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PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO, EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA

Código: P-RF-687
Versión: 4
Emisión: 2021-01-26

PROCESO RECURSOS FíSICOS

OBJETIVO
Garantizar la ejecución de obras físicas en la Universidad de Caldas de conformidad a lo planificado, diseñado y aprobado por los ordenadores del gasto, Comité de Infraestructura u Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, con el fin de satisfacer los requerimientos establecidos y optimizar los recursos invertidos.

ALCANCE
Este procedimiento incluye el ejercicio de la labor de supervisión técnica, administrativa y financiera de los contratos de obra civil pública de la infraestructura física de la Universidad de Caldas a partir de los diseños realizados, hasta la entrega de la obra ejecutada.

RESPONSABLES
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Revisar los planos y presupuestos elaborados a partir de las especificaciones técnicas y realizar los procesos de interventoría a las obras ejecutadas, garantizando la conformidad de las mismas con lo dispuesto en los diseños. 
PROFESIONALES DE DESARROLLO FÍSICO:  Diseñar las obras de infraestructura aprobadas en el plan de obras y velar por el cumplimiento de los contratos a través de visitas de control y seguimiento donde se establezcan los estados reales de las mismas. Asimismo debe realizar la evaluación de los proveedores y todo lo concerniente a la liquidación de los contratos.

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS
OBRA:   Proceso mediante el cual se materializa un proyecto de infraestructura sobre bienes inmuebles o terrenos de propiedad de la Universidad y se caracteriza por: obra nueva, adecuaciones civiles y suministro de mobiliario. 
ADECUACIÓN/REMODELACIÓN: Actividades que propician el mejoramiento de los espacios físicos en un área determinada, tales como: funcionalidad, seguridad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene, mediante el rediseño del espacio. 
MOBILIARIO Y DOTACIÓN:  Elementos ergonómicos que contribuyen a la funcionalidad y mejoramiento de la calidad del trabajo de los funcionarios, una mejor atención de los usuarios y elementos que contribuyan a la seguridad dentro del espacio. 
ACTA:  Documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas. 
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:  Se refiere a todas las características que se deben cumplir para la ejecución de las obras hasta su debida terminación, incluyendo entre otros aspectos, las normas sobre los procedimientos para su elaboración, las exigencias a las que quedan sometidos los diferentes materiales a utilizar y las pruebas de control que se deben cumplir en las diferentes etapas de la construcción. Este conjunto de requisitos y normas están incluidos en los pliegos de condiciones (contratos de mayor cuantía) o de los requisitos generales (contratos de menor cuantía). 
CONTRATISTA:  Es la persona natural o jurídica, el consorcio o la unión temporal que, en virtud del contrato que se derive de la licitación o contratación directa, contrae la obligación de ejecutar las obras materiales objeto del mismo y asume las responsabilidades que el contrato le impone. 
PLANTA FÍSICA:  Se define como planta física todos aquellos espacios naturales y modificados circunscritos dentro de la poligonal que define el área destinada para el desarrollo de todas las actividades inherentes a la misión de la docencia, investigación y extensión de la Universidad. Dichos espacios se pueden agrupar en: 
• Edificaciones 
• Áreas de circulación (vehicular y peatonal) 
• Áreas de servicio 
• Áreas deportivas 
• Áreas por desarrollar 
• Áreas de protección ambiental 
PROYECTO:  Es el conjunto de antecedentes que permiten definir en forma suficiente la obra por realizar, que incluye los pliegos de condiciones, planos generales, especificaciones técnicas, los estudios, diseños y otros. 
REDISEÑO:  Acción de modificar los diseños originales de un edificio o estructura similar, generalmente de anteproyectos o proyectos definidos.

 


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

SUPERVISIÓN:


Todo contrato contará con un Supervisor y estará a cargo del servidor público que haya sido designado para tal fin, encargado de recibir a satisfacción el bien o servicio contratado, velar por la buena ejecución del contrato y efectuar la calificación del proveedor; quien será delegado por el Ordenador del Gasto, y deberá tener conocimiento relacionado con el objeto pactado en el contrato o convenio. El Supervisor no podrá haber participado en la evaluación de propuestas y/o selección del contratista.


Funciones del Supervisor:


a. Recibir el bien o servicio contratado, constatando que se encuentre en buenas condiciones o que el servicio haya sido adecuadamente prestado y que no hubo queja por parte de los usuarios.

b. Diligenciar el acta de recibo a satisfacción donde igualmente deberá efectuarse la evaluación del proveedor.

c. Hacer al Ordenador, las recomendaciones que considere necesarias.

d. En los contratos de tracto sucesivo, dará el visto bueno en la factura o cuenta de cobro, para efectos de pago, identificándose con firma, nombre y cédula.

e. Requerir por escrito al contratista cuantas veces sea necesario, cuando incumpla alguna de las obligaciones pactadas e informar al Ordenador del Gasto con copia al líder del grupo de contratación de la Secretaría General.


El Supervisor designado siempre debe revisar la siguiente información y conceptuar en caso de inconsistencias respecto a:


  • Diseños, presupuestos, especificaciones y plazos con el alcance de la obra.
  • Viabilidad del proyecto en el sitio o lote definido para su ejecución.
  • Suficiencia de la información para la correcta ejecución de la obra
  • Conformidad del proyecto con requisitos legales: normatividad técnica, urbanística y aprobaciones correspondientes.


REUNIÓN TÉCNICA DE INICIACIÓN:


1. Verificar que el contratista conoce las condiciones iniciales de obra, ha estudiado los planos y posee la información necesaria para su desarrollo.


