate nivel B1. En el caso de francés será válida la prueba DELF nivel B1.
  4. A través del Examen de Calidad de Educación Superior (SABER PRO), en su componente de inglés, acreditando un puntaje igual o superior al promedio de la prueba.
  5. Cursar y aprobar un curso de inglés, con énfasis en comprensión lectora, ofrecido por el Departamento de Lenguas Extranjeras de la Universidad de Caldas, con una participación acreditable de dos (2) créditos. La nota obtenida hará parte de la hoja académica del estudiante para efectos de certificación  y no hace parte de los créditos del Programa.
  6. Certificación específica de aprobación de una institución de educación formal o no formal reconocida por el Ministerio de Educación Nacional.
  7. La certificación de competencia lectora, podrá hacerse en cualquier lengua extranjera siempre y cuando sea distinta a la lengua materna.  

 

ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS CONVOCATORIAS: Los programas podrán solicitar a la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados la realización de convocatorias semestrales. No obstante, la convocatoria que se publique será UNIFICADA para todos los programas que iniciarán una nueva cohorte para el siguiente semestre académico. La convocatoria está sujeta al calendario académico presentado por el Consejo Académico. Por la especificidad de sus programas académicos de Postgrados, se exceptúa la Facultad de Ciencias para la salud, quienes realizarán las convocatorias anuales. 

 

ASPECTOS RELACIONADOS CON LA ADMISIÓN

 

PRUEBAS DE CONOCIMIENTO: Las pruebas de conocimientos son realizadas de acuerdo con los parámetros establecidos por el Comité de Currículo de cada Programa de Postgrado.

 

HOJA DE VIDA Y ENTREVISTAS: La evaluación  de las hojas de vida y las entrevistas serán realizadas según las condiciones establecidas por el Comité de Currículo de cada programa académico.

 

PUBLICACIÓN DE RESULTADOS: La publicación de los resultados de los diferentes programas académicos de postgrados, se realizará a través de la página web de admisiones dispuesta por la Universidad de Caldas.

 

La Coordinación de cada programa, consolidará el resultado de todas las notas obtenidas en el proceso de selección (entrevista, análisis de hojas de vida, cursos nivelatorios, presentación de protocolos, etc.) indicados en la convocatoria respectiva,  en una base de datos que hará parte constitutiva del expediente de la convocatoria por Facultad. Los resultados consolidados serán remitidos a la Oficina de Admisiones y Registro Académico mediante un ACTA OFICIAL que contendrá la siguiente información básica:

 

  • Ciudad y fecha
  • Resultados de admisión: en los cuales únicamente se publicará el documento de identidad del aspirante, el puntaje obtenido y el resultado (ADMITIDO - NO ADMITIDO).
  • Nombres y firmas de los evaluadores
  • Firma del respectivo Decano(a).
  • Una vez publicados los resultados y verificada la ejecución de la etapa de selección, se procede a verificar el número de admitidos con el punto de equilibrio presupuestado el cual determina la apertura de la cohorte.
  • Si el número de admitidos, no supera el número mínimo aprobado para la apertura de la nueva cohorte, ésta quedará aplazada. Los admitidos podrán solicitar RESERVA DE CUPO hasta por un máximo de 2 periodos académicos. Esto también aplica para el pago por concepto de inscripción.

 

ASPECTOS RELACIONADOS CON EL PAGO DE MATRÍCULA: El aspirante admitido debe realizar el pago directamente en la entidad bancaria, conforme con las indicaciones contenidas en la convocatoria.

 

PROCESO DE MATRÍCULA: El admitido diligencia el formato destinado para este fin (ver flujograma) y anexa la siguiente documentación:

 

- Una (1) fotografía para documento de identidad

- Fotocopia de la libreta militar 

- Fotocopia del documento de identidad vigente

- Registro civil de nacimiento original

- Fotocopia del diploma y acta de grado de pregrado

- Fotocopia del carné de egresado de la Universidad de Caldas (cuando aplique)

- Fotocopia del certificado electoral (Últimas elecciones)

- Certificado de suficiencia lectora en un idioma extranjero  

 

ADMISIÓN PARA ESTUDIANTES DE PREGRADO QUE APROBARON ACTIVIDADES ACADÉMICAS EN LOS POSGRADOS

 

En caso de aspirantes que hayan cursado actividades académicas en programas de posgrado como trabajo de grado o para ser reconocidas en el área de profundización de un programa de pregrado, se deberá realizar el proceso de admisión en las mismas condiciones que un aspirante regular en lo relacionado con inscripción (adquisición de PIN, selección y admisión). 

 

Una vez surtido el procedimiento de selección y admisión, el estudiante solicitará la homologación de las actividades cursadas en el programa de posgrado y su ingreso podrá darse por una de las siguientes situaciones:

 

1. Apertura de cohorte: El estudiante continúa sus estudios de postgrado en la cohorte del programa de postgrado en el cual realizó los cursos para reconocimiento de créditos como trabajo de grado o electivas de profundización.

 

2. Sin apertura de cohorte: El Coordinador del programa podrá autorizar el ingreso después de realizado el proceso de selección, admisión y homologación, informando a la Oficina de Registro Académico para generar el recibo de pago correspondiente. El estudiante continúa sus estudios de postgrado con la cohorte del programa de postgrado en el cual realizó los cursos para reconocimiento de créditos como trabajo de grado o electivas de profundización.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Elabora la Convocatoria General. Oficina de Postgrados, Oficina de Admisiones y Registro Académico Las Oficinas de Postgrados y de Admisiones y Registro Académico elaboran la propuesta para el calendario de admisiones, concertada previamente con los Programas que abrirán nuevas cohortes.

Tiempo: según calendario académico
3 Aprueba el calendario de admisiones. Vicerrector de Investigaciones y Postgrados Tiempo: no aplica.
4 Comprar - diligenciar formulario. Aspirante Una vez el aspirante conoce los términos y condiciones de la convocatoria, procede a ingresar su información personal y academica en la plataforma y se genera la factura para el pago de la inscripción.

El aspirante descarga la factura y realiza el pago.

Ningún aspirante podrá continuar con el proceso de matricula, en caso de ser admitido si no cancela el recibo generado para el pago de la inscripción.

http://www.ucaldas.edu.co/admisiones/

Tiempo: según calendario de admisión vigente
5 Aplicación de las pruebas de selección o realización de entrevistas (según el Programa). Coordinador del programa académico de postgrados - Comité Evaluador Una vez finalizado el proceso de inscripción, se aplicarán pruebas de conocimiento, entrevistas, análisis de hojas de vida, cursos nivelatorios y/o, presentación de protocolos de investigación, según se haya especificado en la convocatoria para cada Programa.

Tiempo: según calendario de admisión.
6 Publicación de resultados de admisión. Coordinación del programa académico de postgrados - Oficina de Admisiones y Registro Académico La Coordinación del programa académico de Postgrado remite los resultados a la Oficina de Admisiones y Registro Académico mediante Acta Oficial de Admisión, para posterior publicación en el sitio web de Admisiones.

En caso de que el número de admitidos sea inferior al punto de equilibrio presupuestado, el Coordinador del Programa deberá solicitar al Consejo Académico respectivo el aval para la apertura de la cohorte, el cual podrá aprobarla o negarla.

En caso de no apertura, se informará a todos los aspirantes.

Tiempo: según fechas del calendario oficial de admisiones.
7 Cargue de documentos para matrícula Admitido Los admitidos deberán realizar el cargue de documentos para matricula directamente en el sistema.

Tiempo: según fechas del calendario oficial de admisiones
8 Revisión de documentos cargados por los admitidos y generación de recibos de pago de matrícula. Oficina de Admisiones y Registro Académico La Oficina de Admisiones y Registro Académico revisará la documentación cargada por los admitidos y posterior a esto procede a generar los recibos de pago de matrícula.

Tiempo: Recibos generados en 10 días hábiles máximo, luego del cargue de la documentación.
9 Descarga de recibos de pago. Admitido Los recibos de pago de matrícula deberán ser descargados directamente del sistema por los admitidos.
10 Realiza el pago de matrícula. Admitido El Admitido cancela su respectivo recibo de pago en la entidad bancaria dispuesta para ello.

Tiempo: según fechas aprobadas por el Consejo Académico.
11 Registro de actividades académicas. Auxiliar Administrativo del Programa Académico de Postgrado Desde cada Programa de Postgrado se procede a registrar las respectivas actividades académicas en el Sistema de Información Académica SIA a todos los admitidos que hayan pagado su recibo de matrícula.

Tiempo: según fechas del calendario académico.
12 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Registros de la aplicación de las pruebas según el área temática
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
07 2017ACUERDO 07 DEL 23 DE MAYO DEL 2017, POR EL CUAL SE DESARROLLA EL LITERAL G DEL ARTICULO 74 DEL ACUERDO NRO. 49 DEL 2007 DEL CONSEJO ACADEMICO.
049-1 2007POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL ACUERDO 016 DEL CONSEJO SUPERIOR -REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS - ACTUALIZADO-
016-1 2007POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y DE POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS. -ACTUALIZADO
043-1 2010POR MEDIO DEL CUAL SE ADICIONA UN LITERAL A UN ARTICULO DEL ACUERDO 049 DE 2007 -REGLAMENTO ESTUDIANTIL- ACTUALIZADO
020 2008POR EL CUAL SE MODIFICAN Y SE FIJAN LOS DERECHOS DE MATRICULA, INSCRIPCION Y GRADO EN LOS PROGRAMAS DE POSTGRADO.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
5Cambios en el flujograma según los normas vigentes.2020-08-14
4Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
3Se ingresa en la parte final del desarrollo, el mecanismo de admisión al posgrado cuando estudiantes de pregrado aprobaron actividades académicas en el posgrado. 2017-08-17
2Se hace necesario modificar el procedimiento, de acuerdo con los procesos y normativa vigente.

Se modifica el nombre del procedimiento a "PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y MATRICULA DE ASPIRANTES A PROGRAMAS DE POSTGRADO".

Se ajustó el apartado del DESARROLLO, estableciendo las condiciones actuales en las cuales se desarrollan las convocatorias de admisión.

Se agrega a la normativa interna el Acuerdo 020 de 2008 del CS (Matrícula en Postgrados).

2014-11-12
1Versión inicial2012-04-24


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