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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LABORATORIOS EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

Código: P-RA-772
Versión: 2
Emisión: 2019-10-18

PROCESO RECURSOS DE APOYO ACADEMICO

OBJETIVO
Fortalecer las capacidades de los laboratorios institucionales con el fin de aportar al ejercicio de las funciones misionales, el mejoramiento del servicio brindado y el acceso de la comunidad universitaria a las técnicas y tecnologías necesarias para la generación de conocimiento.

ALCANCE
El procedimiento es aplicable para todos los laboratorios de la Universidad de Caldas. Inicia con la identificación de las necesidades de creación o actualización de laboratorio según prioridades estratégicas o curriculares, su planificación y puesta en marcha, hasta la evaluación de aspectos generales de funcionamiento después de prestado el servicio.

RESPONSABLES
DOCENTES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS:  Formular los proyectos de creación o actualización de laboratorios, a partir de las necesidades misionales previamente identificadas y valoradas y coordinar la ejecución del proyecto una vez aprobado por el Comité de Laboratorios. 
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS:  Autorizar el uso de espacios para los laboratorios que se pretenden crear o actualizar, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos para su adecuación. 
DIRECTOR DE DEPARTAMENTO:  Sustentar ante el Consejo de Facultad y Comité de Laboratorios la creación o actualización de un laboratorio, el tiempo de vigencia y la articulación con las otras dependencias de la Universidad (programas, grupos, laboratorios, centros). 
CONSEJO DE FACULTAD:  Evaluar y aprobar la solicitud de creación o actualización de laboratorios, previo visto bueno por parte de los colectivos de Departamento según prioridades estratégicas de la facultad o necesidades curriculares. 
COMITÉ DE LABORATORIOS: Evaluar las condiciones normativas, técnicas y procedimentales y emitir concepto para creación y permanencia de laboratorios. 
VICERRECTOR ACADÉMICO:  Aprobar la creación o actualización de laboratorios, emitir la correspondiente resolución y verificar las acciones necesarias para el funcionamiento y mejora de los laboratorios.

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS
LABORATORIO:  Lugar dotado de medios necesarios donde se realizan investigaciones, experimentos, pruebas o trabajos de carácter técnico con el fin de fortalecer los procesos misionales de la Universidad (Docencia, investigación o proyección). 
LABORATORIO DE DOCENCIA, SALA ESPECIALIZADA o TALLER:  Espacio que posee recursos y características necesarias para el desarrollo de habilidades mediante la apropiación, el uso o la aplicación de herramientas que permiten profundizar, perfeccionar o innovar sobre componentes de aprendizaje en el ámbito del conocimiento de interés. 
LABORATORIO DE INVESTIGACIÓN:  Espacio para el análisis y el desarrollo científico a través de proyectos de investigación o formación investigativa. 
LABORATORIO DE EXTENSIÓN:  Laboratorio dedicado a la prestación de servicios especializados mediante metodologías y ensayos normalizados que garantizan su competencia técnica. 
RED INSTITUCIONAL DE LABORATORIOS:  Es la forma de interacción, conectividad y organización de todos los laboratorios, talleres y salas especializadas, con el fin de potencializar vínculos y contribuir a la resolución de problemas.

 


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

El procedimiento está reglamentado por la Resolución 0866 del 21 de Octubre de 2016, la cual expresa las funciones del Comité Institucional de Laboratorios y la administración general de laboratorios y talleres de la Universidad de Caldas. Asimismo, la Resolución 00570 del 18 de mayo de 2018, adopta los conceptos generales para la administración de los laboratorios institucionales según su clasificación, responsabilidades, administración para prestar los servicios de docencia, investigación y extensión.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Identificar la necesidad u oportunidad de creación o actualización de un laboratorio Decano, Director de Departamento, Docentes Según lo planteado en el Plan de Acción de Facultad o situaciones particulares de las actividades académicas, surge la necesidad u oportunidad de creación o actualización de un laboratorio, la cual debe ser sustentada en una directriz estratégica de la Facultad o necesidad curricular y obedecer a un diagnóstico de necesidades de creación o actualización del laboratorio.

