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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA PERMANENCIA Y GRADUACIÓN ESTUDIANTIL

DOCENCIA

P-DC-775
Rige a partir de:
2018-11-13

Versión: 2
 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12017-10-20
22018-11-13

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores
OBJETIVO:
Generar estrategias de acompañamiento e intervención para los estudiantes de pregrado presencial y a distancia, a través de una red de apoyo de carácter académico, físico, psicológico, socioeconómico, jurídico y familiar, con el fin de prevenir e intervenir la deserción estudiantil en la Universidad de Caldas.

ALCANCE:
El procedimiento comienza con la definición de estrategias en el marco del programa “Permanece con calidad” por parte de los Coordinadores de la Red de acompañamiento estudiantil, pasando por la identificación, vinculación y seguimiento de los estudiantes en riesgo de deserción en las estrategias del programa, hasta el establecimiento de acciones de mejora para tales estrategias.

RESPONSABILIDAD:
1. Corresponde a las Profesionales que representan los nodos de la red de acompañamiento estudiantil, definir el plan de trabajo para la vigencia, obtener los recursos necesarios para el desarrollo de las estrategias que componen el programa “Permanece con calidad”, capacitar a los integrantes de la red para fortalecer el desempeño de los mismos en las actividades propuestas, hacer seguimiento a las actividades y establecer acciones de mejora para el programa.

2. Corresponde a los docentes y funcionarios administrativos integrantes del programa “Permanece con calidad”, desarrollar las actividades propuestas en el plan de trabajo semestral e identificar y remitir los estudiantes en riesgo de deserción para que sean intervenidos en el marco de las estrategias del programa.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
REPRESENTANTES DE LOS NODOS DE LA RED DE ACOMPAÑAMIENTO ESTUDIANTIL: Profesionales especializados y universitarios que coordinan y apoyan las diferentes estrategias que componen el programa “Permanece con Calidad” y tutores docentes de los programas académicos.

CULTURA DE ACOMPAÑAMIENTO: Estrategia de acompañamiento que ayuda a entender e intervenir el fenómeno de la deserción estudiantil

RED DE ACOMPAÑAMIENTO: Estructura que cuenta con un patrón que la caracteriza y que posibilita la interrelación de sus nodos

ESPACIOS DE FORMACIÓN HUMANA: Estrategia de acompañamiento que apoya el desempeño académico de los estudiantes

DESEMPEÑO ACADÉMICO: Hace referencia a la evaluación del conocimiento adquirido en el ámbito universitario.

TUTOR: Es un docente que atiende a los estudiantes de un grupo a su cargo para la observación de su desempeño académico y socio afectivo, con el fin de orientarlos y ayudarlos en su desarrollo integral.

REMISIÓN: es un acto mediante el cual se remite un estudiante a las diferentes estrategias de acompañamiento por medio de un software.

NODO: es una palabra proveniente del latín. Deriva de nodus, nodi que tiene por significado nudo, vínculo.

DESARROLLO:
 El programa “Permanece con Calidad” es una estrategia de acompañamiento liderada por la Vicerrectoría Académica y apoyada por otras dependencias de la Universidad de Caldas, cuyo principal objetivo es acompañar a estudiantes de programas de pregrado presenciales y a distancia, a través de una red de apoyo de carácter académico, físico, psicológico, socioeconómico, jurídico y familiar,  orienta líneas e iniciativas enfocadas en la prevención de la deserción estudiantil en la Universidad de Caldas. El programa está fundamentado en la “Guía para la implementación del modelo de gestión de permanencia y graduación estudiantil en Instituciones de Educación Superior” del Ministerio de Educación Nacional. 

El programa “Permanece con Calidad” implementará las siguientes estrategias que permitan el logro de los objetivos propuestos:

Caracterización estudiantil e identificación de la población en riesgo: consiste en el reconocimiento del perfil y condiciones de ingreso de los estudiantes para la detección temprana de situaciones académicas, económicas, psicosociales, familiares, físicas y/o mentales, en situación de discapacidad, que pueden afectar su permanencia en la Universidad. Esto se logra a través de la caracterización que se realiza por medio de la ficha integral aplicada desde la Oficina de Bienestar Universitario (IPS universitaria). 

 

Adaptación a la vida universitaria (Cátedra Cero): es el proceso mediante el cual se facilita a los estudiantes de primer semestre el acceso a la información sobre las oportunidades que le brinda la Institución en temas académicos, servicios de bienestar, normatividad y trámites, además de los programas que complementan su formación para facilitar el desempeño académico y contribuir a su adaptación y permanencia. Esta actividad tiene una intensidad de trabajo de 2 horas semanales para todos los programas académicos.

 

Sistema tutorial: consiste en el acompañamiento al proceso formativo de los estudiantes, mediante la orientación en su recorrido académico y en la planeación de su proyecto de vida, de acuerdo con sus intereses, disposición, situación personal y social,  que les permita culminar exitosamente su proyecto académico y alcanzar sus expectativas de formación. Todos los estudiantes de primer semestre deberán tener mínimo un (1) encuentro con sus respectivos tutores individuales. Las condiciones para el acompañamiento tutorial así como la dedicación de los tutores, serán las establecidas en la Política Curricular y en las disposiciones normativas del Acuerdo 05 de 2016 del Consejo Superior.  

