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PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

PLANIFICACIóN

P-PL-676
Rige a partir de:
2018-05-29

Versión: 3
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12013-10-29
22014-07-28
32018-05-29

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Garantizar el desarrollo de obras físicas en las diferentes sedes de acuerdo a los lineamientos establecidos por el comité de infraestructura a través del plan de obras institucional y de conformidad con las necesidades de los usuarios.

ALCANCE:
El procedimiento incluye desde la planificación y seguimiento a la infraestructura física de la Universidad de Caldas hasta la entrega de las obras a los usuarios previo visto bueno del Interventor.

RESPONSABILIDAD:
1. Corresponde a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, planificar el crecimiento y la disposición de la infraestructura física de la Universidad, formulando y realizando seguimiento a los documentos maestros que orienten las obras a ejecutar.
2. Corresponde a los ordenadores del gasto, identificar las necesidades de crecimiento o intervención a la infraestructura física en los diferentes campus, aplicando criterios de prioridad, importancia y conveniencia para el mejoramiento en la prestación del servicio.
3. Corresponde al Comité de Infraestructura definir las obras a ejecutar de acuerdo a prioridades institucionales y disponibilidad presupuestal, previo análisis de requerimientos y solicitudes por parte de los Ordenadores del Gasto.
4. Corresponde al Comité de Infraestructura en pleno aprobar planos, diseños y propuestas de adecuación de espacios de las obras a ejecutar, al igual que presupuestos y especificaciones técnicas, verificando el cumplimiento de requisitos técnicos, requisitos de los usuarios y presupuestos.
5. Corresponde al Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación Sistemas, revisar los planos y presupuestos elaborados a partir de las especificaciones técnicas y realizar los procesos de interventoría a las obras ejecutadas, garantizando la conformidad de las mismas con lo dispuesto en los diseños.
6. Corresponde a Desarrollo Físico de la Vicerrectoría Administrativa identificar las necesidades de los usuarios en cuanto a adecuación y distribución de los espacios a intervenir, realizar los diseños de las obras, llevar a cabo la ejecución y supervisión de las mismas garantizando el cumplimiento de lo planificado.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
Obra: Proceso mediante el cual se materializa un proyecto de infraestructura sobre bienes inmuebles o terrenos de propiedad de la Universidad y se caracteriza por: obra nueva, adecuaciones civiles y suministro de mobiliario.

Adecuación/Remodelación: Actividades que propician el mejoramiento de los espacios físicos en un área determinada, tales como: funcionalidad, seguridad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene, mediante el rediseño del espacio.

Mobiliario y Dotación: Elementos ergonómicos que contribuyen a la funcionalidad y mejoramiento de la calidad del trabajo de los funcionarios, una mejor atención de los usuarios y elementos que contribuyan a la seguridad dentro del espacio.

Acta: Documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas.

Especificaciones Técnicas: Se refiere a todas las características que se deben cumplir para la ejecución de las obras hasta su debida terminación, incluyendo entre otros aspectos, las normas sobre los procedimientos para su elaboración, las exigencias a las que quedan sometidos los diferentes materiales a utilizar y las pruebas de control que se deben cumplir en las diferentes etapas de la construcción. Este conjunto de requisitos y normas están incluidos en los pliegos de condiciones (contratos de mayor cuantía) o de los requisitos generales (contratos de menor cuantía).

Garantía: Mecanismo de amparo que se exige para proteger al Contratante contra el riesgo de incumplimiento por parte del proponente o del Contratista, según el caso, durante la vigencia del proceso contractual y por periodos posteriores de acuerdo con los requisitos del contrato y el tipo de obra.

Plan de Acción: Es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción sirve como guía para brindar un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.

Supervisor: Es el representante directo del Contratante para ejercer el control, la vigilancia técnica, administrativa y financiera durante la ejecución del contrato.

Render: Es una imagen digital que se crea a partir de un modelo o escenario 3D, realizado en algún programa de computador especializado, cuyo objetivo es dar una apariencia realista desde cualquier perspectiva del modelo

DESARROLLO:

 1. PLAN DE OBRAS INSTITUCIONAL:El plan de obras institucional, contiene la proyección de obras de construcción y adecuación que las unidades académicas y administrativas elaboran a partir de las solicitudes que llegan al Comité de Obras, las que después de ser evaluadas y aprobadas, constituyen el plan para ser ejecutado durante la vigencia.

 
2.   COMITÉ DE INFRAESTRUCTURA: El Comité de Infraestructura está compuesto por el Vicerrector Administrativo, la Oficina de Servicios Generales, la Unidad de Desarrollo Físico, Gestión Ambiental, Salud Ocupacional y la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. El Comité es responsable de autorizar la ejecución de las obras de infraestructura física después de que la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Oficina de Desarrollo Físico haya establecido la prioridad de los requerimientos que realizan las unidades académicas y administrativas para incluirlo en el plan de obras institucional. De igual forma analiza y define la disponibilidad presupuestal y aprueba iniciativas para dar a conocer la viabilidad y sostenibilidad de cada obra.
 