Tiempo: Cuando sea requerido.
3 Formular y presentar proyecto para la creación o actualización de laboratorio Docente Coordinador del Laboratorio El docente responsable formula el proyecto para la creación o actualización del laboratorio a través de una ficha en la que deberá establecer las necesidades en infraestructura física y tecnológica, necesidades de personal y todas las características inherentes al
funcionamiento del mismo. En la ficha se plasma la planificación de los aspectos generales de funcionamiento del laboratorio.

Tiempo: De conformidad a las necesidades
identificadas
4 Evaluar y autorizar uso de espacio Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, Comité de Infraestructura El docente gestiona ante el Comité de Infraestructura el espacio que requiere para el funcionamiento del laboratorio, instancia que deberá realizar revisión y evaluación de las condiciones del espacio e identificar las adecuaciones necesarias. La autorización será emitida por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y las características del espacio asignado serán ingresadas a la ficha de creación o actualización de laboratorio.

Tiempo: Posterior a la solicitud realizada por el Docente Coordinador del Laboratorio.

Registro(Oficio de autorización para utilización de espacios para Laboratorio)
5 Presentar solicitud de creación o actualización de laboratorio Director de Departamento El Director del Departamento correspondiente presenta ante el Consejo de Facultad la solicitud de creación o actualización de Laboratorio sustentando los argumentos estratégicos, técnicos y académicos que generan la necesidad del laboratorio.

Tiempo: Posterior al cumplimiento de requisitos para la creación o actualización del laboratorio.

Registro(Oficio con solicitud de creación o actualización de laboratorio ante el Consejo de Facultad)
6 Emitir Aval de Facultad Consejo de Facultad En el formato para creación o actualización de Laboratorios en el ítem de aval de Facultad, el Consejo de cada Facultad, otorga o niega la solicitud, la cual es enviada a la Vicerrectoría Académica y al Comité Institucional de Laboratorios.

Tiempo: En sesiones del Comité de Facultad.

Registro(Aval Consejo de Facultad para la creación o actualización de laboratorios)
7 Emitir concepto técnico Comité de laboratorios El Comité de Laboratorios como responsable de dinamizar la Red Institucional de Laboratorios, analiza la solicitud, verifica cumplimiento de requisitos y analiza la viabilidad y conveniencia técnica y académica del laboratorio, emitiendo el correspondiente concepto técnico.

Tiempo: En sesiones del Comité de Laboratorios.

Registro(Oficio con concepto técnico sobre la creación o actualización de laboratorio por parte del Comité de Laboratorios)
8 Aprobar la creación o actualización del laboratorio Vicerrector Académico El Vicerrector Académico a partir del análisis del concepto técnico enviado por el Comité de Laboratorios aprueba la solicitud de creación o actualización del laboratorio y emite la respectiva Resolución. El Profesional Universitario responsable de la administración de laboratorios actualiza el inventario a partir del número y fecha de la resolución.

Tiempo: De conformidad con lo establecido en la normatividad.

Registro(Resolución de creación o actualización de laboratorio)
9 Actualizar inventario de laboratorios Profesional Universitario Vicerrectoría Académica Cada que se expida una Resolución de creación y cada que se realice un cambio en los laboratorios existentes, se diligencia la ficha de creación o actualización y se incorporan los ajustes al inventario de laboratorios, de manera que se mantenga actualizada la Red Institucional.

Tiempo: Permanente. Mínimo cada dos años.

Registro(Inventario de laboratorios)
10 Implementar las adecuaciones requeridas pre funcionamiento del laboratorio Coordinador del laboratorio, Docentes, Auxiliar de técnico. Una vez creado el laboratorio se deberán cumplir con las condiciones de pre funcionamiento establecidas en la ficha de creación (Adecuaciones de instalaciones, adquisición de insumos y equipos, estandarización de pruebas). Cada laboratorio definirá su documentación específica y generará su plan de gestión que permitan definir sus actividades, su ejecución y seguimiento. Los planes deberán incluir condiciones de riesgos y seguridad e impactos ambientales.

