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PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PROVEEDOR POR CONVOCATORIA PÚBLICA

CONTRATACIóN

P-CC-762
Rige a partir de:
2018-09-28

Versión: 3
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12017-07-06
22017-07-23
32018-09-28

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Adquirir bienes y servicios bajo la modalidad de convocatoria pública, dando cumplimiento a la reglamentación interna y a los principios generales de la contratación pública.

ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la selección de contratistas en la modalidad de convocatoria pública, empezando con la identificación de la necesidad en el Plan Anual de Adquisiciones, la elaboración de la solicitud de adquisición, la elaboración de la invitación pública, la proyección de la minuta del contrato y termina con la liquidación del contrato, en los casos donde resulte aplicable.

RESPONSABILIDAD:
1. Corresponde a los centros de gasto elaborar la solicitud.
2. Corresponde al Grupo de Contratación, una vez autorizado por el ordenador, adelantar el proceso contractual en cada una de sus etapas y hasta la entrega del contrato legalizado al supervisor.
3. Corresponde al supervisor garantizar el recibo a satisfacción de las obligaciones contractuales pactadas con el contratista, autorizando el respectivo pago, así como elaborar el acta de liquidación.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
SOLICITUD DE ADQUISICIÓN: Es el documento en el que se fundamenta el contrato, por cuanto en éste se describen todas las particularidades de la necesidad.

DESARROLLO:

La escogencia del contratista se realizará mediante convocatoria pública en aquellos casos en los que no sea procedente la contratación directa.


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Identificar la adquisición
0 Funcionario de la Universidad de Caldas Se debe identificar en el Plan Anual de Adquisiciones el bien, servicio u obra requerida.

TIEMPO: El previsto en el Plan Anual de Adquisiciones

REGISTRO: Plan Anual de Adquisiciones
2 Elaboración de la solicitud de adquisición 1 Centro de gasto Diligenciamiento del formato de solicitud de adquisición en los campos donde sea aplicable.

Tiempo: No aplica

Registro: FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN
Ver Registro(FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN)
3 Radicación electrónica de la solicitud de adquisición 2 Centro de gasto La solicitud de adquisición y sus documentos soporte se radicarán electrónicamente en la Secretaría General (Grupo de Contratación) identificándola con el número consecutivo que arroja el Sistema de Contratación y siguiendo una lista de chequeo

Tiempo: Según el Plan Anual de Adquisiciones.


Ver Registro(Lista de Chequeo)
4 Designar el responsable de adelantar el proceso de contratación 3 Grupo de contratación Una vez radicados electrónicamente la solicitud de adquisición y sus documentos soporte, en el Grupo de Contratación se designará a la persona para adelantar el proceso de contratación.

Tiempo: Hasta 1 día hábil
5 Revisión de la solicitud de adquisición por parte de la persona designada de adelantar el proceso de contratación 4 Grupo de Contratación La persona designada revisa el contenido de la solicitud a fin de verificar que la misma no tenga errores en el fondo y en la forma

Tiempo: Hasta 2 días hábiles
6 Respuesta a la revisión de la solicitud de adquisición 5 Grupo de Contratación Una vez revisada la solicitud, la persona encargada comunica al centro de gasto para su impresión y firma por parte del ordenador del gasto y quien la elaboró.

Tiempo: Hasta 2 días hábiles.

Registro: Correo electrónico de comunicación
7 Radicación física de la solicitud de contratación 6 Centro de gasto Una vez obtenidas las firmas del ordenador del gasto y de quien elaboró la solicitud deberá radicarse en físico en el Grupo de Contratación.

TIEMPO: No aplica.

Registro: Radicación de la solicitud
8 Elaborar la invitación pública 7 Grupo de Contratación La persona designada para adelantar el proceso de contratación deberá la invitación pública, la cual deberá ser suscrita dentro del mismo término por el ordenador del gasto.

TIEMPO: 3 días hábiles.

Registro: Invitación pública.
9 Publicación de la invitación pública 8 Grupo de Contratación La publicación de la invitación pública deberá realizarse en el SECOP

TIEMPO: Por tardar a la primera hora hábil del día siguiente al vencimiento del término para elaborar la invitación.

Registro: Publicación en el SECOP
10 Evaluación de la propuestas 9 Grupo de contratación y Comité de Evaluación Vía correo electrónico, la persona encargada para adelantar el proceso de contratación deberá enviar a los miembros designados la invitación pública del proceso, las adendas y las propuestas objeto de evaluación.

Los miembros del comité deberán realizar la evaluación de las propuestas por escrito en documentos independientes, según sea técnica, financiera o jurídica, pero el informe definitivo contentivo de la recomendación final deberá constar en un solo documento, compilado por la persona encargada para adelantar el proceso de contratación, suscrito por todos los miembros del comité.

TIEMPO: Día siguiente al cierre de la invitación.

Registro: Correo electrónico e informes de evaluación.
11 Publicación del informe de evaluación 10 Grupo de Contratación. La persona designada para adelantar el proceso deberá publicar el informe del Comité de Evaluación en el SECOP.

TIEMPO: El señalado para realizar las publicaciones en el SECOP.

Registro: Publicación en el SECOP.
12 Presentación de objeciones. 11 Proponentes Los proponentes podrán presentar sus objeciones al informe de evaluación.

TIEMPO: Durante los 2 días hábiles siguientes a la publicación del informe.

Registro: Escrito de objeciones.
13 Respuesta a las objeciones 12 Comité de Evaluación Los miembros del Comité de Evaluación deberán emitir las respuestas a las objeciones presentadas.

TIEMPO: El señalado en el cronograma.

Registro: Informe del Comité de Evaluación
14 Acto de adjudicación 13 Ordenador del gasto El ordenador del gasto emitirá un acto administrativo en el que se resuelva la adjudicación.

TIEMPO: El señalado en el cronograma.

Registro: Acto administrativo
15 Elaboración de la minuta del contrato. 14 Grupo de contratación La persona designada para adelantar el proceso, elaborará la minuta del contrato.

TIEMPO: Hasta 4 días hábiles.
16 Suscripción del contrato 15 Grupo de Contratación y supervisor La persona encargada de adelantar el proceso, deberá conseguir la firma del ordenador del gasto y el supervisor firma el contrato y será el encargado de conseguir la firma del contratista.

TIEMPO: Hasta 5 días hábiles.

Registro: Comunicación electrónica al supervisor de que el contrato se encuentra a su disposición.
17 Cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato 16 Contratista El contratista, una vez suscrito el contrato, deberá aportar los documentos necesarios para iniciar la ejecución del contrato.

Tiempo: Hasta 5 días hábiles.
18 Suscripción del acta de inicio 17 Supervisor o interventor El supervisor o interventor del contrato será el responsable de suscribir el acta de inicio. Para el efecto, reclamará en el Grupo de Contratación la documentación necesaria.

Tiempo: Hasta 5 días hábiles.

Registro: ACTA DE INICIO.

Ver Registro(ACTA DE INICIO)
19 Autorizar los pagos. 18 Supervisor o interventor El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Registro: ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

Ver Registro(ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS)
20 Autorizar los pagos 18 Supervisor o interventor El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Registro: ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS.

Ver Registro(ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS)
21 Autorizar los pagos 18 Supervisor o interventor El supervisor o interventor autorizará los pagos conforme a los plazos establecidos siempre que pueda certificar el cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contrato y pueda verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Registro: ACTA DE AVANCE DE OBRA.

Ver Registro(FORMATO ACTA DE AVANCE DE CONTRATO DE OBRA)
22 Solicitud del pago. 21 Contratista El contratista solicitará el pago ante la Oficina Financiera con la presentación de la factura y la constancia que emita el Grupo de Contratación.

TIEMPO: Según lo acordado en el contrato.
23 Liquidación del contrato 22 Supervisor o interventor Será responsabilidad del supervisor o interventor del contrato proyectar y suscribir el acta de liquidación en el menor tiempo posible para su posterior firma por el contratista y el Rector o su delegado.

Tiempo: Según lo previsto en el contrato y en todo caso antes del 31 de diciembre de cada vigencia

Registro: ACTA DE LIQUIDACIÓN

Ver Registro(ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO)

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
ACTA DE INICIO
SECRETARIA GENERAL
R-2604-P-CC-761-
ACTA DE LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO
SECRETARIA GENERAL
R-2474-P-CC-438-
ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA COMPRAS
SECRETARIA GENERAL
R-2476-I-CC-438-
ACTA DE RECIBO A SATISFACCIÓN PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
SECRETARIA GENERAL
R-2475-I-CC-438-
FORMATO ACTA DE AVANCE DE CONTRATO DE OBRA
SECRETARIA GENERAL
R-2477-I-CC-438-
FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN
SECRETARIA GENERAL
R-2602-P-CC-761-
Lista de Chequeo
SECRETARIA GENERAL
R-2785-P-CC-762-

 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Carolina Lopez Sanchez

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Tatiana Ochoa Cardenas

JEFE DE OFICINA
JUAN GUILLERMO CORREA GARCIA

SECRETARIO GENERAL

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