Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN AMBIENTAL
Código: P-RF-665	Versión: 5	Emisión: 2022-05-10

PROCESO

RECURSOS FíSICOS

OBJETIVO

Definir las acciones necesarias para dar cumplimiento a la Política de Gestión Ambiental de la Universidad de Caldas y las disposiciones legales ambientales aplicables, con el fin de generar compromiso con el medio ambiente, dentro y fuera de la institución.

ALCANCE

El procedimiento es aplicable a los campus y centros de practica de la Universidad de Caldas y comprende desde la definición de la política ambiental, hasta la formulación de acciones derivadas de los procesos de seguimiento y evaluación de resultados e impactos.

RESPONSABLES

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN AMBIENTAL:

Bajo la dirección del Vicerrector Administrativo como máxima autoridad, integrado además por un profesional que actuará como gestor ambiental y el equipo asesor integrado por el director del jardín botánico, líder del grupo interno de servicios generales, líder del grupo interno de Desarrollo Físico, Operario del Vivero y dos pasantes permanentes, tendrán cómo función principal, velar por el mejoramiento continuo de las condiciones ambientales en las instalaciones de la Universidad, mediante el cumplimiento de las disposiciones legales, la gestión ambiental preventiva (programas encaminados a promover la educación y la gestión ambiental) y la medición del comportamiento ambiental en la institución (uso eficiente de recursos).

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

ASPECTO AMBIENTAL:	Elemento de las actividades productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.
IMPACTO AMBIENTAL:	Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
MEDIO AMBIENTE:	Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
POLITICA AMBIENTAL:	Direcciones generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

La institución debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente sus lineamientos ambientales, los cuales se implementa bajo las siguientes etapas:

1. Establecimiento de la política ambiental donde se fijan los principios, objetivos y lineamientos del que hacer institucional. La alta dirección debe definir la política ambiental y asegurarse que, dentro de su alcance definido, se considere:

Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios.

Incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación, así como de cumplir con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales

Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales

Se documenta, implementa, mantiene y comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella

Está a disposición del público.

Está incorporada al Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas, como estrategia de apropiación e integración normativa y de gestión.

2. Identificación y evaluación de los aspectos e impactos ambientales, con el fin de darles una priorización que permita definir un control operacional a los aspectos e impactos de mayor significancia. También se identifican los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, con el fin de planear y definir el cumplimiento de los mismos. Finalmente se definen objetivos, metas y programas los cuales deberán ser en lo posible medibles y coherentes con la política ambiental.

3. Designación de recursos y funciones, competencia y formación, comunicación, documentación y control operacional, todo ello de acuerdo con la información identificada en la identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales y las necesidades resultantes de la política de gestión ambiental. También, es necesario tener en cuenta la preparación y respuesta ante emergencias ambientales.

4. Seguimiento y medición de indicadores ambientales, evaluación del cumplimiento legal, control de los registros y se programan auditorías internas para la revisión del cumplimiento de la política de Gestión Ambiental.

