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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN ACADÉMICA INSTITUCIONAL

Código: P-RA-779
Versión: 2
Emisión: 2019-10-18

PROCESO RECURSOS DE APOYO ACADEMICO

OBJETIVO
Garantizar los procesos académicos y administrativos requeridos para el desarrollo de los programas académicos, a partir de la gestión realizada por parte de los Departamentos y programas, con el fin de garantizar el acceso de los estudiantes a la oferta académica, dando cumplimiento a la política curricular de la Universidad de Caldas y la normativa vigente.

ALCANCE
El procedimiento comienza con la revisión a los planes de estudio antes del cargue al SIA, pasando por la creación de actividades académicas y los programas institucionales de actividad académica, la revisión de los recorridos curriculares, planes de equivalencia y reconocimientos, cuando así se requiera, la demanda de actividades académicas para la creación de grupos, hasta la revisión y ajustes en el sistema de cada uno de los componentes que constituye un programa académico.

RESPONSABLES

 

JEFE DE LA OFICINA DE REGISTRO ACADÉMICO: Verificar el cumplimiento de la norma para el desarrollo de los programas académicos, a través del seguimiento a las actividades efectuadas por los funcionarios de la Oficina de Registro Académico. 
DIRECTORES DE DEPARTAMENTO:  Gestionar la creación de actividades académicas y PIAAS, revisar la demanda de las mismas para proceder a la creación de los grupos y la labor académica de los docentes de planta, ocasionales y catedráticos, según lo establecido en la norma y previa solicitud de los programas académicos. 
 PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA DE REGISTRO ACADÉMICO:  Revisar y asignar la identificación en el Sistema de Información Académica, de los planes de estudio, recorridos curriculares, planes de equivalencia y reconocimientos, PIAAS, con el fin de verificar el cumplimiento de la norma. 
DIRECTOR DE PROGRAMA:  Proporcionar la información del programa académico, requerida para alimentar el sistema de información por parte de la Oficina de Registro académico, con el fin de garantizar los procesos administrativos y académicos. 

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS
PIAAS:  Los Programas Institucionales de Actividades Académicas, reglamentadas por el Acuerdo 32 de 2007 del Consejo Académico, se constituyen como la fuente de información primordial de las actividades académicas que componen los planes de estudios de los programas académicos. 
SIA:  Sistema de Información Académica. 
CRÉDITO:  El crédito académico es la unidad que valora y regula el tiempo de la actividad de aprendizaje del estudiante. (Artículo 12 del Acuerdo 29 de 2008: Política Curricular). 
CODIFICACIÓN: Proceso de conversión en símbolos de una determinada información con el fin de ser comunicada, y a efectos de ser entendida por el receptor, aplicando las reglas de un código predeterminado. 
PLAN CURRICULAR:  Todo Programa académico de la Universidad, independiente del tipo o modalidad en que se desarrolle tendrá, debidamente aprobado y sistematizado, un documento formal que recoja su respectivo plan curricular, el cual deberá incluir: Información básica del programa, objeto de estudio del programa, Justificación del programa y plan de formación. 
NÚCLEOS Y COMPONENTES DE FORMACIÓN:  El Componente de Formación son todas aquellas actividades de carácter académico (teórico y práctico) que integran el proceso de formación de los estudiantes. 
REGISTRO CALIFICADO:  Es un mecanismo, administrado por el Ministerio de Educación Nacional, para verificar y asegurar las condiciones de calidad en los programas académicos de educación superior, según lo establecido en la Ley 1188 del 25 abril 2008, el Decreto 1295 del 20 de abril de 2010 y el Decreto 1280 del 25 de julio de 2018. 
RECORRIDOS CURRICULARES:  Los programas académicos de la institución deberán contar por lo menos con un recorrido curricular por cada plan de estudios (pensum), el cual deberá ser coherente con la posibilidad de inscripción de créditos de los estudiantes por cada período académico, con la duración estimada de la carrera y con la programación de las asignaturas que le permiten al estudiante demostrar las competencias de ingreso y egreso definidas por la institución (lecto-escritura, lógica, inglés, informática básica). 
PLAN DE ESTUDIOS:  Programa en que se detalla el conjunto de enseñanzas que han de cursarse para cumplir un ciclo de estudios determinado o para obtener un título. 
PLANES DE EQUIVALENCIA Y RECONOCIMIENTOS:  Los Consejos de Facultad, previa solicitud de los Comités de Currículo, definirán el plan de equivalencias y reconocimientos que pueda llegar a requerirse ante la necesidad de algún estudiante de pasarse al nuevo plan de estudios. 
LABOR ACADÉMICA:  Tiempo de dedicación de los docentes a las actividades académicas programadas por el Director de Departamento en el Sistema de información Académica. 
ACTIVIDADES ACADÉMICAS:  Están enfocadas a todas aquellas operaciones que se realizan dentro del marco del proceso de enseñanza aprendizaje, encaminadas a reforzar los conocimientos adquiridos en el aula, a desarrollar nuevas habilidades y vincular al alumno con su campo de trabajo y con su entorno social.

