 |
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LABORATORIOS Y TALLERES EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS |
|
|
|
|
|
| PROCESO | DOCENCIA |
| OBJETIVO |
| Fortalecer las capacidades de los laboratorios institucionales con el fin de aportar al ejercicio de las funciones misionales, el mejoramiento del servicio brindado y el acceso de la comunidad universitaria a las técnicas y tecnologías necesarias para la generación de conocimiento. |
| ALCANCE |
| El procedimiento es aplicable para todos los laboratorios de la Universidad de Caldas. Inicia con la identificación de las necesidades de creación o actualización de laboratorio según prioridades estratégicas o curriculares, su planificación y puesta en marcha, hasta la evaluación de aspectos generales de funcionamiento después de prestado el servicio. |
| RESPONSABLES | ||||||||||||
|
| DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||
|
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
|
El procedimiento está reglamentado por la Resolución 0866 del 21 de Octubre de 2016, la cual expresa las funciones del Comité Institucional de Laboratorios y la administración general de laboratorios y talleres de la Universidad de Caldas. Asimismo, la Resolución 00570 del 18 de mayo de 2018, adopta los conceptos generales para la administración de los laboratorios institucionales según su clasificación, responsabilidades, administración para prestar los servicios de docencia, investigación y extensión. |
| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio. | ||||
| 2 | Identificar la necesidad u oportunidad de creación o actualización de un laboratorio | Decano, Director de Departamento, Docentes |
Según lo planteado en el Plan de Acción de Facultad o situaciones particulares de las actividades académicas, surge la necesidad u oportunidad de creación o actualización de un laboratorio, la cual debe ser sustentada en una directriz estratégica de la Facultad o necesidad curricular y obedecer a un diagnóstico de necesidades de creación o actualización del laboratorio.
Tiempo: Cuando sea requerido. |
||
| 3 | Diligenciar formato para la creación o actualización de laboratorio | Docente Coordinador del Laboratorio y el auxiliar (si existe) |
El docente responsable diligencia el formato para creación o actualización del laboratorio en el que deberá establecer las necesidades en infraestructura física y tecnológica, necesidades de personal y todas las características inherentes al funcionamiento del mismo.
Tiempo: De conformidad a las necesidades identificadas. Ver Registro(Formato para la creación o actualización de laboratorios en la Universidad de Caldas) |
||
| 4 | Evaluar y autorizar uso de espacio | Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, Comité de Infraestructura |
El docente coordinador gestiona ante la Oficina de Planeación que requiere para el funcionamiento del laboratorio, instancia que deberá realizar revisión y evaluación de las condiciones del espacio e identificar las adecuaciones necesarias.
Tiempo: Posterior a la solicitud realizada por el Docente Coordinador del Laboratorio. Registro(Oficio de autorización para utilización de espacios para Laboratorio) |
||
| 5 | Realizar presupuesto para el funcionamiento del laboratorio | Coordinador del Laboratorio, Profesional costos y presupuesto Planeación. |
El Coordinador del laboratorio o quien haga sus veces, de acuerdo a las estimaciones de recursos consignadas en el formato del paso 3, solicita asesoría a la Oficina de Planeación para la elaboración del presupuesto del laboratorio y su posterior cargue en el SII, a fin de que haya consistencia técnica, aplicación de criterios financieros y equilibrio presupuestal del laboratorio, garantizando su viabilidad financiera a largo plazo.
Tiempo: Posterior a la solicitud realizada por el Docente Coordinador del Laboratorio. Registro(Presupuesto avalado por la Oficina de Planeación ) |
||
| 6 | Presentar solicitud de creación o actualización de laboratorio | Director de Departamento |
El Director del Departamento correspondiente presenta ante el Consejo de Facultad la solicitud de creación o actualización de Laboratorio sustentando los argumentos estratégicos, técnicos y académicos que generan la necesidad del laboratorio.
Tiempo: Posterior al cumplimiento de requisitos para la creación o actualización del laboratorio. Registro(Oficio con solicitud de creación o actualización de laboratorio ante el Consejo de Facultad) |
||
| 7 | Emitir Aval de Facultad | Consejo de Facultad |
En el formato para creación o actualización de Laboratorios en el ítem de aval de Facultad, el Consejo de cada Facultad, otorga o niega la solicitud, la cual es enviada a la Vicerrectoría Académica y al Comité Institucional de Laboratorios.
