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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

INFORMACIóN Y COMUNICACIóN

P-IC-735
Rige a partir de:
2015-03-26

Versión: 1
 
OBJETIVO:
Divulgar los aspectos más importantes de la información y comunicación académica y administrativa, de acuerdo a los lineamientos internos y externos (Gobierno en Línea y Transparencia por Colombia), con el fin de fortalecer las labores académicas, administrativas, culturales, de proyección, de aprendizaje y de investigación.

ALCANCE:
El procedimiento inicia con la disposición de los medios tecnológicos necesarios que soporten el portal web y las comunicaciones electrónicas, continuando con la generación de la información a publicar en las unidades académicas y administrativas la cual es evaluada en su pertinencia e importancia y publicada permanentemente con el fin de mejorar continuamente la visibilidad institucional en los medios electrónicos y el cumplimiento de parámetros legales.

RESPONSABILIDAD:
1. Corresponde a las Unidades académicas y administrativas, notificar a las instancias responsables de publicar la comunicación institucional, sobre información pertinente desde la docencia, investigación, proyección o gestión administrativa que genere impacto a los grupos de interés y favorezca el fortalecimiento de la imagen institucional.
2. Corresponde al Líder del Grupo Interno de Sistemas, garantizar la plataforma tecnológica necesaria para el adecuado funcionamiento del internet y el portal web.
3. Corresponde al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y al Comité Web, trazar las políticas institucionales en cuanto a comunicaciones electrónicas, aprobar cambios de diseño y contenidos de la estructura del portal web y garantizar el cumplimiento de las directrices del Gobierno Nacional en cuanto a Gobierno en Línea.
4. Corresponde a la Oficina de Prensa, al Webmáster y a los administradores de páginas secundarias, evaluar la información generada en las unidades académicas y administrativas, redactarlas en lenguaje comunicable, en formatos estandarizados o adecuados al caso, y publicarlas oportunamente en los diferentes medios disponibles para estos fines.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
WEB: Es un sistema de distribución de documentos de hipertexto o hipermedios interconectados y accesibles vía Internet. Con un navegador web, un usuario visualiza sitios web compuestos de páginas web que pueden contener texto, imágenes, vídeos u otros contenidos multimedia, y navega a través de esas páginas usando hiperenlaces.

DOMINIO: Es una red de identificación asociada a un grupo de dispositivos o equipos conectados a la red Internet. El propósito principal de los nombres de dominio en Internet y del sistema de nombres de dominio (DNS), es traducir las direcciones IP de cada nodo activo en la red, a términos memorizables y fáciles de encontrar. Esta abstracción hace posible que cualquier servicio (de red) pueda moverse de un lugar geográfico a otro en la red Internet, aun cuando el cambio implique que tendrá una dirección IP diferente

HOSTING O ALOJAMIENTO WEB: Es el servicio que provee a los usuarios de Internet un sistema para poder almacenar información, imágenes, vídeo, o cualquier contenido accesible vía web. Es una analogía de \"hospedaje o alojamiento en hoteles o habitaciones\" donde uno ocupa un lugar específico, en este caso la analogía alojamiento web o alojamiento de páginas web, se refiere al lugar que ocupa una página web, sitio web, sistema, correo electrónico, archivos etc. en Internet o más específicamente en un servidor que por lo general hospeda varias aplicaciones o páginas web.

DESARROLLO:

La comunicación en la Universidad de Caldas es un proceso de interacción e intercambio de información, que genera interna y externamente diversos tipos de relaciones sociales y académicas. Componen este documento, las directrices e indicaciones que orientan la relación a establecer interna y externamente en términos comunicativos, intentando modular este tipo de relaciones y respetando la dinámica de la Comunidad Universitaria, la buena imagen de la Universidad y también la oficialidad de la información, como guía para identificar las diversas rutas y formas de relación con los agentes mediáticos internos y externos. 

 
DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS INSTITUCIONALES Y GESTIÓN EXTERNA: 
 
Las diversas solicitudes para incluir información en cualquier medio interno deben realizarse enviando la información a los correos electrónicos ofiprensa@ucaldas.edu.co, intranet@ucaldas.edu.co y jefe.prensa@ucaldas.edu.co. La información general del evento, convocatoria, resultado de investigación o proceso interno debe contener, en todo caso, datos que respondan a las preguntas Qué, quién, dónde, cómo, cuándo y por qué  de manera clara. Además, debe contener los datos de contacto de las fuentes infomativas. La información seguirá su curso de la siguiente manera: 
 
