Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN ACADÉMICA INSTITUCIONAL
Código: P-DC-779	Versión: 3	Emisión: 2022-03-31

PROCESO

DOCENCIA

OBJETIVO

Garantizar los procesos académicos y administrativos requeridos para el desarrollo de los programas académicos, a partir de la gestión realizada por parte de los Departamentos y programas, con el fin de garantizar el acceso de los estudiantes a la oferta académica, dando cumplimiento a la política curricular de la Universidad de Caldas y la normativa vigente.

ALCANCE

El procedimiento comienza con la revisión a los planes de estudio antes del cargue al SIA, pasando por la creación de actividades académicas y los programas institucionales de actividad académica, la revisión de los recorridos curriculares, planes de equivalencia y reconocimientos, cuando así se requiera, la demanda de actividades académicas para la creación de grupos, hasta la revisión y ajustes en el sistema de cada uno de los componentes que constituye un programa académico.

RESPONSABLES

JEFE DE LA OFICINA DE EVALUACIÓN Y CALIDAD ACADÉMICA:	Verificar el cumplimiento de la norma para el desarrollo de los programas académicos.
DIRECTORES DE DEPARTAMENTO:	Gestionar la creación de actividades académicas y PIAAS, revisar la demanda de las mismas para proceder a la creación de los grupos y la labor académica de los docentes de planta, ocasionales y catedráticos, según lo establecido en la norma y previa solicitud de los programas académicos.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA DE REGISTRO ACADÉMICO:	Asignar la identificación y registrar los planes de estudio, en el Sistema de Información Académica, con base en lo aprobado y de conformidad con la normatividad..
DIRECTOR DE PROGRAMA:	Proporcionar la información del programa académico, requerida para alimentar el sistema de información por parte de la Oficina de Registro académico, con el fin de garantizar los procesos administrativos y académicos.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

PIAAS:	Los Programas Institucionales de Actividades Académicas, reglamentadas por el Acuerdo 32 de 2007 del Consejo Académico, se constituyen como la fuente de información primordial de las actividades académicas que componen los planes de estudios de los programas académicos.
SIA:	Sistema de Información Académica.
CRÉDITO:	El crédito académico es la unidad que valora y regula el tiempo de la actividad de aprendizaje del estudiante. (Artículo 12 del Acuerdo 29 de 2008: Política Curricular).
CODIFICACIÓN:	Proceso de conversión en símbolos de una determinada información con el fin de ser comunicada, y a efectos de ser entendida por el receptor, aplicando las reglas de un código predeterminado.
PLAN CURRICULAR:	Todo Programa académico de la Universidad, independiente del tipo o modalidad en que se desarrolle tendrá, debidamente aprobado y sistematizado, un documento formal que recoja su respectivo plan curricular, el cual deberá incluir: Información básica del programa, objeto de estudio del programa, Justificación del programa y plan de formación.
NÚCLEOS Y COMPONENTES DE FORMACIÓN:	El Componente de Formación son todas aquellas actividades de carácter académico (teórico y práctico) que integran el proceso de formación de los estudiantes.
REGISTRO CALIFICADO:	Es un mecanismo, administrado por el Ministerio de Educación Nacional, para verificar y asegurar las condiciones de calidad en los programas académicos de educación superior, según lo establecido en la Ley 1188 del 25 abril 2008, el Decreto 1295 del 20 de abril de 2010 y el Decreto 1280 del 25 de julio de 2018.
RECORRIDOS CURRICULARES:	Los programas académicos de la institución deberán contar por lo menos con un recorrido curricular por cada plan de estudios (pensum), el cual deberá ser coherente con la posibilidad de inscripción de créditos de los estudiantes por cada período académico, con la duración estimada de la carrera y con la programación de las asignaturas que le permiten al estudiante demostrar las competencias de ingreso y egreso definidas por la institución (lecto-escritura, lógica, inglés, informática básica).
PLAN DE ESTUDIOS:	Programa en que se detalla el conjunto de enseñanzas que han de cursarse para cumplir un ciclo de estudios determinado o para obtener un título.
PLANES DE EQUIVALENCIA Y RECONOCIMIENTOS:	Los Consejos de Facultad, previa solicitud de los Comités de Currículo, definirán el plan de equivalencias y reconocimientos que pueda llegar a requerirse ante la necesidad de algún estudiante de pasarse al nuevo plan de estudios.
LABOR ACADÉMICA:	Tiempo de dedicación de los docentes a las actividades académicas programadas por el Director de Departamento en el Sistema de información Académica.
ACTIVIDADES ACADÉMICAS:	Están enfocadas a todas aquellas operaciones que se realizan dentro del marco del proceso de enseñanza aprendizaje, encaminadas a reforzar los conocimientos adquiridos en el aula, a desarrollar nuevas habilidades y vincular al alumno con su campo de trabajo y con su entorno social.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

