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PROCEDIMIENTO PARA LA SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL

Código: P-RF-665
Versión: 4
Emisión: 2020-07-01

PROCESO RECURSOS FíSICOS

OBJETIVO
Consolidar un sistema de gestión ambiental en la Universidad de Caldas que defina los lineamientos para la mejora continua, con el fin de generar un compromiso con el medio ambiente, dentro y fuera de la institución.

ALCANCE
El procedimiento es aplicable a las sedes y granjas de la Universidad de Caldas y comprende desde la definición de la política ambiental, hasta la formulación de acciones derivadas de los procesos de seguimiento y evaluación de resultados e impactos.


RESPONSABLES

 

EQUIPO OPERATIVO:  Bajo la dirección del Vicerrector Administrativo como máxima autoridad, integrado además por un profesional que actuara como gestor ambiental y el equipo asesor integrado por la VicerrectoríaAcadémica, jardín botánico, servicios generales, Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, velar por el mejoramiento continuo de las condiciones ambientales en las instalaciones de la Universidad, mediante el cumplimiento de las disposiciones legales, la gestión ambiental preventiva (programas encaminados a promover la educación y la gestión ambiental) y la medición del comportamiento ambiental en la institución (uso eficiente de recursos). Las acciones ambientales de las que se hará responsable el equipo operativo: 

• Emisiones a la atmosfera 

• Vertidos al agua 

• Descargas al suelo 

• Uso de materias primas y recursos naturales 

• Uso de energía 

• Energía emitida (calor, radiación, vibración) 

• Residuos y subproductos 
GESTIÓN AMBIENTAL:  Formular, implementar, controlar y mejorar las acciones y procedimientos para la gestión ambiental. 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
ACCION CORRECTIVA:  Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada 
ACCION PREVENTIVA:  Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial 
ASPECTO AMBIENTAL:  Elemento de las actividades productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. 
AUDITORIA INTERNA:  Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría del sistema de gestión ambiental fijado por la organización.
IMPACTO AMBIENTAL:  Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización. 
MEDIO AMBIENTE:  Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. 
MEJORA CONTINUA:  Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión ambiental para lograr mejoras en el desempeño ambiental global de forma coherente con la política ambiental de la organización. 
POLITICA AMBIENTAL:  Intensiones y direcciones generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección. 
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL (SGA):  Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política  ambiental y gestionar sus aspectos ambientales

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

La institución debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión ambiental, el cual se implementa bajo las siguientes etapas:

 

 1. Establecimiento de la política ambiental donde se fijan los principios, objetivos y lineamientos del sistema de gestión ambiental. La alta dirección debe definir la política ambiental y asegurarse que dentro de su alcance definido en su sistema de gestión, se considere:

 

· Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios.

 

·Incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación, así como de cumplir con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales

 

·Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales

 

·Se documenta, implementa, mantiene y comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella

 

·Está a disposición del público.

 

·Está incorporada al Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas, como estrategia de apropiación e integración normativa y de gestión.

 

 2. En la fase de planificación, se identifican y evalúan los aspectos e impactos ambientales, con el fin de darles una priorización que permita definir un control operacional a los aspectos e impactos de mayor significancia. También se identifican los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, con el fin de planear y definir el cumplimiento de los mismos. Finalmente se definen objetivos, metas y programas los cuales deberán ser en lo posible medibles y coherentes con la política ambiental.

 

 3. En la implementación y operación, se inicia la fase del hacer, la cual implica designar recursos y funciones, competencia y formación, comunicación, documentación y control operacional, todo ello de acuerdo a la información identificada en la fase de planificación y las necesidades resultantes del sistema de gestión ambiental. Para esta fase, también es necesario tener en cuenta la preparación y respuesta ante emergencias ambientales.

 

 4. En la etapa de verificación, se realiza el seguimiento y la medición de los procesos, evaluación del cumplimiento legal, control de los registros y se programan auditorías internas para la revisión del cumplimiento del sistema de gestión ambiental.

 

 5. En la Revisión por la dirección, se toman acciones para mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión ambiental mediante la identificación de áreas de mejora.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Definir política ambiental Comité de política ambiental Se realiza la construcción de la política ambiental de la Universidad, la cual debe definir los lineamientos del sistema de gestión ambiental y deberá ser comunicada a toda la comunidad universitaria. La política debe estar articulada con el Sistema Integrado de Gestión y ser evaluada periódicamente de acuerdo a los lineamientos establecidos.

TIEMPO: Anualmente

Registro(Política ambiental de la Universidad de Caldas)
3 Identificar y analizar aspectos e impactos ambientales Profesional Universitario – Gestor Ambiental Se realiza la recopilación de la información referente a los aspectos e impactos ambientales generados en las sedes y granjas de la Universidad por medio de una matriz, la cual contempla la información necesaria para iniciar con la fase de planificación del sistema.
Una vez se identifican los aspectos e impactos ambientales, se define si la característica es positiva o negativa, si se encuentra en condiciones normales, anormales o potenciales y se califica en cuanto a probabilidad (frecuencia con que se evidencia el aspecto) y severidad (nivel de afectación a algún recurso), criterios evaluados en un rango de 1 a 3 puntos siendo 1 el más bajo y 3 el más alto. Se define los valores mayores a 4 como los de mayor significancias a los cuales se deberán intervenir como prioritarios. (Ver: Guía para la Identificación y análisis de aspectos e impactos ambientales).

TIEMPO: Anualmente
Ver Registro(Formato de Aspectos e Impactos Ambientales)
4 Identificar requisitos legales y otros requisitos Profesional Universitario – Gestor Ambiental Se realiza una identificación y revisión periódica de los requisitos legales ambientales aplicables a la Universidad y se evalúa su cumplimiento, formulando las acciones correspondientes para garantizar el cabal cumplimiento de requisitos, previa identificación de debilidades.
La verificación del nivel de cumplimiento de la Matriz de Requisitos Legales debe realizarse anualmente.

TIEMPO: Anualmente

Ver Registro(Matriz de Requisitos Legales y otros Requisitos)
5 Definir objetivos, metas y programas Comité ambiental Los objetivos, metas y programas se definen una vez se tenga establecida y validada la política ambiental e identificados los aspectos e impactos ambientales significativos y los requisitos legales ambientales.
Para cada programa se deberán definir sus proyectos asociados, objetivos, metas e indicadores que permitan medir el desempeño de cada programa.
Este procedimiento se deberá actualizar cada año, evaluar el desempeño de los programas y definir nuevos procedimientos e indicadores de desempeño.

TIEMPO: Anualmente

Registro(Matriz de Programas, objetivos, metas, indicadores)
6 Determinar Recursos, funciones y autoridad Comité ambiental A partir del Plan de Acción Institucional y la ficha de formulación del proyecto de Gestión Ambiental, debe identificarse las necesidades de recursos humanos, financieros, tecnológicos y de infraestructura para implementar los programas definidos y cumplir los objetivos propuestos. En dichos instrumentos debe documentarse de igual manera, las responsabilidades establecidas por la Alta Dirección en cuanto a la ejecución del Sistema de Gestión Ambiental.

TIEMPO: Anualmente

Registro(Plan de acción y Ficha de Formulación del Proyecto)
7 Definir competencia y formación Profesional Universitario – Gestor Ambiental Anualmente, se identifican las necesidades de formación para el mejoramiento de las competencias del personal relacionado con la Gestión Ambiental a partir de la función y rol desempeñado. Las necesidades de capacitación formal y no formal son solicitadas a la Oficina de Gestión Humana para ser incluidas en el plan anual de capacitación. Las actividades de socialización y sensibilización programadas por el Gestor Ambiental, serán incluidas en un cronograma de capacitaciones que será difundido dentro de la comunidad universitaria.

TIEMPO: Anualmente

Registro(Cronograma de formación ambiental)
8 Comunicar documentación y controles operacionales Profesional Universitario – Gestor Ambiental La Gestión Ambiental se dará a conocer mediante comunicados y documentos. Para ello, se define e implementa un plan de comunicación ambiental, utilizando herramientas como el boletín verde, los televisores ubicados en las sedes, página de internet, intranet, volantes, vallas publicitarias, etc. Adicionalmente, se deben recibir por parte de SAC, dar trámite y documentar las PQRS presentadas por la comunidad como requerimientos de tipo ambiental.

TIEMPO: Anualmente

Registro(Plan de comunicaciones )
9 Planificar la respuesta ante emergencias Profesional Universitario – Gestor Ambiental Permanentemente, se deben elaborar, actualizar y difundir protocolos de actuación ante emergencias como preparación en caso de la ocurrencia de un derrame de sustancias químicas, fuga o generación de vapores de gases y conato de incendio. Estos protocolos deben estar a disposición de todos los usuarios que se encuentren expuestos a estos riesgos por emergencias ambientales y revisarse periódicamente, modificándolos cuando sea necesario, en particular después de la ocurrencia de algún accidente o situación de emergencia.

