Confidential
PROCEDIMIENTO PARA LA SEGURIDAD FISICA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

RECURSOS FíSICOS

P-RF-727
Rige a partir de:
2017-02-15

Versión: 3
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12014-11-05
22016-02-18
32017-02-15

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Programar, ejecutar y verificar las condiciones de seguridad física de la Universidad de Caldas, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Institución y al alcance de la prestación del servicio por parte de la empresa contratista.

ALCANCE:
El procedimiento inicia con la identificación y actualización de necesidades de seguridad y la contratación de la empresa prestadora del servicio de vigilancia, involucrando actividades como el préstamo de espacios, autorizaciones para ingresar en horarios extraordinarios y el reporte de perdida de bienes, hasta la supervisión y toma de acciones correctivas que garanticen la mejora continua para la seguridad física de las instalaciones.

RESPONSABILIDAD:
1. Corresponde al Profesional Especializado de Servicios Generales, establecer las características para la prestación del servicio de vigilancia, supervisar el desarrollo de los contratos y tomar acciones de mejora que permitan su buen funcionamiento.
2. Corresponde al Profesional Especializado de Sistemas, gestionar el sistema de videovigilancia de la Universidad, en lo referente a las condiciones físicas y electrónicas de la infraestructura.
3. Corresponde a la empresa contratista, garantizar la prestación del servicio por parte de su personal a cargo y cumplir con los lineamientos establecidos por la Institución.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR (ARTÍCULO 64. CÓDIGO CIVIL COLOMBIANO): El imprevisto al que no es posible resistir, por ejemplo: naufragio, terremoto, inundaciones, etc.

DESARROLLO:

PRESTAMO DE ESPACIOS FÍSICOS 

Este servicio se ofrece a toda la comunidad, previa solicitud de préstamo del espacio físico (áreas comunes). Para su aprobación se tienen en cuenta criterios como: uso del espacio, horario, tiempo del préstamo y disponibilidad del espacio. Si el préstamo es solicitado por particulares o personas externas a la Universidad, se debe cancelar en el banco respectivo, el valor correspondiente por cada metro cuadrado utilizado, de acuerdo a los parametros establecidos por la Oficina de Planeación y Sistemas. 

Los escenarios de la sede central, a cargo del área de Extensión Cultural como auditorios, teatro y salas, se prestan para la realización de actividades académicas, culturales, artísticas y eventos especiales, de empresas externas y particulares así como a las diferentes dependencias de la Universidad, previa solicitud.
 
El préstamo a empresas externas o particulares tiene una tarifa fijada por Rectoría de acuerdo a parámetros establecidos por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de la Universidad. El cobro se hace por cada hora de uso, por jornada de 4 horas y de 8 horas de acuerdo a las necesidades del cliente. 
 
El cliente realiza la consignación en la Entidad Bancaria asignada por la Universidad. El recibo de consignación debe presentarse en el área de Extensión Cultural. 
 
 
AUTORIZACIÓN DE INGRESO EN HORARIOS EXTRAORDINARIOS: 
 
Los docentes, administrativos y estudiantes pueden solicitar ingreso a las instalaciones de la Universidad en horarios extraordinarios, los cuales comprenden: los días domingos y festivos en cualquier horario y de lunes a sábado entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m. , previo el visto bueno del responsable de la dependencia o actividad a ejecutarse.
 
La solicitud se revisa para verificar que contenga toda la información requerida, se estudia, se aprueba o se rechaza, y culmina con el registro y entrega en medio físico o magnético al personal de seguridad, quienes permitirán el ingreso sólo a las personas autorizadas por Servicios Generales. 
 
Las solicitudes para el ingreso los días domingos y festivos se reciben hasta el día viernes de cada semana a las 4:00 p.m. 
 
 
REPORTE DE PERDIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR:
 
La pérdida de bienes por hurto, caso fortuito o fuerza mayor, se presenta cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en el almacén han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de su recuperación como consecuencia de los eventos citados, caso en el cual se deberá agotar los trámites legales, administrativos y contables a que haya lugar. En cualquiera de los casos comprobados de hurto o pérdida, caso fortuito o fuerza mayor, se deberá realizar la baja definitiva de los bienes en los correspondientes registros administrativos y contables.
 
El funcionario con el bien a cargo debe: 
 
1. Presentar la denuncia penal ante las autoridades competentes(en la estación de policía más cercana en una Unidad de Reacción Inmediata “URI” de la Fiscalía General de Nación), dentro de las 48 horas siguientes al conocimiento del suceso, indicando todas las características del bien registrado en el Sistema de Inventario de la Universidad.
2. Dar aviso a Inventarios, Vicerrectoría Administrativa y Control Interno Disciplinario, adjuntando copia de la respectiva denuncia.
3. En caso de detectarse de manera posterior a la denuncia otros faltantes, correspondientes al mismo hecho, se debe ampliar la denuncia y enviar copia a las oficinas mencionadas.
4. Manifestar voluntariamente y por escrito al Comité Administrador de Bienes, el interés de responder o pagar el bien perdido, en las condiciones y fechas aceptadas por la Universidad.
5. Pagar el valor no reconocido por la aseguradora (deducible) en la indemnización, una vez se emita pronunciamiento por parte de la Oficina de Control Interno Disciplinario sobre la responsabilidad de la persona.
6. Para efectos de la reclamación ante la compañía de seguros, la persona responsable del bien hurtado, deberá adjuntar los siguientes documentos: copia del denuncio respectivo, dos (2) cotizaciones de un equipo idéntico o equivalente, copia de la factura histórica o acta de ingreso a inventario, donde se indique claramente las características del equipo hurtado, valor y fecha, documento que deberá estar firmado por el responsable. 

