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PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES |
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PROCESO | DIRECCIONAMIENTO |
OBJETIVO |
Definir y comunicar las directrices estratégicas institucionales, a través de la formulación, actualización y difusión de documentos estratégicos que constituyan un referente para la definición de proyectos estratégicos y el desarrollo de las actividades en las unidades académico-administrativas orientadas al cumplimiento de los fines de la Universidad de Caldas, su misión formadora y su impacto en la sociedad. |
ALCANCE |
El procedimiento descrito a continuación inicia con la formulación y actualización del Proyecto Educativo Institucional como documento referente para cumplir con la naturaleza de Universidad Pública, formulando o actualizando posteriormente el Plan de Desarrollo Institucional y los Planes de Acción Institucional y por Facultades como instrumentos para hacer operativa la estrategia planteada, durante el periodo de cada rector. |
RESPONSABLES | ||||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Designar comisión para la formulación del PEI o PDI | Rector |
El Rector conforma un equipo interdisciplinario con funcionarios administrativos y/o docentes que a partir de su experiencia y formación específica, están calificados para definir e implementar la metodología de planeación estratégica a utilizar.
Tiempo:1 año antes de cumplirse la vigencia del plan. |
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3 | Elaborar propuesta metodológica y cronograma de trabajo | Comisión |
La Comisión realiza un análisis técnico de las metodologías existentes para definir el direccionamiento estratégico de la institución, en el que se incorporen la identificación de necesidades sociales, políticas, económicas, tecnológicas y culturales, en el ámbito regional, nacional e internacional, identificadas a través de diferentes fuentes primarias y secundarias de información que sean referente para la definición de líneas estratégicas y análisis del entorno. Se establece el cronograma de trabajo para la aplicación de la metodología.
Tiempo: 1 año antes de cumplirse la vigencia del plan Registro(Cronograma de trabajo para la formulación del PEI o Plan de Desarrollo) |
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4 | Aplicar metodología | Comisión |
Se aplica la metodología propuesta, a través de diversas actividades que promuevan la participación de la comunidad universitaria y los diferentes actores sociales. Se consolida un documento con la propuesta de PEI y/o PDI.
Tiempo: 1 año antes de cumplirse la vigencia del plan. Registro(Cronograma de trabajo para la formulación del PEI o Plan de Desarrollo) |
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5 | Socializar documento con las propuestas del PDI y PEI. | Comisión |
El documento con la propuesta del PEI y/o PDI es socializado a las diferentes instancias académicas de la institución y los actores externos, a través de la aplicación de diferentes mecanismos de participación. Se consolidan y sistematizan los aportes realizados por la comunidad interna y externa.
Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido |
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6 | Elabora plan plurianual de inversiones | Comisión |
Se elabora el plan plurianual de inversiones conforme al plan de desarrollo propuesto por la comisión y teniendo en cuenta la inversión anual proyectada a ejecutar durante la vigencia del plan de desarrollo propuesto.
Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido |
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7 | Elaborar documento final y presentar ante entes colegiados | Comisión |
La Comisión debe analizar los aportes realizados por la comunidad interna y externa e incorporar lo pertinente al documento final de PEI y/o PDI. El documento definitivo es presentado ante el Consejo Académico y el Consejo Superior, incorporando las recomendaciones de ajuste que en tales instancias se planteen.
Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido. |
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8 | Aprobar PEI PDI | Consejo Superior |
El Consejo Superior, una vez surtidas las etapas de ajuste, procede a aprobar el PEI y/o PDI suscribiendo el acto administrativo respectivo. En caso que los documentos finales no sean aprobados, debe iniciarse nuevamente el proceso de socialización ante la comunidad universitaria y comunidad en general con el fin de identificar mejoras necesarias.
Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido. |
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9 | Difundir documentos PDI y PEI aprobados | Consejo Superior |
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas establece diferentes mecanismos de socialización de los documentos aprobados y coordina la publicación y envío de documentos a las instancias pertinentes al interior de la institución y a la comunidad en general. De igual manera se publican en la página web y se conservan evidencias de las acciones de socialización realizadas.
Tempo: De acuerdo al cronograma establecido. |
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10 | Elaborar Plan de Acción Institucional PAI | Rector Equipo Directivo Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Cada cuatro años, una vez posesionado el nuevo Rector y el Equipo Directivo, es liderado por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas un ejercicio de planificación, orientado a definir los proyectos estratégicos a ser desarrollados en el cuatrenio a partir del plan de gobierno del rector electo y que permitan la materialización de las líneas estratégicas y metas definidas en el plan de desarrollo para dicho periodo.
Tiempo: Cada cuatro años. Ver Registro(Formato para el registro del plan de acción institucional) |
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11 | Consolidar y socializar PAI | Rector Equipo Directivo Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
A partir de los ejercicios de planificación realizados con el Equipo Directivo, se consolida el documento final del Plan de Acción Institucional en el que se establecen los proyectos estratégicos a ser implementados con las respectivas metas anuales. El documento es aprobado por el Rector y socializado al Consejo Académico y al Consejo Superior.
Tiempo: Cada cuatro años. Registro(Acta aprobada y firmada) |
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12 | Elaborar Plan de Acción de Facultades PAF | Decano Consejos de Facultad Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
El Decano electo, lidera al interior de las facultades y con el apoyo metodológico de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la elaboración de su plan de acción, el cual establece los proyectos a desarrollar a partir de los documentos estratégicos institucionales y los ejercicios de planificación realizados al interior de cada facultad.
Tiempo Cada cuatro años Ver Registro(Formato para el registro del plan de acción de facultad) |
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13 | Consolidar y socializar PAF | Decano Consejos de Facultad |
Los PAF contienen los proyectos estratégicos a desarrollar durante el cuatrenio y las metas de cada vigencia para cada una de las facultades. El documento final es aprobado por el Consejo de Facultad y socializado dentro de la comunidad universitaria.
Tiempo: Cada cuatro años Registro(Acta Consejo de Facultad) |
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14 | Realizar seguimiento a los documentos estratégicos institucionales | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Oficina Asesora de Control Interno |
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas realiza seguimientos anuales al cumplimiento de metas del PDI, PAI y PAF, generando los informes pertinentes para el Equipo Directivo. La Oficina Asesora de Control Interno verifica cumplimiento de metas y actividades, generando los informes correspondientes para que sean aplicados los correctivos a los que haya lugar. (Ver P-CS-353: Procedimiento para el seguimiento y evaluación al cumplimiento al plan de acción y plan de desarrollo).
Tiempo: Anualmente |
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15 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Acta Consejo de Facultad | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | SEGUN DEPENDENCIA |
Acta aprobada y firmada | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | SEGUN DEPENDENCIA |
Cronograma de trabajo para la formulación del PEI o Plan de Desarrollo | OFICINA DE PLANEACION | - | ASUNTO |
Formato para el registro del plan de acción de facultad | OFICINA DE PLANEACION | R-3264-P-PL-689 | - |
Formato para el registro del plan de acción institucional | OFICINA DE PLANEACION | R-3267-P-DI-691 | - |
Formato para registrar asistencia a eventos | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | R-121-P-GH-52 | G1-OGH-036 |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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