 


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
La descripción de los componentes de los programas académicos se encuentra detallado en el Acuerdo 029 de 2008 del Consejo Académico, el cual hace referencia a la Política Curricular de la Universidad de Caldas. 

 

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Revisar plan de estudios Profesional Universitario Oficina de Registro Académico Se revisa la coherencia entre el plan de estudios aprobado en el Consejo Académico y las actividades académicas a cargar al SIA en lo relacionado con número de créditos, presencialidad, nombre y codificación.

Registro: Acuerdo del Consejo Académico - Oficio del MEN autorizando los cambios del plan o la creación de un programa

Tiempo: Permanente
3 Registrar plan de estudios Profesional Universitario Oficina de Registro Académico Se digita el código de la actividad académica y su respectivo requisito en el aplicativo web para constituir el plan de estudios.

Registro: Plan de estudios

Tiempo: Permanente.
4 Gestionar la creación de asignaturas y los programas institucionales de actividad académica (PIAA) Director de programa y Director de Departamento Una vez se obtiene el Registro Calificado para la creación o extensión del programa académico, el Director de Departamento y de programa gestionan la creación de las asignaturas correspondientes y los programas institucionales de actividad académica PIAA, como prerrequisito para el registro del programa en el Sistema de Información Académica SIA.

Registro: PIAA

Tiempo: Previo a la apertura de cohorte.
5 Revisar recorridos curriculares, planes de equivalencias y reconocimientos Director del programa, Profesional Universitario Oficina de Registro Académico Se garantiza que los planes de transición cuenten con los recorridos curriculares, planes de equivalencias y reconocimientos para aquellos estudiantes que deben migrar a un nuevo plan de estudios.

Registro: Plan de equivalencias y requisitos.

Tiempo: Permanente
6 Revisar plan de estudios en el sistema Director de programa El Director de programa revisa que el plan de estudios cargado en el sistema corresponda con las actividades académicas y requisitos aprobados en el Consejo Académico.

Registro: Plan de estudios en SIA

Tiempo: Permanente.
7 Solicitar migración de estudiantes al nuevo plan de estudios Director del programa, Profesional Universitario Oficina de Registro Académico Previa socialización del plan de estudios y consentimiento informado por parte de los estudiantes, se procederá a migrar los estudiantes al nuevo plan de estudios, previa solicitud del Director de programa.

Documento: Comunicación de solicitud del cambio

Tiempo: Cuando sea requerido.
8 Registrar cambios del plan de estudios Director del programa, Profesional Universitario Oficina de Registro Académico En caso de ser requerida la modificación al plan de estudios, se registran todos los ajustes realizados los cuales deben ser aprobados por el Director de programa mediante firma en el formato establecido.

Registro: Formato revisión planes de estudio

Tiempo: Cuando sea requerido.
9 Demandar actividades académicas y crear grupos Director de programa y Director de Departamento El Director de Departamento revisa en el SIA las demandas de los programas de pregrado y postgrado de las actividades académicas que tienen relación con el objeto de estudio del Departamento y solicita al Director de programa la creación de los grupos para ofertarlos, según los cupos mínimos y máximos.

Ver Instructivo para demandar actividades académicas.

Registro en el SIA de las actividades académicas

Tiempo: Según Instructivo
10 Revisar labor académica Decanos - Consejos de Facultad - Directores de Departamento - Oficina de Registro Académico El Decano y Director de Departamento revisa que la labor académica de los docentes de planta, ocasionales y catedráticos, cumplan con el mínimo de horas establecidas en la norma y posibles decisiones sobre vinculación de docentes.