a. En caso de tratarse de un documento oficial (Comunicado, Acuerdo, Circular), cuya emisión depende de la rectoría, vicerrectorías, decanaturas y consejos Superior y Académico, la redacción no será modificada ni el orden de los datos o instrucciones, excepto cuando se detecten errores y bajo acuerdo con la fuente. En el caso de documentos firmados, serán convertidos a formato PDF, que permita copiar el texto, pero impida modificar el contenido, para ser publicados en la web de la Universidad o en la Intranet. Se debe evitar publicar estas comunicaciones escaneadas, salvo en casos de fuerza mayor, aunque se recomienda digitalizar los originales con fines de archivo.  
b. Para otro tipo de información, la Oficina de Prensa y Comunicaciones es la encargada de redactar las notas en un formato noticioso, para su inclusión en el boletín virtual Universidad al Día, en el portal web de la Universidad, la intranet u otro canal institucional.
c. En caso de tratarse de información pertinente para medios externos, se incluirá en el boletín destinado a esta gestión y se acompañará el proceso periodístico y de archivo, en caso de ser publicado o emitido. Por otra parte, para la información de relevancia interna, la difusión será por canales internos como la Intranet y el sistema de correo. 
d. Si la solicitud requiere otros tipos de acompañamiento (ruedas o conferencias de prensa, foros antelares, reuniones estratégicas, cartas, volantes, campañas, maestro de ceremonias) la solicitud debe especificarlo y ser enviada con al menos una semana de antelación. 
e. Las solicitudes para el portal web serán cotejadas con el protocolo web, que incluye las especificaciones, requerimientos y condiciones para la publicación. Es importante señalar que el portal web tiene una función principal como fuente de consulta de servicios que se proyecten la universidad hacia el país y hacia el mundo.
f. En caso de resultados de investigación, ciencia y tecnología, la información, además de incluirse en el Boletín, puede perfilarse para divulgación especializada, la cual debe solicitarse y acordarse con la Oficina de Prensa y Comunicaciones. 
g. Cuando se trate de información con implicaciones comerciales (cursos, posgrados, programas académicos), se debe acudir al Área de Mercadeo y Servicios, dado que este tipo de solicitudes necesitan un manejo más allá de las posibilidades de divulgación gratuita que hace la universidad. 
h. Cuando la información enviada no provenga de ninguna dependencia interna ¬si no de instituciones con las cuales la Universidad mantiene convenios, contactos o inclusión en redes¬, la información será analizada, adaptada e incluida en medios internos y externos (si es el caso). 
 
Correo electrónico institucional:
 
El correo electrónico institucional permite a los usuarios acceder a servicios de comunicación, autoservicio y trámite en la Universidad de Caldas, con el fin de optimizar las comunicaciones de la Institución. A partir de esto, se establecen mecanismos para dirigir los mensajes recibidos en la cuenta de correo electrónico institucional accesible a través de portal institucional y demás servicios como chat, foros, redes sociales. Sin embargo, solo se garantiza la entrega de los mensajes institucionales a la comunidad universitaria en la cuenta de correo electrónico con dominio @ucaldas.edu.co y no se reconoce oficialmente ningún otro medio de envío de correo electrónico como canal de comunicación.
 
Una vez creada la cuenta, es deber del usuario mantener la confidencialidad de las claves de acceso asignadas por la administración del correo electrónico institucional (contraseña), y abstenerse de  divulgarla  a terceros por cualquier motivo ya que la Universidad, la Oficina de Sistemas ni el grupo de  ingenieros de la Mesa de Ayuda, se hacen responsable de los perjuicios, daños, modificaciones o eliminaciones de la información contenida en su buzón.
 
Se espera que cada usuario disponga de los mensajes que no desea conservar y que organice y mueva los mensajes que desea conservar a las áreas dispuestas para esto. Mantener los mensajes en “Recibidos" ó "Inbox” tiene como consecuencia que eventualmente llegue al límite de espacio permitido y consecuentemente se rechace todo nuevo correo electrónico. Es responsabilidad del usuario manejar el espacio de almacenaje provisto. Por otra parte, con el fin de mantener saludables nuestros sistemas, periódicamente y de forma automática se procederá a remover todos los correos electrónicos que se encuentren en área de “Papelera" ó "Trash”. 
 
Para solicitar una cuenta de correo electrónico, el solicitante debe tener el siguiente tipo de vinculación con la Universidad: Docente, Estudiante o Administrativo. En relación a la vinculación de personal (De Catedra, Ocasionales, Contratistas, Judicantes, Provisionales y Practicantes), se mantendrán las mismas condiciones de creación y eliminación del buzón. 
 
Teniendo en cuenta que las oficinas de Gestión Humana y Registro Académico son las que registran los retiros de docentes, administrativos (Gestión Humana) y estudiantes (Registro Académico), serán las encargadas de informar a la Oficina de Sistemas sobre la desvinculación del funcionario o estudiante y se procederá a la deshabilitación de la cuenta de correo electrónico y posterior eliminación del buzón, incluidos los correos y adjuntos que se tenga en dicha cuenta. Por lo tanto se recomienda que una vez notificado el funcionario del retiro dispondrá de un (1) mes para realizar descarga de archivos y eliminación de los correos e informar a los contactos o proveedores de información importante para la institución, la nueva dirección de correo electrónico a la que deben dirigir sus comunicaciones.
 
