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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA MEJORA |
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PROCESO | MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA |
OBJETIVO |
Mejorar continuamente el desempeño institucional a través de una identificación sistemática de oportunidades de mejora y la ejecución de las respectivas acciones consolidadas en los Planes de Mejoramiento Institucional y de Programas, los cuales serán insumo para el Sistema de Gestión de Calidad y la Acreditación Institucional. |
ALCANCE |
El procedimiento inicia con la permanente identificación de no conformidades y oportunidades de mejora a través del análisis de las distintas fuentes de autoevaluación y evaluación externa con las que cuenta la Universidad de Caldas, de manera que se formulen acciones eficaces para intervenir niveles no deseados de desempeño o permitan aprovechar las oportunidades identificadas. Las acciones serán consolidadas en los Planes de Mejoramiento Institucional y de Programas, los cuales deberán ser ejecutados por los procesos y programas, respectivamente. El Plan de Mejoramiento Institucional será objeto de seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión y la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - Sistema Integrado de Gestión |
RESPONSABLES | ||||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||||||||||||||||||||||
Según ISO 9001:2015.
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Recopilar insumos para el plan de mejoramiento institucional y de programas. | LÃderes de los procesos o delegados, Directores de programa, Comités de currÃculo |
Durante la vigencia, se van generando los resultados de los siguientes procesos de autoevaluación o evaluación externa, tales como:
• Análisis de peticiones, quejas y reclamos • AuditorÃa interna • AuditorÃas externas • Identificación de servicio no conforme • Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión • Informes de ContralorÃa General de la República • Medición de satisfacción del cliente interno y externo • Medición del desempeño de los procesos • Monitoreo y seguimiento a riesgos • Rendición de cuentas • Resolución de acreditación de programas académicos • Resolución de acreditación institución • Resolución de revisión por la dirección Para el caso del plan de mejoramiento de los programas, las fuentes serán indicadores de gestión, FURAG, Órganos de control y procesos de autoevaluación, según los parámetros establecidos en el Acuerdo 51 de 2021 del Consejo Académico. Los anteriores insumos se recopilan por parte de los procesos y los programas y son los insumos para construir el plan de mejoramiento institucional y de programas, respectivamente. Tiempo: Durante la vigencia para el plan de mejoramiento institucional. Para el caso de los programas, el plan se formulará antes de la última semana de marzo de cada año. |
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3 | Formular Plan de Mejoramiento Institucional | LÃderes de los procesos y Coordinador del SIG |
Una vez recopilado todos los insumos requeridos para el plan de mejoramiento institucional, se realiza un proceso de análisis y consolidación de hallazgos y oportunidades de mejora concluyendo sobre situaciones comunes y causas recurrentes. Las acciones globales, los indicadores para la medición de la eficacia y las acciones especÃficas, entre otros, se diligencian en el formato respectivo para su consolidación.
Tiempo: Durante la vigencia. Ver Registro(Formato para el diligenciamiento de las acciones del plan de mejoramiento institucional. ) |
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4 | Formular Plan de Mejoramiento de Programas | Directores de programa y Oficina de Evaluación y Calidad Académica |
De conformidad con las situaciones que requieren intervención identificadas en las autoevaluaciones, los directores de programa y los comités de currÃculo formularán plan de mejoramiento de los programas en el formato establecido en el Acuerdo 51 de 2021 del Consejo Académico.
Tiempo: Antes de finalizar el primer trimestre del año. Ver Registro(Formato para formular Plan de Mejoramiento de Programas Académicos) |
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5 | Consolidar Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas | Coordinador del SIG, Oficina de evaluación y calidad académica |
Una vez planteadas las acciones especÃficas, el Plan de Mejoramiento es analizado con el fin de consolidarlo y garantizar la coherencia de las acciones para impactar adecuadamente las situaciones a intervenir.
Tiempo: Durante la vigencia. Registro(Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas) |
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6 | Ingresar Plan de Mejoramiento al aplicativo | LÃder de proceso o su delegado, Equipo SIG, Oficina de evaluación y calidad académica |
Se ingresa el plan de mejoramiento formulado al aplicativo, estableciendo los responsables y plazos para la ejecución de las acciones especÃficas que conduzcan a la ejecución de la oportunidad planteada.