2. Socializar la obra con los usuarios y responsables del espacio, campus y edificio y acordar con ellos los servicios generales, las condiciones logísticas y de seguridad.


3. Revisar el estado del lugar donde se desarrollará la obra antes de iniciar su ejecución, al igual que el mobiliario para ser reubicado y/o entregados al almacén, registrando las condiciones visibles que puedan repercutir en el desarrollo de la misma.


INTERVENTORÍA DE OBRAS: La interventoría de una obra física estará a cargo de una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.


 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Gestionar pago del anticipo Profesional Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico De acuerdo a las condiciones contractuales, se gestiona el pago del anticipo al Contratista mediante la suscripción de la respectiva acta, verificando la existencia de un plan global de inversión del anticipo.

TIEMPO: Cuando sea requerido.
3 Establecer cronograma Profesional Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico Se define con el contratista el cronograma de actividades del contrato a ejecutar, estableciendo claramente la secuencia de actividades, responsables, tiempos y términos, asegurando que se incluyan todas las etapas necesarias para el desarrollo de la obra.

TIEMPO: Depende de la complejidad de la obra.
4 Ejecutar obra Contratista El contratista lleva a cabo las actividades definidas en el contrato teniendo en cuenta cronograma establecido con el supervisor.

Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido.
5 Coordinar visitas para el seguimiento de la obra. Profesional Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico El Supervisor coordina reuniones y visitas de seguimiento para verificar las condiciones de ejecución del contrato y la labor realizada por el Contratista. Deben verificarse las actividades realizadas frente a lo establecido en el contrato y teniendo en cuenta el cronograma definido.

TIEMPO: Según la magnitud de la obra.
6 Autorizar pagos parciales Profesional Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico De acuerdo a la programación de pagos convenida en el contrato y una vez agotado el anticipo, el Supervisor autoriza la realización de pagos parciales con base en los cortes sobre la ejecución de las obras.

TIEMPO: Cuando sea requerido.

Ver procedimientos de contratación directa (P-CC- 761) y pública.(P-CC-762)

7 Evaluar los proveedores y realizar el acta de recibo a satisfacción de la obra. Profesional Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico Una vez finalizada la obra, se realiza visita de validación conjunta con el Contratista, con el fin de verificar que la obra se haya ejecutado de acuerdo a las especificaciones del contrato y se establece un plazo de terminación para la misma. Una vez ejecutadas todas las actividades pendientes, se elabora el acta de recibo a satisfacción de la obra y se evalúan los proveedores.

TIEMPO: Al finalizar la obra.

Ver procedimientos de contratación directa y pública.
8 Tramitar liquidación del contrato Profesional Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico El Supervisor de la obra tramita la liquidación del contrato con la firma del Ordenador del Gasto respectivo quien revisa y aprueba para finalmente hacer cierre financiero del contrato.

TIEMPO: Al finalizar el contrato.
9 Realizar informe de supervisión de la obra Profesional Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesionales Universitarios de Desarrollo Físico El Profesional de Desarrollo Físico hace el informe de supervisión de la obra que evidencie el cumplimiento de los requisitos técnicos, administrativos y contractuales por parte del Contratista.

TIEMPO: Una vez finalizada la obra.

Ver Registro(Formato para el informe de supervisión de la obra)
10 Contratar interventoría Oficina de Contratación - Supervisión Cuando la complejidad de la extensión de la obra lo justifique, se toma la decisión de contratar una persona natural o jurídica que realice la interventoría teniendo en cuenta que tenga el conocimiento especializado en el tema.

Tiempo: Antes del inicio de la obra
11 Realizar interventoría Contratista Se realiza la interventoría de la infraestructura física de la Universidad, determinando durante la ejecución del contrato el avance y cumplimiento de las obligaciones contraídas en términos de oportunidad, utilización de los recursos y calidad de los bienes y servicios contratados. Una vez verificado el cumplimiento de los términos, se elaboran las actas que sean necesarias para constatar la labor realizada, utilizando registros gráficos y escritos.

El Interventor estudia y conceptúa sobre la viabilidad de aceptar modificaciones contractuales, ya sean solicitudes de prorroga o adiciones. Asimismo registra cronológicamente los pagos y controla las vigencias de las garantías.

TIEMPO: Durante la ejecución de la obra.
12 Entregar obra Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Profesional Universitario Desarrollo Físico. El Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el Profesional Universitario de Desarrollo Físico realizan la entrega de la obra al Ordenador del Gasto, proceso en el que se verifican las características de la obra, con las especificaciones formuladas y documentadas en el formato de requisitos.

TIEMPO: Cuando finalice la obra.
13 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Formato para el informe de supervisión de la obra
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
R-2333-P-RF-687ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
00861 2008POR EL CUAL SE CONFORMA EL COMITE DE OBRA FISICA CON LOS SIGUIENTES FUNCIONARIOS: FABIO HERNANDO ARIAS O, ABELARDO RODRIGUEZ G, ANA MARIA VENEGAS Y OTROS.
01021 2008POR EL CUAL SE DENOMINA AL COMITE DE LA SIGUIENTE MANERA: COMITE DE INFRAESTRUCTURA FISICA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
4Se actualiza el documento de acuerdo a las condiciones actuales en las que se desarrolla la actividad. 2021-01-26
3Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
2Se cambia responsable en el paso 8

Se retira formato en el paso 11
2016-02-18
1Versión inicial2014-09-18


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