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PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR APOYOS SOCIOECONÓMICOS A LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

BIENESTAR

P-BN-747
Rige a partir de:
2018-06-01

Versión: 2
 
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Versión DocumentoRige a partir de
12016-02-22
22018-06-01

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Otorgar apoyos socioeconómicos a los estudiantes de la Universidad de Caldas que así lo requieran y sean seleccionados, bajo el cumplimiento de la normatividad aplicable, con el objetivo de promover su permanencia en la institución y su bienestar académico y personal.

ALCANCE:
El procedimiento inicia con la solicitud de asignación presupuestal para los diferentes apoyos socioeconómicos que ofrece la Universidad de Caldas, incluyendo la adjudicación a los estudiantes que cumplen con los requisitos, la evaluación de la prestación del servicio por parte de cada uno de los actores involucrados y la elaboración de acciones preventivas y correctivas que permitan mejorar la calidad de los beneficios otorgados.

RESPONSABILIDAD:
1. Corresponde al Jefe de la Oficina de Bienestar Universitario solicitar la asignación presupuestal para los programas de apoyo con los que cuenta la Universidad y garantizar su otorgamiento bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos.
2. Corresponde al Profesional Universitario del Área de Promoción Socioeconómica mantener informados, tanto a los estudiantes como a las dependencias involucradas, de los diferentes apoyos socioeconómicos que brinda la Universidad, realizar los respectivos trámites que conllevan cada uno de ellos y hacer cumplir los requisitos establecidos por la Universidad por cada programa para su selección y asignación.
3. Corresponde a los estudiantes, realizar la inscripción a través del SIA a los diferentes apoyos socioeconómicos y cumplir con los requisitos establecidos para cada uno de ellos.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
BECAS POR COMPENSACIÓN: Apoyo económico para estudiantes de bajos recursos que se encuentren matriculados en uno de los programas de pregrado ofrecidos por la Universidad. El valor del apoyo económico será por un valor máximo equivalente a 1 smlmv y se podrá otorgar hasta un máximo de cuatro (4) meses por semestre, con una duración de 10 horas semanales dependiendo del calendario académico. La adjudicación se hace proporcional al número de solicitudes recibidas por cada programa académico.

SUBSIDIOS DE ALIMENTACIÓN: Programa que ofrece alimentación a estudiantes de bajos recursos en las diferentes cafeterías de la universidad o en cafeterías cercanas al campus Universitario. Incluye capacitación en buenas prácticas de manufactura (BPM), evaluación de la prestación del servicio y análisis microbiológico.

RESIDENCIAS ESTUDIANTILES: Ofrece alojamiento a los estudiantes foráneos (procedentes de municipios diferentes a )Manizales y Villamaría), de bajos recursos, la universidad cuenta con residencias masculinas y femeninas. La adjudicación se hace por períodos académicos de acuerdo a disponibilidad de cupos.


COMITÉ DE ADJUDICACIÓN DE RESIDENCIAS: El Comité de Administración y Adjudicaciones de residencias estudiantiles estará integrado por: El Vicerrector Administrativo; El Jefe de la Oficina de Bienestar Universitario, quien lo preside, un profesor del área social, que tenga vinculación laboral de planta con la Universidad, designado por la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales; la presidenta de la junta directiva de las residencias estudiantiles femeninas por el término de 2 períodos académicos; el presidente de la junta directiva de las residencias estudiantiles masculinas por el término de 2 períodos académicos; una estudiante representante de las residencias estudiantiles femeninas con su suplente, elegida por las estudiantes beneficiarias de un cupo en las residencias femeninas por el término de 2 períodos académicos, con voz y sin voto; un estudiante representante de las residencias estudiantiles masculinas con su suplente, elegido por las estudiantes beneficiarios de un cupo en las residencias masculinas por el término de 2 períodos académicos, con voz y sin voto; un profesional del área de psicología, designado por el jefe de la oficina de bienestar universitario, con voz y sin voto.