La Oficina de Admisiones y Registro verifica el cumplimiento de la norma con relación a la labor académica, notificando a los Departamentos cambios en la vinculación de docentes.

Tiempo: Posterior a la aprobación de cupos.
11 Revisar cupos y grupos Jefe Oficina de Registro Académico Se elabora el informe una vez terminada las adiciones y cancelaciones de cumplimiento de mínimo de cupos para apertura de grupos, notificando a los Decanos los grupos que deben ser cerrados o fusionados o excepcionados cuando apliquen.

Tiempo: Semestralmente

Registro(Informe de cupos y grupos )
12 Realizar seguimiento al cumplimiento de lo aprobado en el Consejo de Facultad Profesional Universitario Oficina de Registro Académico Se verifica a través del SIA que se hayan realizado las acciones sugeridas por parte del Decano en el informe de cupos y grupos.

Registro: Oficios

Tiempo: Semestralmente.
13 Realizar seguimiento a recorrido curricular (Inscripción de créditos) Jefe Oficina de Registro Académico, Profesional Universitario Oficina de Registro Académico La Oficina de Admisiones y Registro académico verifica el mínimo de créditos inscritos por los estudiantes, permitiendo generar alertas tempranas de cumplimiento de recorridos curriculares.

Tiempo: Semestralmente
14 Revisar PIAAs Director de Departamento, Profesional Universitario Oficina de Registro Académico La Oficina de Admisiones y Registro Académico con los Directores de Departamento deberán revisar los PIAAS en términos de: nombre, presencialidad, habilitable, no habilitable, créditos, horas profesor, modalidad, con el fin de verificar el cumplimiento de la norma.

Registro: Revisar PIAAs

Tiempo: Permanente.
15 Actualizar datos en el sistema Auxiliar Administrativo Oficina de Registro Académico La Auxiliar Administrativa actualiza los datos de los estudiantes en el sistema, a través de los siguientes trámites:
• Asentar reporte de notas
• Creación e inactivación de docentes
• Inscripción de grupos vencido
• Apertura de sistema para inscripción
• Apertura de reporte de notas antiguos
• Adición de notas egresados antiguos
• Activación o retiro de estudiantes
• Inscripción de estudiantes especiales
• Movilidad académica nacional e internacional
• Creación de actividades académicas opcionales y para reconocimiento de grados.

Registros electrónicos

Tiempo: Permanente.
16 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Informe de cupos y grupos
REGISTRO ACADEMICO
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NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
34 2017POR MEDIO DEL CUAL SE MODIFICAN LOS ARTICULOS 35 Y 43 DEL REGLAMENTO ESTUDIANTIL (ACUERDO 049 DE 2007)
35 2017POR MEDIO DEL CUAL SE REGULAN LOS CASOS DE REPITENCIA DE ACTIVIDADES ACADEMICAS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, Y SE DEROGAN LOS ARTICULO 32 Y 138 DEL ACUERDO 049 DE 2007 Y EL PARAGRAFO 6 DEL ARTICULO 30 DEL ACUERDO 029 DE 2008
38 2017POR MEDIO DEL CUAL SE INTRODUCE UN PARAGRAFO AL ARTICULO 33 DEL ACUERDO 049 DE 2007, MODIFICADO POR EL ACUERDO 016 DE 2012
20 2014ACUERDO 20 DEL 01 DE AGOSTO DEL 2014, POR MEDIO DEL CUAL SE MODIFICA EL ACUERDO NO. 39 DE SEP. 11 DEL 2012 INCORPORA UN NUEVO CAPITULO AL REG. ESTUDIANTIL, RELAC CON EL REGIMEN DE PERDIDA DE UNA MISMA ACTIVIDAD ACAD EN VARIAS OCASIONES
22 2016ACUERDO 22 DEL 06 DE SEPTIEMBRE DEL 2016, POR LA CUAL SE MODIFICAN LOS ARTICULOS 34 Y 35 DEL ACUERDO 049 DEL 2007 DEL CONSEJO ACADEMICO Y SE REGLAMENTE LA CANCELACION DE SEMESTRE
049-1 2007POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL ACUERDO 016 DEL CONSEJO SUPERIOR -REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS - ACTUALIZADO-
029-1 2008POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA LA POLITICA CURRICULAR INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS - ACTUALIZADO-


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
1Versión inicial2018-04-24


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