La Oficinas de Gestión Humana y Registro Académico deberán informar mensualmente a la Oficina de Sistemas de las novedades de retiros de funcionarios y estudiantes respectivamente, con el fin de depurar la base de datos de correos institucionales.  
 
Web institucional
 
El Comité Web de la Universidad de Caldas es presidido por el Jefe de Planeación y lo conforman las siguientes dependencias: Unidad de Sistemas, Consultorio de Diseño, Mercadeo, Secretaría General, Webmáster y Oficina de Prensa. Es el organismo encargado de la toma de decisiones del uso y contenido de la Web y la Intranet institucional.
 
Para la publicación en la web, el responsable de generar la información debe enviar la solicitud detallada, adjuntando a la descripción del contenido, los siguientes datos: Nombre del responsable, Datos de contacto (teléfono fijo, número de celular, correo electrónico) Entidad o Institución que organiza (cuando aplique), fecha, lugar y hora de la actividad y material de contexto (logos, imágenes, fotos, audios, etc.).
 
Redes sociales:
 
Para la publicación en redes sociales, el responsable de subir la información debe tener en cuenta la relevancia de la información, hacer un filtro en relación a la elección del material fotográfico e incluir textos descriptivos de las imágenes que den razón del evento o actividad realizada, de igual manera la cantidad de fotografías debe ser evaluada en relación a la variedad de información que ellas presenten evitando la publicación de imágenes con leves variaciones.
 
Las solicitudes deben enviarse así:
 
Información para publicar como noticia o evento, se debe enviar al correo: ofiprensa@ucaldas.edu.co e intranet@ucaldas.edu.co 
• Información para publicar en una área del portal www.ucaldas.edu.co diferente a noticias y eventos, se debe enviar al correo: webmaster@ucaldas.edu.co (ejemplo: modificación de misión y visión de la Universidad)
Información de contenido principal o páginas secundarias de página web, se debe enviar al correo electrónico del administrador de la página con copia a webmaster@ucaldas.edu.co
Información para redes sociales, se debe enviar a ofiprensa@ucaldas.edu.co.
La información de los eventos que ya se han realizado se elimina de la portada al culminarse el certamen.  

 

 Documentos de Referencia:

·         Manual de Identidad Institucional

·         Protocolo y lineamientos Web

·         Manual para la Implementación de la estrategia Gobierno en Línea

·         Recomendaciones para el uso de las redes sociales Gobierno en Línea


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Garantizar acceso a internet 1 Profesional Especializado Líder del Grupor Interno de Sistemas Cada tres años, debe actualizarse la contratación para el servicio de hosting o almacenamiento web y cada dos años, renovar el dominio de la dirección web: http://www.ucaldas.edu.co, realizando los trámites respectivos que garanticen la seguridad y confiabilidad en los servicios de Internet.

TIEMPO: Permanente
3 Seleccionar sistema de administración de contenidos (CMS) 2 Profesional Especializado Líder del Grupo Interno de Sistemas y Webmaster Previo análisis técnico, se selecciona el sistema de administración de contenidos (CMS) que proporciona la plataforma bajo la cual se diseña, administra y mantiene la información de la página web.

TIEMPO: Según criterios del sistema
4 Definir estructura y contenidos de la página web 3 Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas, Comité WEB, Oficina de Prensa A partir de la información estratégica institucional previamente evaluada y los lineamientos del Gobierno Nacional frente a la información que debe ser pública y de libre acceso para el usuario, se define la estructura de la página web y los contenidos. De igual manera se incorpora la imagen institucional en la página principal y en las secundarias, de conformidad con las directrices institucionales.

TIEMPO: Permanente
5 Especificar usuarios para administración de la Web 4 Comité WEB y Webmaster A partir de los contenidos que se han establecido y la necesidad de publicación de información, se definen los usuarios y se realiza el proceso de autorización correspondiente. Cuando sea necesario el cambio o actualización de los mismos, la solicitud se recibe en el Comité WEB.

TIEMPO: Cuando sea requerido
6 Establecer la administración de la información en redes sociales 5 Webmaster y Oficina de prensa Se realiza análisis de conveniencia e importancia del uso de redes sociales, seleccionando aquellas que se ajusten a las necesidades de difusión de comunicación estratégica institucional y se crean las cuentas a las que haya lugar, siguiendo los lineamientos del Gobierno Nacional para el uso de estas herramientas. Se establecen los responsables de la administración de las redes.