La descripción de los componentes de los programas académicos se encuentra detallado en el Acuerdo 029 de 2008 del Consejo Académico, el cual hace referencia a la Política Curricular de la Universidad de Caldas.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio.
2	Registrar plan de estudios	Profesional Universitario Oficina de Registro Académico	Se registran en el SIA, materias, requisitos, áreas y componentes que constituyen la estructura del plan de estudios; con base en el plan aprobado por las diferentes instancias Registro: Plan de estudios Tiempo: Permanente.
3	Gestionar la creación de asignaturas y los programas institucionales de actividad académica (PIAA)	Director de programa y Director de Departamento	Una vez se obtiene el Registro Calificado para la creación o extensión del programa académico, el Director de Departamento y de programa gestionan la creación de las asignaturas correspondientes y los programas institucionales de actividad académica PIAA, como prerrequisito para el registro del programa en el Sistema de Información Académica SIA. Registro: PIAA Tiempo: Previo a la apertura de cohorte.
4	Revisar recorridos curriculares, planes de equivalencias y reconocimientos	Director del programa, Profesional Universitario Oficina de Evaluación y Calidad Académica	Se garantiza que los planes de transición cuenten con los recorridos curriculares, planes de equivalencias y reconocimientos para aquellos estudiantes que deben migrar a un nuevo plan de estudios. Registro: Plan de equivalencias y requisitos. Tiempo: Permanente
5	Revisar plan de estudios en el sistema	Director de programa	El Director de programa revisa que el plan de estudios cargado en el sistema corresponda con las actividades académicas y requisitos aprobados en el Consejo Académico. Registro: Plan de estudios en SIA Tiempo: Permanente.
6	Solicitar migración de estudiantes al nuevo plan de estudios	Director del programa, Profesional Universitario Oficina de Registro Académico	Previa socialización del plan de estudios y consentimiento informado por parte de los estudiantes, se procederá a migrar los estudiantes al nuevo plan de estudios, previa solicitud del Director de programa. Documento: Comunicación de solicitud del cambio, vía correo electrónico Tiempo: Cuando sea requerido.
7	Registrar cambios del plan de estudios	Director del programa, Profesional Universitario Oficina de Registro Académico	Una vez aprobada la modificación al plan de estudios por parte de las instancias internas y con el visto bueno de la Oficina de Evaluación y Calidad Académica, se registran en el SIA, los cambios informados por el Director de programa. Tiempo: Cuando sea requerido.
8	Demandar actividades académicas y crear grupos	Director de programa y Director de Departamento	El Director de Departamento revisa las demandas de los programas de pregrado y postgrado de las actividades académicas que tienen relación con el objeto de estudio del Departamento y solicita al Director de programa la creación de los grupos para ofertarlos, según los cupos mínimos y máximos Ver Instructivo para demandar actividades académicas. Registro en el SIA de las actividades académicas Tiempo: Según Instructivo
9	Revisar cupos y grupos	Jefe Oficina de Registro Académico	Se elabora el informe una vez terminada las adiciones y cancelaciones de cumplimiento de mínimo de cupos para apertura de grupos, notificando a los Decanos los grupos que deben ser cerrados o fusionados o excepcionados cuando apliquen. Tiempo: Semestralmente Registro(Correo con información de cupos y grupos)
10	Realizar seguimiento a recorrido curricular (Inscripción de créditos)	Jefe Oficina de Registro Académico, Profesional Universitario Oficina de Registro Académico	La Oficina de Admisiones y Registro académico verifica el mínimo de créditos inscritos por los estudiantes, permitiendo generar alertas tempranas de cumplimiento de recorridos curriculares. Tiempo: Semestralmente
11	Revisar PIAAs	Director de Departamento, Profesional Universitario Oficina de Registro Académico	Entendiendo que el -PIAA- hace parte de la actividad académica, la Oficina de Admisiones y Registro Académico tramitará las solicitudes de ajuste o modificaciones a los planes de estudio, en el -SIA- remitidos desde los departamentos y programas, con previa aprobación de los Consejos de Facultad y la Oficina de Evaluación y Calidad Académica, en atención a lo estipulado en la Política Curricular. Registro: Revisar PIAAs Tiempo: Permanente.
12	Actualizar datos en el sistema	Secretaria Ejecutiva Oficina de Registro Académico	Actualiza los datos de los estudiantes en el sistema, como son: cambio de contraseña, cambio de nombre, género, dirección, teléfono, entre otros; siempre vigilando la autenticidad de la solicitud y la trazabilidad de la información en el SIA. Registros electrónicos Tiempo: Permanente.
13	Registrar y activar docentes	Profesional Universitario Oficina de Registro Académico	Se registran en el SIA, los datos de nuevos docentes y se activan en el departamento a través del cual serán vinculados. Igualmente se asocian los docentes a otros departamentos, cuando se trate de labor compartida. Registros electrónicos Tiempo: Permanente
14	Capacitar y asesorar	Profesional Universitario Oficina de Registro Académico	Realiza capacitaciones para directores y secretarias de programas y departamentos en el uso del -SIA- y la aplicación de la normatividad, además de otros usuarios que así lo requieran Registros electrónicos Tiempo: Permanente
15	Fin.

