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PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

PLANIFICACIóN

P-PL-689
Rige a partir de:
2017-07-27

Versión: 5
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12014-10-31
22015-04-29
32015-09-14
42016-04-29
52017-07-27

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Diseñar e implementar metodologías que favorezcan la efectiva ejecución de programas y proyectos que lleven al cumplimiento de la estrategia institucional plasmada en el Proyecto Educativo Institucional, Plan de Desarrollo y Plan de Acción Institucional.

ALCANCE:
El procedimiento inicia con el reconocimiento de los instrumentos de planificación estratégica institucional, plantea la formulación de los instrumentos de tipo táctico y operativo y establece los mecanismos de seguimiento y formulación de acciones correctivas que permita garantizar el cumplimiento de la estrategia desde las diferentes unidades académico-administrativas.

RESPONSABILIDAD:
1. Corresponde al Rector y al Equipo Directivo dirigir la formulación y/o actualización, del Proyecto Educativo Institucional, Plan de Desarrollo y Plan de Acción Institucional a partir de las necesidades identificadas, las realidades que imperan en el medio y la proyección prospectiva de la universidad frente a su papel transformador de la sociedad.
2. Corresponde a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, establecer las metodologías para elaborar los planes tácticos, documentarlos y apropiarlos en las unidades académico-administrativas, al igual que realizar seguimientos periódicos que garanticen la ejecución de lo plasmado o la realización de los ajustes pertinentes.
3. Corresponde a los Jefes de las diferentes unidades académicas y administrativas formular los planes tácticos de las respectivas dependencias y garantizar la ejecución de los proyectos y actividades allí establecidas, cumpliendo las acciones orientadas a realizar posibles ajustes que favorezcan el cumplimiento de las metas.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI): Es el documento institucional que define la apuesta teleológica de formación, los principios y fines de la universidad, los recursos docentes y didácticos disponibles y necesarios, la estrategia pedagógica, el reglamento para docentes y estudiantes y el sistema de gestión, todo ello encaminado a cumplir con las disposiciones de la ley general de educación.

PLAN DE DESARROLLO (PDI): Documento normativo de largo plazo y de direccionamiento estratégico que hace efectivo el propósito del PEI. Toma como referentes el contexto y las tendencias sociales, políticas, económicas, ambientales, tecnológicas, entre otras, específicas en el ámbito de la educación superior, nacional e internacional, para determinar las áreas, dimensiones u objetivos estratégicos de intervención. Este se construye a partir de diversas metodologías planificadoras.

PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL (PAI): Es la planificación que se hace para la ejecución del Plan de desarrollo Institucional por periodos rectorales, que comprende el conjunto de proyectos estratégicos institucionales referenciados por el Proyecto Educativo Institucional PEI y los objetivos programáticos del Rector.

PLAN DE ACCIÓN DE FACULTAD (PAF): Se define como el conjunto de proyectos de las diferentes instancias de gestión de la facultad que se proponen realizar en tiempos y con recursos definidos, con miras a generar resultados que contribuyan al cumplimiento de los objetivos estratégicos de PEI, el PDI y las apuestas programáticas del periodo de decanatura y rectoral vigente.

PLAN OPERATIVO ANUAL (POA): Plan anual que detalla las actividades a realizar para cada uno de los proyectos definidos en al PAI y PAF. Establece responsabilidades alrededor de las actividades y fechas de ejecución al igual que la inversión necesaria.

PROYECTO ESTRATÉGICO: Unidad operativa del programa; resultado del ejercicio de planificación estratégica realizado en conjunto con el equipo directivo de la universidad. Conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a contribuir a un área estratégica del Plan de Desarrollo Institucional.

BANCO UNIVERSITARIO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN: Es un sistema de planificación gerencial que permite difundir y socializar la formulación y evaluación de proyectos, administrar la información, soportar la formulación de proyectos de inversión y consolidar la memoria histórica institucional en materia de proyectos.

PLAN DE GENERAL DE COMPRAS: Es una herramienta de planificación de las inversiones y adquisiciones que se pretende realizar por la institución en un periodo de tiempo determinado

DESARROLLO:

La planificación estratégica y táctica, responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, inicia con el reconocimiento, apoyo a la formulación y revisión periódica de los documentos estratégicos de la institución, el Proyecto Educativo Institucional y el Plan de Desarrollo, con los que se pretende garantizar el cumplimiento de las líneas estratégicas allí trazadas, a través de la formulación de los planes de acción y operativos a nivel de dependencias y facultades, los proyectos correspondientes y el plan de compras institucional, de manera que la estrategia sea llevada a la realidad y traducida en la contratación de bienes y servicios.

