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PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN, ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Y PRESUPUESTOS DE FONDOS ESPECIALES

Código: P-PL-690
Versión: 5
Emisión: 2020-08-06

PROCESO PLANIFICACIóN

OBJETIVO
Programar, elaborar y aprobar el presupuesto institucional y presupuestos de fondos especiales, cumpliendo la normatividad interna y externa y aplicando los principios presupuestales que garanticen la sostenibilidad financiera de la institución.

ALCANCE
Inicia desde la definición y comunicación de objetivos y metas para la elaboración del presupuesto institucional, pasando por la solicitud de información a las unidades ejecutoras, análisis de cifras, consolidación, presentación ante Consejo Académico y Consejo Superior, aprobación del presupuesto institucional mediante Acuerdo del Consejo Superior y finaliza con la aprobación de presupuestos de fondos especiales mediante Resolución firmada por el respectivo Ordenador del Gasto.

RESPONSABLES

 

RECTOR: 

Definir y comunicar a las unidades ejecutoras, los objetivos y metas para la elaboración del presupuesto institucional, con base en los lineamientos y políticas establecidas en el Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas–. En caso de no obtener la aprobación final del proyecto de presupuesto por parte del Consejo Superior, el Rector adoptará el presupuesto mediante Resolución.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:

Realizar la programación para la elaboración del presupuesto institucional, enviar las solicitudes de información correspondientes, liderar el proceso hasta la aprobación final del presupuesto institucional y dar el visto bueno a las resoluciones de aprobación y modificación de presupuestos de fondos especiales.

OFICINA FINANCIERA:

Determinar el límite global de gastos para cada una de las unidades ejecutoras, acompañar y asesorar el proceso de programación y elaboración del presupuesto institucional.

RESPONSABLES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS (VICERRECTORES, DECANOS Y JEFES DE OFICINA):

Preparar y enviar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la información correspondiente al proyecto de presupuesto de cada unidad. Una vez haya sido aprobado el presupuesto institucional, deberán aprobar los presupuestos de fondos especiales mediante Resolución firmada por el respectivo Ordenador del Gasto.

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO:

Acompañar el proceso de programación y elaboración del presupuesto institucional.

CONSEJO ACADÉMICO:

Revisar el proyecto y el manual de presupuesto y recomendar al Consejo Superior las modificaciones o mejoras que considere pertinentes. 

CONSEJO SUPERIOR:

Revisar el proyecto y el manual de presupuesto y dar la aprobación final al presupuesto institucional, mediante Acuerdo.

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS

PRESUPUESTO:

Estimación de ingresos, gastos e inversión en que se va a incurrir en un determinado periodo de tiempo, para la ejecución de un programa especial o proyecto, o como parte del funcionamiento de una dependencia específica o de la institución.

PRESUPUESTO DE INGRESOS:

Estimación de recursos con los que se financiarán las erogaciones propias del desarrollo de las actividades de un programa especial o proyecto o de una vigencia específica, los cuales pueden provenir directamente del desarrollo de la misión del mismo o por cualquier otro concepto.

RECURSOS PROPIOS:

Están compuestos por las rentas propias o ingresos corrientes y los recursos de capital.

APORTES DE LA NACIÓN:

Ingresos percibidos por la universidad y provenientes de la asignación del Gobierno Nacional según lo dispuesto en la Ley 30 de 1992 –Educación Superior–. Estos ingresos son destinados para atender las necesidades propias de Funcionamiento e Inversión, los cuales son de libre distribución por parte del Consejo Superior. También se incluyen otros ingresos y aportes establecidos por la ley, que sean de libre distribución o de destinación específica.

PRESUPUESTO DE GASTOS:

Estimación de todos los desembolsos necesarios para garantizar el desarrollo y cumplimiento de todas las obligaciones de un programa especial o proyecto o de una vigencia específica.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO:

Egresos que se originan por el normal desarrollo de las actividades de las diferentes áreas de la universidad. Estos egresos se destinan para atender las necesidades propias de Gastos de Personal, Gastos Generales y Transferencias.

GASTOS DE PERSONAL:

Estimación de pagos a docentes y no docentes; por concepto de labor académica, coordinación, asesoría, evaluación y calificación de tesis, asistencia técnica, labor secretarial y en general todos aquellos servicios prestados por personas en desarrollo de un programa especial o proyecto.

GASTOS GENERALES:

Estimación de erogaciones por adquisición de bienes y servicios necesarios para la ejecución de un programa especial o proyecto.

SERVICIO A LA DEUDA:

Valor estimado para la respectiva vigencia fiscal con el fin de atender obligaciones crediticias a título de préstamo con un plazo de tiempo superior al de la vigencia fiscal a aquella en la cual se contrajo la obligación.

INVERSIÓN:

Valor estimado para la adquisición de bienes y servicios, que representan un beneficio duradero para la institución. Se incluyen los proyectos estratégicos que desarrollan las unidades ejecutoras a fin de cumplir con las metas fijadas en el Plan de Desarrollo Institucional, a través de la integración de esfuerzos con recursos humanos, materiales y financieros.

TRANSFERENCIA:

Valor estimado sobre los ingresos netos de un programa especial o proyecto, por concepto de administración del mismo y a favor de la institución.

FONDO ESPECIAL:

Instrumento a través del cual se administran y ejecutan recursos percibidos por el desarrollo de programas especiales y proyectos, cuya principal característica es la auto sostenibilidad.

PROGRAMA ESPECIAL:

Programa académico de posgrado, educación no formal, convenio o proyecto que sea autofinanciado con fuentes de recursos externos, bien sea por matrículas, inscripciones y/o entidades patrocinadoras o subsidiarias del mismo.

VARIABLE ESTRATÉGICA:

Factor de cambio prioritario para la universidad en un periodo de tiempo determinado. Las variables estratégicas posibilitan la focalización de recursos y esfuerzos que facilitan la obtención de resultados positivos para el desarrollo institucional.

ÁREA ESTRATÉGICA:

Área que la universidad considera de mayor fortaleza para buscar la excelencia y destacarse.


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

 El presente procedimiento se constituye en el Manual de Programación Presupuestal, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 14 del Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas–.

 

El presupuesto institucional se elabora con el apoyo de los miembros del CUPEF y cuyo fin primordial es la programación y elaboración del proyecto de presupuesto que se convertirá en el presupuesto institucional de la siguiente vigencia fiscal.

 

El CUPEF está conformado por el Rector, Vicerrector Administrativo, Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Jefe de la División Financiera, Delegado de los Decanos y un miembro del Departamento de Economía y Administración.

 

El Rector define y comunica a las unidades ejecutoras, los objetivos y metas para la elaboración del presupuesto institucional, con base en los lineamientos y políticas establecidas en el Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas.

 

La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realiza la programación para la elaboración del presupuesto institucional, envía las solicitudes de información correspondientes, lidera el proceso hasta la aprobación final del presupuesto institucional y da el visto bueno a las resoluciones de aprobación y modificación de presupuestos de fondos especiales.

 

La proyección de ingresos del presupuesto institucional se realiza teniendo en cuenta las siguientes fuentes: Recursos propios y recursos nación. Las fuentes de ingresos por regalías y recursos del balance no son incluidas en las estimación de ingresos ya que no se tiene certeza de la cantidad de dinero que ingresará por dichas fuentes.

 

La proyección de gastos se realiza de acuerdo a los históricos presentados en dichos rubros y análisis de la situación actual de la institución.

 

En el seno de la Comisión de Presupuesto se presentan, analizan y debaten las cifras de cada unidad ejecutora y se va construyendo el proyecto de presupuesto, así como el manual de presupuesto, en donde se reúnen las bases conceptuales e históricas para la correcta interpretación y proyección de las cifras.

 

El proyecto de presupuesto incluye el plan operativo anual de inversiones, que a su vez incorpora los proyectos de inversión estratégicos clasificados por docencia, investigación y proyección, a partir de las estimaciones realizadas en el Plan Plurianual de Inversiones incluido en el Plan de Desarrollo.

 

El proyecto de presupuesto inicial se presenta al Rector quién realiza la revisión, análisis y recomendaciones que estime pertinentes y posteriormente se presenta al Equipo Directivo, donde pueden surgir nuevas observaciones y modificaciones, antes de enviarse a Consejo Académico.

