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PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

Código: P-PL-676
Versión: 6
Emisión: 2020-09-25

PROCESO PLANIFICACIóN

OBJETIVO
Garantizar el desarrollo de obras físicas en las diferentes sedes de acuerdo a los lineamientos establecidos por el comité de infraestructura a través del plan de obras institucional y de conformidad con las necesidades de los usuarios.

ALCANCE
El procedimiento incluye desde la planificación y seguimiento a la infraestructura física de la Universidad de Caldas hasta la entrega de las obras a los usuarios previo visto bueno del supervisor o Interventor, en los casos en que se solicite.

RESPONSABLES

  

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:

Planificar el crecimiento y la disposición de la infraestructura física de la Universidad, formulando y realizando seguimiento a los documentos maestros que orienten las obras a ejecutar

 

ORDENADORES DEL GASTO:
 

Identificar las necesidades de crecimiento o intervención a la infraestructura física en los diferentes campus, aplicando criterios de prioridad, importancia y conveniencia para el mejoramiento en la prestación del servicio

 COMITÉ DE INFRAESTRUCTURA:

Definir las obras a ejecutar de acuerdo a prioridades institucionales y disponibilidad presupuestal, previo análisis de requerimientos y solicitudes por parte de los Ordenadores del Gasto.

 
Emitir concepto de viabilidad para el desarrollo de las obras de infraestructura de la Universidad, a excepción de las obras de mantenimiento menores de bienes muebles e inmuebles, las cuales requieren únicamente el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS Y UNIDAD DE DESARROLLO FÍSICO DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA:

Identificar las necesidades de los usuarios en cuanto a adecuación y distribución de los espacios a intervenir, realizar los diseños de las obras, llevar a cabo la ejecución y de las mismas garantizando el cumplimiento de lo planificado.

 

Revisar los planos y presupuestos elaborados a partir de las especificaciones técnicas, garantizando la conformidad de las mismas con lo dispuesto en los diseños.

 

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS

OBRA:

Proceso mediante el cual se materializa un proyecto de infraestructura sobre bienes inmuebles o terrenos de propiedad de la Universidad y se caracteriza por: obra nueva, adecuaciones civiles y suministro de mobiliario.

ADECUACIÓN/REMODELACIÓN:

Actividades que propician el mejoramiento de los espacios físicos en un área determinada, tales como: funcionalidad, seguridad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene, mediante el rediseño del espacio.

MOBILIARIO Y DOTACIÓN:

Elementos ergonómicos que contribuyen a la funcionalidad y mejoramiento de la calidad del trabajo de los funcionarios, una mejor atención de los usuarios y elementos que contribuyan a la seguridad dentro del espacio.

ACTA:

Documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

Se refiere a todas las características que se deben cumplir para la ejecución de las obras hasta su debida terminación, incluyendo entre otros aspectos, las normas sobre los procedimientos para su elaboración, las exigencias a las que quedan sometidos los diferentes materiales a utilizar y las pruebas de control que se deben cumplir en las diferentes etapas de la construcción. Este conjunto de requisitos y normas están incluidos en los pliegos de condiciones (contratos de mayor cuantía) o de los requisitos generales (contratos de menor cuantía).

GARANTÍA:

Mecanismo de amparo que se exige para proteger al Contratante contra el riesgo de incumplimiento por parte del proponente o del Contratista, según el caso, durante la vigencia del proceso contractual y por periodos posteriores de acuerdo con los requisitos del contrato y el tipo de obra.

PLAN DE ACCIÓN:

 Es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción sirve como guía para brindar un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.

SUPERVISOR:

Es el representante directo del Contratante para ejercer el control, la vigilancia técnica, administrativa y financiera durante la ejecución del contrato.

 


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

PLAN DE OBRAS INSTITUCIONAL: Contiene la proyección para la construcción y adecuación de las obras que las unidades académicas y administrativas elaboran a partir de las solicitudes enviadas a la Oficina Asesora de Planeación y a la Unidad de Desarrollo Físico, la cuales a su vez, son presentadas al Comité de Infraestructura, previo anáñisis de viabilidad, para posteriormente ser evaluadas y aprobadas, constituyendo el plan de obras a ser ejecutado durante la vigencia.