TIEMPO: Anualmente

Registro(Protocolos de emergencia para derrames, incendios y fugas )
10 Realizar seguimiento y medición a los procesos Comité ambiental Semestralmente, se debe realizar seguimiento a:
• Indicadores de desempeño de Gestión Ambiental establecidos en el SIG.
• Efectividad de los controles aplicables a los factores ambientales definidos como prioritarios.
• Cumplimiento de las actividades de los programas definidos y los indicadores propuestos.
• Cumplimiento de los planes de capacitación.
Anualmente, se revisa la calificación de los factores ambientales, determinando el impacto de los programas en la disminución de la probabilidad o consecuencia de los mismos.

TIEMPO: Semestralmente
11 Evaluar cumplimiento legal Profesional Universitario – Gestor Ambiental Se deberá realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento legal aplicable a la Universidad, teniendo como base la matriz de requisitos legales la cual se estará actualizando conforme se ejecuten las actividades propuestas para garantizar un adecuado nivel de cumplimiento.

TIEMPO: Anualmente

Registro(Actualización de la matriz de requisitos legales)
12 Formular acciones preventivas, correctivas y de mejora Profesional Universitario – Gestor Ambiental A partir de las actividades de seguimiento realizadas, se formulan acciones para tratar las no conformidades reales y potenciales detectadas, documentando las acciones preventivas y correctivas según lo que requiera el sistema.
El flujo para definir las acciones correctivas y preventivas está alineado al sistema integrado de gestión, desde allí se reportan las ACPMs, se monitorean y se realiza seguimiento.

TIEMPO: Anualmente

Registro(ACPM implementadas)
13 Realizar control de registros Profesional Universitario – Gestor Ambiental Se deben tener los registros asociados al sistema de gestión ambiental con el fin de demostrar los resultados logrados.
Los registros reposan en el archivador de la oficina de sostenibilidad ambiental, en algunos equipos y están debidamente relacionados en la documentación del SIG.

TIEMPO: Anualmente

Registro(Registros del Sistema de Gestión Ambiental)
14 Recibir auditorías internas Profesional Universitario – Gestor Ambiental De conformidad al Programa Anual de Auditorías de la Universidad de Caldas, se establecen los periodos en los cuales se realizará auditoría al sistema de gestión ambiental y se desarrollan de acuerdo a lo planificado, identificando las posibilidades de mejora que a su vez deben documentarse como acciones preventivas, correctivas y de mejora, según las conclusiones establecidas en el informe de auditoría sobre el desempeño del sistema.

TIEMPO: Según programa de auditorías

Registro(Informe General de Auditorías)
15 Suministrar información para la revisión por la Dirección Profesional Universitario – Gestor Ambiental Desde el Sistema Integrado de Gestión, se realizan anualmente sesiones de Revisión por la Alta Dirección para asegurarse de la conveniencia, adecuación y eficacia de todos los sistemas de gestión implementados en la Universidad. El sistema de gestión ambiental alimenta información sobre su desempeño y las ACPMs desarrolladas, con el fin de establecer en conjunto, acciones para la mejora continúa y el control de los cambios del sistema de gestión ambiental.

TIEMPO: Anualmente

Registro(Información de entrada para la revisión por la alta dirección)
16 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
ACPM implementadas
VICE-RECTORIA ACADEMICA
-ASUNTO
Actualización de la matriz de requisitos legales
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
Cronograma de formación ambiental
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
Formato de Aspectos e Impactos Ambientales
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
R-2200-P-RF-665ASUNTO
Información de entrada para la revisión por la alta dirección
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
Informe General de Auditorías
CONTROL INTERNO
-C1-OCI-003.1
Matriz de Programas, objetivos, metas, indicadores
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
Matriz de Requisitos Legales y otros Requisitos
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
R-2201-P-RF-665ASUNTO
Plan de acción y Ficha de Formulación del Proyecto
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
Plan de comunicaciones
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
Política ambiental de la Universidad de Caldas
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
Protocolos de emergencia para derrames, incendios y fugas
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
Registros del Sistema de Gestión Ambiental
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
17 2017POR EL CUAL SE EXPIDE LA POLITICA DE GESTION AMBIENTAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
 
Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 140012004EL Instituto colombiano de normas técnicas y certificación (ICONTEC), emite nuevas directrices relacionadas con la gestión de la calidad institucional. Instituto colombiano de normas técnicas y certificación (ICONTEC) 


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
4se incluye anexo la política ambiental. 2020-07-01
3Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
2Se ingresa un paso en el flujograma, relacionado con la identificación y gestión de los residuos peligrosos por parte de las unidades ejecutoras y se adjunta el manual para su correcto tratamiento2017-08-29
1Versión inicial2013-10-10


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