Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Código: P-RF-687	Versión: 6	Emisión: 2023-10-27

PROCESO

RECURSOS FíSICOS

OBJETIVO

Garantizar la ejecución de obras físicas en la Universidad de Caldas de conformidad a lo planificado, diseñado y aprobado, con el fin de satisfacer los requerimientos establecidos y optimizar los recursos invertidos.

ALCANCE

Este procedimiento comienza con la planificación para la ejecución de las obras, pasando por el ejercicio de la labor de supervisión técnica, administrativa y financiera de los contratos de obra civil pública de la infraestructura física de la Universidad de Caldas a partir de los diseños realizados, hasta la entrega de la obra ejecutada.

RESPONSABLES

GRUPO INTERNO DE DESARROLLO FÍSICO:

Velar por el cumplimiento de los contratos a través de visitas de control y seguimiento a las obras. Asimismo, debe realizar la evaluación de los proveedores y todo lo concerniente a la liquidación de los contratos.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

OBRA:	Proceso mediante el cual se materializa un proyecto de infraestructura sobre bienes inmuebles o terrenos de propiedad de la Universidad y se caracteriza por: obra nueva, adecuaciones civiles y suministro de mobiliario. .
ADECUACIÓN/REMODELACIÓN:	Actividades que propician el mejoramiento de los espacios físicos en un área determinada, tales como: funcionalidad, seguridad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene, mediante el rediseño del espacio.
MOBILIARIO Y DOTACIÓN:	Elementos ergonómicos que contribuyen a la funcionalidad y mejoramiento de la calidad del trabajo de los funcionarios, una mejor atención de los usuarios y elementos que contribuyan a la seguridad dentro del espacio.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:	Se refiere a todas las características que se deben cumplir para la ejecución de las obras hasta su debida terminación, incluyendo entre otros aspectos, las normas sobre los procedimientos para su elaboración, las exigencias a las que quedan sometidos los diferentes materiales a utilizar y las pruebas de control que se deben cumplir en las diferentes etapas de la construcción. Este conjunto de requisitos y normas están incluidos en los pliegos de condiciones (contratos de mayor cuantía) o de los requisitos generales (contratos de menor cuantía).
CONTRATISTA:	Es la persona natural o jurídica, el consorcio o la unión temporal que, en virtud del contrato que se derive de la licitación o contratación directa, contrae la obligación de ejecutar las obras materiales objeto de este y asume las responsabilidades que el contrato le impone.
PLANTA FÍSICA:	Se define como planta física todos aquellos espacios naturales y modificados circunscritos dentro de la poligonal que define el área destinada para el desarrollo de todas las actividades inherentes a la misión de la docencia, investigación y extensión de la Universidad. Dichos espacios se pueden agrupar en: • Edificaciones • Áreas de circulación (vehicular y peatonal) • Áreas de servicio • Áreas deportivas • Áreas por desarrollar • Áreas de protección ambiental
REDISEÑO:	Acción de modificar los diseños originales de un edificio o estructura similar, generalmente de anteproyectos o proyectos definidos.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

SUPERVISIÓN: Se debe garantizar la idoneidad del supervisor de acuerdo con la naturaleza del contrato.

Todo contrato contará con un Supervisor y estará a cargo del servidor público que haya sido designado para tal fin, encargado de recibir a satisfacción el bien o servicio contratado, velar por la buena ejecución del contrato y efectuar la calificación del proveedor; quien será delegado por el Ordenador del Gasto, y deberá tener conocimiento relacionado con el objeto pactado en el contrato o convenio. El Supervisor no podrá haber participado en la evaluación de propuestas y/o selección del contratista.

Funciones del Supervisor:

a. Recibir el bien o servicio contratado, constatando que se encuentre en buenas condiciones o que el servicio haya sido adecuadamente prestado y que no hubo queja por parte de los usuarios.

b. Diligenciar el acta de recibo a satisfacción donde igualmente deberá efectuarse la evaluación del proveedor.

c. Hacer al Ordenador del gasto, las recomendaciones que considere necesarias.

d. En los contratos de tracto sucesivo, dará el visto bueno en la factura o cuenta de cobro, para efectos de pago, identificándose con firma, nombre y cédula.

e. Requerir por escrito al contratista cuantas veces sea necesario, cuando incumpla alguna de las obligaciones pactadas e informar al Ordenador del Gasto con copia al líder del grupo de contratación de la Secretaría General.

f. Diligenciar completamente y de manera clara el formato de supervisión de obra estipulado en el flujograma de este procedimiento.

g. Verificar la seguridad social de todos los intervinientes en las obras.

El Supervisor designado siempre debe revisar la siguiente información y conceptuar en caso de inconsistencias respecto a:

Diseños, presupuestos, especificaciones y plazos con el alcance de la obra.
Viabilidad del proyecto en el sitio o lote definido para su ejecución.
Suficiencia de la información para la correcta ejecución de la obra
Conformidad del proyecto con requisitos legales: normatividad técnica, urbanística y aprobaciones correspondientes.

INTERVENTORÍA DE OBRAS: La interventoría de una obra física estará a cargo de una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión de este lo justifiquen.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio.
2	Elaborar cronograma de ejecución de obras	Líder grupo interno de desarrollo físico	Según el Plan de obras aprobado, el Líder del grupo interno de desarrollo físico elabora el cronograma de ejecución de las obras, de acuerdo con la priorización de los requerimientos técnicos y los recursos disponibles. Tiempo: Anual
3	Planificar la ejecución de la obra	Grupo interno de Desarrollo Físico	Se establecen las especificaciones técnicas de cada una de las obras y el presupuesto requerido para la ejecución de estas, de acuerdo con los diseños previos, con el fin de facilitar su priorización y categorización. Cuando sea requerido se podrán solicitar modificaciones al diseño, garantizando que la obra cumpla en todo momento con lo aprobado y lo requerido. Tiempo: Permanente
4	Presentar al Comité de infraestructura	Líder del Grupo Interno de Desarrollo Físico	El Líder del grupo interno presenta la planificación de las obras a ejecutar durante la vigencia, de acuerdo con la priorización establecida en el plan de obras. El Comité de infraestructura aprueba la viabilidad de las obras. Tiempo: En sesión de comité de infraestructura. Registro(Actas del comité de infraestructura)
5	Gestionar contrato	Grupo interno de Desarrollo Físico	Se realizan las gestiones con el Grupo interno de contratación para la elaboración del contrato. Ver P-CC-761-PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR POR CONTRATACIÓN DIRECTA Ver P-CC-762-PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR POR CONVOCATORIA PÚBLICA Tiempo: Permanente.
6	Ejecutar obra	Contratista	El contratista lleva a cabo las actividades definidas en el contrato teniendo en cuenta cronograma establecido con el supervisor y las actividades definidas por el Grupo interno de Contratación en sus procedimientos. Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido. Registro(Documentos contractuales de la obra)
7	Realizar supervisión de las obras	Supervisor	El supervisor coordina reuniones y visitas de seguimiento para verificar las condiciones de ejecución del contrato y la labor realizada por el contratista. Deben verificarse las actividades realizadas frente a lo establecido en el contrato y teniendo en cuenta el cronograma definido. Durante el desarrollo de la obra se retroalimenta a las partes interesadas sobre los cambios que se puedan generar en la ejecución de esta y se registran en el formato las novedades (cambios en el diseño, en la ejecución de la obra, en el cronograma establecido, etc.). Tiempo: Permanente Ver Registro(Formato para el informe de supervisión de la obra)
8	Evaluar los proveedores y realizar el acta de recibo a satisfacción de la obra.	Supervisor Líder grupo interno Desarrollo físico	Una vez finalizada la obra, se realiza visita de validación conjunta con el contratista, con el fin de verificar que la obra se haya ejecutado de acuerdo con las especificaciones del contrato y se establece un plazo de terminación para la misma. Una vez ejecutadas todas las actividades pendientes, se elabora el acta de recibo a satisfacción de la obra y se evalúan los proveedores. Tiempo: Al finalizar la obra.
9	Tramitar liquidación del contrato	Supervisor Líder grupo interno Desarrollo físico	El Supervisor de la obra tramita la liquidación del contrato con la firma del Ordenador del Gasto respectivo quien revisa y aprueba para finalmente hacer cierre financiero del contrato. Tiempo: Al finalizar el contrato.
10	Realizar informe de supervisión de la obra	Supervisor Líder grupo interno Desarrollo físico	El supervisor realiza el informe de supervisión de la obra que evidencie el cumplimiento de los requisitos técnicos, administrativos y contractuales por parte del Ccntratista. El líder del grupo interno revisa la información proporcionada por el supervisor y firma el formato de supervisión de obra. Tiempo: Una vez finalizada la obra. Ver Registro(Formato para el informe de supervisión de la obra)
11	Contratar interventoría	Grupo interno de Contratación - Supervisión	Cuando la complejidad de la extensión de la obra lo justifique, se toma la decisión de contratar una persona natural o jurídica que realice la interventoría teniendo en cuenta que tenga el conocimiento especializado en el tema. Tiempo: Antes del inicio de la obra
12	Realizar interventoría	Contratista	Se realiza la interventoría de la infraestructura física de la Universidad, determinando durante la ejecución del contrato el avance y cumplimiento de las obligaciones contraídas en términos de oportunidad, utilización de los recursos y calidad de los bienes y servicios contratados. Una vez verificado el cumplimiento de los términos, se elaboran las actas que sean necesarias para constatar la labor realizada, utilizando registros gráficos y escritos. El Interventor estudia y conceptúa sobre la viabilidad de aceptar modificaciones contractuales, ya sean solicitudes de prorroga o adiciones. Asimismo registra cronológicamente los pagos y controla las vigencias de las garantías. Tiempo: Durante la ejecución de la obra.
13	Entregar obra	Supervisor Líder de Grupo Interno Desarrollo Físico	El Líder del Grupo interno de Desarrollo Físico realiza la entrega de la obra al Ordenador del Gasto, proceso en el que se verifican las características de la obra, con las especificaciones formuladas y documentadas en el formato de requisitos. Se socializa con las partes interesadas y anexo al informe acta de entrega de obra, se registran las novedades. Tiempo: Cuando finalice la obra. Registro(Acta de entrega de obra)
14	Formular planes de mejora.	Vicerrectoría Administrativa y Líder de Grupo interno de desarrollo físico.	El Líder del Grupo Interno de desarrollo físico de manera conjunta con la Vicerrectoría Administrativa, verifican cumplimiento de objetivos, toman acciones correctivas y plantean acciones de mejora. Tiempo: Cuando sea requerido.
15	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Acta de entrega de obra	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	-	-
Actas del comité de infraestructura	VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA	-	-
Documentos contractuales de la obra	SECRETARIA GENERAL	-	-
Formato para el informe de supervisión de la obra	SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA	R-2333-P-RF-687	ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción	Consultar
00861	2008	POR EL CUAL SE CONFORMA EL COMITE DE OBRA FISICA CON LOS SIGUIENTES FUNCIONARIOS: FABIO HERNANDO ARIAS O, ABELARDO RODRIGUEZ G, ANA MARIA VENEGAS Y OTROS.
01021	2008	POR EL CUAL SE DENOMINA AL COMITE DE LA SIGUIENTE MANERA: COMITE DE INFRAESTRUCTURA FISICA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

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