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PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS JURÍDICAS
Código: P-GJ-708
Versión: 4
Emisión: 2019-10-16

PROCESO GESTIóN JURíDICA

OBJETIVO
Determinar las actividades y responsables que deben cumplirse con la finalidad de garantizar una adecuada respuesta a las consultas solicitadas por los integrantes de la comunidad universitaria, personas naturales o jurídicas externas relacionada con el quehacer institucional.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la radicación de la solicitud de concepto jurídico, continua con el estudio, recolección de información, revisión de normatividad, elaboración de respuesta, precedido de revisión por parte del líder del Grupo de Gestión Jurídica y del Secretario General y finaliza con la notificación del mismo.

RESPONSABLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA SECRETARIA GENERAL:  Recibir las solicitudes de consultas, radicar en el sistema de Secretaría General y remitir a la Líder de Grupo Jurídico para su reparto. 
PROFESIONAL ESPECIALIZADO LÍDER DEL GRUPO JURÍDICO:  Realizar reparto, seguimiento y revisar los proyectos de respuestas de conceptos jurídicos. 
ABOGADOS Y ASISTENTES JURÍDICOS:  Elaboración de proyectos de conceptos jurídicos. 
SECRETARIO GENERAL:  Revisar y aprobar con su firma los conceptos jurídicos.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
CONSULTA: Solicitud elevada por cualquier miembro de la comunidad universitaria o personas naturales o jurídicas relacionada con la normatividad universitaria. 
CONCEPTO JURÍDICO:  Respuesta otorgada a las consultas elevadas, en el cual la autoridad pública se manifiesta sobre materias de su competencia. 
NOTIFICACIÓN:  Acto mediante el cual se informará a la persona interesada o a su representante, del contenido de un acto administrativo, de acuerdo a las formalidades legales establecidas.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Con la emisión de consultas se busca asesorar a las dependencias de la Universidad para que cumplan con las normas legales y los procedimientos garantizando un adecuado funcionamiento de la misma. Así mismo se busca absolver consultas de las personas naturales o jurídicas con la finalidad de brindar toda la información que requiera.

 

El peticionario al momento de radicar la petición deberá indicar la dirección donde recibirá correspondencia, podrá agregar así mismo el número de fax o de la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

 

APROBACIÓN DE PROYECTOS DE RESPUESTAS DE CONSULTAS: De acuerdo a la complejidad de la consulta, los integrantes  del grupo de Gestión Jurídica podrán socializar el tema  para la deliberación ante el equipo jurídico.

 

Para el caso de los actos administrativos expedidos por los Consejos, estos se suscriben por el Presidente de la Corporación y el Secretario General.

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Recibir solicitud de la consulta Auxiliar Administrativo de la Secretaria General La Auxiliar Administrativa recibe la solicitud de consulta, la procede a registrar en el Sistema de la Secretaría General y la envía al Líder del Grupo Jurídico para su posterior asignación.

TIEMPO: 1 dia

Registro(Sistema de Secretaría General)
3 Asignar trámite Profesional Especializado Líder Grupo Jurídico Se asigna el trámite a un funcionario, atendiendo conocimiento del tema u orden en el reparto.

TIEMPO: 1 día
4 Estudiar viabilidad Funcionario responsable Se realiza un estudio de antecedentes normativos, jurisprudencia, conceptos emitidos por la Secretaria General, procedencia y competencia.

TIEMPO: 15 días
5 Elaborar Proyecto de Concepto Jurídico Funcionario responsable Se proyecta el concepto jurídico de acuerdo a la solicitud realizada y se crea el documento en admiarchi.

TIEMPO: 8 días

Registro(Documento creado en admiarchi)
6 Revisar y aprobar concepto jurídico Secretario General, Profesional Especializado Líder Grupo Jurídico Se revisa concepto jurídico definitivo, verificando forma y fondo, previo visto bueno del Líder del Grupo Jurídico. El Secretario General procede a aprobarlo.

TIEMPO: 2 día

Registro(Oficio firmado)
7 Notificar concepto jurídico Auxiliar Administrativo Secretaría General Cuando se trate de consultas remitidas por dependencias internas se remite a través del sistema de admiarchi.

Cuando se trate de consultas elevadas por ciudadanos o entidades externas se remite a la dirección que haya sido registrada al momento de elevar la solicitud. También se hace el registro en el Sistema Admiarchi.

TIEMPO: Según términos de la Ley
8 Remitir concepto jurídico Auxiliar Administrativo de la Secretaría General Se remite concepto jurídico en la aplicación de admiarchi para aprobación y firma, se registra salida del Sistema de Secretaria General.

TIEMPO: En forma inmediata una vez se da el visto bueno.
9 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Documento creado en admiarchi
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
-TIPO DOCUMENTAL
Oficio firmado
SECRETARIA GENERAL
-TIPO DOCUMENTAL
Sistema de Secretaría General
SECRETARIA GENERAL
-ASUNTO

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
47 2017POR EL CUAL SE EXPIDE EL ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
005 1998POR EL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS. ACTUALIZADO
12-1 2008POR EL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO ACADEMICO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS- ACTUALIZADO.
 
Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
LEY 594 2000por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
LEY 14372011Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
LEY 7942003Por la cual se modifica el Código de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras disposiciones.CONGRESO DE LA REPÚBLICA 
Decreto 019 de 20122012Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 
CONSTITUCIÓN POLITICA1991Por la cual se expide la Constituciòn Politica ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE  


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - SECRETARIO GENERAL -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
4Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
3Se incluye en el desarrollo en plazo para responder consultas la ley 1755 de 2015 y se realizan ajustes en el flujograma. 2019-03-07
21. Se modifico la redacción anterior incluyendo personas naturales o jurídicas externas.
2. En el alcance se cambio a "Líder de Gestión Jurídica"
3. Se incluyo dentro de los responsables a los abogados y asistentes jurídicos la elaboración de proyectos de conceptos jurídicos.
2016-02-19
1Versión inicial2014-09-17


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