Tiempo: En sesiones del Comité de Facultad. Registro(Aval Consejo de Facultad para la creación o actualización de laboratorios) |
||
| 8 | Emitir concepto técnico | Comité de laboratorios |
El Comité de Laboratorios como responsable de dinamizar la Red Institucional de Laboratorios, analiza la solicitud, verifica cumplimiento de requisitos y analiza la viabilidad y conveniencia técnica y académica del laboratorio, emitiendo el correspondiente concepto técnico.
Tiempo: En sesiones del Comité de Laboratorios. Registro(Oficio con concepto técnico sobre la creación o actualización de laboratorio por parte del Comité de Laboratorios) |
||
| 9 | Aprobar la creación o actualización del laboratorio | Vicerrector Académico |
El Vicerrector Académico a partir del análisis del concepto técnico enviado por el Comité de Laboratorios aprueba la solicitud de creación o actualización del laboratorio y emite la respectiva Resolución. El Profesional Universitario responsable de la administración de laboratorios actualiza el inventario a partir del número y fecha de la resolución.
Tiempo: De conformidad con lo establecido en la normatividad. Registro(Resolución de creación o actualización de laboratorio) |
||
| 10 | Actualizar inventario de laboratorios | Profesional Universitario Vicerrectoría Académica |
Cada que se expida una Resolución de creación y cada que se realice un cambio en los laboratorios existentes, se diligencia la ficha de creación o actualización y se incorporan los ajustes al inventario de laboratorios, de manera que se mantenga actualizada la Red Institucional.
Tiempo: Permanente. Mínimo cada dos años. Registro(Inventario de laboratorios) |
||
| 11 | Implementar las adecuaciones requeridas pre funcionamiento del laboratorio | Coordinador del laboratorio, Docentes, Auxiliar de técnico. |
Una vez creado el laboratorio se deberán cumplir con las condiciones de pre funcionamiento establecidas en la ficha de creación (Adecuaciones de instalaciones, adquisición de insumos y equipos, estandarización de pruebas). Cada laboratorio definirá su documentación específica y generará su plan de gestión que permitan definir sus actividades, su ejecución y seguimiento. Los planes deberán incluir condiciones de riesgos y seguridad e impactos ambientales.
Tiempo: Permanente. |
||
| 12 | Iniciar funcionamiento del laboratorio | Coordinador del laboratorio, Docentes, Auxiliar de técnico. |
Cumplidas las condiciones mínimas para la puesta en marcha del laboratorio y según sea su clasificación para docencia, investigación o extensión; el laboratorio iniciará su funcionamiento correspondiente (ejecución de prácticas académicas, y/o ejecución de cronograma dentro de un proyecto de investigación, y/o venta de servicios de laboratorios que cuente con las autorizaciones legales).
Tiempo: Permanente. |
||
| 13 | Implementar sistema de gestión | Coordinador de laboratorio, personal de apoyo |
Según el tipo de laboratorio, se deberán planificar e implementar los sistemas de gestión que correspondan con el fin de garantizar la calidad de los servicios brindados, el cumplimiento de la normatividad ambiental y de seguridad y la mejora continua del laboratorio. Para el caso de los laboratorios de extensión el sistema de gestión deberá implementarse para la habilitación y/o acreditación del mismo y así garantizar la calidad de los servicios ofrecidos.
Tiempo: Permanente. |
||
| 14 | Formular planes de mejoramiento | Directores de departamento |
En cumplimiento de la Resolución 0866 de 2016 de Rectoría, los directores de departamento en conjunto con los coordinadores y auxiliares de laboratorio, diligenciarán el formato de plan de mejoramiento para laboratorios de docencia, para posteriormente ser enviado al profesional de laboratorios y equipos de la Vicerrectoría Académica para su consolidación y posterior presentación ante el Comité de Laboratorios.
Tiempo: Anualmente Ver Registro(Formato para formular plan de mejoramiento de los laboratorios de docencia) |
||
| 15 | Consolidar planes de mejoramiento | Equipo SIG Profesional de laboratorios de la Vicerrectoría Académica |
El profesional de laboratorios y equipos de la Vicerrectoría Académica analizará en conjunto con el Equipo del Sistema Integrado de Gestión el plan de mejoramiento consolidado, con el fin de priorizar y estructurar las acciones de mejora propuestas por los Departamentos y posteriormente proceder a su presentación ante el Comité de laboratorios.
