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PROCEDIMIENTO PARA LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS |
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PROCESO | GESTIóN JURíDICA |
OBJETIVO |
Representar judicialmente la Universidad de Caldas en la defensa de los intereses institucionales. |
ALCANCE |
El procedimiento inicia con la notificación por parte de los despachos judiciales o autoridades administrativas de las demandas, conciliaciones, acciones constitucionales y procesos sancionatorios, hasta que finalice el proceso. |
RESPONSABLES | ||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||||||||||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio. | ||||
2 | Recibir notificación de los despachos judiciales o autoridades | Profesional Especializado Líder del Grupo Jurídico o Auxiliar Administrativo Secretaría General |
Se reciben las notificaciones de las acciones judiciales, traslado de las demandas, acciones constitucionales, por el correo electrónico institucional: gestion.juridica@ucaldas.edu.co o por medio físico.
En caso de recibir solicitudes de conciliación extrajudicial se deberán seguir los pasos descritos en el instructivo: INSTRUCTIVO PARA LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL EN ASUNTOS CONTENCIOSOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Una vez recibida la información, la Auxiliar Administrativa de la Secretaría General realiza la respectiva radicación e impresión de la información y se la pasa al Líder del Grupo Jurídico. TIEMPO: Permanente. |
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3 | Asignar trámites | Profesional Especializado Líder Grupo Jurídico |
El Líder del Grupo Jurídico realiza la asignación de la siguiente manera:
Las acciones de tutela serán asignadas preferentemente a los asistentes jurídicos, y en caso de existir una coyuntura en la recepción de acciones constitucionales se asignaran a cualquiera de los profesionales que conforman el Grupo de Gestión Jurídica. Para el presente tramite seguir los pasos del: INSTRUCTIVO PARA RECEPCIONAR Y CONTESTAR ACCIONES DE TUTELA Los demás medios de control incluidas las acciones constitucionales diferentes a la acción de tutela, se asignarán directamente al Abogado profesional universitario 2028 grado 10 de la Secretaría General. En caso de que se radiquen varias demandas al mismo tiempo se podrán repartir entre los otros abogados de la Secretaría. Dado el caso que, por la complejidad o naturaleza del asunto, no se cuente con un Abogado en la Institución que pueda desarrollar el trámite, es posible contratar un abogado externo, previa verificación de la formación y/o experiencia requerida de acuerdo a la necesidad específica. TIEMPO: A más tardar dentro de los tres días siguientes a la recepción. |
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4 | Ingresar proceso judicial a EKOGUI | Abogado designado |
El abogado que tiene a cargo el proceso judicial ingresa a la plataforma e-KOGUI con el fin de registrar el proceso judicial. (se excluyen de este ingreso las acciones de tutela)
Mediante oficio se debe informar a la Oficina Financiera sobre el monto de las pretensiones con el fin de provisionar contablemente la demanda en curso en caso de un eventual fallo condenatorio. TIEMPO: A más tardar dentro de los 5 días siguientes a la notificación del proceso judicial. |
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5 | Revisar antecedentes, normas, jurisprudencia y doctrina | Abogado designado |
Una vez recibida la demanda, se procede a solicitar a las áreas implicadas la información relacionada con el presunto daño antijurídico para conformar el expediente en el archivo.
Los abogados de cada caso realizan una revisión jurisprudencial, doctrinal, legal, estatutaria y reglamentaria a los procesos judiciales para continuar con la construcción de la estrategia de defensa de la Institución Además de lo anterior, el abogado asignado deberá verificar si existen casos similares para identificar criterios de defensa previos que se hayan aplicado. TIEMPO: Permanente |
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6 | Recopilar pruebas documentales | Abogado designado |
En caso de ser necesario se requiere a las dependencias, con la finalidad de que se alleguen documentos, rindan informes, expidan certificados y demás soportes que sirvan de pruebas dentro del proceso.
TIEMPO: Permanente. |
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7 | Definir estrategia de defensa | Profesional Especializado Líder del Grupo de Gestión Jurídica Abogado designado |
El Profesional Universitario procede a analizar los medios de defensa a la luz de la jurisprudencia y la normatividad vigente sobre la materia, fundamentada en las pruebas aportadas dentro de la demanda y las aportadas por la Institución (soportes allegados por las dependencias implicadas). Igualmente se solicita la práctica de pruebas que sean pertinentes y conducentes con el fin de defender la Institución.
Teniendo en cuenta los análisis previos, el abogado define un proyecto de contestación lo remite al Líder del Grupo de Gestión Jurídica para su revisión, recomendación y aprobación. La remisión aludida deberá realizarse a más tardar dentro de los 5 días anteriores al vencimiento del término para contestar la demanda. Cuando se trate de acciones de tutela el proyecto de respuesta, deberá enviarse al líder de Gestión Jurídica en el término de un (1) día el cual una vez aprobado por este, deberá ser firmado por Secretario General. TIEMPO: Permanente |
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8 | Solicitar y otorgar poder | Abogado designado y Rector. |
Debe solicitarse otorgamiento de poder ante Rectoría, donde se especifique la información del proceso judicial y se autorice la representación del funcionario por parte de la Universidad.
