La comunicación en la Universidad de Caldas es un proceso de interacción e intercambio de información, que genera interna y externamente diversos tipos de relaciones sociales y académicas. Componen este documento, las directrices e indicaciones que orientan la relación a establecer interna y externamente en términos comunicativos, intentando modular este tipo de relaciones y respetando la dinámica de la Comunidad Universitaria, la buena imagen de la Universidad y también la oficialidad de la información, como guía para identificar las diversas rutas y formas de relación con los agentes mediáticos internos y externos. 

DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS INSTITUCIONALES Y GESTIÓN EXTERNA: 


Las diversas solicitudes para incluir información en cualquier medio interno deben realizarse enviando la información a los correos electrónicos ofiprensa@ucaldas.edu.co, intranet@ucaldas.edu.co y jefe.prensa@ucaldas.edu.co. La información general del evento, convocatoria, resultado de investigación o proceso interno debe contener, en todo caso, datos que respondan a las preguntas Qué, quién, dónde, cómo, cuándo y por qué  de manera clara. Además, debe contener los datos de contacto de las fuentes infomativas. La información seguirá su curso de la siguiente manera: 

a. En caso de tratarse de un documento oficial (Comunicado, Acuerdo, Circular), cuya emisión depende de la rectoría, vicerrectorías, decanaturas y consejos Superior y Académico, la redacción no será modificada ni el orden de los datos o instrucciones, excepto cuando se detecten errores y bajo acuerdo con la fuente. En el caso de documentos firmados, serán convertidos a formato PDF, que permita copiar el texto, pero impida modificar el contenido, para ser publicados en la web de la Universidad o en la Intranet. Se debe evitar publicar estas comunicaciones escaneadas, salvo en casos de fuerza mayor, aunque se recomienda digitalizar los originales con fines de archivo.  


b. Para otro tipo de información, la Oficina de Prensa y Comunicaciones es la encargada de redactar las notas en un formato noticioso, para su inclusión en el boletín virtual Universidad al Día, en el portal web de la Universidad, la intranet u otro canal institucional.

c. En caso de tratarse de información pertinente para medios externos, se incluirá en el boletín destinado a esta gestión y se acompañará el proceso periodístico y de archivo, en caso de ser publicado o emitido. Por otra parte, para la información de relevancia interna, la difusión será por canales internos como la Intranet y el sistema de correo. 

d. Si la solicitud requiere otros tipos de acompañamiento (ruedas o conferencias de prensa, foros antelares, reuniones estratégicas, cartas, volantes, campañas, maestro de ceremonias) la solicitud debe especificarlo y ser enviada con al menos una semana de antelación.

e. Las solicitudes para el portal web serán cotejadas con el protocolo web, que incluye las especificaciones, requerimientos y condiciones para la publicación. Es importante señalar que el portal web tiene una función principal como fuente de consulta de servicios que se proyecten la universidad hacia el país y hacia el mundo.

f. En caso de resultados de investigación, ciencia y tecnología, la información, además de incluirse en el Boletín, puede perfilarse para divulgación especializada, la cual debe solicitarse y acordarse con la Oficina de Prensa y Comunicaciones. 

g. Cuando se trate de información con implicaciones comerciales (cursos, posgrados, programas académicos), se debe acudir al Área de Mercadeo y Servicios, dado que este tipo de solicitudes necesitan un manejo más allá de las posibilidades de divulgación gratuita que hace la universidad. 

h. Cuando la información enviada no provenga de ninguna dependencia interna ¬si no de instituciones con las cuales la Universidad mantiene convenios, contactos o inclusión en redes¬, la información será analizada, adaptada e incluida en medios internos y externos (si es el caso). 

Correo electrónico institucional:

El correo electrónico institucional permite a los usuarios acceder a servicios de comunicación, autoservicio y trámite en la Universidad de Caldas, con el fin de optimizar las comunicaciones de la Institución. A partir de esto, se establecen mecanismos para dirigir los mensajes recibidos en la cuenta de correo electrónico institucional accesible a través de portal institucional y demás servicios como chat, foros, redes sociales. Sin embargo, solo se garantiza la entrega de los mensajes institucionales a la comunidad universitaria en la cuenta de correo electrónico con dominio @ucaldas.edu.co y no se reconoce oficialmente ningún otro medio de envío de correo electrónico como canal de comunicación.