Tiempo: Antes del envío al Comité de laboratorios |
||
| 16 | Consolidar acciones de mejora de la red institucional de laboratorios | Comité de Laboratorios |
Una vez se presente y apruebe el plan de mejoramiento propuesto por los departamentos, el Comité de Laboratorios define y hace seguimiento a las acciones institucionales estratégicas encaminadas al fortalecimiento de la Red de Laboratorios Institucionales. Tales acciones quedan plasmadas en el Plan de Mejoramiento Institucional, el cual será sujeto a seguimiento permanente por parte del comité y la Vicerrectoría Académica.
Las estrategias o acciones relacionadas con necesidades de infraestructura se dirigirán a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Las relacionadas con Talento Humano y Seguridad y Salud en el trabajo, serán direccionadas a la Oficina de Gestión Humana y las de índole presupuestal serán dirigidas a la Vicerrectoría Administrativas y las Facultades. Los resultados del seguimiento al plan de mejoramiento institucional se presentarán a la alta dirección por medio de la revisión por la dirección del SIG. Tiempo: Al final de cada vigencia. Registro(Plan de Mejoramiento) |
||
| 17 | Realizar visitas de seguimiento a los laboratorios institucionales | Profesional Universitario Vicerrectoría Académica |
El profesional responsable de la red de laboratorios realizará visitas de seguimiento a los laboratorios para verificar la implementación de los planes de mejoramiento. Posteriormente presentará los respectivos resultados ante el Comité de Laboratorios para su evaluación y mejora continua.
Tiempo: Semestralmente Registro(Informe de seguimiento ) |
||
| 18 | Fin. | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| Aval Consejo de Facultad para la creación o actualización de laboratorios | CONSEJO DE FACULTAD | - | - |
| Formato para formular plan de mejoramiento de los laboratorios de docencia | VICE-RECTORIA ACADEMICA | R-3223-P-DC-772 | - |
| Formato para la creación o actualización de laboratorios en la Universidad de Caldas | OFICINA DE PLANEACION | R-3062-P-RA-772 | - |
| Informe de seguimiento | VICE-RECTORIA ACADEMICA | - | - |
| Inventario de laboratorios | VICE-RECTORIA ACADEMICA | - | - |
| Oficio con concepto técnico sobre la creación o actualización de laboratorio por parte del Comité de Laboratorios | VICE-RECTORIA ACADEMICA | - | - |
| Oficio con solicitud de creación o actualización de laboratorio ante el Consejo de Facultad | FACULTADES | - | - |
| Oficio de autorización para utilización de espacios para Laboratorio | OFICINA DE PLANEACION | - | - |
| Plan de Mejoramiento | CONTROL INTERNO | - | - |
| Presupuesto avalado por la Oficina de Planeación | OFICINA DE PLANEACION | - | - |
| Resolución de creación o actualización de laboratorio | VICE-RECTORIA ACADEMICA | - | - |
| NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA | ||||||||
| Normatividad Interna | ||||||||
| Número | Año | Descripción | Consultar | |||||
| 0866 | 2016 | POR LA CUAL SE DEROGA LA RESOLUCION RECTORAL NRO. 000906 DEL 2009, POR LA CUAL SE REGLAMENTA LA ADMINISTRACION GENERAL DE LOS LABORATORIOS Y TALLERES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE CONFORMA EL COMITE INSTITUCIONAL DE LABORATORIOS Y SE ESTABLECEN... |  | |||||
| 0570 | 2018 | POR LA CUAL SE ADOPTAN LOS CONCEPTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DE LOS LABORATORIOS INSTITUCIONALES. | | |||||
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ACADÉMICA |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 5 | Se modifican las actividades relacionadas con planes de mejoramiento (14,15,16 y 17) y se incluye el formato para formular el plan de mejoramiento de los laboratorios de docencia. | 2023-03-14 |
| 4 | Se incorpora al análisis presupuestal para crear laboratorios. | 2022-03-09 |
| 3 | Incluir formato para creación o actualización de laboratorios. | 2021-07-29 |
| 2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-18 |
| 1 | Versión inicial | 2018-10-25 |
|
DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG |