Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN REGIONAL
Código: P-DC-782	Versión: 2	Emisión: 2019-10-18

PROCESO

DOCENCIA

OBJETIVO

Ofertar programas académicos de educación en la región, con criterios de pertinencia, cobertura y calidad, mediante la adecuación y fortalecimiento de los procesos administrativos, tecnológicos y operativos en los lugares de desarrollo de las actividades académicas, favoreciendo el acceso a la educación superior de los habitantes del Departamento de Caldas y su región de influencia.

ALCANCE

El procedimiento inicia con la definición y estudio de las necesidades de oferta académica en la región, pasando por la gestión de recursos y la generación de alianzas estratégicas para la adecuación y fortalecimiento de los lugares de desarrollo, la cualificaciòn de los process academicos en región, y la participación en procesos de autoevaluación con fines de acreditación (Factor pertinencia e impacto social – Regionalización).

RESPONSABLES

VICERRECTORÍAS (DOCENCIA, INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN):

Corresponde a las Vicerrectorías de los procesos misionales (Docencia, Investigación y Proyección), participar en la identificación de necesidades de oferta académica y proyectos en la región, con el fin de generar estrategias de alto impacto para la comunidad universitaria de los municipios caldenses.

OFICINA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD:

Corresponde a la Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad, realizar el diagnóstico de necesidades académicas de la región, gestionar los recursos y las alianzas estratégicas necesarias para adecuar y fortalecer los lugares de desarrollo de las actividades académicas en la región, promover desde las Facultades la creación de programas académicos con posible oferta en los municipios caldenses y la región de influencia; participar en la promoción de los mismos y garantizar la calidad de la oferta académica en la región en conjunto con la Oficina de Evaluación y Calidad Académica.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

CERES:	Los Centros Regionales de Educación Superior, operan en instalaciones físicas dotadas de infraestructura adecuada o en colegios. En los CERES se pueden ofrecer programas de diferentes universidades del país y debe ser operado por una de ellas. Los CERES surgen de la estrategia nacional aprobada por el MEN en las cabeceras de los Municipios más poblados, que a su vez articula a los municipios aledaños,
CENTROS DE TUTORÍA:	Son lugares dotados de infraestructura tecnológica, física, de información y comunicación, medios educativos, generalmente colegios de los municipios o veredas, en alianzas con Alcaldías, Gobernación, Empresa Privada (Comité de Cafeteros, CHEC, etc), en los cuales las universidades ofrecen a la comunidad sus programas académicos en modalidad a distancia y presenciales. Se crean en atención a las políticas de cobertura, de descentralización universitaria y al cumplimiento de la misión institucional de las universidades que ofertan programas de educación en modalidad a distancia. Con los centros de tutoría (antes Centros Regionales de Educacion a Distancia - CREAD) se busca una educación equitativa que maximice la cobertura en un proceso constante de mejoramiento de calidad.
REGISTRO CALIFICADO:	El Registro Calificado es el instrumento del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior mediante el cual el Estado verifica el cumplimiento de las condiciones de calidad por parte de las instituciones de educación superior. Es un reconocimiento otorgado por el Ministerio de Educación Nacional que da fe del cumplimiento de las condiciones de calidad para el adecuado funcionamiento de los programas de educación superior y está regulado por la ley 1188 de 2008.Toda institución de educación superior que desee ofrecer y desarrollar un programa académico requiere tramitar y obtener el registro calificado del mismo el cual tiene una vigencia de siete años contados a partir de la ejecutoría de la resolución que lo otorga.
PERTINENCIA:	Que guarda relación de afinidad y eficacia con algo, y por lo tanto que sus sinónimos son acertado, adecuado, eficaz,conveniente, correspondiente, apropiado, debido y congruente. Entendida no solo como lo que la universidad está en capacidad de ofrecer, sino también en lo que la región y la comunidad está solicitando.
MODALIDAD A DISTANCIA:	Es una modalidad educativa que permite el acceso a la educación superior con calidad en el ámbito local y regional. Hace énfasis en el aprendizaje auto dirigido, en el manejo dinámico del tiempo y del espacio.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Las principales estrategias que se desarrollan desde la Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad son:

Fortalecimiento de CERES y Centros de tutoría:

• Oferta de nuevos programas académicos en región.

• Mejoramiento en esquemas de operación y contratación.

• Gestión del presupuesto: Fondo de educación a distancia

• Gestión de alianzas para cofinanciación de matrículas

• Promoción de actividades y programas de bienestar universitario en región

• Promoción del programa permanece con calidad en región

• Gestión de comodatos y convenios para fortalecer lugares de desarrollo

• Fortalecimiento de convenios “Universidad en el campo” y “Universidad en tu colegio”.

• Mejoramiento en equipos de cómputo, conectividad, biblioteca digital, mobiliario y aspectos locativos.

• Portal web de “Universidad en la región”

• Articulación con otras dependencias institucionales para la ampliación de sus servicios a la región

Virtualidad:

• Fortalecimiento del campus virtual (equipos, software, personal técnico).

• Desarrollo del portal de regionalización (Universidad en la región).

• Fortalecimiento tecnológico en CERES (conectividad, equipos de cómputo, formación de docentes tutores).