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Correo con información de cupos y grupos	REGISTRO ACADEMICO	-	-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción	Consultar
34	2017	POR MEDIO DEL CUAL SE MODIFICAN LOS ARTICULOS 35 Y 43 DEL REGLAMENTO ESTUDIANTIL (ACUERDO 049 DE 2007)
35	2017	POR MEDIO DEL CUAL SE REGULAN LOS CASOS DE REPITENCIA DE ACTIVIDADES ACADEMICAS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, Y SE DEROGAN LOS ARTICULO 32 Y 138 DEL ACUERDO 049 DE 2007 Y EL PARAGRAFO 6 DEL ARTICULO 30 DEL ACUERDO 029 DE 2008
38	2017	POR MEDIO DEL CUAL SE INTRODUCE UN PARAGRAFO AL ARTICULO 33 DEL ACUERDO 049 DE 2007, MODIFICADO POR EL ACUERDO 016 DE 2012
20	2014	ACUERDO 20 DEL 01 DE AGOSTO DEL 2014, POR MEDIO DEL CUAL SE MODIFICA EL ACUERDO NO. 39 DE SEP. 11 DEL 2012 INCORPORA UN NUEVO CAPITULO AL REG. ESTUDIANTIL, RELAC CON EL REGIMEN DE PERDIDA DE UNA MISMA ACTIVIDAD ACAD EN VARIAS OCASIONES
22	2016	ACUERDO 22 DEL 06 DE SEPTIEMBRE DEL 2016, POR LA CUAL SE MODIFICAN LOS ARTICULOS 34 Y 35 DEL ACUERDO 049 DEL 2007 DEL CONSEJO ACADEMICO Y SE REGLAMENTE LA CANCELACION DE SEMESTRE
49-1	2007	POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA EL ACUERDO 016 DEL CONSEJO SUPERIOR -REGLAMENTO ESTUDIANTIL PARA LOS ESTUDIANTES DE LOS PROGRAMAS ACADEMICOS DE PREGRADO Y POSTGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS - ACTUALIZADO-
29-1	2008	POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA LA POLITICA CURRICULAR INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS - ACTUALIZADO-

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - DEPARTAMENTO DE ANTROPOLOGÍA Y SOCIOLOGÍA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
3	Se eliminan actividades en el flujograma, se crean otras y se modifica la descripción de las actividades de los pasos 2, 7,8 y 11.	2022-03-31
2	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-18
1	Versión inicial	2018-04-24

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