TIEMPO: Permanente |
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9 | Radicar contestación | Abogado designado |
Una vez en firme la contestación de la demanda y sus anexos deberán ser radicados ante el despacho judicial competente. La remisión de los documentos podrá ser presentada directamente por el apoderado judicial o por el funcionario encargado de la oficina de mensajería contratada por la Institución. Esto, teniendo en cuenta que el trámite de contestación de la demanda no requiere de presentación personal.
Una vez obtenido en respectivo recibido del documento, se solicita el archivo del mismo en el expediente contentivo del proceso judicial y se registra en la plataforma E-kogui. TIEMPO: Permanente |
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10 | Atender citaciones a audiencias | Abogado designado |
Se debe acudir a cada citación o requerimiento del juzgado u otras instituciones, de acuerdo a lo estipulado en el proceso.
Cuando exista citación a audiencia de conciliación dentro del proceso se deberá someter la decisión ante el Comité de Conciliación de la Universidad previa recomendación radicada por el abogado quien tenga asignado el caso, siguiendo los pasos del instructivo: INSTRUCTIVO PARA LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL EN ASUNTOS CONTENCIOSOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS TIEMPO: Cuando se realice la citación. |
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11 | Verificar el proceso en todas sus etapas y realizar seguimiento a cada una de las actuaciones | Abogado designado |
1. Revisar por parte del profesional universitario 2028 grado 10 de la Secretaría General diariamente el correo electrónico gestión.juridica@ucaldas.edu.co e Infojudicial, con el fin de verificar el avance de los procesos a cargo de la Universidad de Caldas.
2. Revisar estados, traslados, edictos y expedientes de forma presencial una vez al mes. 2. Solicitar copias de los documentos cuando se requiera. 3. Estudiar Autos y Sentencias cada vez se expidan dentro del proceso. 4. Elaborar, revisar y suscribir memoriales ante el Despacho Judicial. 5. Registrar actuaciones de seguimiento en el formato de registro y control de los procesos por Departamento usando en el sistema E-KOGUI. TIEMPO: Permanente. |
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12 | Adelantar actuaciones procesales | Abogado designado |
Presentar personalmente o remitir en el caso de que se no se requiera el trámite de presentación personal, memoriales ante el despacho judicial y solicitar el archivo del mismo con radicación en el expediente.
Asistir a las Audiencias programadas por fuera de la ciudad, presentando ante el Líder de Grupo Interno de Gestión Jurídica el informe de Comisión correspondiente. Elaborar, revisar y suscribir documento de recurso contra Autos y sentencias en el caso de ser procedente y solicitar el archivo del mismo con radicación al expediente. |
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13 | Tomar acciones frente al fallo | Abogado designado |
Si se recurre, el abogado realiza seguimiento y actúa en cada etapa del proceso en segunda instancia.
En el caso de los procesos contencioso administrativo en los cuales el fallo sea condenatorio y se interpone el recurso de apelación, previo a que el Juez o Magistrado cite a audiencia de conciliación consagrada en el numeral 4 del artículo 192, se deberá someter la decisión ante el Comité de Conciliación de la Universidad previa recomendación del abogado que tenga asignado el caso. TIEMPO: Al finalizar el proceso judicial en primera instancia |
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14 | Registrar datos y Archivar copia de la sentencia | Abogado designado |
Obtener copia de la sentencia y registrar datos en el sistema E-KOGUI.
Si el fallo es favorable se archiva el expediente. Si el fallo es en contra, el abogado responsable informará a la Vicerrectoría Administrativa - Oficina Financiera sobre el contenido del fallo para advertir del inicio del proceso de pago una vez la parte accionante o vencedora radique la totalidad de documentos indispensables para proceder al pago efectivo. TIEMPO: Cuando se encuentre en firma el fallo de primera instancia o se encuentre ejecutoriada la sentencia de segunda instancia. |
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15 | Pago efectuado | Abogado designado, Oficina Financiera |
Una vez se radique la solicitud de pago por parte del demandante o de la parte vencedora, se remitirá a la Vicerrectoría Administrativa - Oficina Financiera para que se efectúe el respectivo pago.
La Oficina Financiera deberá comunicar a la Secretaria General inmediatamente cancele el monto de la condena expidiendo certificación de pago. Una vez se cuente con la respectiva certificación de pago total de la condena el abogado designado realizará el estudio del inicio de la acción de repetición y presentará su recomendación ante el comité de conciliación. Ver I-GJ-621-INSTRUCTIVO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO, REVELACIÓN Y PAGO DE LOS PROCESOS JUDICIALES, LAUDOS ARBITRALES, CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES Y EMBARGOS DECRETADOS Y EJECUTADOS SOBRE LAS CUENTAS BANCARIAS TIEMPO: 4 meses una vez se efectúe el pago total de la condena. |
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16 | Fin |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA - | SECRETARIO GENERAL - |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
4 | Se realizan ajustes al desarrollo y flujograma | 2020-05-15 |
3 | Ajustes en flujograma y normatividad... | 2019-10-16 |
2 | Se realiza modificaciones al desarrollo y se ingresan los requisitos para ser contratado un abogado externo para defensa judicial de la universidad, en caso que sea requerido. | 2016-12-19 |
1 | Versión inicial | 2014-09-17 |
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