 

El Consejo Académico revisa el proyecto y el manual de presupuesto y recomienda al Consejo Superior las modificaciones o mejoras que considere pertinentes. El Consejo Superior revisa el proyecto y el manual de presupuesto, plantea las observaciones o modificaciones del caso y, por último, da la aprobación final al presupuesto institucional, mediante Acuerdo. En caso de no obtener la aprobación final del proyecto de presupuesto por parte del Consejo Superior, el Rector adoptará el presupuesto mediante Resolución.

 

El presupuesto institucional se da a conocer a la comunidad en general al inicio de cada vigencia, mediante la publicación del Acuerdo de aprobación, la Resolución de liquidación y el Manual de Presupuesto, en la página web de la universidad.

 

Una vez aprobado el presupuesto institucional implícitamente se aprueban los presupuestos de Fondos Especiales, los cuales quedan en firme mediante Resolución firmada por el respectivo Ordenador del Gasto, en la que se realiza la liquidación del presupuesto de cada unidad ejecutora, sin exceder el límite global de ingresos y gastos, aprobado. Dicha Resolución debe llevar el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y ser entregada en la Oficina Financiera para el respectivo cargue en el sistema financiero de la universidad.

 

Si en el transcurso de la vigencia, las unidades ejecutoras requieren hacer modificaciones al presupuesto del Fondo Especial, deberán hacerlas mediante Resolución de Modificación firmada por el respectivo Ordenador del Gasto y con el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Cuando dichas modificaciones impliquen variación en el límite global del presupuesto aprobado, deberán tramitarse ante el Consejo Superior para la revisión y aprobación respectivas.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Definir objetivos y metas Rector. Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Con base en los lineamientos y políticas establecidas en el Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas–, se definen los objetivos y metas a tener en cuenta en la elaboración del presupuesto institucional para la siguiente vigencia y se informa a las unidades ejecutoras.

TIEMPO: Antes del 30 de junio de cada año.
3 Solicitar información a unidades ejecutoras Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Se envían solicitudes escritas a los responsables de las unidades ejecutoras para el envío de estimaciones iniciales de ingresos y gastos.

TIEMPO: Meses de julio y agosto de cada año.
4 Establecer límite de gastos Jefe Oficina Financiera. Con base en el plan financiero se define el límite global de gastos para cada una de las unidades ejecutoras y los supuestos básicos de estimación para la siguiente vigencia.

TIEMPO: Meses de julio y agosto de cada año.
5 Elaborar, enviar y presentar estimación inicial Ordenadores de gasto. Responsables unidades ejecutoras. CUPEF o Comisión de Presupuesto Las unidades ejecutoras elaboran, envían y exponen ante el CUPEF o Comisión de Presupuesto, las estimaciones iniciales del presupuesto de ingresos y gastos, de acuerdo con cifras históricas, expectativas y proyectos incluidos en el Plan de Desarrollo y en los Planes de Acción de cada unidad.

TIEMPO: Entre los meses de julio y agosto de cada año, de acuerdo con el cronograma enviado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Ver Registro(FORMATO PARA LA PROYECCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL)
6 Revisar y consolidar información enviada por los Centros de Gastos Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se valida y consolida la información enviada por los Centros de Gastos, en el formato establecido para ello, verificando que la información suministrada sea coherente con los históricos de ingresos y gastos.

Tiempo: Meses de agosto y septiembre de cada año

Registro(Formato para consolidar la información enviada por los Centros de Gasto)
7 Elaborar borrador de presupuesto y proyecto Plan Operativo Anual de Inversiones Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Con base en el Artículo 5 del Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas–, se elabora el primer borrador de presupuesto con la estimación de ingresos y gastos enviado por los Centros de Gastos y revisado por la Oficina de Planeación y el proyecto del Plan Operativo Anual de Inversiones, en el que se priorizan las necesidades de inversión de cada programa especial o proyecto y se incluyen los proyectos de inversión estratégicos clasificados por docencia, investigación y proyección, a partir de las estimaciones realizadas en el Plan Plurianual de Inversiones incluido en el Plan de Desarrollo.