Tiempo: Permanente.
11 Iniciar funcionamiento del laboratorio Coordinador del laboratorio, Docentes, Auxiliar de técnico. Cumplidas las condiciones mínimas para la puesta en marcha del laboratorio y según sea su clasificación para docencia, investigación o extensión; el laboratorio iniciará su funcionamiento correspondiente (ejecución de prácticas académicas, y/o ejecución de cronograma dentro de un proyecto de investigación, y/o venta de servicios de laboratorios que cuente con las autorizaciones legales).

Tiempo: Permanente.
12 Implementar sistema de gestión Coordinador de laboratorio, personal de apoyo Según el tipo de laboratorio, se deberán planificar e implementar los sistemas de gestión que correspondan con el fin de garantizar la calidad de los servicios brindados y la mejora continua del laboratorio. Para el caso de los laboratorios de extensión el sistema de gestión deberá implementarse para la habilitación y/o acreditación del mismo y así garantizar la calidad de los servicios ofrecidos.

Tiempo: Permanente.
13 Presentar informes de seguimiento y planes de mejoramiento Coordinador de laboratorio El Coordinador del laboratorio realizará un informe anual de seguimiento en el que se detallan aspectos generales de lo realizado durante la vigencia en términos de lo establecido en sus planes de gestión, al igual que dificultades y oportunidades de mejora. El informe es enviado a los Consejos de Facultad para su revisión y ajustes pertinentes.

Tiempo: Finalizando la vigencia.

Registro(Informe de gestión de Laboratorios. )
14 Analizar informes de gestión Consejo de facultad En Consejos de Facultad se realizará análisis de los informes entregados por los Coordinadores de los Laboratorios, identificando aquellas necesidades que requieran ser intervenidas o mejoradas de manera prioritaria, de acuerdo al plan de mejoramiento establecido por cada uno de los Laboratorios.

Tiempo: En sesiones del Consejo de Facultad.
15 Realizar visitas de seguimiento a los laboratorios institucionales Profesional Universitario Vicerrectoría Académica Periódicamente el profesional responsable de la red de laboratorios realizará visitas de seguimiento a los laboratorios para verificar implementación de los planes de gestión. Con los resultados de las visitas y los análisis de informes de gestión y planes de mejoramiento preparará informe de seguimiento a ser analizado por el Comité de Laboratorios.

Tiempo: Periódicamente

Registro(Informe de seguimiento )
16 Consolidación de acciones de mejora de la red institucional de laboratorios Comité de Laboratorios Con los insumos descritos anteriormente, el Comité de Laboratorios establece acciones institucionales encaminadas al fortalecimiento de la Red de Laboratorios Institucionales. Tales acciones se consolidan en el Plan de Mejoramiento Institucional, el cual será sujeto a seguimiento permanente por parte del comité y la Vicerrectoría Académica.

Tiempo: Al final de cada vigencia.


Registro(Plan de Mejoramiento Institucional)
17 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Aval Consejo de Facultad para la creación o actualización de laboratorios
CONSEJO DE FACULTAD
--
Informe de gestión de Laboratorios.
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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Informe de seguimiento
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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Inventario de laboratorios
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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Oficio con concepto técnico sobre la creación o actualización de laboratorio por parte del Comité de Laboratorios
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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Oficio con solicitud de creación o actualización de laboratorio ante el Consejo de Facultad
FACULTADES
--
Oficio de autorización para utilización de espacios para Laboratorio
OFICINA DE PLANEACION
--
Plan de Mejoramiento Institucional
VICE-RECTORIA ACADEMICA
--
Resolución de creación o actualización de laboratorio
VICE-RECTORIA ACADEMICA
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NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
0866 2016POR LA CUAL SE DEROGA LA RESOLUCION RECTORAL NRO. 000906 DEL 2009, POR LA CUAL SE REGLAMENTA LA ADMINISTRACION GENERAL DE LOS LABORATORIOS Y TALLERES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE CONFORMA EL COMITE INSTITUCIONAL DE LABORATORIOS Y SE ESTABLECEN...
0570 2018POR LA CUAL SE ADOPTAN LOS CONCEPTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DE LOS LABORATORIOS INSTITUCIONALES.


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Modernización de la imagen del SIG.2019-10-18
1Versión inicial2018-10-25


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