Una vez creada la cuenta, es deber del usuario mantener la confidencialidad de las claves de acceso asignadas por la administración del correo electrónico institucional (contraseña), y abstenerse de  divulgarla  a terceros por cualquier motivo ya que la Universidad, la Oficina de Sistemas ni el grupo de  ingenieros de la Mesa de Ayuda, se hacen responsable de los perjuicios, daños, modificaciones o eliminaciones de la información contenida en su buzón.

Se espera que cada usuario disponga de los mensajes que no desea conservar y que organice y mueva los mensajes que desea conservar a las áreas dispuestas para esto. Mantener los mensajes en “Recibidos" ó "Inbox” tiene como consecuencia que eventualmente llegue al límite de espacio permitido y consecuentemente se rechace todo nuevo correo electrónico. Es responsabilidad del usuario manejar el espacio de almacenaje provisto. Por otra parte, con el fin de mantener saludables nuestros sistemas, periódicamente y de forma automática se procederá a remover todos los correos electrónicos que se encuentren en área de “Papelera" ó "Trash”. 

Para solicitar una cuenta de correo electrónico, el solicitante debe tener el siguiente tipo de vinculación con la Universidad: Docente, Estudiante o Administrativo. En relación a la vinculación de personal (De Catedra, Ocasionales, Contratistas, Judicantes, Provisionales y Practicantes), se mantendrán las mismas condiciones de creación y eliminación del buzón. 

Teniendo en cuenta que las oficinas de Gestión Humana y Registro Académico son las que registran los retiros de docentes, administrativos (Gestión Humana) y estudiantes (Registro Académico), serán las encargadas de informar a la Oficina de Sistemas sobre la desvinculación del funcionario o estudiante y se procederá a la deshabilitación de la cuenta de correo electrónico y posterior eliminación del buzón, incluidos los correos y adjuntos que se tenga en dicha cuenta. Por lo tanto se recomienda que una vez notificado el funcionario del retiro dispondrá de un (1) mes para realizar descarga de archivos y eliminación de los correos e informar a los contactos o proveedores de información importante para la institución, la nueva dirección de correo electrónico a la que deben dirigir sus comunicaciones.

La Oficinas de Gestión Humana y Registro Académico deberán informar mensualmente a la Oficina de Sistemas de las novedades de retiros de funcionarios y estudiantes respectivamente, con el fin de depurar la base de datos de correos institucionales.  

Web institucional

El Comité Web de la Universidad de Caldas es presidido por el Jefe de Planeación y lo conforman las siguientes dependencias: Unidad de Sistemas, Consultorio de Diseño, Mercadeo, Secretaría General, Webmáster y Oficina de Prensa. Es el organismo encargado de la toma de decisiones del uso y contenido de la Web y la Intranet institucional.

Para la publicación en la web, el responsable de generar la información debe enviar la solicitud detallada, adjuntando a la descripción del contenido, los siguientes datos: Nombre del responsable, Datos de contacto (teléfono fijo, número de celular, correo electrónico) Entidad o Institución que organiza (cuando aplique), fecha, lugar y hora de la actividad y material de contexto (logos, imágenes, fotos, audios, etc.).

Redes sociales:


Para la publicación en redes sociales, el responsable de subir la información debe tener en cuenta la relevancia de la información, hacer un filtro en relación a la elección del material fotográfico e incluir textos descriptivos de las imágenes que den razón del evento o actividad realizada, de igual manera la cantidad de fotografías debe ser evaluada en relación a la variedad de información que ellas presenten evitando la publicación de imágenes con leves variaciones.

Las solicitudes deben enviarse así:

Información para publicar como noticia o evento, se debe enviar al correo: ofiprensa@ucaldas.edu.co e intranet@ucaldas.edu.co 

Información para publicar en una área del portal www.ucaldas.edu.co diferente a noticias y eventos, se debe enviar al correo: webmaster@ucaldas.edu.co (ejemplo: modificación de misión y visión de la Universidad)

Información de contenido principal o páginas secundarias de página web, se debe enviar al correo electrónico del administrador de la página con copia a webmaster@ucaldas.edu.co

Información para redes sociales, se debe enviar a ofiprensa@ucaldas.edu.co.

La información de los eventos que ya se han realizado se elimina de la portada al culminarse el certamen.  

 Documentos de Referencia:

Manual de Identidad Institucional

Protocolo y lineamientos Web

Manual para la Implementación de la estrategia Gobierno en Línea

Recomendaciones para el uso de las redes sociales Gobierno en Línea