DESARROLLO:

 A continuación se describen los requisitos, método de adjudicación y trámites necesarios para el otorgamiento de los apoyos socioeconómicos antes descritos. (Ver definiciones).

 1. BECAS POR COMPENSACIÓN

 REQUISITOS

 Para Dependencias

  1. Solicitar mediante el SIA con el perfil responsable becario - bienestar el número de becarios requeridos y es del caso el perfil, (carrera y semstre), funciones a realizar, dentro de la fecha establecida en el cronograma de la Oficina de Bienestar. El número de becarios asignados por dependencias se distribuirá proporcionalmente a partir del número de solicitudes recibidas.

 Para Estudiantes

  1. Acreditar promedio  acumulado  del semestre anterior  al que se hace la solicitud, como mínimo de tres punto cero (3.0). Para primer semestre se tendrá en cuenta el puntaje de las Pruebas de Estado.
  2. Evaluación satisfactoria en horario y labores asignadas en caso de solicitudes de estudiantes que ya han recibido becas de compensación.
  3. Ser estudiante de pregrado regular
  4. No tener otros apoyos socioeconómicos.
  5. Tener un puntaje básico de matrícula (PBM) igual o inferior a 63

 No serán beneficiados con becas por compensación los estudiantes que tengan las siguientes situaciones:

  • Los estudiantes que estén cursando una segunda carrera
  • Los estudiantes monitores    
  • Los estudiantes  que estén gozando de otro tipo de beca
  • Los estudiantes que tengan algún tipo de apoyo económico por cuenta de la Universidad
  • Los estudiantes que tengan subsidio de alimentación

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN

En la Resolución de Rectoría 00078 de 2004, se especifica el método de adjudicación, en el cual se aplican los factores socioeconómicos, representado en el PBM del estudiante y factores académicos representado en el promedio académico acumulado. El socioeconómico tendrá una ponderación del 65% y el académico del 35% y se le asigna puntaje a cada factor de acuerdo al rango en el que esté ubicado en las tablas correspondientes. Adicionalmente, se valorará la evaluación obtenida por los estudiantes que fueron beneficiados con el programa durante el semestre anterior al que se hace la solicitud. La adjudicación se realiza a través del sistema y se debe tener en cuenta antes de la distribución, adjudicar el 10% de las becas ofrecidas para estudiantes de primer semestre. (Ver: Guía para la calificación de factores para asignar apoyos socioeconómicos).

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

La evaluación del servicio de los estudiantes beneficiarios y el reporte  correspondiente a las horas cumplidas, estará a cargo de los funcionarios responsables de coordinar sus labores y será diligenciada a través de un formulario en línea, a través del cual certificarán al finalizar cada mes, las horas de trabajo efectivamente realizadas y al final del periodo la respectiva evaluación.

El funcionario responsable  verifica en el sistema las horas certificadas para cada estudiante,  genera un oficio con el listado de beneficiarios, se le adjunta la respectiva resolución de pago y los documentos soporte  cuando sean requeridos y se entrega en la Oficina Financiera para continuar su trámite y efectuar el pago correspondiente. 

  

2. SUBSIDIOS DE ALIMENTACIÓN

 REQUISITOS

 Para Estudiantes

  1. Acreditar promedio académico acumulado  del semestre anterior igual o  superior a 3.0. Para el caso del primer semestre se tendrá en cuenta al puntaje de las prubas de estado.
  2. Evaluación satisfactoria en el análisis realizado sobre la utilización del servicio.
  3. Ser estudiante de pregrado regular
  4. No tener otros apoyos socioeconómicos, con excepción de los estudiantes de las residencias
  5. Tener un puntaje báscio de matrícula (PBM) inferior a 40.
  6. No tener otros apoyos socioeconómicos.

