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PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR APOYOS SOCIOECONÓMICOS A LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
Código: P-BN-747
Versión: 6
Emisión: 2020-09-03

PROCESO BIENESTAR

OBJETIVO
Otorgar apoyos económicos a los estudiantes de la Universidad de Caldas que así lo requieran y sean seleccionados bajo el cumplimiento de la normativa aplicable con el fin de promover su permanencia en la Institución, su bienestar académico y personal, además de definir estrategias dirigidas a toda la comunidad universitaria con dificultades económicas con el fin de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la solicitud y asignación presupuestal de acuerdo a los lineamientos institucionales para los diferentes apoyos socioeconómicos que ofrece la Universidad de Caldas. Seguidamente con los procesos de convocatorias, inscripción como también la selección de beneficiarios que cumplan con los requisitos exigidos y su posterior evaluación de beneficio recibido. Finalmente la implementación de las acciones dirigidas a mejorar la calidad de los programas por medio de acciones preventivas y correctivas.

RESPONSABLES

JEFE DE LA OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO:

Solicitar la asignación presupuestal para los programas de apoyo con los que cuenta la Universidad y garantizar su otorgamiento bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos. 

ÁREA DE PROMOCIÓN SOCIOECONÓMICA:

Proporcionar la información a la comunidad estudiantil por medio de los actores institucionales involucrados sobre los diferentes apoyos socioeconómicos que la Institución ofrece a través de la Oficina de Bienestar Universitario y dar cumplimiento a las normativas que le sean aplicables a los beneficios para la selección y asignación de ellos. 

ESTUDIANTES:

Cumplir con los requisitos para acceder a cada programa y realizar su respectiva inscripción en los tiempos establecidos. 

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

SUBSIDIO DE ALIMENTACIÓN:

 Programa que ofrece alimentación a estudiantes de bajos recursos en diferentes sitios contratados por la Institución para tal fin, preferiblemente cercanos a los campus universitarios y que cumplen con los requisitos legales establecidos. 

BECAS DE COMPENSACIÓN: 

Apoyo económico para estudiantes de bajos recursos que se encuentren matriculados en uno de los programas de pregrado regular ofrecidos por la Institución, el valor del apoyo económico será por un valor máximo equivalente a un salario mínimo legal vigente y se podrá otorgar hasta un máximo de cuatro meses por semestre dependiendo del calendario académico. La adjudicación se hace proporcional al número de solicitudes recibidas por cada programa académico. 

RESIDENCIAS ESTUDIANTILES: 

Alojamiento para estudiantes foráneos de bajos recursos (procedentes de municipios diferentes a Manizales y Villamaría), su selección y adjudicación se realiza de acuerdo a la disponibilidad de cupos en las Residencias Estudiantiles Masculinas y Femeninas. 

MONITORIAS:

Estímulo al mérito académico para los estudiantes, brindando apoyo en actividades inherentes a la función académica en centros de apoyo o directamente o apoyo a la labor docente. 

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

A continuación se describen los requisitos, método de adjudicación y trámites necesarios para el otorgamiento de los apoyos socioeconómicos antes descritos. (Ver definiciones).

 

Por política institucional, con el fin de brindar la mayor cobertura posible, la Universidad de Caldas establece que los estudiantes que accedan a programas que ofrece la Oficina de Bienestar Universitario no podrán acumular beneficios y solo podrán acceder a uno solo de ellos, de esta disposición se exceptúan los estudiantes de las Residencias Estudiantiles: los cuales pueden ser beneficiarios al mismo tiempo del Subsidio de Alimentación.