TIEMPO: Meses de septiembre y octubre de cada año.

Ver Registro(FORMATO PARA EL PRESUPUESTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS)
8 Revisar proyecto de presupuesto CUPEF o Comisión de Presupuesto El CUPEF o Comisión de Presupuesto consolida y analiza el primer borrador de Proyecto de Presupuesto, verificando el cumplimiento de la “preferencia de gastos“, establecida en el Artículo 17 del Acuerdo 01 de 1998 –Estatuto Financiero de la Universidad de Caldas– y el cumplimiento de destinaciones específicas estipuladas por ley. Se socializa con el Rector y posteriormente con el Equipo Directivo.

TIEMPO: Mes de octubre de cada año
9 Socializar con Consejo Académico CUPEF o Comisión de Presupuesto, Comisión delegada Consejo Académico. Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. El CUPEF o Comisión de Presupuesto presenta el Proyecto y el Manual de Presupuesto a la Comisión delegada del Consejo Académico, para su revisión, análisis y sugerencia de modificaciones o mejoras que considere pertinentes. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realiza las modificaciones necesarias y presenta ante el Consejo Académico.

TIEMPO: Meses de octubre y noviembre de cada año.

Registro(Acta de reunión Consejo Académico)
10 Recomendar y socializar con Consejo Superior CUPEF o Comisión de Presupuesto, Comisión delegada Consejo Académico, Comisión delegada Consejo Superior, Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistem La Comisión delegada del Consejo Académico recomienda y socializa el Proyecto y el Manual de Presupuesto a la Comisión delegada del Consejo Superior. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realiza las modificaciones necesarias y presenta ante el Consejo Superior el proyecto y manual de presupuesto.

TIEMPO: Meses de noviembre y diciembre de cada año.
11 Verificar con Plan Anual de Adquisiciones Oficina Asesora de Planeación y Sistemas El Proyecto de Presupuesto se compara con el Plan Anual de Adquisiciones, teniendo en cuenta los límites de gasto establecidos y previamente informados a los centros de gastos.

TIEMPO: Meses de noviembre y diciembre de cada año.
12 Aprobar presupuesto institucional. Consejo Superior. Con base en el informe de la Comisión delegada del Consejo Superior y la presentación del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, el Consejo Superior decide aprobar o no aprobar el Proyecto de Presupuesto Institucional.

TIEMPO: Antes del 15 de diciembre de cada año.

Registro(Acta de reunión y Acuerdo del Consejo Superior.)
13 Adoptar presupuesto por Resolución Rector. En caso de no obtener la aprobación final del Proyecto de Presupuesto por parte del Consejo Superior, el Rector adoptará el presupuesto mediante Resolución.

TIEMPO: Antes del 15 de diciembre de cada año.
14 Elaborar Resolución de liquidación del presupuesto Rector, Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Profesional de Planificación Financiera, Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Mediante Resolución de Rectoría se liquida el Presupuesto aprobado, desagregando los rubros de Ingresos –Recursos Propios y Aportes de la Nación– y Gastos –Funcionamiento, Servicio a la Deuda e Inversión– y se envía a la Oficina Financiera para continuar con la respectiva apropiación.

TIEMPO: Antes del 15 de diciembre de cada año.

Registro(Resolución de Rectoría.)
15 Elaborar Resoluciones de presupuestos de fondos especiales Ordenadores de gasto, Responsables unidades ejecutoras, Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Los presupuestos de Fondos Especiales deben ser socializados en Consejo de Facultad y aprobados mediante Resolución en la que los Ordenadores de Gasto liquidan el presupuesto aprobado, desagregando los Gastos –Gastos de Personal, Gastos Generales, Transferencias e Inversión–. Estas resoluciones deben ser enviadas a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su visto bueno y posteriormente a la Oficina Financiera para el respectivo cargue en el sistema financiero de la universidad.

TIEMPO: Antes del inicio de la vigencia fiscal.