 

El Proyecto Educativo y Plan de Desarrollo son formulados por periodos de tiempo definidos establecidos por el Consejo Superior y deben ser construidos a través de la aplicación de metodologías de planificación estratégica, que permitan tener en cuenta el contexto de la educación superior en Colombia y el mundo, las realidades institucionales y las capacidades operativas para llevar a cabo las estrategias a plantear. De igual, manera debe garantizar la participación de la comunidad universitaria, con el fin de lograr la concurrencia de los actores participantes hacia los objetivos planteados.

 

 Posteriormente, debe formularse el Plan de Acción Institucional, el cual tiene una vigencia de cuatro años a partir del periodo rectoral y debe reunir el enfoque programático del rector electo, a través de la definición de proyectos que, haciendo parte del plan de gobierno del Rector, se conviertan en proyectos coherentes con las líneas estratégicas del Plan de Desarrollo Institucional. Debe ser elaborado participativamente con el Equipo Directivo del periodo correspondiente, y en su formulación deben quedar claramente establecidos los programas, proyectos, metas, indicadores, plan de inversión y financiamiento y  las unidades ejecutoras academico administrativas responsables de su desarrollo y ejecución.

 

 Los Planes de Acción de Facultad, también tienen una vigencia de cuatro años, a partir del periodo de elección de los Decanos y deben tomar como base los proyectos definidos en el Plan de Acción Institucional, los proyectos del plan de gobierno del Decano electo y los resultados de los ejercicios de planificación de las facultades, de manera que integren los proyectos estratégicos que le aporten a la estrategia institucional y de la facultad. Los planes de acción de facultad deben establecer claramente los proyectos a desarrollar, las metas a alcanzar en la vigencia del plan detalladas anualmente y la inversión requerida para su ejecución. Dichos proyectos, contarán con un responsable, que debe ser un funcionario de la facultad o la dependencia respectiva, que ejerzan roles directivos o de jefatura pero que pueden delegar en otros funcionarios o docentes  la formulación, ejecución, monitoreo y evaluación de los proyectos estratégicos.

 

Los Planes Operativos Anuales son las herramientas que preveen y detallan las actividades a realizar por parte de cada una de las unidades académico-administrativas, durante la vigencia para el desarrollo de cada uno de los proyectos. Las actividades deben ir acompañadas de los responsables, los tiempos de ejecución y la inversión necesaria para su desarrollo, de lo que se deriva el plan de inversiones.

 

 Los proyectos estratégicos, conformarán el Banco universitario de Programas y Proyectos de Inversión (BUPPI), en el que reposa la formulación detallada de los proyectos a nivel de: Identificación del problema, objetivos, actividades, cronogramas e indicadores de cumplimiento e impacto, al igual que los recursos necesarios para el desarrollo de los mismos. El BUPPI es el sistema de información de aquellos proyectos seleccionados como viables, previamente evaluados técnica y económicamente por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y actúa como instrumento de control para las adquisiciones en tanto permite proyectar los recursos necesarios para el desarrollo de los proyectos estratégicos. Los bienes y servicios necesarios para la realización de los proyectos, son una de las fuentes de información para la elaboración del Plan de Compras Institucional.

 

 Anualmente, se realiza seguimiento a los planes de acción Institucional y de Facultades en dos aspectos:

 

·         Ajustes a proyectos o metas: Determinando la pertinencia de los proyectos definidos para su eliminación o modificación y la necesidad de ingresar nuevos proyectos. Se evalúa de igual manera la pertinencia de las metas.

 

·         Nivel de cumplimiento de Metas: Realizado por parte de Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas que implica seguimiento a la ejecución de los proyectos y el correspondiente cumplimiento de las metas. Dicho seguimiento incluye el reporte de información requerida por parte de la Contraloría General de la República.

 

 Los planes operativos tienen seguimiento periódico por parte de las unidades ejecutores, seguimiento enfocado al cumplimiento de las actividades propuestas y que depende de la complejidad y cantidad de proyectos formulados. Semestralmente se debe enviar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas un informe consolidado del resultado de tal seguimiento. Dentro de la planificación táctica, se incluye la actualización anual de los Planes de Desarrollo de los Departamentos, los cuales, articulados a los documentos estratégicos, y específicamente a los Planes de Acción de Facultad, deben desarrollar las actividades necesarias para fortalecer, la docencia, investigación y proyección al interior de los departamentos. 