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN

Para la adjudicación, se pondera el factor socioeconómico en un 70% y el académico en un 30%. El análisis socioeconómico se realiza a través de una encuesta que permite cuantificar los factores que pueden afectar la situación socioeconómica del grupo familiar, obteniendo una serie de puntos que son sumados; el resultado anterior se  multiplica  por el ponderado académico, el cual se obtiene del promedio acumulado  y del porcentaje de materias que está viendo el estudiante, generando el resultado final para la adjudicación. En caso de estudiantes que ya hayan sido beneficiados se valorará la evaluación del uso del servicio, criterio que descartará automáticamente del proceso de adjudicación a los estudiantes que aparezcan mal calificados en dicha evaluación.  (Ver: Guía para la calificación de factores para asignar apoyos socioeconómicos).

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

La evaluación del servicio brindado por las cafeterías se efectúa a través de la aplicación de una encuesta en cada una, la  cual es diligenciada por una muestra representativa de estudiantes.

El uso del servicio de los estudiantes se evalúa a partir del número de almuerzos reclamados, con relación a los asignados por cada estudiante.

 

3.  RESIDENCIAS ESTUDIANTILES

REQUISITOS

Para Estudiantes

  1. Tener un promedio ponderado acumulado superior a 3.0.
  2. No haber presentado retiros por bajo rendimiento de conformidad con lo dispuesto en el reglamento estudiantil
  3. No haber sido sancionado con falta disciplinaria de conformidad con el reglamento estudiantil.
  4. Proceder de municipio diferente de Manizales y Villamaría
  5. No tener hermanos(a) s beneficiario de cupo en residencias
  6. No tener otro beneficio condonable como estudiante excepto subsidio de alimentación.
  7. Ser apto para habitar las residencias estudiantiles según valoración psicológica o psiquiatrica de la Universidad de Caldas 

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN

La adjudicación de residencias a los solicitantes, se realizará a partir de la aplicación de los siguientes factores:

  1. Estudio socioeconómica 40%
  2. Entrevista 35% .
  3. Test 10% 
  4. Promedio ponderado acumulado igual o superior a 3.0, 15%.

 

El puntaje definitivo será la sumatoria de los resultados de cada factor. (Ver: Guía para la calificación de factores para asignar apoyos socioeconómicos).

Una vez se obtiene el puntaje definitivo, el cual permite clasificar de mayor a menor los resultados. Se genera un informe que es presentado y evaluado por el Comité de Adjudicaciones, quien otorga los cupos a partir de las disponibilidades existentes en cada una de las residencias y de acuerdo a la normatividad.

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN:

Cada período académico el funcionario responsable del programa debe verificar el cumplimiento de requisitos  de cada estudiante para su continuidad en las residencias.  


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Solicitar asignación presupuestal 1 Jefe Oficina de Bienestar - Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica Con base en el presupuesto proyectado por el Profesional del Área de Promoción Socioeconómica y teniendo en cuenta los requerimientos de los semestres anteriores y las necesidades actuales, el Jefe de la Oficina de Bienestar revisa y ajusta el presupuesto requerido para cada año y tramita ante la Oficina de Planeación y Sistemas para su inclusión en el presupuesto institucional.

Tiempo: Cada año

Registro(Presupuesto Área de promoción socioeconómica)
3 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal 2 Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica Una vez analizadas y aprobadas todas las solicitudes y definidos los valores de los apoyos, se solicitan los CDP a la Oficina de Gestión Financiera, previo VoBo del Jefe de Bienestar Universitario. Se procede a elaborar las resoluciones de pago, ordenes de suministro y notificaciones a las que haya lugar.

Tiempo: Según cronograma

Registro(Resolución de pago)
4 Establecer cronograma 3 Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica Semestralmente, debe elaborarse el cronograma para la presentación de documentos y la adjudicación de becas de compensación, subsidio de alimentación y residencias estudiantiles. El documento debe contener los plazos para entrega y recepción de solicitudes, publicación de admitidos, adjudicación de labores y duración del programa. El cronograma debe ser firmado por el Jefe de Oficina de Bienestar. El documento va dirigido a toda la Comunidad Estudiantil, por lo tanto debe tener una amplia difusión.