5. Elaboración de planes de mejoramiento con el fin de identificar las oportunidades de mejora para el total cumplimiento de los objetivos de la Política de Gestión Ambiental.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Actualizar política ambiental	Comité de política ambiental	Se realiza la revisión de la política ambiental de la Universidad, la cual define los lineamientos en materia de gestión ambiental y posterior a su aprobación será comunicada a toda la comunidad universitaria. TIEMPO: Cuando sea requerido Registro(Política ambiental de la Universidad de Caldas)
3	Identificar y analizar aspectos e impactos ambientales	Profesional Universitario – Gestor Ambiental	Se realiza la recopilación de la información referente a los aspectos e impactos ambientales generados en los campus y granjas de la Universidad por medio de una matriz. Una vez se identifican los aspectos e impactos ambientales, se define si la característica es positiva o negativa, si se encuentra en condiciones normales, anormales o potenciales y se califica en cuanto a probabilidad (frecuencia con que se evidencia el aspecto) y severidad (nivel de afectación a algún recurso), criterios evaluados en un rango de 1 a 3 puntos siendo 1 el más bajo y 3 el más alto. Se define los valores mayores a 4 como los de mayor significancia a los cuales se deberán intervenir como prioritarios. TIEMPO: Anualmente Ver Registro(Formato de Aspectos e Impactos Ambientales)
4	Identificar requisitos legales y otros requisitos	Profesional Universitario – Gestor Ambiental	Se realiza una identificación y revisión de los requisitos legales ambientales aplicables a la Universidad y se evalúa su cumplimiento, formulando las acciones correspondientes para garantizar el cabal cumplimiento de requisitos, previa identificación de debilidades. La verificación del nivel de cumplimiento de la Matriz de Requisitos Legales debe realizarse anualmente TIEMPO: Anualmente Ver Registro(Matriz de Requisitos Legales y otros Requisitos)
5	Definir objetivos, metas y programas	Comité ambiental	Los objetivos, metas y programas se definen una vez se tenga establecido y aprobado el plan de acción de la política ambiental e identificados los aspectos e impactos ambientales significativos y los requisitos legales ambientales. Para cada programa se deberán definir sus proyectos asociados, objetivos, metas e indicadores que permitan medir el desempeño de cada programa. Este procedimiento se deberá actualizar cada año, evaluar el desempeño de los programas y definir nuevos procedimientos e indicadores de desempeño. TIEMPO: Anualmente Registro(Plan de acción.)
6	Determinar Recursos, funciones y autoridad	Comité ambiental	A partir del Plan de Acción de Gestión Ambiental, debe identificarse las necesidades de recursos humanos, financieros, tecnológicos y de infraestructura para implementar los programas definidos y cumplir los objetivos propuestos TIEMPO: Anualmente Registro(Plan de acción.)
7	Definir competencia y formación	Profesional Universitario – Gestor Ambiental	Anualmente, se identifican las necesidades de formación para el mejoramiento de las competencias del personal relacionado con la Gestión Ambiental a partir de la función y rol desempeñado. Las necesidades de capacitación formal y no formal son solicitadas a la Oficina de Gestión Humana para ser incluidas en el plan anual de capacitación. Las actividades de socialización y sensibilización programadas por el Gestor Ambiental, serán incluidas en un cronograma de capacitaciones que será difundido dentro de la comunidad universitaria. TIEMPO: Anualmente Registro(Cronograma de formación ambiental)
8	Realizar actividades de difusión y comunicación	Profesional Universitario – Gestor Ambiental	La gestión ambiental se dará a conocer a través de infografías dispuestas en las redes sociales de la Universidad y enviados a los diferentes correos institucionales. El contenido de éstas dependerá de los programas aprobados por el comité ambiental y la sensibilización pertinente para garantizar el cuidado del ambiente en las diferentes instalaciones de la Universidad. TIEMPO: Anualmente Registro(Plan de comunicaciones )
9	Realizar seguimiento y medición a los indicadores	Comité ambiental	Anualmente, se debe realizar seguimiento a: • Indicadores de desempeño de Gestión Ambiental – GREEN METRIC. • Cumplimiento de las actividades de los programas definidos y los indicadores propuestos. • Cumplimiento de los planes de capacitación. Anualmente, se revisa la calificación de los factores ambientales, determinando el impacto de los programas en la disminución de la probabilidad o consecuencia de estos. TIEMPO: Anualmente
10	Evaluar cumplimiento legal	Profesional Universitario – Gestor Ambiental	Se deberá realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento legal aplicable a la Universidad, teniendo como base la matriz de requisitos legales la cual se estará actualizando conforme a la nueva normatividad decretada por los entes de control, garantizando que se ejecuten las actividades propuestas para garantizar un adecuado nivel de cumplimiento. TIEMPO: Anualmente Registro(Actualización de la matriz de requisitos legales)
11	Formular planes de mejoramiento	Comité ambiental	A partir de las actividades de seguimiento realizadas, se formulan planes de mejoramiento, de conformidad con lo establecido en el P-MM-789-PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA MEJORA TIEMPO: Cuando sea requerido Registro(Sistema planes de mejoramiento)
12	Fin.

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Actualización de la matriz de requisitos legales	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	-	ASUNTO
Cronograma de formación ambiental	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	-	ASUNTO
Formato de Aspectos e Impactos Ambientales	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	R-2200-P-RF-665	ASUNTO
Matriz de Requisitos Legales y otros Requisitos	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	R-2201-P-RF-665	ASUNTO
Plan de acción.	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	-	-
Plan de comunicaciones	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	-	ASUNTO
Política ambiental de la Universidad de Caldas	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	-	ASUNTO
Sistema planes de mejoramiento	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	-	-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción			Consultar

17	2017	POR EL CUAL SE EXPIDE LA POLITICA DE GESTION AMBIENTAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.

Normatividad Externa
Norma	Año	Descripción	Emitida Por	Observaciones	Consultar
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001	2004	EL Instituto colombiano de normas técnicas y certificación (ICONTEC), emite nuevas directrices relacionadas con la gestión de la calidad institucional.	Instituto colombiano de normas técnicas y certificación (ICONTEC)

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
5	Se cambia el nombre, se actualiza el objetivo, los responsables, se ajustan las definiciones y términos, se modifican actividades y se eliminan los pasos 12,13,14 y 15 del flujograma.	2022-05-10
4	se incluye anexo la política ambiental.	2020-07-01
3	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-18
2	Se ingresa un paso en el flujograma, relacionado con la identificación y gestión de los residuos peligrosos por parte de las unidades ejecutoras y se adjunta el manual para su correcto tratamiento	2017-08-29
1	Versión inicial	2013-10-10

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