3.   INTERVENTORÍA DE OBRAS: La interventoría de una obra física estará a cargo de una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. 
 
4.   SUPERVISIÓN: Todo contrato contará con un Supervisor y estará a cargo del servidor público que haya sido designado para tal fin, encargado de recibir a satisfacción el bien o servicio contratado, velar por la buena ejecución del contrato y efectuar la calificación del proveedor; quien será delegado por el Ordenador del Gasto, y deberá tener conocimiento relacionado con el objeto pactado en el contrato o convenio. El Supervisor no podrá haber participado en la evaluación de propuestas y/o selección del contratista y para contrataciones de oferta pública siempre se contratará de manera externa.

 
Las obras de infraestructura física de adecuación o construcción deben tener el aval para el uso de espacio brindado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, como instancia que vela por el cumplimiento de los lineamientos institucionales establecidos en la Universidad de Caldas. Para otorgar dicho aval, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas analizará la pertinencia de cara a la capacidad instalada disponible en cada campus y su efecto en la programación de las actividades académicas, al ordenamiento interno de los edificios, la ubicación de las redes de infraestructura y demás condiciones de funcionamiento.

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Revisar y/o actualizar Plan de Ordenamiento Físico de la universidad 0 Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Anualmente, se debe realizar revisión del Plan de Ordenamiento Físico de la universidad, documento que consolida las características de área, uso y destinación de los espacios de las diferentes sedes de la institución y las áreas que lo componen y establece los planes y proyectos de corto, mediano y largo plazo para la intervención de áreas o estructuras que permitan mejorar las condiciones de sus habitantes.

Registro(Plan de ordenamiento físico)
3 Analizar necesidades de crecimiento e intervención a la infraestructura física 2 Ordenadores del Gasto - Profesional universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas A partir del análisis del Plan de Acción Institucional, Plan de Acción de Facultad y Planes Operativos Anuales, se identifican los proyectos de intervención a la infraestructura física que las diferentes áreas han establecido como prioritarios a partir del análisis de necesidades académicas y administrativas y se definen aquellas a ejecutar en la presente vigencia.

Tiempo: Noviembre de cada año
4 Actualizar Plan de Obras Institucional. 3 Profesional universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, profesional universitario Oficina de Desarrollo Físico y Ordenadores del Gasto. De acuerdo a las obras identificadas a través de los instrumentos de planificación, el análisis de disponibilidad presupuestal y una posible visita a las sedes, se definen las obras a ejecutar elaborando el plan de obras de la vigencia.

La consolidación del plan de obras incluye los requerimientos de obra nueva, adecuación, mobiliario y dotación, evaluando los requisitos técnicos, normativos, de uso de espacios e institucionales, así como la estimación del costo.

Tiempo: Antes del inicio de la próxima vigencia.

Registro(Plan de obras de la vigencia)
5 Aprobar Plan de Obras Institucional. 4 Comité de Infraestructura La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas presenta la propuesta del plan de obras institucional con las necesidades identificadas y el costo de las mismas ante el Comité de Infraestructura para su aprobación final.

Tiempo: Al inicio de cada vigencia

Ver Registro(Formato Plan de Obras)
6 Realizar ajustes al Plan de Obras Institucional. 5 Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesional Universitario de Desarrollo Físico y Profesional Especializado de Ser Durante la vigencia, es posible que se presenten necesidades de mejoramiento de infraestructura por fuera de lo establecido en el plan de obras. Para este caso, la solicitud debe ser presentada por el ordenador del gasto a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, en donde se establecerá la pertinencia de la ejecución de las obras según criterios de importancia, y presupuesto disponible para finalmente, presentar la solicitud analizada al Comité de Infraestructura.

La oficina o unidad que requiere la obra, debe justificar la ejecución de la misma y la no inclusión de dicha necesidad en los instrumentos de planificación.

Tiempo: Durante la vigencia.

Registro(Oficio de solicitud)
7 Aprobar modificación del Plan de Obras Institucional 6 Comité de Infraestructura El Comité de Infraestructura analiza la disponibilidad de recursos y de espacios a intervenir y aprueba o niega la solicitud debidamente analizada.

Se incluye la obra con previo análisis de calendario académico, prioridad y tiempo estimado de ejecución.

Tiempo: Bimestral o cuando la prioridad de la obra lo requiera.