Tiempo: Semestral, según calendario académico.

Registro(Circular)
5 Realizar inscripciones 4 Estudiante A través del Sistema de Información Académica (SIA), los estudiantes diligencian los formularios de inscripción correspondientes para acceder a los diferentes apoyos.

Tiempo: Según Cronograma.


Registro(Formulario en Linea)
6 Analizar requisitos de cumplimiento 5 Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica A través del SIA, se extrae la información puntual de cada uno de los estudiantes que solicitaron el beneficio y se revisa si cumplen con los requisitos establecidos para acceder a cada uno de los apoyos socioeconómicos. El sistema permite hacer el cálculo de los puntajes requeridos para facilitar la adjudicación de los beneficios (Ver Desarrollo y Guía para la calificación de factores para asignar apoyos socioeconómicos).

Tiempo: Según Cronograma.
7 Adjudicar apoyos económicos 6 Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica - Comité de Adjudicaciones A través del sistema, se obtienen los puntajes para cada uno de los apoyos socioeconómicos y se genera una lista de los admitidos o posibles beneficiarios de acuerdo al programa. Para el caso de las residencias estos listados son presentados por parte de la Oficina de Bienestar Universitario al Comité de Adjudicaciones (Ver Desarrollo), para determinar el listado definitivo de beneficiarios, el cual es publicado para el conocimiento de toda la comunidad estudiantil.

Tiempo: Según Cronograma.


Registro(Listado de beneficiarios generado por el sistema)
8 Prestar el servicio o ejecutar el programa 7 Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica El servicio es ejecutado a partir de las particularidades de cada apoyo socioeconómico y es verificado y controlado de manera permanente por el funcionario responsable de la Oficina de Bienestar Universitario.

Tiempo: Según Cronograma

9 Realizar seguimiento 8 Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica El funcionario responsable aplica los diferentes instrumentos definidos para realizar seguimiento a cada uno de los apoyos, a partir de sus particularidades.

Tiempo: Semestral

10 Establecer acciones correctivas 9 Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica Una vez evaluados los procesos de verificación, se debe revisar el uso dado a los apoyos por parte de los estudiantes, determinando posibilidades de mejora en los procesos y las asignaciones.

Tiempo: Semestral


Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Circular
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
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Formulario en Linea
OFICINA DE INVESTIGACION
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Listado de beneficiarios generado por el sistema
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
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Presupuesto Área de promoción socioeconómica
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
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Resolución de pago
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
-I-VIP-027

Normatividad del Documento:
Tipo: Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
022 -1 2012POR EL CUAL SE UNIFICAN LOS ACUERDOS 001, 012 Y 013 DE 2011, QUE ESTABLECEN EL REGIMEN DE MATRICULAS PARA LOS ESTUDIANTES REGULARES DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE HACEN UNAS MODIFICACIONES - ACTUALIZADO
05 2018POR EL CUAL SE EXPIDE LA POLITICA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
29 2016"POR EL CUAL SE REGLAMENTA LO RELATIVO A LAS FUNCIONES DEL COMITE DE MATRICULAS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE DEROGA EL ACUERDO 023 DE 2012"
015-1 2014POR EL CUAL SE MODIFICA Y ADICIONA EL ACUERDO 022 Y SE MODIFICA EL ACUERDO 023 DE 2012, QUE ESTABLECE EL REGIMEN DE MATRICULAS PARA LOS ESTUDIANTES REGULARES DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE REGLAMENTA EL COMITE DE MATRICULAS_ACTUALIZADO
00078 2004POR LA CUAL SE DEROGA LA RESOLUCION NRO 053 DEL 2003 SOBRE BECAS DE COMPENSACION.
 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
JORGE ARIEL HENAO LONDOÑO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
TATIANA OCHOA CARDENAS

JEFE DE OFICINA
LUCY AMPARO GIL ZULUAGA

JEFE DE OFICINA

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