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PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR POR CONVOCATORIA PÚBLICA |
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| PROCESO | CONTRATACIóN |
| OBJETIVO |
| Adquirir bienes y servicios bajo la modalidad de convocatoria pública, dando cumplimiento a la reglamentación interna y a los principios generales de la contratación pública. |
| ALCANCE |
| Este procedimiento aplica para la selección de contratistas en la modalidad de convocatoria pública, empezando con la identificación de la necesidad en el Plan Anual de Adquisiciones, la elaboración de la solicitud de adquisición, la elaboración de la invitación pública, la proyección de la minuta del contrato y termina con la liquidación del contrato, en los casos donde resulte aplicable. |
| RESPONSABLES | ||||||
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| DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||
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| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
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Identificar la adquisición
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Funcionario de la Universidad de Caldas |
Se debe identificar en el Plan Anual de Adquisiciones el bien, servicio u obra requerida.
TIEMPO: El previsto en el Plan Anual de Adquisiciones REGISTRO: Plan Anual de Adquisiciones |
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| 3 | Elaboración de la solicitud de adquisición | Centro de gasto |
Diligenciamiento del formato de solicitud de adquisición en los campos donde sea aplicable.
Tiempo: No aplica Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICION) |
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| 4 | Radicación electrónica de la solicitud de adquisición | Centro de gasto |
La solicitud de adquisición y sus documentos soporte se radicarán electrónicamente en la Secretaría General (Grupo de Contratación) identificándola con el número consecutivo que arroja el Sistema de Contratación y siguiendo una lista de chequeo
Tiempo: Según el Plan Anual de Adquisiciones. Ver Registro(FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICION) |
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| 5 | Designar el responsable de adelantar el proceso de contratación | Grupo de contratación |
Una vez radicados electrónicamente la solicitud de adquisición y sus documentos soporte, en el Grupo de Contratación se designará a la persona para adelantar el proceso de contratación.
Tiempo: Hasta 1 día hábil |
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| 6 | Revisión de la solicitud de adquisición por parte de la persona designada de adelantar el proceso de contratación | Grupo de Contratación |
La persona designada revisa el contenido de la solicitud a fin de verificar que la misma no tenga errores en el fondo y en la forma
Tiempo: Hasta 2 días hábiles |
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| 7 | Respuesta a la revisión de la solicitud de adquisición | Grupo de Contratación |
Una vez revisada la solicitud, la persona encargada comunica al centro de gasto para firma por parte del ordenador del gasto y quien la elaboró.
Tiempo: Hasta 2 días hábiles. Registro: Correo electrónico de comunicación |
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| 8 | Radicación electrónica de la solicitud de contratación | Centro de gasto |
Una vez obtenidas las firmas del ordenador del gasto y de quien elaboró la solicitud deberá radicarse electrónicamente en el Grupo de Contratación.
TIEMPO: No aplica. Registro: Radicación de la solicitud |
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| 9 | Elaborar la invitación pública | Grupo de Contratación |
La persona designada para adelantar el proceso de contratación elaborará la invitación pública y enviará al respectivo centro de gastos para la revisión, estando de acuerdo el centro de gastos, la convocatoria deberá ser suscrita dentro del mismo término por el ordenador del gasto.
TIEMPO: 3 días hábiles Registro: Invitación pública |
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| 10 | Publicación de la invitación pública | Grupo de Contratación |
La publicación de la invitación pública deberá realizarse en el SECOP
TIEMPO: Por tardar a la primera hora hábil del día siguiente al vencimiento del término para elaborar la invitación. Registro: Publicación en el SECOP |
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| 11 | Evaluación de la propuestas | Grupo de contratación y Comité de Evaluación |
Vía correo electrónico, la persona encargada para adelantar el proceso de contratación deberá enviar a los miembros designados la invitación pública del proceso, las adendas y las propuestas objeto de evaluación.
Los miembros del comité deberán realizar la evaluación de las propuestas por escrito en documentos independientes, según sea técnica, financiera o jurídica, pero el informe definitivo contentivo de la recomendación final deberá constar en un solo documento, compilado por la persona encargada para adelantar el proceso de contratación, suscrito por todos los miembros del comité. TIEMPO: Día siguiente al cierre de la invitación. Registro: Correo electrónico e informes de evaluación. |
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| 12 | Publicación del informe de evaluación | Grupo de Contratación. |
La persona designada para adelantar el proceso deberá publicar el informe del Comité de Evaluación en el SECOP.