 

COMITÉ DE INFRAESTRUCTURA: El Comité de Infraestructura está compuesto por el Vicerrector Administrativo, la Oficina de Servicios Generales, la Unidad de Desarrollo Físico, Gestión Ambiental, Seguridad y salud en el trabajo y la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. El Comité es responsable de autorizar la ejecución de las obras de infraestructura física después de que la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. El Comité es responsable de autorizar la ejecución de las obras de infraestructura física después de que la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Unidad de Desarrollo Físico hayan establecido la prioridad de los requerimientos que realizan las unidades académicas y administrativas para inclurilo en el plan de obras institucional. De igual forma analiza y define la disponibilidad presupuestal y aprueba iniciativas para dar a conocer la viabilidad y sostenibilidad de cada obra. El Concepto de viabilidad para el desarrollo de las obras de infraestructura de la Universidad por parte del Comité, se da únicamente para las obras mayores, las obras menores son aprobadas directamente por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

 

INTERVENTORÍA DE OBRAS: La interventoría de una obra física estará a cargo de una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. 

 

SUPERVISIÓN: Todo contrato contará con un Supervisor y estará a cargo del servidor público que haya sido designado para tal fin, encargado de recibir a satisfacción el bien o servicio contratado, velar por la buena ejecución del contrato y efectuar la calificación del proveedor; quien será delegado por el Ordenador del Gasto, y deberá tener conocimiento relacionado con el objeto pactado en el contrato o convenio. El Supervisor no podrá haber participado en la evaluación de propuestas y/o selección del contratista. Las responsabilidades del supervisor están descritas en el I-CC-438 INSTRUCTIVO PARA LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA DE LOS CONTRATOS.

 

Las obras de infraestructura física de adecuación o construcción deben tener el aval para el uso de espacio brindado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, como instancia que vela por el cumplimiento de los lineamientos institucionales establecidos en la Universidad de Caldas. Para otorgar dicho aval, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas analizará la pertinencia de cara a la capacidad instalada disponible en cada campus y su efecto en la programación de las actividades académicas, al ordenamiento interno de los edificios, la ubicación de las redes de infraestructura y demás condiciones de funcionamiento.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Revisar y/o actualizar Plan de Ordenamiento Físico de la universidad Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se debe revisar y/o actualizar el Plan de Ordenamiento Físico de la Universidad, documento que consolida las características de área, uso y destinación de los espacios de las diferentes sedes de la institución y las áreas que lo componen y establece los planes y proyectos de corto, mediano y largo plazo para la intervención de áreas o estructuras que permitan mejorar las condiciones de sus habitantes.

Tiempo: Cuando sea requerido.

Registro(Plan de ordenamiento físico)
3 Analizar necesidades de crecimiento e intervención a la infraestructura física Ordenadores del Gasto A partir del análisis del Plan de Acción Institucional, Plan de Acción de Facultad y Planes Operativos Anuales, se identifican los proyectos de intervención a la infraestructura física de gran alcance que las diferentes áreas han establecido como prioritarios a partir del análisis de necesidades académicas y administrativas y se definen aquellas a ejecutar en la presente vigencia.

Tiempo: Noviembre de cada año.
4 Actualizar Plan de Obras Institucional. Ordenadores del Gasto, Profesional universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesional Universitario Unidad de Desarrollo Físico. De acuerdo a las obras identificadas a través de los instrumentos de planificación, el análisis de disponibilidad presupuestal y una posible visita a las sedes, se definen las obras a ejecutar elaborando el plan de obras de la vigencia.

La consolidación del plan de obras incluye los requerimientos de obra nueva, adecuación, mobiliario y dotación, evaluando los requisitos técnicos, normativos, de uso de espacios e institucionales, así como la estimación del costo.

Tiempo: Durante la vigencia.

Registro(Plan de obras de la vigencia)
5 Aprobar Plan de Obras Institucional. Comité de Infraestructura Se presenta la propuesta del plan de obras institucional con las necesidades identificadas y el costo de las mismas ante el Comité de Infraestructura para su aprobación final.

Tiempo: Durante la vigencia.

Ver Registro(Formato Plan de Obras)
6 Realizar ajustes al Plan de Obras Institucional. Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesional Universitario de Desarrollo Físico Durante la vigencia, es posible que se presenten necesidades de mejoramiento de infraestructura por fuera de lo establecido en el plan de obras. Para este caso, la solicitud debe ser presentada por el ordenador del gasto a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y a la Unidad de Desarrollo Físico, en donde se establecerá la pertinencia de la ejecución de las obras según criterios de importancia, y presupuesto disponible.