FLUJOGRAMA
PASO SÍMBOLO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Identificar y actualizar necesidades 1 Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales A través de recorridos aleatorios de inspección, se identifican accesos, áreas perimetrales y espacios que requieran fortalecer las actividades de vigilancia, por ser vulnerables, con el fin de disponer de recursos humanos, tecnológicos y económicos para suplir las necesidades.

TIEMPO: Aleatorio
3 Contratar empresa proveedora 2 Oficina de Contratación De acuerdo a las necesidades identificadas, se procede a contratar la empresa de seguridad prestadora del servicio, a través de los lineamientos institucionales determinados para tal fin.

Ver: P-CC-72 Procedimiento para la contratación por oferta pública y privada.

TIEMPO: Cuando sea requerido
4 Definir protocolos de vigilancia 3 Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales, Profesional Especializado Líder Grupo Interno de Sistemas Se establecen las condiciones para el uso y monitoreo de grabaciones, disposición, almacenamiento, conservación, salvaguarda y custodia de la información almacenada en el sistema de videovigilancia.

Ver I-RF-576 Instructivo para la administración del sistema de videovigilancia de la Universidad de Caldas.

TIEMPO: Permanente
5 Realizar préstamo de áreas comunes 4 Profesional Especializado Líder del Grupo Servicios Generales Se recepcionan las solicitudes de préstamo de áreas comunes mediante oficio o correo electrónico y se analizan de acuerdo al uso, disponibilidad y tiempo que es requerido. Se presta el espacio a los responsables que cumplen con los requerimientos y se les informa a través de correo electrónico o mediante documento físico.

TIEMPO: Cuando sea requerido
6 Realizar préstamo de salas, auditorios y teatros 5 Secretaria Ejecutiva Oficina de Extensión Cultural Se presenta la solicitud de préstamo de salas, auditorios y teatros de la Sede Central en la Oficina de Extensión Cultural, a través del formato, con el fin de evaluar el uso y la disposición del espacio, además de coordinar el acompañamiento de un funcionario de la oficina que verifique la organización y cumplimiento del evento.

No están incluidas las salas, auditorios y teatros de las Facultades, toda vez que el préstamo de estos espacios físicos es de su autonomía y se rigen por las condiciones de uso académico y otros que determinen.

TIEMPO: Cuando sea requerido.

Ver Registro(FORMATO PARA SOLICITAR EL PRESTAMO DE ESPACIOS FÍSICOS EN LA UNIVERSIDAD (Teatro 8 de Junio, Sala Carlos Náder, Auditorio Humberto Gallego Gamboa) )
7 Autorizar ingreso a las instalaciones 6 Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales El usuario que requiere ingresar a la Universidad en horarios extraordinarios, realiza la solicitud de autorización de ingreso a través del formato, indicando nombre e identificación de las personas que ingresarán, la fecha y hora de ingreso, hora de salida, dependencia o área a la que se ingresa y actividades a desarrollar; refrendado con la firma del responsable de la dependencia o actividad a ejecutarse.

TIEMPO: Permanente

Ver Registro(FORMATO PARA AUTORIZAR EL INGRESO A LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD EN HORARIOS EXTRAORDINARIOS)
8 Reportar autorizaciones de ingreso 7 Secretaria Servicios Generales Se reportan diariamente, si el servicio lo requiere, al Coordinador de seguridad de la empresa contratista para que se permita el acceso a dichas personas.

TIEMPO: Diariamente antes de las 6:00 pm, si el servicio lo requiere
9 Reportar pérdida de bienes 8 Funcionario Cualquier persona o funcionario que tenga conocimiento de la pérdida, daño o hurto de un bien de propiedad de la Universidad de Caldas, tiene el deber de informar a las autoridades competentes, allegando los correspondientes documentos probatorios. (Ver Desarrollo)

TIEMPO: Cuando sea requerido
10 Supervisar prestación del servicio de vigilancia 9 Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales y Contratistas Se realizan reuniones periódicas y visitas a las instalaciones para evaluar la prestación del servicio, como herramienta de supervisión y seguimiento y control.

TIEMPO: Permanente
11 Tomar acciones correctivas 10 Profesional Especializado Líder Grupo Interno Servicios Generales De acuerdo con la evaluación de la prestación del servicio realizada previamente, se toman decisiones que permitan mejorar la seguridad de las instalaciones de la Universidad, y la comunidad universitaria.

TIEMPO: Permanente.
12 FIN 11    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO PARA AUTORIZAR EL INGRESO A LAS INSTALACIONES DE LA UNIVERSIDAD EN HORARIOS EXTRAORDINARIOS
DIVISION SERVICIOS GENERALES
R-1232-P-RF-727ASUNTO
FORMATO PARA SOLICITAR EL PRESTAMO DE ESPACIOS FÍSICOS EN LA UNIVERSIDAD (Teatro 8 de Junio, Sala Carlos Náder, Auditorio Humberto Gallego Gamboa)
OFICINA EXTENSION CULTURAL
R-635-P-RF-727G2-OBU-036.4

 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Lina MarÍa Corrales Rodriguez

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
PATRICIA ELENA CARDENAS ATEHORTUA

VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD

Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG