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PROCEDIMIENTO PARA LA PUBLICACIÓN DE OBRAS CON EL SELLO EDITORIAL UNIVERSIDAD DE CALDAS

Código: P-PR-732
Versión: 3
Emisión: 2020-05-13

PROCESO PROYECCIóN

OBJETIVO
Editar, publicar y distribuir la producción académica, investigativa y cultural de la Universidad de Caldas, la región y el país bajo parámetros de calidad, actualidad y pertinencia con el fin de difundir, visibilizar y hacer transferencia del conocimiento generado en el desarrollo de las actividades misionales.

ALCANCE
El proceso inicia con el plan anual de publicaciones (presentado por el editor y avalado por el Comité Editorial), así como con las convocatorias o las invitaciones a los autores para publicar en las diferentes colecciones del sello Editorial Universidad de Caldas. El proceso finaliza con la publicación en formato impreso y/o digital y las diferentes estrategias de circulación y distribución.

RESPONSABLES
OFICINA DE CONTRATACIÓN Encargados de perfeccionar los convenios o contratos que soportarán la ejecución del proyecto y que darán cuenta de una alianza o acuerdo entre dos o más instituciones. 

AUTOR:

Presentar a la editorial una obra producto de su trabajo intelectual y que cumpla con criterios de calidad académica, cultural y/o investigativa, pertinente para la comunidad académica o para el lector no especializado, según su propósito.  

PROFESIONAL UNIVERSITARIO - EDITOR:

El Profesional Universitario adscrito a la Vicerrectoría de Proyección Universitaria, quien asume las funciones de editor, es el responsable del proceso editorial desde la recepción de manuscritos hasta su publicación y circulación. Por lo tanto debe asesorar a los autores, dirigir el equipo editorial (correctores, diseñadores, fotógrafos, etc.), establecer los tiempos de publicación y establecer objetivos y lineamientos de cada colección conforme las tendencias editoriales.  

VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA:

Corresponde al vicerrector de proyección universitaria presidir el Comité Editorial. De igual manera, es la Vicerrectoría de Proyección Universitaria la instancia académico - administrativa que respalda las acciones de la Editorial Universidad de Caldas.

VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES Y POSGRADOS:

Coordina de manera conjunta con la editorial la convocatoria específica para la colección Libros de investigación, según el aval del Comité Editorial. De igual manera, suministra los recursos destinados a la publicación de estos proyectos.

COMITÉ EDITORIAL:

Avala los textos a ser publicados mediante la verificación de los requisitos de publicación, el concepto de los pares académicos y el concepto o las recomendaciones del editor.

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS

 

LIBRO:

El libro es un producto editorial en formato impreso y/o digital. Por lo regular se entiende que un libro es la aparición material de una obra de carácter científico o cultural reunido en un volumen. Según la UNESCO: “Se entiende por libro una publicación impresa no periódica que consta como mínimo de 49 páginas, sin contar las de cubierta, editada en el país y puesta a disposición del público”. 

EDITORIAL:

Una editorial es una marca asociada a un tipo o tipos de libros. Su producción está definida por un catálogo que agrupa los libros en determinadas colecciones (ejemplo: ensayo, narrativa, texto). También se asocia a un conjunto de valores de diseño y producción. Igualmente, la editorial es la encargada de las estrategias de circulación y distribución de libros y autores. 

ISBN:

El International Standard Book Number (ISBN) es un sistema internacional de numeración certificado por normas ISO que identifica cada título impreso y digital de acuerdo con su procedencia (región, país o área idiomática) y número del editor. Está conformado por trece dígitos precedidos por las siglas ISBN. (Fuente: http://www.camlibro.com.co)

CATALOGACIÓN EN LA FUENTE:

También llamada catalogación en publicación. Es la elaboración de un registro bibliográfico (ficha catalográfica) que se publica al reverso de la portada en los materiales bibliográficos. La finalidad de la catalogación en la fuente es auxiliar a las editoriales y librerías en la divulgación y comercialización de libros y a las bibliotecas en el proceso de catalogación, permitiendo la identificación del libro por sí mismo. 


La catalogación en la fuente reúne en un único lugar algunos datos que aparecen dispersos en la publicación y que son importantes para la descripción de la obra, tales como el área del conocimiento a la que pertenece el libro, los temas tratados, el autor y el número de páginas. Además facilita el registro bibliográfico y contribuye a la uniformidad de catálogos y otras listas. 