TIEMPO: Cuando sea requerido
7 Administrar cuentas de correo electrónico 6 Postmáster (Administrador de correo) Los funcionarios, docentes y estudiantes de la Universidad de Caldas, deben crear su cuenta de correo institucional, único medio frente al cual se gestionarán comunicaciones oficiales y de interés institucional. Se puede solicitar la creación a través de la mesa de ayuda ( http://www.ucaldas.edu.co/mesadeayuda/) o a través del formato correspondiente.

TIEMPO: Permanente.
Ver Registro(Formato para solicitar cuentas de correo institucionales)
8 Generar información de interés institucional 7 Docentes, Estudiantes, Funcionarios y Directivos Los docentes, estudiantes y administrativos, producen permanentemente información de interés institucional orientada a divulgar la producción intelectual generada en las unidades académicas, a través del desarrollo de los procesos misionales y la información de la gestión administrativa realizada por funcionarios administrativos, Equipo Directivo o entes colegiados.

TIEMPO: Permanente
9 Solicitar publicación de información 8 Docentes, Estudiantes, Funcionarios y Directivos De acuerdo a la pertinencia de la información y los grupos de interés que sean beneficiados con la misma, los usuarios internos solicitan su publicación, a través de correo electrónico (Ver desarrollo) en el que se incluye la descripción de la información, los soportes correspondientes y los datos de contacto del solicitante.

TIEMPO: Cuando sea requerido
10 Evaluar información a publicar 9 Administrador de noticias, páginas o redes sociales Si la información enviada es una noticia, la Oficina de Prensa recepciona la solicitud, valida la pertinencia de su publicación y redacta los contenidos de acuerdo a parámetros internos establecidos.
Si la información es de otro tipo, los administradores de la página principal, páginas secundarias y redes sociales, evalúan la pertinencia de la solicitud, la calidad del contenido y el cumplimiento de parámetros para divulgar información institucional.

TIEMPO: Cuando sea requerido
11 Aprobar contenidos y publicar 10 Administrador de noticias, páginas o redes socialesControl Interno Cada contenido a ser publicado, debe ser aprobado por el funcionario administrador del medio correspondiente. Posterior a su aprobación, se publica la información, identificando dentro de cada nota, el tipo de contenidos (imágenes, videos, audios y enlaces) que requiere y se generan los adjuntos. De igual manera a cada nota se le publican las etiquetas o tags.

TIEMPO: Cuando sea requerido

Registro(Contenidos publicados)
12 Enviar comunicaciones oficiales por correo electrónico 11 Usuarios de correo La información institucional debe ser enviada exclusivamente por el correo electrónico creado para tal fin. Cuando los correos sean masivos, puede enviarse al correo todoucaldas@ucaldas.edu.co.

TIEMPO: Cuando sea requerido.

Registro(Correos electrónicos oficiales )
13 Agregar páginas secundarias 12 Comité web Cuando surja la necesidad de agregar a la página web nuevas páginas secundarias, el jefe de la dependencia que lo requiera envía la solicitud debidamente sustentada del contenido y lineamientos para la actualización de la misma, al igual que los recursos económicos para su diseño e incorporación al hosting institucional. Analizada la solicitud, el Comité WEB autoriza o no la incorporación de la nueva página a la web Ucaldas.

TIEMPO: Cuando sea requerido

Registro(Oficio de solicitud de incorporación de páginas secundarias a la web institucional)
14 Verificar contenidos necesarios para actualización 13 Comité web Periódicamente, el Comité Web analiza la información institucional publicada en la página y en las redes sociales de acuerdo a los parámetros de Gobierno en Línea y el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, formulando el plan de acción correspondiente para un total cumplimiento de dichos parámetros.

TIEMPO: Permanente
15 Evaluar el impacto de la información institucional publicada 14 Oficina de prensa, Oficina de Planeación y Sistemas, Mercadeo A través del monitoreo y seguimiento a indicadores nacionales e internacionales del impacto de la comunicación pública y la consulta a los usuarios de los sistemas de comunicación, la Oficina de Prensa determina el posicionamiento de la Universidad en los rankings y categorías de visibilidad en medios, formulando las acciones de mejora para incrementar continuamente los niveles de visibilidad institucional.

TIEMPO: Al finalizar los procesos de verificación y evaluación.

Registro(Acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas en el SIG)
16 FIN 15    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas en el SIG
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO
Contenidos publicados
OFICINA DE PRENSA
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Correos electrónicos oficiales
SECCION SISTEMAS
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Formato para solicitar cuentas de correo institucionales
SECCION SISTEMAS
R-2450-P-IC-735-
Oficio de solicitud de incorporación de páginas secundarias a la web institucional
SECCION SISTEMAS
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Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Carlos Eduardo GarcÍa CortÉs

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Yorlady Medina GÓmez

JEFE DE OFICINA
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ

RECTOR UNIVERSIDAD

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