Registro(Acta Comite de Infraestructura)
8 Identificar requerimientos de la obra 7 Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico y de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, y Profesional Especializado de Servicio Generales Antes de realizar el diseño, se deben levantar los requerimientos específicos de la obra a través del reconocimiento del espacio a intervenir y la identificación de los requisitos de funcionalidad y uso. Igualmente debe concertarse el periodo en el cual debe ejecutarse la obra para no generar inconvenientes en el desarrollo de las actividades académicas.

Tiempo: Depende de la magnitud de la obra.

Ver Registro(Formato para la solicitud de intervención e identificación de requerimientos en la Planta Física)
9 Diseñar y presupuestar obras. 8 Profesional Universitario de Desarrollo Físico De acuerdo a las prioridades establecidas en el Comité de Infraestructura, se realiza el diseño de la obra teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Así mismo, debe incluir los planos arquitectónicos, amoblamiento, eléctricos, hidráulicos y de red, cuando la complejidad de la obra lo requiera.

Los planos elaborados por el Profesional de Desarrollo Físico deben ser firmados y enviados a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su revisión.

Tiempo: Depende de la magnitud de la obra.
10 Revisar y aprobar planos 9 Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesionales Universitarios de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y de Desarrollo Físico El Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas revisa los planos, propuestas y diseños de adecuación realizados por el Profesional Universitario de Desarrollo Físico y solicita los ajustes pertinentes. El plano o propuestas con la firma de quién elabora y quién revisa, son finalmente aprobado por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Tiempo: Cada vez que se diseñe una obra

Registro(VER PLANOS Y PRESUPUESTO)
11 Actualizar planos, propuestas o render 10 Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas El Profesional Universitario de Recursos Físicos envía en medio magnético los planos aprobados, propuestas o render para su actualización dentro del archivo de planos del edificio intervenido.

Registro(Planos, propuestas y render)
12 Aprobar ejecución de la obra 11 Comité de Infraestructura A partir de la revisión de los planos, el presupuesto y el plan de ejecución del contrato, el Comité de Infraestructura aprueba la realización de la obra y establece tiempos de entrega e intervención.

En el acta del Comité queda como evidencia la aprobación por los profesionales involucrados.

Tiempo: Bimestral o cuando la prioridad de la obra lo requiera.
13 Contratar la ejecución de la obra 12 Ordenador de Gasto Se realiza la solicitud para contratar la ejecución de la obra. La Oficina de contratación selecciona la modalidad a partir del monto de la cotización de las obras aprobadas.

Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido
14 Supervisar ejecución de la obra 13 Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico Desarrollo Físico a través de los profesionales asignados, dirige la ejecución de la obra en cuanto a la gestión de licencias, solicitud de realización de contratos y coordinación de la labor de seguimiento y supervisión.

Tiempo: Duración de la obra
15 Contratar interventoría 14 Profesional Universitario Oficina de Desarrollo Físico Cuando la complejidad de la extensión de la obra lo justifique, se toma la decisión de contratar una persona natural o jurídica que realice la interventoría teniendo en cuenta que tenga el conocimiento especializado en el tema.

Tiempo: Antes del inicio de la obra
16 Realizar la interventoría 15 Contratista El contratista realiza la interventoría de la obra y presenta los informes respectivos al supervisor del contrato de obra.

Tiempo: Durante la ejecución de la obra.

Registro(Informe de Interventoría)
17 Entregar obra 16 Profesional universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, profesional universitario Oficina de Desarrollo Físico. El profesional universitario de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el profesional universitario de la Oficina de Desarrollo Físico, realizan la entrega de la obra al usuario, proceso en el que se verifican las características de la obra, con las especificaciones formuladas y documentadas en el formato de requisitos.
18 FIN 17    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta Comite de Infraestructura
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
Formato Plan de Obras
OFICINA DE PLANEACION
R-1944-P-PL-676ASUNTO
Formato para la solicitud de intervención e identificación de requerimientos en la Planta Física
OFICINA DE PLANEACION
R-2247-P-PL-676E-OPS-012.3
Informe de Interventoría
DIVISION SERVICIOS GENERALES
-G-USG-003.1
Oficio de solicitud
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
-ASUNTO
Plan de obras de la vigencia
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
--
Plan de ordenamiento físico
OFICINA DE PLANEACION
-E-OPS-013.3
Planos, propuestas y render
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO
VER PLANOS Y PRESUPUESTO
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO

Normatividad del Documento:
Tipo: Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
00861 2008POR EL CUAL SE CONFORMA EL COMITE DE OBRA FISICA CON LOS SIGUIENTES FUNCIONARIOS: FABIO HERNANDO ARIAS O, ABELARDO RODRIGUEZ G, ANA MARIA VENEGAS Y OTROS.
 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Wilson IvÁn RamÍrez Murcia

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Julian Orozco Ospina

JEFE DE OFICINA
JULIAN OROZCO OSPINA

JEFE DE OFICINA

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