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PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS |
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PROCESO | PLANIFICACIóN |
OBJETIVO |
Diseñar e implementar metodologías que favorezcan la efectiva ejecución de programas y proyectos que lleven al cumplimiento de la estrategia institucional plasmada en el Proyecto Educativo Institucional, Plan de Desarrollo y Plan de Acción Institucional. |
ALCANCE |
El procedimiento inicia con el reconocimiento de los instrumentos de planificación estratégica institucional, plantea la formulación de los instrumentos de tipo táctico y operativo y establece los mecanismos de seguimiento y formulación de acciones correctivas que permita garantizar el cumplimiento de la estrategia desde las diferentes unidades académico-administrativas. |
RESPONSABLES | ||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||||||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
La planificación estratégica y táctica, responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, inicia con el reconocimiento, apoyo a la formulación y revisión periódica de los documentos estratégicos de la institución, el Proyecto Educativo Institucional y el Plan de Desarrollo, con los que se pretende garantizar el cumplimiento de las líneas estratégicas allí trazadas, a través de la formulación de los planes de acción y operativos a nivel de dependencias y facultades, los proyectos correspondientes y el plan de adquisiciones, de manera que la estrategia sea llevada a la realidad y traducida en la contratación de bienes y servicios.
El Proyecto Educativo y Plan de Desarrollo son formulados por periodos de tiempo definidos establecidos por el Consejo Superior y deben ser construidos a través de la aplicación de metodologías de planificación estratégica, que permitan tener en cuenta el contexto de la educación superior en Colombia y el mundo, las realidades institucionales y las capacidades operativas para llevar a cabo las estrategias a plantear. De igual, manera debe garantizar la participación de la comunidad universitaria, con el fin de lograr la concurrencia de los actores participantes hacia los objetivos planteados.
El Plan de Acción Institucional corresponde a la propuesta de gobierno del Rector electo, el cual deberá armonizarse con el Proyecto Educativo Institucional y Plan de desarrollo institucional y que tendrá una vigencia de cuatros a partir de la elección rectoral. El plan debe contener los programas, proyectos, plan de inversión y financiamiento que garantice el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Los Planes de Acción de Facultad, también tienen una vigencia de cuatro años, a partir del periodo de elección de los Decanos y deben tomar como base los proyectos definidos en el Plan de Acción Institucional, los proyectos del plan de gobierno del Decano electo y los resultados de los ejercicios de planificación de las facultades, de manera que integren los proyectos estratégicos que le aporten a la estrategia institucional y de la facultad. Los planes de acción de facultad deben establecer claramente los proyectos a desarrollar, las metas a alcanzar en la vigencia del plan detalladas anualmente y la inversión requerida para su ejecución. Dichos proyectos, contarán con un responsable, que debe ser un funcionario de la facultad o la dependencia respectiva, que ejerzan roles directivos o de jefatura pero que pueden delegar en otros funcionarios o docentes la formulación, ejecución, monitoreo y evaluación de los proyectos estratégicos.
Los Planes Operativos Anuales son las herramientas que preveen y detallan las actividades a realizar por parte de cada una de las unidades académico-administrativas, durante la vigencia para el desarrollo de cada uno de los proyectos. Las actividades deben ir acompañadas de los responsables, los tiempos de ejecución y la inversión necesaria para su desarrollo, de lo que se deriva el plan de inversiones.
Los proyectos estratégicos, conformarán el Banco universitario de Programas y Proyectos de Inversión (BUPPI), en el que reposa la formulación detallada de los proyectos a nivel de: Identificación del problema, objetivos, actividades, cronogramas e indicadores de cumplimiento e impacto, al igual que los recursos necesarios para el desarrollo de los mismos. El BUPPI es el sistema de información de aquellos proyectos seleccionados como viables, previamente evaluados técnica y económicamente por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y actúa como instrumento de control para las adquisiciones en tanto permite proyectar los recursos necesarios para el desarrollo de los proyectos estratégicos. Los bienes y servicios necesarios para la realización de los proyectos, son una de las fuentes de información para la elaboración del Plan de Compras Institucional.
