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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTAL
Código: P-GF-794
Versión: 2
Emisión: 2019-10-17

PROCESO GESTIóN FINANCIERA

OBJETIVO
Definir los lineamientos que se deben seguir para la ejecución, seguimiento y control eficiente de los recursos financieros de la Universidad de manera clara y oportuna y generar la información presupuestal de manera que permita el conocimiento de la situación presupuestal de la Institución y la correcta toma de decisiones.

ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las dependencias y centros de gastos de la Universidad; inicia con la aprobación del proyecto de presupuesto e involucra las actividades correspondientes a ejecución del ingreso y gasto, análisis financiero, presentación de informes de ejecución de presupuesto hasta la generación de informes y cierre de la vigencia fiscal y su archivo.

POLÍTICA: Información por segmentos financieros (link)

RESPONSABLES
DEPENDENCIAS RELACIONADAS: 
  • Vicerrectoría Administrativa
  • Oficina de Planeación y Sistemas
  • Oficina de Gestión Financiera
  • Centros de Gastos
  • Secretaria general
  • Ministerio de Hacienda y Educación, 
  • Jefe de Oficina de Gestión Financiera 
  • Jefe de la Oficina Asesora de Planeación 
  • Profesionales Especializados y Universitario de Gestión Financiera 
  • Ordenadores de gasto
SUMINISTRO DE INFORMACIÓN:
  • Consejos Superior y Académico
  • Secretaria General
  • Vicerrectoría Administrativa
  • Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
  • Oficina de Gestión Financiera
  • Centros de Gastos 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
APROPIACIÓN PRESUPUESTAL:  Es la autorización máxima de gastos asignada a una entidad en la ley, ordenanzas o acuerdos de Presupuesto. Esta autorización (apropiación), vence el 31 de diciembre de cada año. 
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Proceso mediante el cual se recauda los ingresos, se adquieren los compromisos y se ordenan los gastos, cumpliendo con los requisitos señalados en las disposiciones legales vigentes. 
PRESUPUESTO:  Cálculo anticipado de los gastos para un periodo de tiempo determinado (Anual). 
REGISTRO PRESUPUESTAL:  Contabilización presupuestal de los compromisos adquiridos. 
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal 
IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: Es la calificación del ingreso o del gasto de conformidad con la clasificación que se detalla en el presupuesto por códigos de acuerdo a las actividades del sector y según las necesidades de la administración. 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
  1. Planificación del Presupuesto: La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas es la encargada de elaborar el proyecto de presupuesto de cada vigencia  teniendo en cuenta el Proyecto Educativo Institucional, el Plan de Desarrollo, el Plan Financiero Anual y Plurianual y el Plan Operativo Anual de Inversiones.
  2. La ejecución presupuestal se lleva a partir de la aprobación del presupuesto por parte del Consejo Superior y la Resolución de liquidación del mismo expedida por la Rectoría.  El profesional encargado del Área de Presupuesto puede desglosar y registrar en el Sistema de Gestión Financiera (SGF) el presupuesto autorizado, únicamente después de recibir copia de la Resolución de liquidación del presupuesto emitida por Rectoría con base en el  Acuerdo del Consejo Superior.
  3. Antes de cualquier operación que comprometa los recursos financieros de la Universidad es necesario verificar que existe presupuesto para apalancar el gasto; la expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP, garantiza la existencia de apropiación presupuestal.
  4. La ejecución presupuestal se realiza mediante actividades expresadas en instructivos que garantizan una correcta ejecución del presupuesto a saber.

 

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Apropiar el presupuesto inicial Profesional Universitario de la Oficina Financiera Proceso mediante el cual se carga el sistema financiero con información para la posterior ejecución.

Ver documento de referencia: Instructivo para realizar la apropiación inicial del presupuesto

Tiempo: Según instructivo
3 Crear Proyectos Genéricos, Específicos y Especiales Profesional Universitario, Técnicos y Operarios de la Oficina Financiera Se crea el proyecto genérico y se crean o habilitan los proyectos específicos y especiales en el sistema financiero.

Ver documento de referencia Instructivo para Crear Proyectos Genérico, Específico y Especiales

Tiempo: Según instructivo
4 Realizar modificaciones y traslados Presupuestales Profesional Universitario, Técnicos y Operarios de la Oficina Financiera Los traslados y modificaciones presupuestales se realizan según las necesidades de las unidades ejecutoras.

Ver Documento de referencia: Instructivo de Modificaciones y Traslados.

Tiempo: Según instructivo.
5 Expedir de CDP's Profesional Universitario, Técnicos y Operarios de la Oficina Financiera Los centros de gasto solicitan la expedición de los CDP´s con el propósito de garantizar la existencia de apropiación libre de toda afectación.

Ver Documento de referencia:Instructivo Expedición de CDP's
6 Elaborar y aprobar Compromisos o Registros Presupuestales. Profesional Universitario, Técnicos y Operarios de la Oficina Financiera Se elabora el compromiso presupuestal con el fin de respaldar las obligaciones de la institución.

Ver Documento de referencia: Instructivo Aprobación de registros presupuestales o Compromisos.
7 Solicitar vigencias futuras de ejecución, reservas, cuentas por pagar y vigencias futuras. Ordenadores de Gasto Los centros de gasto solicitan la constitución de reservas, vigencias futuras de ejecución, cuentas por pagar y vigencias futuras, con el fin de dar cumplimiento a la ejecución de los contratos.

Ver Documento de referencia: Instructivo Solicitud de Reservas, Cuentas por pagar y Vigencias Futuras
8 Realizar cierre Presupuestal Profesional Universitario de la Oficina Financiera Al finalizar la vigencia, se realiza el cierre del presupuesto correspondiente a cada período fiscal en el Sistema Financiero.

Ver Documento de referencia: Instructivo cierre de la vigencia fiscal.

Tiempo: 1 día hábil
9 Radicar cuentas Técnico Oficina Financiera Recepcionar, revisar y dar el trámite pertinente y oportuno a las cuentas.

Ver Documento de referencia: Instructivo Radicación
10 Fin.    


NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
39 2017POR EL CUAL SE MODIFICAN LOS ACUERDOS 026 DE 2008 Y 024 DE 2013
31 2017POR EL CUAL SE INTRODUCEN LA PLURIANUALIDAD Y LAS VIGENCIAS FUTURAS DE EJECUCION AL ESTATUTO FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS (ACUERDO NRO. 01 DE 1998).
33 2017POR EL CUAL ADICIONA UN PARAGRAFO AL ARTICULO 36A DEL ESTATUTO FINANCIERO -ACUERDO NO. 01 DE 1998- INTRODUCIDO POR EL ACUERDO NO. 031 DE 2017.
026 2008POR EL CUAL SE CONSTITUYEN LOD FONDOS ESPECIALES DE LAS UNIDADES ACADEMICO ADMINISTRATIVAS Y SE DEROGAN UNAS DISPOSICIONES.
020 -1 2010"POR MEDIO DEL CUAL SE REGULA ALGUNOS ASPECTOS DE LA OFERTA DE PROGRAMAS A DISTANCIA"-ACTUALIZADO
001 1998SE EXPIDE ESTATUTO FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS
 
Normatividad Externa
NormaAñoDescripciónEmitida PorObservacionesConsultar
LEY 301992Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior. CONGRESO DE LA REPÚBLICA 


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Modernización imagen del SIG. 2019-10-17
1Versión inicial2018-07-24


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