 

PÁGINA LEGAL:

Se ubica en la cara posterior a la portada, donde se anotan los derechos de la obra, el número de la edición y el año, número de reimpresión, el nombre del traductor (si es una obra originalmente escrita en otro idioma), el año en que se reservaron los derechos representados por el signo © (copyright), el lugar de impresión, la casa editorial, el International Standard Book Number (número internacional normalizador de libros) conocido como ISBN, la catalogación en la fuente, etc

DEPÓSITO LEGAL:

Es el acto de entregar desde la editorial cierto número de ejemplares de obras impresas, audiovisuales y fonogramas producidos en el país o importados, en las cantidades y plazos fijados por la ley, con el fin de incrementar la memoria cultural del país y garantizar su conservación. En Colombia está reglamentado por la Ley 44 de 1993, el decreto 460 de 1995, el decreto 2150 de 1995 y el decreto 358 de 2000. (Fuente: http://www.bibliotecanacional.gov.co/) 

 

DERECHOS DE AUTOR;

Es el conjunto de normas jurídicas y principios que regulan los derechos morales y patrimoniales que la ley concede a los autores (los derechos de autor), por el solo hecho de la creación de una obra literaria, artística, científica o didáctica, esté publicada o inédita. Está reconocido como uno de los derechos humanos fundamentales en la Declaración Universal de los Derechos Humanos. (Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho_de_autor).


La protección de los derechos de autor en Colombia se rige por el Artículo 61 de la Constitución Política de Colombia que dice: "El Estado protegerá la propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades que establezca la ley". 


Para más información sobre la normatividad que protege los derechos de autor en Colombia, consulte el sitio de la Dirección Nacional de Derechos de Autor del Ministerio del interior (http://www.derechodeautor.gov.co/)


En la Universidad de Caldas los derechos de autor se rigen mediante el Estatuto de Propiedad Intelectual.

CONTRATO DE EDICIÓN:

Es el documento jurídico mediante el que se establecen los derechos y deberes sobre la obra tanto del Autor como del Editor.

CONTRATO DE CESIÓN Es el documento jurídico mediante el cual el autor o propietario de los derechos patrimoniales de una obra los cede a un tercero, en este caso a la Universidad de Caldas.

 


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Entre los objetivos de la Universidad de Caldas se encuentra: “trabajar por la creción, difusión, transferencia, gestión y apropiación social del conocimiento en todas sus formas y expresiones, así como promover su utilizaciónpara la solución de propekas y el desarrallodo de la región y el país” y “ser factor de desarrollo científico cultural económico, político y ético a niel regional, nacional, e internacional”(El propósito de editar, publicar y distribuir libros con parámetros de calidad, actualidad y pertinencia con el fin de difundir, visibilizar y hacer transferencia del conocimiento generado en el desarrollo de las actividades misionales es coherente con la responsabilidad de la Vicerrectoría de Proyección Universitaria, al apoyar la producción académica e intelectual para la región y el país y difundir la producción intelectual, científica, literaria e investigativa de nuestros autores. La Producción Editorial está reglamentada por el Acuerdo No. 07 del 26 de febrero de 2018, expedido por el Consejo Superior, y por la Resolución de Rectoría 00678 de 2005. También se incluye en la normativa el Decreto No.460 de 1995, en sus Artículos 22 y 25, como referente para el Registro Nacional del Derecho de Autor y la regulación del Depósito Legal, así como la Ley del libro, Ley No. 98 de diciembre 22 de 1993.

 

Colección editorial

 

 

Una colección editorial agrupa en un conjunto una serie de obras. Lo usual es que se publiquen libros en colecciones (integradas a su vez por series) con unas determinadas características que obedecen a: el tipo de obra, el público lector, la pauta editorial, entre otros. En cuanto al diseño, la colección editorial garantiza unicidad en las características gráficas y ayuda al librero y al lector a identificar temáticas. Una colección editorial debe garantizar una serie más o menos permanente de títulos nuevos. También es posible tener libros fuera de colecciones editoriales debido a su temática, a su realización en coedición o a que su necesidad gráfica no se satisface con las pautas editoriales de las colecciones establecidas.

 

La editorial Universidad de Caldas considera en sus colecciones los siguientes tipos de libro:

 

1. Libro de texto: agrupa aquellos libros cuyo propósito es ser una herramienta para la enseñanza-aprendizaje de una temática determinada, ya sea como apoyo de trabajo en el aula o como estrategia de apoyo al estudiante en el trabajo extracurricular.

 

2. Libro resultado de investigación: es una publicación original e inédita, cuyo contenido es el resultado de un proceso de investigación; que -previo a su publicación- ha sido evaluado por parte de dos o más pares académicos; que ha sido seleccionada por sus cualidades científicas como una obra que hace aportes significativos al conocimiento en su área y da cuenta de una investigación completamente desarrollada y concluida. Además, esta publicación ha pasado por procedimientos editoriales que garantizan su normalización bibliográfica y su disponibilidad.

 

En esta definición de libro resultado de investigación, no están contempladas las siguientes publicaciones, aún en el caso de que hayan pasado por un proceso de evaluación por pares académicos, resúmenes, estados del arte; presentación de hallazgos de investigaciones no concluidas; libros de texto; libros de apoyo pedagógico; libros de enseñanza de idiomas; entrevistas; manuales; guías, cartillas; ensayos; ponencias; memorias de eventos; libros de poesía y novelas; ni traducciones. Fuente:  https://colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/convocatoria/4._anexo_1._documento_conceptual_del_modelo_de_reconocimiento_y_medicion_de_grupos_de_investigacion_2018.pdf

 

 

1.    Ensayo: agrupa una serie de obras que por su estilo y escritura pertenecen al género ensayístico. Abrarca temáticas filosóficas, históricas, critica literaria, entre otros.

 

2.    Literatura: obras que pertecen a los géneros literarios de ficción (novela o cuento), dramaturgia y poesía.

 

3.    Libros gráficos: obras cuyo contenido es esecialmente visual (libros de arte o fotografía) o cuyo género narrativo vincula imagen y texto (novela gráfica, cómic, libro álbum)

 

Comité Editorial

 

El Comité Editorial es una instancia técnica y asesora que vela por el cumplimiento de la Política Editorial de la Universidad de Caldas y por la calidad académica de los contenidos de las obras que se producen. El Acuerdo No. 07 del 26 de febrero de 2018, expedido por el Consejo Superior establece que está conformado por:

 

a)       El vicerrector de proyección universitaria o su representante, quien lo presidirá

 

b)       El vicerrector de investigaciones y postgrados o su representante

 

c)       Un representante profesoral por cada una de las facultades, nombrado por el Consejo Académico de una lista propuesta por los decanos

 

d)       El Editor, quien será su secretario

 

Este mismo acuerdo establece como funciones específicas del Comité Editorial:

 

a)    Proponer al Consejo Superior, cuando sea necesario, la modificación de la Política Editorial de la Universidad de Caldas
 
 
b)  Proponer al Rector, cuando sea necesario, la modificación o el cambio de la reglamentación editorial
 
 
c)  Aprobar el plan anual de publicaciones presentado por el Editor
 
 
d)  Definir las colecciones que recojan las distintas líneas de producción editorial
 
 
e)   Autorizar las coediciones con instituciones oficiales o privadas
 
 
f)   Aprobar la designación de evaluadores de los proyectos sometidos a consideración para su publicación y que hayan superado la revisión editorial preliminar
 
 
g)   Aprobar la cuantía del pago de derechos de autor cuando sea necesario
 
 
h)  Las demás que sean pertinentes en relación con su función.

 

 



 

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Asignar y gestionar recursos Consejo Superior, rector, vicerrector de proyección universitaria, vicerrector de investigaciones y posgrados, decanos, editor. Los recursos destinados para la edición, producción y publicación de libros en formato impreso y/o digital provienen de las asignaciones presupuestales del Consejo Superior, las vicerrectorías, facultades, entidades externas (en el caso de obras en coedición) y por la gestión y venta de libros en diferentes estrategias de distribución y circulación.

TIEMPO: Anualmente
3 Formular y/o actualizar el plan editorial Editor, vicerrector de proyección universitaria y Comité Editorial Según la asignación de recursos y los proyectos editoriales se formula y/o actualiza el plan editorial.

TIEMPO: Anualmente

Ver Registro(FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN EDITORIAL)
4 Realizar convocatoria Editor y Comité Editorial El editor formulará las convocatorias editoriales de publicación en determinadas colecciones editoriales. La convocatoria debe indicar fechas de apertura y cierre.
5 Preparar la obra Autor El autor crea y prepara la obra atendiendo a los requisitos formales y de contenido establecidos en la convocatoria. En caso de que se incluyan obras de terceros deberá tener autorización formal del titular de los derechos.