Ver Registro(FORMATO RESOLUCIÓN APROBACIÓN DE PRESUPUESTOS DE FONDOS ESPECIALES)
16 Realizar modificaciones a presupuestos de fondos especiales Ordenadores de gasto. Responsables unidades ejecutoras. Profesional de Planificación Financiera Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Si en el transcurso de la vigencia, las unidades ejecutoras requieren hacer modificaciones al presupuesto del Fondo Especial, deberán hacerlas mediante Resolución de Modificación firmada por el respectivo Ordenador del Gasto y con el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Cuando dichas modificaciones impliquen variación en el límite global del presupuesto aprobado, deberán tramitarse ante el Consejo Superior para la revisión y aprobación respectiva.

TIEMPO: Permanente

Registro(Resoluciones de unidades ejecutoras.)
17 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de reunión Consejo Académico
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO
Acta de reunión y Acuerdo del Consejo Superior.
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO
FORMATO PARA EL PRESUPUESTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS
OFICINA DE PLANEACION
R-2355-P-PL-690E-OPS-011
FORMATO PARA LA PROYECCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
OFICINA DE PLANEACION
R-2356-P-PL-690ASUNTO
FORMATO RESOLUCIÓN APROBACIÓN DE PRESUPUESTOS DE FONDOS ESPECIALES
OFICINA DE PLANEACION
R-2357-P-PL-690E-OPS-011
Formato para consolidar la información enviada por los Centros de Gasto
OFICINA DE PLANEACION
--
Resoluciones de unidades ejecutoras.
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO
Resolución de Rectoría.
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
39 2017POR EL CUAL SE MODIFICAN LOS ACUERDOS 026 DE 2008 Y 024 DE 2013
47-1 2017POR EL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS -ACTUALIZADO
0055 2012RESOLUCION 055 POR MEDIO DE LA CUAL SE HACEN ALGUNAS DELEGACIONES EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
0193 2012POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTAN MEDIDAS DE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO EN LA UNIVERSIDADD E CALDAS
08 2017POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL ESTATUTO DE CONTRATACION DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
024 2013POR EL CUAL SE MODIFICA EL FONDO DE APOYO A LA ACTIVIDAD INVESTIGATIVAY SE DESTINAN ALGUNOS RECURSOS A MOVILIDAD INTERNACIONAL, LABORATORIOS, BIBLIOTECAS
004 2012POR EL CUAL SE CREA EL FONDO PARA LA CONTRUCCION DE LA BIBLIOTECA PARA LAUNIVERSIDAD DE CALDAS
040 2014POR EL CUAL SE MODIFICAN LOS ACUERDOS 015 DE 2010, 014 DE 2013 Y 024 DE 2013
034 2014POR EL CUAL SE UNIFICAN LOS LINEAMIENTOS PARA LA EXENCION DEL PORCENTAJE DE TRANSFERENCIA AL NIVEL CENTRAL DE LOS PROYECTOS QUE SE EJECUTAN EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE DEROGA EL ACUERDO 10 DE 2009.
09 2015POR EL CUAL SE MODIFICA EL ARTICULO 5° DEL ACUERDO NO. 024 DE 2013_FONDO DE APOYO PARA LA ACTUALIZACION DE LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
001 1998SE EXPIDE ESTATUTO FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
007 2010POR EL CUAL SE CREA EL FONDO PARA LA FORMACION DOCTORAL DE DOCENTES DE CARRERA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
015 2010POR EL CUAL SE CREA EL FONDO DE APOYO A LA ACTIVIDAD INVESTIGATIVA
026 2008POR EL CUAL SE CONSTITUYEN LOD FONDOS ESPECIALES DE LAS UNIDADES ACADEMICO ADMINISTRATIVAS Y SE DEROGAN UNAS DISPOSICIONES.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
5Se ajustan los tiempos en los pasos 3 y 4 del flujograma y se realizan cambios en los pasos 6 y 7 2020-08-06
4Actualización de normatividad - se eliminan acuerdos y se ingresan los siguientes: Acuerdos 40 de 2014 - Acuerdo 09 de 2015 y el Acuerdo 39 de 2017 2020-03-11
3Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
2Actualización del documento de acuerdo a normatividad vigente y al cambio de imagen del SIG..2019-08-27
1Versión inicial2014-07-28


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