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PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR POR CONTRATACIÓN DIRECTA

CONTRATACIóN

P-CC-761
Rige a partir de:
2018-09-28

Versión: 3
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12017-07-06
22017-07-23
32018-09-28

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Adquirir bienes y servicios bajo la modalidad de contratación directa, dando cumplimiento a la reglamentación interna y a los principios generales de la contratación pública.

ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la selección de contratistas en la modalidad de contratación directa, empezando con la identificación de la necesidad en el Plan Anual de Adquisiciones, la elaboración de la solicitud de adquisición, la proyección de la minuta del contrato y termina con la liquidación del contrato, en los casos donde resulte aplicable.

RESPONSABILIDAD:
1. Corresponde a los centros de gasto elaborar la solicitud.
2. Corresponde al grupo de contratación, una vez suscrita la solicitud, elaborar la minuta de contratación.
3. Corresponde al supervisor elaborar el acta de inicio, garantizar el recibo a satisfacción de las obligaciones contractuales pactadas con el contratista, autorizando el respectivo pago, así como elaborar el acta de liquidación.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
SOLICITUD DE ADQUISICIÓN: Es el documento en el que se fundamenta el contrato, por cuanto en éste se describen todas las particularidades de la necesidad.

DESARROLLO:

LAS CAUSALES DE CONTRATACIÓN DIRECTA SON:

1. Urgencia manifiesta. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de Excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección.

La urgencia manifiesta se declara mediante acto administrativo motivado del rector. 

En caso de situaciones de urgencia manifiesta que no permitan la suscripción de contrato escrito, se prescindirá de éste y aún del acuerdo acerca de la remuneración, no obstante deberá dejarse constancia escrita de la autorización impartida por la Universidad de Caldas en su calidad de contratante. A falta de acuerdo previo sobre la remuneración, la contraprestación económica se acordará con posterioridad al inicio de la ejecución de lo contratado. 

El acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará las veces de la Solicitud de Adquisición y sus Documentos Soporte.

 

2. Contrato de seguro cuando se trate de amparar un contrato o convenio en el cual la Universidad tenga la calidad de contratista o ejecutor.

 

3. Contratos interadministrativos.

 

4. Convenios interadministrativos y de asociación de que trata la ley 489 de 1998.

 

5. Convenios de cooperación con otros entes estatales y con personas jurídicas privadas para el desarrollo conjunto de proyectos académicos, de investigación o de extensión, cuando las actividades deban realizarse a riesgo compartido, en virtud del esfuerzo conjunto de las partes, el cual puede estar representado en dinero o en especie, incluido el aporte de talento humano, información o conocimiento susceptibles de valoración económica.

 

6. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional.

 

7. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

La Universidad de Caldas puede contratar bajo la modalidad de contrata­ción directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando se verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate y no haya personal de planta suficiente para satisfacer la necesidad, de lo cual hará constancia el jefe de la Oficina de Gestión Humana. En este caso, no es necesario que la Universidad haya obtenido previamente varias ofertas.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Universidad de Caldas, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

La Universidad de Caldas, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan en­comendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en la Solicitud de Adquisición y sus Documentos Soporte.

 

8.  Cuando se trate de contratos para la prestación de servicios de salud.

 

9. Arrendamiento de bienes inmuebles. La Universidad de Caldas puede dar y tomar en arrendamiento inmuebles mediante contratación directa.  Cuando se trate de tomar en arrendamiento deben seguir las siguientes reglas: i) Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la institución requiere el inmueble; ii) Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las nece­sidades identificadas y las opciones de arrendamiento.

 

10. Adquisición de inmuebles. La Universidad de Caldas puede adquirir bienes inmuebles mediante contratación directa para lo cual debe seguir las siguientes reglas: i) Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades; ii) Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las ne­cesidades identificadas y las opciones de adquisición; iii) La Universidad puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo de que trata el numeral primero (i) anterior.

 

11. Adquisición de bienes con destino al desarrollo de labores académicas y de investigación.

 

12. Adquisición de insumos, repuestos y, en general, bienes o servicios que deban ser adquiridos a través de una misma casa comercial donde se adquirió un equipo u otro bien, dadas ciertas condiciones previas de su adquisición o por su marca o tecnología o condicionamientos de garantía. 

 

13.  Adquisición de bienes y servicios que sólo puedan adquirirse por Internet a través de pagos electrónicos o cuya adquisición en línea reporte beneficios económicos para la Universidad.

 

14. Para la ejecución de: i) proyectos de Ciencia, Tecnología e Innovación; ii) proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías; proyectos o contratos resultantes de las actividades de proyección de la universidad.

 

15.  Cuando realizada la convocatoria pública, el procedimiento no concluye con la selección del contratista. 

 

16. Cuando la contratación no supere la cuantía de 10 salarios mínimos mensuales legales vigente. 


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Identificar la
adquisición
0 Funcionario de la Universidad de Caldas Se debe identificar en el Plan Anual de Adquisiciones el bien, servicio u obra requerida.

TIEMPO: El previsto en el Plan Anual de Adquisiciones

REGISTRO: Plan Anual de Adquisiciones
2 Elaboración de la solicitud de adquisición 1 Centro de gasto Diligenciamiento del formato de solicitud de adquisición en los campos donde sea aplicable.

Tiempo: No aplica

Registro: FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN

Ver Registro(FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN)
3 Radicación electrónica de la solicitud de adquisición 2 Centro de gasto La solicitud de adquisición y sus documentos soporte se radicarán electrónicamente en la Secretaría General (Grupo de Contratación) identificándola con el número consecutivo que arroja el Sistema de Contratación y siguiendo una lista de chequeo.

Tiempo: Según el Plan Anual de Adquisiciones.

Ver Registro(LISTA DE CHEQUEO)
4 Designar el responsable de adelantar el proceso de contratación 3 Grupo de contratación Una vez radicados electrónicamente la solicitud de adquisición y sus documentos soporte, en el Grupo de Contratación se designará a la persona para adelantar el proceso de contratación.

Tiempo: Hasta 1 día hábil
5 Revisión de la solicitud de adquisición por parte de la persona designada de adelantar el proceso de contratación. 4 Grupo de contratación La persona designada revisa el contenido de la solicitud a fin de verificar que la misma no tenga errores en el fondo y en la forma

Tiempo: Hasta 2 días hábiles
6 Respuesta a la revisión de la solicitud de adquisición 5 Grupo de contratación Una vez revisada la solicitud, la persona encargada comunica al centro de gasto para su impresión y firma por parte del ordenador del gasto y quien la elaboró.

Tiempo: Hasta 2 días hábiles.

Registro: Correo electrónico de comunicación
7 Radicación física de la solicitud de contratación 6 Centro de gasto Una vez obtenidas las firmas del ordenador del gasto y de quien elaboró la solicitud deberá radicarse en físico en el Grupo de Contratación.

TIEMPO: No aplica.

Registro: Radicación de la solicitud
8 Elaboración de la minuta del contrato 7 Grupo de contratación La persona designada para adelantar el proceso, elaborará la minuta del contrato.

TIEMPO: Hasta 4 días hábiles.
9 Suscripción del contrato 8 Grupo de Contratación y supervisor La persona encargada de adelantar el proceso, deberá conseguir la firma del ordenador del gasto y el supervisor firma el contrato y será el encargado de conseguir la firma del contratista.

TIEMPO: Hasta 5 días hábiles.

Registro: Comunicación electrónica al supervisor de que el contrato se encuentra a su disposición.
10 Cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato 9 Contratista El contratista, una vez suscrito el contrato, deberá aportar los documentos necesarios para iniciar la ejecución del contrato.

Tiempo: Hasta 5 días hábiles.
11 Suscripción del acta de inicio 10 Supervisor o interventor El supervisor o interventor del contrato será el responsable de suscribir el acta de inicio. Para el efecto, reclamará en el Grupo de Contratación la documentación necesaria.

Tiempo: Hasta 5 días hábiles.

Registro: ACTA DE INICIO.
Ver Registro(ACTA DE INICIO)
12 Autorizar los pagos 11 Supervisor o interventor El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Registro: ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS.
Ver Registro(ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS)
13 Autorizar los pagos 11 Supervisor o interventor El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Registro: ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

Ver Registro(ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS)
14 Autorizar los pagos 11 Supervisor o interventor El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Registro: ACTA DE AVANCE CONTRATO DE OBRA

Ver Registro(ACTA DE AVANCE CONTRATO DE OBRA)
15 Solicitud del pago 14 Contratista El contratista solicitará el pago ante la Oficina Financiera con la presentación de la factura y la constancia que emita el Grupo de Contratación.
16 Liquidación del contrato 15 Supervisor o interventor Será responsabilidad del supervisor o interventor del contrato proyectar y suscribir el acta de liquidación en el menor tiempo posible para su posterior firma por el contratista y el Rector o su delegado.

Tiempo: Según lo previsto en el contrato y en todo caso antes del 31 de diciembre de cada vigencia

Registro: ACTA DE LIQUIDACIÓN

Ver Registro(ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO)

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
ACTA DE AVANCE CONTRATO DE OBRA
SECRETARIA GENERAL
R-2605-P-CC-761-
ACTA DE INICIO
SECRETARIA GENERAL
R-2604-P-CC-761-
ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO
SECRETARIA GENERAL
R-2474-P-CC-438-
ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS
SECRETARIA GENERAL
R-2476-I-CC-438-
ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
SECRETARIA GENERAL
R-2475-I-CC-438-
FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN
SECRETARIA GENERAL
R-2602-P-CC-761-
LISTA DE CHEQUEO
SECRETARIA GENERAL
R-2603-P-CC-761-

 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Carolina Lopez Sanchez

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Tatiana Ochoa Cardenas

JEFE DE OFICINA
JUAN GUILLERMO CORREA GARCIA

SECRETARIO GENERAL

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