 

SUBSIDIOS DE ALIMENTACIÓN


 REQUISITOS:

  1. Acreditar promedio acumulado y del período académico inmediatamente anterior igual o superior a 3.0. Para el caso de los estudiantes de primer semestre se tendrá en cuenta el puntaje de las pruebas de estado.
  2. Ser estudiante matriculado en un programa de pregrado regular.
  3. No tener otros apoyos socioeconómicos con excepción de los estudiantes de las Residencias Estudiantiles
  4. Tener puntaje básico de matrícula PBM entre 1 y 35

 

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN: Para la adjudicación se pondera el factor socioeconómico en un 70% y el académico en un 30%. El análisis socioeconómico se realiza a través del PBM de acuerdo a la siguiente tabla:

PBM

PUNTAJE

1  - 9

100

10 – 18

90

19 – 27

80

28 - 35

70

 

El análisis académico se obtiene del Rango de promedio acumulado y de número de períodos académicos cursados, de acuerdo a la siguiente información:

 

Rango Promedio II y III Períodos cursados

Rango Promedio IV y V Períodos cursados

Rango Promedio VI Períodos cursados en adelante

Puntaje

3  -  3.9

3 – 3.29

3 – 3.19

10

3.4 – 3.79

3.3 – 3.59

3.2 – 3.39

40

3.8 – 4.19

3.6 – 3.89

3.4 – 3.59

70

4.2 en adelante

3.9 en adelante

3.6 en adelante

100

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN: La evaluación del servicio brindado por las cafeterías se efectúa a través del módulo de bienestar Universitario SIA  aplicación Subsidio de Alimentación, la  cual es diligenciada por una muestra representativa de estudiantes.

 

Aplicabilidad Temporal: En atención a la Resolución de Rectoría 00385 de 2020 “Por la cual se dictan medidas temporales y excepcionales de carácter preventivo para evitar el contagio del Covid-19”, por lo que resta del segundo momento académico del año 2020, los estudiantes beneficiarios del Descuento por el Comité de Matrículas podrán acceder de manera simultánea y transitoria al Subsidio de Alimentación.

 

BECAS DE COMPENSACIÓN


 REQUISITOS

Para Dependencias: Solicitar mediante el SIA con el perfil responsable becario - bienestar el número de becarios requeridos y es del caso el perfil, (carrera y % o grado de avance en el programa académico), funciones a realizar, dentro de la fecha establecida en el cronograma de la Oficina de Bienestar. El número de becarios asignados por dependencias se distribuirá proporcionalmente a partir del número de solicitudes recibidas.


 Para Estudiantes: 

  1. Acreditar promedio  acumulado  del semestre anterior  al que se hace la solicitud, como mínimo de tres punto cero (3.0). Para primer semestre se tendrá en cuenta el puntaje de las Pruebas de Estado.
  2. Evaluación satisfactoria en horario y labores asignadas en caso de solicitudes de estudiantes que ya han recibido becas de compensación.
  3. Ser estudiante de pregrado regular
  4. No tener otros apoyos socioeconómicos.
  5. Tener un puntaje básico de matrícula (PBM) entre 1 y 55, cumplimiento del acuerdo 015 de 2014 en la tabla de liquidación de matrículas correspondiente a 3 salarios mínimos según la normativa de Becas de Compensación
  6. Activar y reportar a la oficina de Bienestar Universitario el medio de pago correspondiente para realizar la entrega efectiva del beneficio económico
  7. No serán beneficiados con becas por compensación los estudiantes que tengan las siguientes situaciones:

 

a.   Los estudiantes que ya tengan un título profesional de cualquier institución pública o privada

b.   Los estudiantes de educación a distancia y programas especiales

c.   Los estudiantes monitores 

d.   Los estudiantes de posgrado

e.   Los estudiantes de las Residencias Estudiantiles   

f.    Los estudiantes que estén gozando de otro tipo de becas propias de la Universidad de Caldas

g.   Los estudiantes que tengan algún tipo de apoyo económico por cuenta de la Universidad

h.   Los estudiantes que tengan subsidio de alimentación

 

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN: En la Resolución de Rectoría 00078 de 2004, se especifica el método de adjudicación, en el cual se aplican los factores socioeconómicos, representado en el PBM del estudiante y factores académicos representado en el promedio académico acumulado. El socioeconómico tendrá una ponderación del 65% y el académico del 35% de acuerdo a la Resolución 078 de 2004 Artículo 10, por medio de la cual se establecen los lineamientos para las becas de compensación y se le asigna puntaje a cada factor de acuerdo al rango en el que esté ubicado en las tablas correspondientes. Adicionalmente, se valorará la evaluación obtenida por los estudiantes que fueron beneficiados con el programa durante el semestre anterior al que se hace la solicitud. La adjudicación se realiza a través del sistema y se debe tener en cuenta antes de la distribución, adjudicar el 10% de las becas ofrecidas para estudiantes de primer semestre. (Ver: Guía para la calificación de factores para asignar apoyos socioeconómicos).

 

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN: La evaluación del servicio de los estudiantes beneficiarios y el reporte  correspondiente a las horas cumplidas, estará a cargo de los funcionarios responsables de coordinar sus labores y será diligenciada a través de un formulario en línea, a través del cual certificarán al finalizar cada mes, las horas de trabajo efectivamente realizadas y al final del periodo la respectiva evaluación.

El funcionario responsable  verifica en el sistema las horas certificadas para cada estudiante,  genera un oficio con el listado de beneficiarios, se le adjunta la respectiva resolución de pago y los documentos soporte  cuando sean requeridos y se entrega en la Oficina Financiera para continuar su trámite y efectuar el pago correspondiente. 


 

RESIDENCIAS ESTUDIANTILES


REQUISITOS

Para Estudiantes:

  1. Tener un promedio ponderado acumulado superior a 3.0.
  2. No haber presentado retiros por bajo rendimiento de conformidad con lo dispuesto en el reglamento estudiantil
  3. No haber sido sancionado con falta disciplinaria de conformidad con el reglamento estudiantil.
  4. Proceder de municipio diferente de Manizales y Villamaría
  5. No tener hermanos(a) s beneficiario de cupo en residencias
  6. No tener otro beneficio socioeconómico por parte de la Universidad de Caldas a excepción del subsidio de alimentación.
  7. Ser apto para habitar las residencias estudiantiles según valoración psicológica o psiquiatrica de la Universidad de Caldas 

MÉTODO DE ADJUDICACIÓN

La adjudicación de residencias a los solicitantes, se realizará a partir de la aplicación de los siguientes factores:

  1. Estudio socioeconómica 40%
  2. Entrevista 35% .
  3. Test 10% 
  4. Promedio ponderado acumulado igual o superior a 3.0, 15%

El puntaje definitivo será la sumatoria de los resultados de cada factor. (Ver: Guía para la calificación de factores para asignar apoyos socioeconómicos).


Una vez se obtiene el puntaje definitivo, el cual permite clasificar de mayor a menor los resultados. Se genera un informe que es presentado y evaluado por el Comité de Adjudicaciones, quien otorga los cupos a partir de las disponibilidades existentes en cada una de las residencias y de acuerdo a la normatividad.

 

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN: Cada período académico el funcionario responsable del programa debe verificar el cumplimiento de requisitos  de cada estudiante para su continuidad en las residencias.  

 


MONITORIAS:


REQUISITOS

Para Estudiantes:

Tomado del Acuerdo 11 de 2005 del Consejo Superior, “Por el cual se establece el reglamento de Monitorías en pregrado en docencia, investigación y proyección en las Facultades”


ARTÍCULO 4: Podrán otorgarse estímulos como monitores a los estudiantes que reúnan los siguientes requisitos.

  • a) Que sea estudiante regular de la Universidad de Caldas y que tenga activa su matrícula.
  • b) Haber obtenido un promedio acumulado igual o superior a 3.7.
  • c) Tener aptitudes y competencias claramente demostradas en el área en la cual va a realizar su actividad, certificadas por el profesor y por el director de la dependencia a la que prestará sus servicios o por el coordinador de las propuestas de investigación proyección.
  • d) No tener sanciones disciplinarias.