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Realizar seguimiento al Plan de Desarrollo Institucional 0 Jefe de Planeación Profesional Universitario Oficina de Planeación Anualmente, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, realiza seguimiento al cumplimiento de las metas de las variables estratégicas para la respectiva vigencia y a los objetivos de los diferentes programas del Plan de Desarrollo Institucional, generando los indicadores del Sistema Integrado de Gestión e informe para el Equipo Directivo.

Tiempo: Anualmente
Registro(Informe anual de medición y análisis de indicadores por procesos)
2 Proponer ajustes al Plan de Desarrollo Institucional 1 Equipo directivo La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, a partir del seguimiento a las metas y los programas del Plan de Desarrollo identifica posibles necesidades de ajustes a nivel de metas, programas e indicadores, los cuales son concertados con los actores responsables y evaluados por el Equipo Directivo, quién finalmente los presenta al Consejo Superior para su aprobación.

Tiempo: Cuando sea requerido
3 Proponer metodología y apoyar la formulación del Plan de Acción Institucional 2 Jefe de Planeación Profesional Universitario Oficina de Planeación A partir del reconocimiento de los referentes estratégicos (PDI, PEI) y el plan de gobierno del Rector electo, se propone la metodología para formular el Plan de Acción Institucional, el cual tendrá una vigencia de 4 años a partir del periodo rectoral. Se define de igual manera el cronograma de construcción del plan de acción y las sesiones de trabajo necesarias para ello.

Tiempo: Cada cuatro años a partir del periodo Rectoral
Registro(Cronograma)
4 Formular el Plan de Acción Institucional 3 Equipo Directivo El Rector y el Equipo Directivo, aplican la metodología para la formulación del plan de acción, a través del cual se establecen los proyectos estratégicos a desarrollar en el cuatrenio, las metas anuales y las necesidades proyectadas de inversión para cada vigencia.

Tiempo: Cada cuatro años a partir del periodo rectoral y dentro de los tres meses siguientes a la posesión.

Ver Registro(Formato para el Registro del Plan de Acción Institucional)
5 Proponer metodología y acompañar la elaboración del Plan de Acción de Facultad 4 Jefe de Planeación A partir del reconocimiento de los referentes estratégicos (PDI, PEI, PAI), la oferta de servicios de las Facultades y el Plan de Acción de Facultad del año anterior, se propone una metodología que permita la participación de diferentes actores y la identificación de necesidades actuales y futuras en cuanto a proyectos, programas, infraestructura física, infraestructura tecnológica, etc. de la respectiva facultad.

Tiempo: Cada cuatro años a partir del periodo rectoral
6 Elaborar Planes de Acción de Facultad 5 Decanos Consejos de Facultad Al interior de las facultades se desarrollan los ejercicios de planificación, en los que se debe garantizar la alineación de los proyectos que se propongan con el plan de desarrollo y plan de acción institucional y se analice el comportamiento de ingresos y gastos de la facultad para proyectar el plan de inversiones necesario para el desarrollo de los proyectos.

Tiempo: Cada cuatro años a partir del periodo rectoral.

Ver Registro(FORMATO PARA REGISTRO PLAN DE ACCION DE FACULTAD)
7 Consolidar documento de Plan de Acción de Facultad y aprobar 6 Secretario de Facultad Consejo de Facultad Los Secretarios de Facultad, consolidan el documento del Plan de Acción y lo envían a la Oficina Asesora de Planeación para ser revisado y propuestos los correspondientes ajustes a partir de la aplicación de la metodología. Una vez revisado y ajustado, es aprobado por parte del Consejo de Facultad y socializado a la comunidad universitaria.

Tiempo: Cada cuatro años a partir del periodo rectoral

Ver Registro(FORMATO PARA REGISTRO PLAN DE ACCION DE FACULTAD)
8 Actualizar Plan de Acción de departamentos 7 Directores de departamento Anualmente, al inicio de cada vigencia y a través de ejercicios realizados con el colectivo docente de los diferentes departamentos, se analizan los planes estratégicos institucionales (PEI, PDI, PAI, PAF) y el Plan de Desarrollo Académico de los Departamentos, con el fin de proponer metas y actividades que desarrollen los retos en docencia, investigación y proyección propuestos en el mencionado documento. Se actualiza el Plan de Acción del Departamento, a través del formato respectivo, el cual constituye al mismo tiempo el informe de gestión del Director, que se presenta al finalizar el año.
(Ver: Instructivo para la Elaboración y Actualización del Plan de Desarrollo Académico de los Departamentos).