Ver Registro(Formato carta de autorización para uso de obras en el repositorio institucional)
6 Entregar la obra Autor El autor entregará la obra por correo electrónico con sus anexos.

Ver Registro(Formato de presentación de obras a la Editorial Universidad de Caldas)
7 Recepción de la obra Editor El editor recibirá por correo electrónico:

1. Formato de presentación de obra.
2. Copia en formato Word y PDF de la obra la cual solo debe tener el título y omitir cualquier referencia al autor o autores (en el caso de una obra en colaboración).
3. Autorización de uso de obra o fragmentos de obra si es del caso.

Registro: Correo electrónico
8 Evaluación formal Editor El editor verificará que la obra cumpla con los mínimos de calidad, pertinencia y actualidad; así como el cumplimiento de los requisitos formales de cada colección o convocatoria. En caso de no cumplirlos lo devolverá al autor con las sugerencias y correcciones del caso.

Si el contenido de la obra es demasiado especializado podrá apoyarse del concepto académico de uno de los miembros del Comité Editorial.
9 Presentar la obra Editor y Comité Editorial El editor presentará ante el Comité Editorial los textos que han superado la evaluación formal para decidir si somete a evaluación el manuscrito.

Registro(Acta del Comité Editorial)
10 Evaluación académica Editor, par académico externo y Comité Editorial Todos los manuscritos serán remitidos a dos pares evaluadores externos y se buscará un tercero en caso de que exista una diferencia diametralmente opuesta entre ambas evaluaciones.

TIEMPO: Máximo 6 meses a partir de su presentación ante el Comité Editorial.

Ver Registro(FORMATO DE EVALUACIÓN DE LIBRO)
11 Aprobación de la obra Editor y Comité Editorial Una vez recibidos los conceptos de los pares académicos externos el Comité Editorial aprobará o devolverá al autor el manuscrito.

El autor debe acatar las sugerencias de los pares y, en caso de no acogerse a ellas, deberá argumentar por escrito sus razones. En este caso, el Comité Editorial es la única instancia que podrá aceptar o rechazar los argumentos del autor.

TIEMPO: el autor tiene máximo dos meses para realizar los ajustes de la obra.

Registro(Acta del Comité Editorial)
12 Evaluación editorial Editor Una vez realizados los ajustes propuestos por los pares académicos, el editor realizará una evaluación editorial que contemple los conceptos de los pares evaluadores, otros aspectos como el mercadeo, el grado de difusión, el tipo de edición y, en el caso de ser una edición impresa, el tiraje final.
13 Suscribir contrato de edición o de cesión de derechos patrimoniales. Editor, Secretaría General y autor Se verifica que las obras cumplan con los mínimos de calidad, pertinencia y actualidad, así como los demás requisitos formales de las diferentes convocatorias o invitaciones directas.Antes de realizar la preparación editorial el autor debe suscribir un contrato de edición o ceder sus derechos patrimoniales según sea el caso.

TIEMPO: 1 mes y medio a partir de la aprobación del Comité Editorial.

Registro(Contrato de edición o de cesión de derechos patrimoniales.)
14 Preparación editorial Editor, equipo editorial, Oficina de Contratación, Vicerrectoría de Proyección Universitaria y autor 1. Corrección de estilo: una vez aprobada la obra por el Comité Editorial, éste será sometido a corrección gramatical y de estilo por un corrector designado por el Editor.
2. Validación de corrección de estilo: el autor deberá revisar las correcciones y aprobarlas.
3. Limpieza: se devolverá el libro al corrector de estilo para su limpieza, el documento debe quedar sin marcas y listo para armada.
4. Armada: una vez entregada la obra para armada, el autor no podrá hacer cambios sustanciales sobre el material, eso incluye alterar el orden de párrafos, introducir nuevos capítulos o citas, entre otros.
5. Revisión armada por el editor o el coordinador editorial.
6. Correcciones armada
7. Diseño de cubierta: se hace conforme a la pauta editorial de cada colección.
8. Aprobación final por parte del autor y del editor.
9. Solicitud de ISBN o ISSN. Esta se hará de manera institucional y sólo se solicitará para las obras autorizadas por el Comité Editorial.
10. Página legal: Esta debe ajustarse a los requerimientos de ley. Debe incluir el número de registro ISBN o ISSN, indicar el número de la edición o de la reimpresión junto con el año de publicación, la inscripción Universidad de Caldas y los datos institucionales, los créditos de diseño, diagramación, ilustraciones, corrección de estilo, etc.; así como los del editor y del coordinador Editorial de la publicación; se deben incluir los permisos o restricciones en cuanto al uso de las partes de la obra, así como las categorías de Creative Commons (CC) o restricciones legales; catalogación en la fuente (elaborada por el Centro de Bibliotecas de la Universidad) y datos completos del autor.
11. Código de barras: Este se hará tomando el número de ISBN o ISSN de la publicación.
12. Aprobación de artes finales

