 |
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE BIENES |
|
|
|
|
|
| PROCESO | RECURSOS FíSICOS |
| OBJETIVO |
| Clasificar, controlar y custodiar los bienes de la Universidad de Caldas, con el fin de garantizar su identificación, contabilización y preservación. |
| ALCANCE |
| El procedimiento inicia con la inclusión de los bienes en el sistema de información, su uso, custodia, control y disposición final. |
| RESPONSABLES | ||||||
|
| DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||
|
Los bienes de la Universidad de Caldas se clasifican según su clase, naturaleza, uso y destino.
|
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
|
|
| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 | Recibir el bien | Profesional Universitario de Almacén Supervisores |
Una vez realizado el proceso de compra a partir de los requerimientos del usuario, se recibe el bien adquirido. De acuerdo a las características del bien, puede ser recibido en el almacén o directamente en el área o dependencia solicitante. Bien sea el Supervisor o el Profesional Universitario del almacén, deben recibir el bien y la factura respectiva, realizando revisión de las condiciones del producto y la consistencia con lo especificado en la factura.
TIEMPO: Una vez se recibe el bien Registro(Factura) |
||
| 3 | Recibir y revisar documentación | Profesional Universitario de Inventarios |
Recibe del Supervisor la orden de compra del bien, la factura y el recibo a satisfacción, y acta de liquidación según el caso, documentación que es revisada en su consistencia a partir de lo solicitado por el usuario.
TIEMPO: Una vez se recibe la documentación Registro(Recibo a satisfacción) |
||
| 4 | Ingresar datos al sistema de inventarios | Profesional Universitario de Inventarios |
Las características y/o especificaciones del bien son registradas en el Sistema de Información, proceso en el que se genera el código e identificación del bien. Se emite el comprobante de entrada, documento que permite ingresar el bien como un activo de la Universidad y se envía conjuntamente con los demás soportes, al área competente para continuar con el proceso de pago. El comprobante de salida se remite al Almacén para el posterior retiro del bien por parte del responsable.
TIEMPO: Una vez se recibe la documentación Registro(Comprobante de ingreso de bienes al inventario) |
||
| 5 | Etiquetar bienes devolutivos y gestionar elementos de consumo | Auxiliar Administrativo Inventarios |
Revisa que la información sea consistente e imprime el sticker con la identificación del bien en el que se define el responsable del mismo (funcionario o NIT de la universidad) y su descripción detallada. Se etiqueta el bien, ya sea que éste se encuentre en el almacén o en la dependencia que lo recibió. Se solicitará al responsable el retiro del bien del Almacén, para el caso en que éste se encuentre en bodega, firmará el comprobante de salida y reposará en el expediente de inventarios.
Los bienes de consumo son entregados a las diferentes dependencias según los pedidos que éstas realicen. En el caso de las unidades administrativas, los bienes de consumo se entregan con una periodicidad trimestral y en los programas especiales, cuando sea requerido a partir de las necesidades de cada programa. La solicitud se realiza a través del formato establecido y una vez recibido en el almacén se identifica disponibilidad, se registra la salida del kardex y se entrega a la dependencia solicitante, quienes serán responsables de uso óptimo. TIEMPO: Cada tres meses Ver Registro(Formato Pedido Interno) |
||
| 6 | Solicitar traslado de bienes devolutivos | Responsable del bien |
Solicita traslado del bien a otro funcionario o al profesional Universitario del almacén, a través del formato establecido, que se entregará en el Almacén. Cuando se trate de traslado de bienes entre funcionarios, éstos determinarán si el traslado obedece a una necesidad real de uso del bien. El traslado de bienes al Profesional Universitario del Almacén se determinará cuando por la naturaleza del bien no se requiera en la dependencia.
TIEMPO: Cada que sea requerido Ver Registro(Formato para trasladar o dar de baja bienes devolutivos) |
||
| 7 | Hacer traslado de bienes devolutivos | Profesional Universitario de Inventarios |
Hace efectivo el traslado registrando el movimiento en el sistema de información y generando la solicitud ejecutada, la cual reposará en el expediente de inventarios de cada responsable. Momento en el cual se hará el traslado físico del bien.