Tiempo: Anualmente

Ver Registro(Formato Plan de Acción de Departamentos)
9 Formular proyectos en el BUPPI 8 Unidades ejecutoras Los proyectos definidos en el Plan Operativo Anual de Inversiones son formulados por las unidades ejecutoras con la asesoría de la Oficina de Planeación y Sistemas e ingresados al Banco Universitario de Programas y Proyectos de Inversión (BUPPI). En la ficha del BUPPI se estipula con mayor nivel de detalle la justificación del proyecto, sus objetivos, actividades e indicadores, lo que facilita la ejecución y seguimiento de proyectos estratégicos. (Ver: PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN E INGRESO DE PROYECTOS AL BANCO UNIVERSITARIO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN).

Tiempo: Anualmente.
10 Formular plan operativo anual
9 Unidades ejecutoras Anualmente, las unidades ejecutoras deben establecer las metas a lograr y las actividades a desarrollar en el periodo anual para contribuir a la eficaz desarrollo de los proyectos. Se formula el Plan Operativo Anual como un instrumento operativo que permite realizar control a todas las actividades a realizar en la vigencia con las correspondientes fechas, responsables de su cumplimiento y la inversión requerida para llevarlas a cabo, de manera que se logre una adecuada disposición y distribución de los recursos asignados a los proyectos. En dicho instrumento también pueden establecerse acciones no articuladas a los proyectos estratégicos pero que contribuyan a lograr las metas de la unidad.

Tiempo: Anualmente.
Ver Registro(PLAN OPERATIVO ANUAL)
11 Elaborar plan de compras 10 Unidades ejecutoras A partir de los planes operativos anuales y las fichas del BUPPI, se establecen las necesidades de bienes y servicios a adquirir para el eficaz desarrollo de los proyectos. Dichos recursos se detallan en el plan de compras, con el cual se habilita la ejecución de las compras en la unidad de contratación. Ver: (INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN GENERAL DE COMPRAS)

Tiempo: Semestralmente
12 Realizar seguimiento al Plan Operativo anual (POA) 11 Unidades ejecutoras Las unidades ejecutoras, a partir de la periodicidad que establezcan de acuerdo a la naturaleza de sus proyectos, deben realizar seguimiento a la ejecución de los planes operativos determinando el nivel de cumplimiento de las actividades y el porcentaje de ejecución presupuestal. Semestralmente, se envía informe de seguimiento a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Tiempo: De acuerdo a la periodicidad establecida.

Ver Registro(Formato de Seguimiento Planes Operativos Anuales)
13 Revisar y consolidar informe de seguimiento 12 Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas hace revisión del informe de seguimiento enviado por las unidades ejecutoras, verificando los avances de acuerdo a las metas establecidas. Se retroalimenta los líderes en cuanto a las necesidades de ajuste y se prepara un informe consolidado de avance que es presentado a los decanos y el Equipo Directivo.

TIEMPO: Enero de cada año

Registro(Informe de Seguimiento)
14 FIN 13    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Cronograma
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
-ASUNTO
FORMATO PARA REGISTRO PLAN DE ACCION DE FACULTAD
OFICINA DE PLANEACION
R-2788-P-PL-689ASUNTO
Formato Plan de Acción de Departamentos
OFICINA DE PLANEACION
R-2531-P-PL-689-
Formato de Seguimiento Planes Operativos Anuales
OFICINA DE PLANEACION
R-2410-P-PL-689-
Formato para el Registro del Plan de Acción Institucional
OFICINA DE PLANEACION
R-2407-P-DI-691-
Informe anual de medición y análisis de indicadores por procesos
OFICINA DE PLANEACION
-E-OPS-003.1
Informe de Seguimiento
VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA
-ASUNTO
PLAN OPERATIVO ANUAL
OFICINA DE PLANEACION
R-2350-P-PL-689ASUNTO

Normatividad del Documento:
Tipo: Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
47 2017POR EL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
001 1998SE EXPIDE ESTATUTO FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Angela Maria Garcia Gomez

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS

JEFE DE OFICINA

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