PARÁGRAFO 1: Para las monitorías de docencia, el estudiantes monitor debe haber obtenido en la asignatura respectiva una nota definitiva igual o superior a cuatro punto cero (4.0)

PARÁGRAFO 2: En caso de presentarse diferentes estudiantes a ser monitores en la misma modalidad, y cuyos requisitos se cumplan según el presente acuerdo, se tendrá en cuenta al estudiante con mejor promedio académico acumulado


Activar y reportar a la oficina de Bienestar Universitario el medio de pago correspondiente para realizar la entrega efectiva del beneficio económico


MÉTODO DE ADJUDICACIÓN: Cada facultad y el centro de bibliotecas realizan convocatoria para inscripción, selección y nombramiento por medio de resolución expedida por el consejo de facultad para aquellos estudiantes seleccionados y que cumplen con los requisitos.

Se reciben en la oficina de Bienestar Universitario las resoluciones por medio de las cuales se nombran los monitores con las bases de datos correspondientes a los beneficiarios, para posterior revisión.


SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN: Se realiza verificación de los requisitos de los beneficiados para trámite de pago

Recepción del resumen del cumplido de labores de cada una de las facultades y del centro de bibliotecas firmado por decano o director de bibliotecas 

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Solicitar asignación presupuestal Jefe Oficina de Bienestar - Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica Con base en el presupuesto proyectado por el Profesional del Área de Promoción Socioeconómica y teniendo en cuenta los requerimientos de los semestres anteriores y las necesidades actuales, el Jefe de la Oficina de Bienestar revisa y ajusta el presupuesto requerido para cada año y tramita ante la Oficina de Planeación y Sistemas para su inclusión en el presupuesto institucional.

Tiempo: Cada año

Registro(Presupuesto Área de promoción socioeconómica)
3 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica Una vez analizadas y aprobadas todas las solicitudes y definidos los valores de los apoyos, se solicitan los CDP a la Oficina de Gestión Financiera, previo VoBo del Jefe de Bienestar Universitario. Se procede a elaborar las ordenes de suministro y notificaciones a las que haya lugar y posteriormente las resoluciones de pago.

Tiempo: Según cronograma

Registro(Resolución de pago)
4 Establecer cronograma Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica Semestralmente, debe elaborarse el cronograma para la presentación de documentos y la adjudicación de becas de compensación, subsidio de alimentación y residencias estudiantiles. El documento debe contener los plazos para entrega y recepción de solicitudes, publicación de admitidos, adjudicación de labores y duración del programa. El cronograma debe ser firmado por el Jefe de Oficina de Bienestar. El documento va dirigido a toda la Comunidad Estudiantil, por lo tanto debe tener una amplia difusión.

Tiempo: Según calendario académico.

Registro(Circular)
5 Realizar inscripciones Estudiante A través del Sistema de Información Académica (SIA), los estudiantes diligencian los formularios de inscripción correspondientes para acceder a los diferentes apoyos.

Tiempo: Según Cronograma.


Registro(Formulario en Linea)
6 Analizar requisitos de cumplimiento Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica A través del SIA, se extrae la información puntual de cada uno de los estudiantes que solicitaron el beneficio y se revisa si cumplen con los requisitos establecidos para acceder a cada uno de los apoyos socioeconómicos. El sistema permite hacer el cálculo de los puntajes requeridos para facilitar la adjudicación de los beneficios (Ver Desarrollo y Guía para la calificación de factores para asignar apoyos socioeconómicos).