• Proyectos específicos

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Establecer necesidades de la región	Vicerrectoría de Proyección, Vicerrectoría de Investigaciones, Jefe Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad	A partir de las directrices del Ministerio de Educación Nacional y de los diagnósticos realizados en la Institución sobre la educación en la región, se identifican las necesidades en materia de programas académicos y proyectos de investigación y proyección que se requieren en los municipios de Caldas y áreas de influencia, con el fin de fortalecer en términos de calidad, cobertura y pertinencia, la oferta académica institucional para la Región. Tiempo: Permanente Registro(Diagnostico de necesidades de la región)
3	Gestionar alianzas estratégicas	Jefe Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad	A través de convenios y alianzas estratégicas con las instituciones de educación media y superior de carácter público y privado, las entidades gubernamentales y los diferentes sectores económicos y productivos de la región, se crean redes de cooperación que permiten optimizar las condiciones para el funcionamiento y desarrollo de los programas académicos en la región, con criterios de pertinencia y calidad. Tiempo: Permanente. Registro(Convenio o Contrato)
4	Gestionar y administrar recursos	Jefe Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad	Para facilitar la creación de los programas académicos en la región, se administran los recursos económicos de los Fondos de Cobertura, Articulación y de Educación a Distancia, según las disposiciones normativas del Ministerio de Educación Nacional y la Institución. Asimismo, a través de la realización de proyectos específicos organizados desde la Vicerrectoría Académica, se gestionan recursos adicionales para el funcionamiento operativo de los programas que permiten impactar a más personas en los municipios donde la Universidad tiene presencia. Tiempo: Permanente Registro(Convenio o Contrato)
5	Apoyar la gestión de programas académicos en la región	Directores de Programa	De acuerdo a los estudios de pertinencia y las necesidades académicas identificadas en las regiones, los Directores de programa solicitan la creación de los programas académicos ante el Ministerio de Educación Nacional, a través de gestión de los Registros Calificados. Ver Instructivo para crear, modificar y extender programas académicos de pregrado. Tiempo: No aplica. Registro(Registro Calificado)
6	Establecer requisitos mínimos para apertura de programas académicos en la región	Vicerrectoría Académica, Oficina de Educación a distancia y virtualidad	La Vicerrectoría Académica y la Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad verifican que los programas académicos cumplan con los requisitos exigidos por el Ministerio de Educación Nacional y la Universidad de Caldas para la creación de programas a distancia, lo cual incluye el adecuado desarrollo de los procesos académicos y administrativos que se requieren, en la región, para el normal funcionamiento de los programas. Tiempo: Permanente
7	Fortalecer procesos de promoción de los programas en la región	Vicerrectoría de Proyección Oficina de Educación a distancia y Virtualidad, Unidad de Servicios y Mercadeo, Directores de programa	Conjuntamente con la Vicerrectoría de Proyección, la Unidad de Servicios y Mercadeo y los Directores de programa, se desarrollan los procesos de promoción y difusión de los programas académicos y proyectos para los municipios de la región caldense, a través de la página web de “Universidad en la región”, prensa, visitas a municipios, material publicitario, etc., con el fin de posicionar la Universidad de Caldas como referente educativo en el Departamento. Tiempo: Permanente
8	Fomentar procesos de mejora de la calidad académica de los programas	Jefe Oficina de Educación a distancia y virtualidad	En conjunto con la Oficina de Evaluación y Calidad Académica, se desarrollan procesos orientados a cualificar la oferta de los programas académicos de educación a distancia y los programas especiales regionales (presenciales especiales en Manizales y en región), de acuerdo a las exigencias del CNA. Asimismo, se promueven procesos de autoevaluación con miras a renovación de registros calificados y posibles procesos de acreditación de alta calidad. Tiempo: Permanente
9	Evaluar estrategias desarrolladas	Vicerrectoría Académica, Jefe Oficina de Educación a distancia y virtualidad	Se analiza la cobertura, la gestión de recursos y la calidad de los programas especiales impartidos en la región, entre otros aspectos, con el fin de evaluar la satisfacción de las necesidades identificadas y la percepción de los estudiantes con respecto a la pertinencia y calidad de la oferta académica en la región. Dicha información se utiliza para los reportes estadísticos que se envían al Ministerio de Educación Nacional, el informe de autoevaluación institucional, informes de gestión, entre otros. Tiempo: Anualmente.
10	Retroalimentar informes institucionales	Jefe Oficina de Educación a Distancia y Virtualidad	La información obtenida de la medición de indicadores, la evaluación de las estrategias, los reportes de los programas académicos y demás, se presentan para el análisis de los informes institucionales (Informe de autoevaluación, acreditación institucional, planes de mejoramiento, plan de acción) que permiten la mejora en la prestación de los servicios universitarios, de manera particular en las regiones donde la Universidad hace presencia. Tiempo: Anualmente.
11	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Convenio o Contrato	OFICINA DE CONVENIOS	-	ASUNTO
Diagnostico de necesidades de la región	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	-
Registro Calificado	VICE-RECTORIA ACADEMICA	-	ASUNTO

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
2	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-18
1	Versión inicial	2017-11-15

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