La oficina o unidad que requiere la obra, debe justificar la ejecución de la misma y la no inclusión de dicha necesidad en los instrumentos de planificación.

Tiempo: Durante la vigencia.

Registro(Oficio de solicitud por parte de los Ordenadores del Gasto)
7 Aprobar modificación del Plan de Obras Comité de Infraestructura - Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas El Comité de Infraestructura analiza la disponibilidad de recursos y de espacios a intervenir y aprueba o niega la solicitud debidamente analizada, a excepción de las obras menores de bienes muebles e inmuebles, las cuales requieren únicamente la aprobación del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Tiempo: Cuando sea requerido.

Registro(Oficio de aprobación de la Oficina Asesora de Planeación o Acta de Comité de Infraestructura)
8 Identificar requerimientos de la obra Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico y de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Antes de realizar el diseño, se deben levantar los requerimientos específicos de la obra a través del reconocimiento del espacio a intervenir y la identificación de los requisitos de funcionalidad y uso. Igualmente debe concertarse el periodo en el cual debe ejecutarse la obra para no generar inconvenientes en el desarrollo de las actividades académicas.

Tiempo: Depende de la magnitud de la obra.
9 Diseñar y presupuestar obras. Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación, Profesional Universitario de Desarrollo Físico Se realiza el diseño de la obra de acuerdo a los requerimientos del Ordenador del Gasto, mediante la elaboración de planos arquitectónicos, amoblamiento, eléctricos, hidráulicos y de red, cuando la complejidad de la obra lo requiera. Asimismo, se elabora el presupuesto de la misma, de acuerdo a las cotizaciones de los proponentes.

Tiempo: Depende de la magnitud de la obra.
10 Aprobar obras Ordenador del Gasto Los profesionales universitarios de Desarrollo Físico y/o de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas revisan en conjunto con el Ordenador del Gasto, el diseño y presupuesto de las obras para su aprobación final y posterior inicio de la contratación.

Tiempo: Permanente.
11 Contratar la ejecución de la obra Ordenador de Gasto Contratación Supervisor Se realiza la solicitud para contratar la ejecución de la obra ante la Oficina de contratación, la cual selecciona la modalidad a partir del monto de la cotización de las obras aprobadas, designa el supervisor, define los tiempos de ejecución y la documentación legal y contractual que se requiere para el desarrollo de la misma.

Tiempo: De acuerdo a los tiempos establecidos para la ejecución de la obra.

Ver: P-RF-687 Procedimiento para la ejecución y supervisión de obras de infraestructura física
12 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Formato Plan de Obras
OFICINA DE PLANEACION
R-1944-P-PL-676ASUNTO
Oficio de aprobación de la Oficina Asesora de Planeación o Acta de Comité de Infraestructura
OFICINA DE PLANEACION
--
Oficio de solicitud por parte de los Ordenadores del Gasto
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
--
Plan de obras de la vigencia
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
--
Plan de ordenamiento físico
OFICINA DE PLANEACION
-E-OPS-013.3

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
1136 2014POR LA CUAL SE CREA EL COMITE DE INFRAESTRUCTURA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE DERROGAN LAS RESOLUCIONES Nº 0861 DEL 22 DE OCTUBRE DEL 2008 Y LA 1021 DEL 21 DE NOVIEMBRE DE 2008.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
6Se ajustan los responsables, las definiciones y términos, las políticas y condiciones de operación y el flujograma.2020-09-25
5Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
4Se actualiza la normativa del documento. 2019-06-12
3Actualización del objetivo y ajustes a definiciones y términos..2018-05-29
2Al inicio del flujograma en las primeras actividades, debe incluirse dentro de las actividades del planear, los instrumentos de planificación que son usados para la identificación de necesidades de infraestructura, de manera que se garantiza previsión de las obras requeridas en las diferentes sedes a partir del análisis de las diversas condiciones académicas y administrativas, generando como insumos, necesidades reales y de alto impacto. Se pretende evitar que las obras de infraestructura, correspondan a necesidades puntuales que van surgiendo durante la vigencia, por el contrario, los instrumentos de planificación deben generar las necesidades en el largo, mediano y corto plazo, de manera que el plan de obras lo constituyan aquellas obras que a partir de dicha planificación se decida ejecutar en la correspondiente vigencia previo análisis de la totalidad de necesidades. 2014-07-28
1Versión inicial2013-10-29


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