Tiempo: Según Cronograma.
7 Adjudicar apoyos económicos Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica - Comité de Adjudicaciones A través del sistema, se obtienen los puntajes para cada uno de los apoyos socioeconómicos y se genera una lista de los admitidos o posibles beneficiarios de acuerdo al programa. Para el caso de las residencias estos listados son presentados por parte de la Oficina de Bienestar Universitario al Comité de Adjudicaciones (Ver Desarrollo), para determinar el listado definitivo de beneficiarios, el cual es publicado para el conocimiento de toda la comunidad estudiantil.

Tiempo: Según Cronograma.


Registro(Listado de beneficiarios generado por el sistema)
8 Prestar el servicio o ejecutar el programa Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica El servicio es ejecutado a partir de las particularidades de cada apoyo socioeconómico y es verificado y controlado de manera permanente por el funcionario responsable de la Oficina de Bienestar Universitario.

Tiempo: Según Cronograma

9 Aplicar encuesta de satisfacción Profesional Universitario Apoyos Socioeconómicos Se envía mediante correo electrónico la encuesta de satisfacción a los usuarios de los apoyos socioeconómicos, con el fin de medir la percepción de los usuarios frente a la calidad, oportunidad y pertinencia. Ir a la encuesta

Tiempo: Finalizando cada semestre.
10 Realizar seguimiento Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica El funcionario responsable aplica los diferentes instrumentos definidos para realizar seguimiento a cada uno de los apoyos, a partir de sus particularidades.

Tiempo: Tres veces durante el periodo académico

11 Establecer acciones correctivas Profesional Universitario Área Promoción Socioeconómica Una vez evaluados los procesos de verificación, se debe revisar el uso dado a los apoyos por parte de los estudiantes, determinando posibilidades de mejora en los procesos y las asignaciones.

Tiempo: Semestral

12 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Circular
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
--
Formulario en Linea
OFICINA DE INVESTIGACION
--
Listado de beneficiarios generado por el sistema
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
--
Presupuesto Área de promoción socioeconómica
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
--
Resolución de pago
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
-I-VIP-027

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
022 -1 2012POR EL CUAL SE UNIFICAN LOS ACUERDOS 001, 012 Y 013 DE 2011, QUE ESTABLECEN EL REGIMEN DE MATRICULAS PARA LOS ESTUDIANTES REGULARES DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE HACEN UNAS MODIFICACIONES - ACTUALIZADO
05 2018POR EL CUAL SE EXPIDE LA POLITICA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
29 2016"POR EL CUAL SE REGLAMENTA LO RELATIVO A LAS FUNCIONES DEL COMITE DE MATRICULAS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE DEROGA EL ACUERDO 023 DE 2012"
015-1 2014POR EL CUAL SE MODIFICA Y ADICIONA EL ACUERDO 022 Y SE MODIFICA EL ACUERDO 023 DE 2012, QUE ESTABLECE EL REGIMEN DE MATRICULAS PARA LOS ESTUDIANTES REGULARES DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE REGLAMENTA EL COMITE DE MATRICULAS_ACTUALIZADO
00078 2004POR LA CUAL SE DEROGA LA RESOLUCION NRO 053 DEL 2003 SOBRE BECAS DE COMPENSACION.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
6Se elimina la definición de Becas por compensación, repetida en el documento, en políticas y condiciones de operación se modifica temporalmente el Subsidios de Alimentación, adicionando el párrafo aplicabilidad temporal, para dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución de Rectoría 00385 de 2020, mientras se encuentra en vigencia el aislamiento obligatorio preventivo a causa de la pandemia por el Covid – 19
2020-09-03
5Incluir paso sobre encuestas de satisfacción. 2019-12-11
4Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
3Se realizan ajustes al objetivo, definiciones y términos, desarrollo y flujograma2019-03-20
2Ajuste de términos de acuerdo a la nueva normativa de residencias estudiantiles.
Inclusión de normativa interna - Acuerdos 022 - 2012, 015-1 de 2014 29 de 2016 y el acuerdo 05 de 2018.		2018-06-01
1Versión inicial2016-02-22


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