TIEMPO: Una vez se recibe la documentación Ver Registro(Formato para trasladar o dar de baja bienes devolutivos) |
||
| 8 | Autorizar salida de bienes devolutivos de la universidad | Responsable del bien devolutivo - Profesional Universitario de Inventarios |
Cuando un responsable de un bien devolutivo requiera utilizarlo por fuera de la universidad, debe solicitar autorización al profesional universitario del área de inventarios, quién después de evaluada la solicitud, autoriza o rechaza. Si la salida del bien es internacional, la copia de la autorización debe ser enviada a la Vicerrectoría Administrativa a fin de efectuar el reporte a la compañía de seguros acompañado de fotografías y valor estimado del bien.
Periódicamente, un funcionario de servicios generales selecciona y verifica aleatoriamente bienes que han sido autorizados para retirarlos de la instalaciones de la Universidad, a fin de confirmar su ingreso de nuevo al área correspondiente. De no encontrarse el bien se notifica por escrito al responsable para que proceda a su reintegro en un término no mayor a tres días hábiles. TIEMPO: Cada que sea requerido Ver Registro(FORMATO PARA AUTORIZAR EL RETIRO DE BIENES DEVOLUTIVOS DE LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD) |
||
| 9 | Recibir bienes muebles en donación. | Líder de Grupo Interno de Servicios Generales |
Cuando una empresa o particular exprese su intención de realizar donación de un bien a la universidad, se remitirá a la normatividad para el trámite de bienes recibidos en donación o legado y el responsable de recibir los bienes en la dependencia correspondiente adelantará el trámite y hará llegar los documentos a Servicios Generales - Inventarios para su ingreso.
TIEMPO: Cada que sea requerido Registro(Comprobante de ingreso de bienes al inventario) |
||
| 10 | Realizar verificación de inventario anual | Profesional Universitario de Inventarios |
Genera y envía los reportes de inventarios por responsable una vez al año.
TIEMPO: Una vez al año Registro(Reporte de Inventario) |
||
| 11 | Realizar verificación de inventario anual | Responsable del bien |
Verifica la existencia de cada elemento constatando su descripción, estado e identificación, y reporta al área de Inventarios, así como las novedades encontradas.
TIEMPO: Una vez al año Registro(Reporte de Inventario) |
||
| 12 | Realizar ajustes de inventario anual | Profesional Universitario de Inventarios |
Revisa las novedades reportadas, las coteja con los soportes del expediente de inventarios de cada responsable y procede a tramitar los ajustes que considere pertinentes, de acuerdo con la normatividad establecida.
TIEMPO: Cada que sea requerido Registro(Reporte de Inventario) |
||
| 13 | Fin. | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| Comprobante de ingreso de bienes al inventario | VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA | - | G-USG-056.1 |
| FORMATO PARA AUTORIZAR EL RETIRO DE BIENES DEVOLUTIVOS DE LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD | DIVISION SERVICIOS GENERALES | R-1226-P-RF-716 | G-USG-056.1 |
| Factura | DIVISION SERVICIOS GENERALES | - | - |
| Formato Pedido Interno | VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA | R-1099-P-RF-716 | G-USG-056 |
| Formato para trasladar o dar de baja bienes devolutivos | VICE-RECTORIA ADMINISTRATIVA | R-1097-P-RF-716 | - |
| Recibo a satisfacción | SECRETARIA GENERAL | - | ASUNTO |
| Reporte de Inventario | DIVISION SERVICIOS GENERALES | - | - |
| NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA | ||||||||
| Normatividad Interna | ||||||||
| Número | Año | Descripción | Consultar | |||||
| 0408 | 2017 | POR LA CUAL SE MODIFICA LA RESOLUCION DE RECTORIA NRO. 000747 DEL 2007. |  | |||||
| 00747 | 2007 | POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CLASIFICACION, ADMINISTRACION Y CUSTODIA DE LOS BIENES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS. | | |||||
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Regresar | |||||||||||||||||||||||||||||||||||