Tiempo: Durante la vigencia |
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7 | Ejecutar acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento | LÃderes de los procesos - Personal de apoyo de los procesos, Programas académicos |
Según los responsables que hayan sido establecidos en el Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas, deben ejecutarse las acciones de conformidad con las fechas previstas, conservando las respectivas evidencias de su ejecución.
Tiempo: De acuerdo al tiempo planteado en cada plan de mejoramiento Registro(Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas) |
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8 | Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional | LÃderes de los procesos, Coordinador del SIG |
De manera permanente, los lÃderes de los procesos acompañados del Equipo SIG, realizan seguimiento a la ejecución del plan a través del aplicativo, determinando cumplimiento en las fechas establecidas, evaluando las evidencias de las mismas y determinando su impacto para resolver la situación detectada. Una vez se haya determinado la eficacia de la acción a través de la medición del indicador, la acción global podrá cerrarse.
Tiempo: Permanente |
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9 | Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento de los programas | Directores de Programa |
Los directores de programa presentarán a las decanaturas el informe de gestión con las acciones de seguimiento a los respectivos planes de mejoramiento. De este informe se remitirá copia a la VicerrectorÃa Académica-Oficina de Evaluación y Calidad Académica.
Tiempo: Antes de finalizar la tercera semana de noviembre de la vigencia. |
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10 | Evaluar el cumplimiento del Plan de Mejoramiento Institucional | Control Interno |
La Oficina de Control Interno de Gestión realiza periódicamente, seguimiento a la ejecución del plan de mejoramiento institucional, su eficacia para contrarrestar las situaciones detectadas y los resultados obtenidos, generando el respectivo informe de evaluación del plan para la alta dirección.
Tiempo: MÃnimo dos veces al año Registro: Informe de seguimiento |
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11 | Actualizar Plan de Mejoramiento Institucional | LÃderes de proceso Personal de Apoyo del Proceso, Coordinador del SIG |
A medida que se generan informes de evaluación externa durante la vigencia, el plan de mejoramiento institucional debe actualizarse a las nuevas situaciones detectadas, garantizando un plan que permanece vigente y en permanente proceso de mejora.
Tiempo: Permanente |
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12 | Presentar informe de revisión por la dirección | Coordinador del SIG. | Informe de no conformidades y oportunidades de mejora, entradas de revisión por la dirección. | ||
13 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Formato para el diligenciamiento de las acciones del plan de mejoramiento institucional. | OFICINA DE PLANEACION | R-2822-P-MM-789 | - |
Formato para formular Plan de Mejoramiento de Programas Académicos | OFICINA DE EVALUACIÓN Y CALIDAD ACADÉMICA | R-3104-P-MM-789 | - |
Plan de Mejoramiento Institucional y de Programas | OFICINA DE PLANEACION | - | - |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
9 | Se actualizan las fuentes para el plan de mejoramiento institucional y de programas. | 2023-12-19 |
8 | Se agrega en el paso 2 del flujograma las siguientes fuentes: Indicadores, FURAG y Órganos de Control. | 2022-08-29 |
7 | Se incorpora la información sobre la formulación, implementación y seguimiento de los Planes de Mejoramiento de los Programas, según lo establecido en el Acuerdo 51 de 2021 del Consejo Académico. | 2022-02-11 |
6 | Se realizan ajustes al sistema de planes de mejoramiento que motivan cambios en el flujograma. | 2020-04-29 |
5 | Se incluye en normativa interna la Resolución No. 024 del 2020, por medio de la cual se adopta el mapa de riesgos de la Universidad de Caldas. | 2020-03-02 |
4 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
3 | Se ingresa un nuevo formato en el paso 2 para el diligenciamiento de las acciones del plan de mejoramiento institucional. | 2019-04-02 |
2 | Se agrega el plan de mejoramiento de los programas como insumo para el plan de mejoramiento institucional en los procesos misionales. | 2019-03-28 |
1 | Versión inicial | 2018-03-22 |
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