 

Monitoreo a la permanencia: tiene que ver con el seguimiento que se realiza a los estudiantes registrados en el programa “Permanece con Calidad” tanto en el desempeño académico como en las condiciones personales, emocionales, sociales, económicas, familiares, jurídicas, de salud física y mental, desde su ingreso hasta la culminación de sus estudios. Dicho seguimiento se realiza a través de una red de apoyo que realiza acompañamiento, evaluación y seguimiento a las acciones realizadas por la Universidad para apoyar la permanencia. Este monitoreo se realiza mediante el registro de información en el Software de Acompañamiento Estudiantil de todas las intervenciones desarrolladas por los integrantes de la red. 

 

Acompañamiento académico: son escenarios académicos en los cuales se brinda a los estudiantes de programas de pregrado presenciales y a distancia procesos de intervención a nivel grupal e individual mediante herramientas que favorecen su desempeño académico y el control emocional, siendo reconocidos y abordados desde su individualidad y también desde la interacción con el medio, para que puedan tener éxito en sus estudios. Lo anterior se desarrolla mediante talleres lúdico educativos en ejes temáticos como: hábitos de estudio, autorregulación del aprendizaje y regulación de emociones

 

Cultura de la Salud: desde la Oficina de Bienestar Universitario (IPS Universitaria de Caldas) se desarrollan procesos de caracterización, prestación de servicios de medicina general, odontología, psicología, acciones de promoción y prevención en salud, para todos los estudiantes admitidos a la Universidad. Así mismo, se llevan a cabo procesos de desarrollo humano y convivencia universitaria que facilitan el apoyo, acompañamiento y seguimiento a los estudiantes y sus familias cuando enfrentan situaciones de consumo de sustancias psicoactivas, asesorías individuales por dificultades emocionales y momentos de crisis.

Acompañamiento jurídico: esta estrategia se lleva a cabo desde el Consultorio Jurídico “Daniel Restrepo Escobar”, unidad adscrita a la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales, desde la cual se asesora, acompaña y representa jurídica y administrativamente a los estudiantes y a sus familias, a través de la recepción y resolución de consultas de orden legal en diversos campos del derecho.

 

Acompañamiento familiar: el principal objetivo de esta estrategia es el trabajo en armonía para el desarrollo de los estudiantes durante su proceso formativo y la importancia del grupo familiar en la construcción de dicho proyecto de vida, por medio de espacios educativos y acompañamientos individuales a los grupos familiares. De igual forma, desde el Centro de Acompañamiento a las Familias se brinda orientación y asesoría hacia la resolución, cambio y transformación de situaciones problemáticas, mediante servicios de prevención y acompañamiento psicosocial a las familias (atención, intervención, orientación y terapia).  

 

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Definir estrategias
1 Profesionales que representan los nodos de la red de acompañamiento estudiantil Cada equipo de trabajo que compone el programa “Permanece con calidad” define su plan de acción anual, el cual contiene las principales actividades a desarrollar durante la vigencia de acuerdo a los resultados obtenidos en años anteriores. Posterior a esto, los representantes de los nodos de la Red de Acompañamiento Estudiantil establecen el plan de trabajo del semestre, elaborando el cronograma de las actividades propuestas, los responsables de cada actividad y los recursos requeridos para el desarrollo de las mismas.

Tiempo: Semestralmente

Registro(Plan de trabajo semestral)
3 Obtener recursos para el desarrollo de las estrategias 2 Profesionales que representan los nodos de la red de acompañamiento estudiantil De acuerdo a la definición de estrategias, cada Representante realiza la gestión de los recursos humanos, económicos, físicos y tecnológicos que se requieran para el adecuado desarrollo de cada actividad propuesta, mediante solicitud formal a los Jefes de Oficina o Vicerrectores de los cuales dependa el actor de la Red, (Vicerrectoría Académica, Bienestar, Facultades, etc).

Tiempo: Cuando sea requerido
4 Comunicar las actividades del programa 3 Docentes y funcionarios administrativos integrantes del programa “Permanece con calidad En la inducción general que se realiza cada semestre a los estudiantes que ingresan por primera vez a la Universidad, la Red de acompañamiento estudiantil presenta los servicios que se ofrecen en el programa “Permanece con Calidad”, como parte del primer contacto con la comunidad objetivo.

Asimismo, cada nodo socializa las estrategias individuales con la comunidad universitaria a través de la Oficina de Prensa de la Universidad, la página web institucional, infogramas, redes sociales, material publicitario, etc, de acuerdo al cronograma establecido en el plan de trabajo semestral.

Tiempo: De acuerdo a las actividades programadas en el cronograma.
5 Vincular estrategias a los programas académicos 4 Profesionales que representan los nodos de la red de acompañamiento estudiantil Se solicita a los Directores de programas vincular las estrategias en las actividades académicas de los estudiantes de primer semestre, con el fin de generar espacios personalizados con los diferentes actores de la Red que permitan identificar los estudiantes con mayor riesgo de deserción.

Tiempo: Semestralmente

Registro(Asistencia actividades grupales)
6 Identificar estudiantes en riesgo de deserción 5 Docentes y funcionarios administrativos integrantes del programa “Permanece con calidad La IPS Universitaria realiza la caracterización e identificación de la población en riesgo a través de la aplicación de la ficha integral de los estudiantes de primer semestre. Dicha información es remitida para realizar el acompañamiento de los estudiantes desde las diferentes estrategias.

De igual forma, a medida que se ejecutan las actividades de prevención con la comunidad universitaria, los actores de la Red identifican aquellos estudiantes que se encuentran en mayor riesgo de deserción, por su multicausalidad de factores, para igualmente remitirlos a las diferentes estrategias.

Tiempo: Permanente

Registro(Registro electrónico SIA)
7 Remitir estudiantes a la Red 6 Docentes y funcionarios administrativos integrantes del programa “Permanece con calidad Una vez identificados los estudiantes que se vincularán a las estrategias del programa, los actores de la Red realizan la remisión del estudiante a través del Sistema de Información Académico, en el Software de Acompañamiento Estudiantil, al cual se accede a través de un perfil asignado de acuerdo al rol del actor en la Red (Tutor, Coordinador, ..), con el fin de dar trazabilidad a las acciones ejecutadas con cada estudiante participante del programa y conocer el estado de avance en las estrategias planteadas.

Tiempo: Permanente

Registro(Registro electrónico SIA)
8 Desarrollar estrategias de acompañamiento estudiantil 7 Docentes y funcionarios administrativos integrantes del programa “Permanece con calidad Los equipos de trabajo que componen la Red de acompañamiento estudiantil desarrollan las actividades propuestas con la comunidad universitaria y los distintos grupos de estudiantes identificados en condición de riesgo, de acuerdo al plan de trabajo semestral, con el fin de fortalecer las estrategias que componen el programa “Permanece con calidad” descritas en el desarrollo del procedimiento.

Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido.

Registro(Evidencias de las actividades propuestas en el plan de trabajo semestral)
9 Capacitar integrantes de la Red 8 Profesionales que representan los nodos de la red de acompañamiento estudiantil A medida que se desarrollan las estrategias del programa, se identifican las necesidades de capacitación de los integrantes de la Red, de acuerdo a los temas que cada nodo interviene, para lo cual las representantes de los nodos de la Red de Acompañamiento Estudiantil, de manera individual o grupal, realizan formación en temas específicos según necesidades, con el fin de fortalecer el empoderamiento de los integrantes en cada una de las estrategias.

Tiempo: Cuando sea requerido.
10 Realizar seguimiento a las estrategias de los programas 9 Profesionales que representan los nodos de la red de acompañamiento estudiantil Los representantes de los nodos de la Red de Acompañamiento Estudiantil verifican el cumplimiento de las actividades propuestas, a través de las evidencias generadas en el desarrollo de cada estrategia. Se evalúan las dificultades presentadas durante la realización de las actividades y se deja evidencia de las mismas para la evaluación final.

Tiempo: Mensualmente

Registro(Acta de reuniones)
11 Evaluar estrategias 10 Estudiantes Se envía una encuesta a todos los estudiantes que fueron remitidos al programa, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en los acompañamientos realizados y el cumplimiento de los objetivos del programa “Permanece con calidad”.

Asimismo, se realiza la medición de indicadores del programa propuestos en el plan de acción anual de cada una de las unidades promotoras de las estrategias, para los respectivos informes institucionales.

Tiempo: Anualmente

Registro(Encuesta de percepción del programa “Permanece con Calidad)
12 Establecer acciones de mejora para las estrategias del programa 11 Profesionales que representan los nodos de la red de acompañamiento estudiantil Con la información de las remisiones de los estudiantes intervenidos, las evaluaciones realizadas por los estudiantes, la medición de indicadores de los planes de acción y los seguimientos mensuales efectuados a las actividades propuestas, se establecen las acciones de mejora para cada una de las estrategias del programa “Permanece con calidad”, con el fin de continuar creciendo en la Institución.

Tiempo: Anualmente
13 FIN 12    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acta de reuniones
VICE-RECTORIA DE PROYECCION UNIVERSITARIA
-J-VPR-001.1
Asistencia actividades grupales
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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Encuesta de percepción del programa “Permanece con Calidad
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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Evidencias de las actividades propuestas en el plan de trabajo semestral
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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Plan de trabajo semestral
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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Registro electrónico SIA
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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Normatividad del Documento:
Tipo: Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
37 2018POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL PROGRAMA "PERMANECE CON CALIDAD" EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Marco Tulio Jaramillo Salazar

VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD
Tatiana Ochoa Cardenas

JEFE DE OFICINA
MARCO TULIO JARAMILLO SALAZAR

VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD

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