TIEMPO: El señalado para realizar las publicaciones en el SECOP. Registro: Publicación en el SECOP. Ver Registro(ACTA DE INICIO) |
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| 13 | Presentación de objeciones. | Proponentes |
Los proponentes podrán presentar sus objeciones al informe de evaluación.
TIEMPO: Durante los 2 días hábiles siguientes a la publicación del informe. Registro: Escrito de objeciones. Ver Registro(ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS) |
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| 14 | Respuesta a las objeciones | Comité de Evaluación |
Los miembros del Comité de Evaluación deberán emitir las respuestas a las objeciones presentadas.
TIEMPO: El señalado en el cronograma. Registro: Informe del Comité de Evaluación Ver Registro(ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS) |
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| 15 | Acto de adjudicación | Ordenador del gasto |
El ordenador del gasto emitirá un acto administrativo en el que se resuelva la adjudicación.
TIEMPO: El señalado en el cronograma. Registro: Acto administrativo Ver Registro(FORMATO ACTA DE AVANCE DE CONTRATO DE OBRA) |
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| 16 | Elaboración de la minuta del contrato. | Grupo de contratación |
La persona designada para adelantar el proceso, elaborará la minuta del contrato.
TIEMPO: Hasta 4 días hábiles. |
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| 17 | Suscripción del contrato | Grupo de Contratación y supervisor |
La persona encargada de adelantar el proceso, deberá conseguir la firma del ordenador del gasto y el supervisor firma el contrato y será el encargado de conseguir la firma del contratista.
TIEMPO: Hasta 5 días hábiles. Registro: Comunicación electrónica al supervisor de que el contrato se encuentra a su disposición. Ver Registro(ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO) |
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| 18 | Cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato | Contratista |
El contratista, una vez suscrito el contrato, deberá aportar los documentos necesarios para iniciar la ejecución del contrato.
Tiempo: Hasta 5 días hábiles. |
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| 19 | Suscripción del acta de inicio | Supervisor o interventor |
El supervisor o interventor del contrato será el responsable de suscribir el acta de inicio. Para el efecto, reclamará en el Grupo de Contratación la documentación necesaria.
Tiempo: Hasta 5 días hábiles. |
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| 20 | Autorizar los pagos. | Supervisor o interventor |
El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
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| 21 | Autorizar los pagos | Supervisor o interventor |
El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
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| 22 | Autorizar los pagos | Supervisor o interventor |
El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
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| 23 | Solicitud del pago. | Contratista |
El contratista solicitará el pago ante la Oficina Financiera con la presentación de la factura y la constancia que emita el Grupo de Contratación.
TIEMPO: Según lo acordado en el contrato. |
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| 24 | Liquidación del contrato | Supervisor o interventor |
Será responsabilidad del supervisor o interventor del contrato proyectar y suscribir el acta de liquidación en el menor tiempo posible para su posterior firma por el contratista y el Rector o su delegado.
Tiempo: Según lo previsto en el contrato y en todo caso antes del 31 de diciembre de cada vigencia |
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| 25 | Fin. | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| ACTA DE INICIO | SECRETARIA GENERAL | R-2604-P-CC-761 | - |
| ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO | SECRETARIA GENERAL | R-2474-P-CC-438 | - |
| ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS | SECRETARIA GENERAL | R-2476-I-CC-438 | - |
| ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS | SECRETARIA GENERAL | R-2475-I-CC-438 | - |
| FORMATO ACTA DE AVANCE DE CONTRATO DE OBRA | SECRETARIA GENERAL | R-2477-I-CC-438 | - |
| LISTA DE CHEQUEO | SECRETARIA GENERAL | R-3100-P-CC-761 | - |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| SECRETARIO GENERAL - | SECRETARIO GENERAL - | SECRETARIO GENERAL - |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 7 | Se ingresa el formato de declaración de inhabilidades e incompatibilidades. | 2022-11-21 |
| 6 | Se ajusta el paso No. 9 del flujograma y se ingresa el formato de acta de liquidación de mutuo acuerdo actualizado. | 2022-07-28 |
| 5 | Se actualizan las actividades 7 y 8 del flujograma, con ocasión de las modificaciones al Estatuto de Contratación, a través del Acuerdo 052 del 16 de noviembre de 2021 | 2022-01-14 |
| 4 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 3 | Se modifica la lista de chequeo del paso 3. | 2018-09-28 |
| 2 | Cambios de versión en los formatos de lista de chequeo y solicitud de contratación por efectos de archivo. | 2017-07-23 |
| 1 | Versión inicial | 2017-07-06 |
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