Anualmente, se realiza seguimiento a los planes de acción Institucional y de Facultades en dos aspectos:
Los planes operativos tienen seguimiento periódico por parte de las unidades ejecutores, seguimiento enfocado al cumplimiento de las actividades propuestas y que depende de la complejidad y cantidad de proyectos formulados. Semestralmente se debe enviar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas un informe consolidado del resultado de tal seguimiento. Dentro de la planificación táctica, se incluye la actualización anual de los Planes de Desarrollo de los Departamentos, los cuales, articulados a los documentos estratégicos, y específicamente a los Planes de Acción de Facultad, deben desarrollar las actividades necesarias para fortalecer, la docencia, investigación y proyección al interior de los departamentos. |
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Realizar seguimiento al Plan de Desarrollo Institucional | Jefe de Planeación Profesional Universitario Oficina de Planeación |
Anualmente, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, realiza seguimiento al cumplimiento de las metas de las variables estratégicas para la respectiva vigencia y a los objetivos de los diferentes programas del Plan de Desarrollo Institucional, generando los indicadores del Sistema Integrado de Gestión e informe para el Equipo Directivo.
Tiempo: Anualmente Registro(Informe anual de medición y análisis de indicadores por procesos) |
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3 | Proponer ajustes al Plan de Desarrollo Institucional | Equipo directivo |
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, a partir del seguimiento a las metas y los programas del Plan de Desarrollo identifica posibles necesidades de ajustes a nivel de metas, programas e indicadores, los cuales son concertados con los actores responsables y evaluados por el Equipo Directivo, quién finalmente los presenta al Consejo Superior para su aprobación.
Tiempo: Cuando sea requerido |
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4 | Establecer Plan de Acción Institucional | Equipo Directivo |
El Rector establece su plan de acción institucional, el cual corresponde a la propuesta programática de gobierno, la cual contiene los proyectos estratégicos a desarrollar en el cuatrenio, las metas anuales y las necesidades proyectadas de inversión para cada vigencia.
Tiempo: Cada cuatro años a partir del periodo rectoral. Ver Registro(Formato para el registro del plan de acción institucional) |
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5 | Proponer metodología y acompañar la elaboración del Plan de Acción de Facultad | Jefe de Planeación |
A partir del reconocimiento de los referentes estratégicos (PDI, PEI, PAI), la oferta de servicios de las Facultades y el Plan de Acción de Facultad del año anterior, se propone una metodología que permita la participación de diferentes actores y la identificación de necesidades actuales y futuras en cuanto a proyectos, programas, infraestructura física, infraestructura tecnológica, etc. de la respectiva facultad.
Tiempo: Cada cuatro años a partir del periodo rectoral |
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6 | Elaborar Planes de Acción de Facultad | Decanos Consejos de Facultad |
Al interior de las facultades se desarrollan los ejercicios de planificación, en los que se debe garantizar la alineación de los proyectos que se propongan con el plan de desarrollo y plan de acción institucional y se analice el comportamiento de ingresos y gastos de la facultad para proyectar el plan de inversiones necesario para el desarrollo de los proyectos.
Tiempo: Cada cuatro años a partir del periodo rectoral. Ver Registro(Formato para el registro del plan de acción de facultad) |
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7 | Consolidar documento de Plan de Acción de Facultad y aprobar | Secretario de Facultad Consejo de Facultad |
Los Secretarios de Facultad, consolidan el documento del Plan de Acción y lo envían a la Oficina Asesora de Planeación para ser revisado y propuestos los correspondientes ajustes a partir de la aplicación de la metodología. Una vez revisado y ajustado, es aprobado por parte del Consejo de Facultad y socializado a la comunidad universitaria.
Tiempo: Cada cuatro años a partir del periodo rectoral |
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8 | Actualizar Plan de Acción de departamentos | Directores de departamento |
Anualmente, al inicio de cada vigencia y a través de ejercicios realizados con el colectivo docente de los diferentes departamentos, se analizan los planes estratégicos institucionales (PEI, PDI, PAI, PAF) y el Plan de Desarrollo Académico de los Departamentos, con el fin de proponer metas y actividades que desarrollen los retos en docencia, investigación y proyección propuestos en el mencionado documento. Se actualiza el Plan de Acción del Departamento, a través del formato respectivo, el cual constituye al mismo tiempo el informe de gestión del Director, que se presenta al finalizar el año.
(Ver: Instructivo para la Elaboración y Actualización del Plan de Desarrollo Académico de los Departamentos). Tiempo: Anualmente Ver Registro(Formato Plan de Acción de Departamentos) |
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9 | Formular proyectos en el BUPPI | Unidades ejecutoras |
Los proyectos definidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones son formulados por las unidades ejecutoras con la asesoría de la Oficina de Planeación y Sistemas e ingresados al Banco Universitario de Programas y Proyectos de Inversión (BUPPI). En la ficha del BUPPI se estipula con mayor nivel de detalle la justificación del proyecto, sus objetivos, actividades e indicadores, lo que facilita la ejecución y seguimiento de proyectos estratégicos. (Ver: PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN E INGRESO DE PROYECTOS AL BANCO UNIVERSITARIO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN).
Tiempo: Anualmente. |
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10 |
Formular plan operativo anual del Plan de Acción Institucional
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Vicerrectorías |
Las vicerrectorías establecen las actividades a desarrollar en el periodo anual para contribuir a la ejecución efectiva de los proyectos. Se formula el Plan Operativo Anual (POA) del Plan de Acción Institucional (PAI), de manera que se logre una adecuada disposición y distribución de los recursos asignados a los proyectos.
Tiempo: Anualmente. Ver Registro(Formato para la formulación y seguimiento del plan operativo anual del PAI) |
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11 | Formular plan operativo anual de las facultades | Facultades |
Las facultades establecen las actividades a desarrollar en el periodo anual para contribuir a la ejecución efectiva de los proyectos. Se formula el Plan Operativo Anual (POA) de las facultades, de manera que se logre una adecuada disposición y distribución de los recursos asignados a los proyectos.
Tiempo: Anualmente. Ver Registro(Formato para la formulación y seguimiento del plan operativo anual de facultad) |
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12 | Realizar seguimiento al Plan Operativo anual (POA) del Plan de Acción Institucional (PAI) | Vicerrectorías Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. |
Las Vicerrectorías a partir de la periodicidad que establezcan de acuerdo a la naturaleza de sus proyectos, deben realizar seguimiento a la ejecución de los planes operativos determinando el nivel de cumplimiento de las actividades.
Tiempo: Cada 3 meses Ver Registro(Formato para la formulación y seguimiento del plan operativo anual del PAI) |
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13 | Realizar seguimiento al Plan Operativo anual (POA) del plan de acción de facultad (PAF). | Facultades Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. |
Las Facultades a partir de la periodicidad que establezcan de acuerdo a la naturaleza de sus proyectos, deben realizar seguimiento a la ejecución de los planes operativos determinando el nivel de cumplimiento de las actividades.
Tiempo: Cada 6 meses Ver Registro(Formato para la formulación y seguimiento del plan operativo anual de facultad) |
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14 | Revisar y consolidar informe de seguimiento | Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas hace revisión del informe de seguimiento enviado por las unidades ejecutoras, verificando los avances de acuerdo a las metas establecidas. Se retroalimenta los líderes en cuanto a las necesidades de ajuste y se prepara un informe consolidado de avance que es presentado a los decanos y el Equipo Directivo.
Tiempo: Enero de cada año |
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15 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Formato Plan de Acción de Departamentos | OFICINA DE PLANEACION | R-2531-P-PL-689 | - |
Formato para el registro del plan de acción de facultad | OFICINA DE PLANEACION | R-3264-P-PL-689 | - |
Formato para el registro del plan de acción institucional | OFICINA DE PLANEACION | R-3267-P-DI-691 | - |
Formato para la formulación y seguimiento del plan operativo anual de facultad | OFICINA DE PLANEACION | R-3265-P-PL-689 | - |
Formato para la formulación y seguimiento del plan operativo anual del PAI | OFICINA DE PLANEACION | R-3266-P-PL-689 | - |
Informe anual de medición y análisis de indicadores por procesos | OFICINA DE PLANEACION | - | E-OPS-003.1 |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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