TIEMPO: 10 meses contados a partir de la recepción de la versión final del manuscrito.
15 Publicación Editor Publicación en el formato impreso y/o digital establecido para la obra.
16 Depósito legal Editor y funcionario administrativo asignado a la librería Una vez esté lista la publicación se procederá a hacer del depósito reglamentado, a la fecha, por la ley 44 de 1993, el decreto 460 del 16 de marzo de 1995, el decreto 2150 de 1995 y el decreto 358 de 2000 o por la ley que se encuentre en vigencia al respecto.
17 Depósito en el Centro de Bibliotecas Editor y funcionario administrativo asignado a la libreríar Se destinarán dos (2) ejemplares de cada obra al Centro de Bibliotecas de la Universidad con el fin de garantizar su disponibilidad y visibilidad institucional.
18 Distribución y circulación Editor y funcionario administrativo asignado a la librería La editorial dispondrá de los ejemplares que indique el contrato de edición y fijará su precio de venta al público. Las publicaciones digitales o en otros medios alternativos tendrán los canales de venta y distribución pertinentes o serán de libre acceso según lo establezca el editor de común acuerdo con el autor.

La editorial podrá disponer hasta del 30% de la edición de una obra para su consulta gratuita en el repositorio institucional u otras plataformas.

El editor fijará el precio de venta al público. En caso de los inventarios con poca rotación podrá reducir el costo con el fin de garantizar su salida.
La editorial podrá utilizar los archivos de impresión o pre-prensa de una obra agotada o fuera de circulación para su libre consulta en el repositorio institucional, salvaguardando los derechos morales del autor de la misma. Para ello se dispondrá de los permisos legales y se harán las restricciones a su venta o reproducción generando una licencia de Creative Commos.

Ver Registro(Formato carta de autorización para uso de obras en el repositorio institucional)
19 Repositorio institucional (acceso abierto) Repositorio institucional (acceso abierto) Editor y Director del Centro de Bibliotecas La editorial podrá utilizar los archivos de impresión o pre-prensa de una obra agotada o fuera de circulación para su libre consulta en el repositorio institucional, salvaguardando los derechos morales del autor de la misma. Para ello se dispondrá de los permisos legales y se harán las restricciones a su venta o reproducción generando una licencia de Creative Commos.

Registro: formato de autorización de publicación en el repositorio institucional
20 Reedición o reimpresión Editor y Comité Editorial Antes de reeditar una obra se pedirá al autor que revise la obra y realice las correcciones y actualizaciones pertinentes. Por su parte, las reimpresiones estarán sujetas a la demanda de la obra, el autor podrá introducir cambios siempre y cuando estos no afecten sustancialmente las artes finales.

La obra diagramada es enviada mediante copia impresa y digital al autor, quien realiza revisión final y lo entrega para impresión.

TIEMPO: 1 mes de diagramación y 1 mes para revisión final.
21 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta del Comité Editorial
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
--
Contrato de edición o de cesión de derechos patrimoniales.
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
--
FORMATO DE EVALUACIÓN DE LIBRO
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
R-2984-P-PR-732-
FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN EDITORIAL
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
R-2973-P-PR-732-
Formato carta de autorización para uso de obras en el repositorio institucional
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
R-2982-P-PR-732-
Formato de presentación de obras a la Editorial Universidad de Caldas
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
R-2983-P-PR-732-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
07 2018POR LA CUAL SE EXPIDE LA POLITICA EDITORIAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
00678 2005POR EL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO DE LA EDITORIA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, EN LOS TERMINOS DE LA PRESENTE RESOLUCION.
 
Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
DECRETO 460 DE 19951995por el cual se reglamenta el Registro Nacional del Derecho de Autor y se regula el Depósito Legal PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 
LEY 98 DE 19931993Por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y fomento del libro colombiano CONGRESO DE LA REPÚBLICA 


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA DE PROYECCIÓN UNIVERSITARIA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
3Actualización del documento de acuerdo a la normatividad vigente.2020-05-13
2Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
1Versión inicial2014-11-21


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