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PROCEDIMIENTO COMITÉ DE MATRÍCULAS ESTUDIO SOCIOECONÓMICO PARA ESTUDIANTES DE PREGRADO PRESENCIAL

Código: P-BN-799
Versión: 6
Emisión: 2021-03-26

PROCESO BIENESTAR

OBJETIVO
Otorgar descuento sobre el valor de la matrícula a los estudiantes de programas regulares de la Universidad de Caldas que así lo requieran y cumplan con los requisitos bajo el cumplimiento de la normativa aplicable con el fin de promover su permanencia en la Institución, su bienestar académico y personal.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la circular de convocatoria, seguidamente la presentación de las solicitudes por parte de los estudiantes y/o sus benefactores y verificación de cumplimiento de los requisitos exigidos, finalmente el estudio de cada caso en particular (primera y segunda instancia en caso de requerirse) y la notificación con la nueva liquidación del recibo de pago.

RESPONSABLES

 


COMITÉ DE MATRÍCULAS: 

Acuerdo 04 de 2018, Artículo 2º: Recibir, tramitar y decidir las solicitudes de estudio socioeconómico, que por escrito presenten los admitidos, antiguos, reservas de cupo, estudiantes de pregrado regular de la Universidad de Caldas y reingresos. 

Recibir, analizar y remitir a la oficina de Registro Académico casos excepcionales que ameriten nuevo cálculo de PBM de la matrícula. 

OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO:

Acuerdo 29 de 2016, Artículo 6, Parágrafo 1: El promedio por período académico para conservar el apoyo de estudio socioeconómico será verificado por la Oficina de Admisiones y Registro Académico, en cada período académico. Parágrafo 2: Es deber de la Oficina de Admisiones y Registro Académico, no entregar a los estudiantes beneficiados con el apoyo de estudio socioeconómico, el recibo de pago de la próxima matrícula, hasta no ser corroborado el promedio académico mínimo para continuar con dicho beneficio. (Carga de notas definitivas en el sistema).

ESTUDIANTES: 

Acuerdo 04 de 2018, Artículo 4º: Para acceder al apoyo de estudio socioeconómico, los estudiantes deberán acreditar un promedio acumulado y del último periodo académico igual o superior a tres punto tres (3.3), diligenciar el formulario de estudio socioeconómico, anexo a los soportes requeridos y ceñirse a las fechas establecidas por el Comité, en cada vigencia.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

COMITÉ DE MATRICULAS :

ACUERDO 04 DE 2018, ARTICULO 1°: “Facultar al Comité de Matrículas de la Universidad de Caldas para que con previo análisis y verificación, otorgue apoyos económicos sobre el valor de la matrícula a los estudiantes admitidos, antiguos, reservas de cupo y a los estudiantes en Calidad de reingreso en pregrado regular de la Universidad de Caldas y que demuestren dificultades económicas".

 

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

El Comité de Matrículas de la Universidad de Caldas está integrado de la siguiente manera:

  • Un delegado de la Oficina Financiera, quien lo preside
  • Un delegado de la Oficina de Bienestar Universitario.
  • Un delegado de la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
  • Un delegado de la Secretaría General.
  • Un representante profesoral, elegido entre los representantes profesorales a los cuerpos colegiados.
  • Dos representantes de los estudiantes con sus respectivos suplentes, elegidos entre los representantes estudiantiles a los cuerpos colegiados.

Las funciones del Comité de Matrículas están reglamentadas en los siguientes Acuerdos del Consejo Superior: 022 del 2012, 015 del 2014,  29 de 2016 y 04 de 2018 (ver normativa).

Acuerdo 04 de 2018, Artículo 2, parágrafo: Las decisiones proferidas por el Comité de matrículas serán susceptibles de reposición y en subsidio de apelación. La apelación se interpondrá ante una comisión que para el efecto conformará el Consejo Superior de entre sus miembros.

 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Establecer cronograma Comité de Matrículas Se define el cronograma y se elabora una circular que debe contener los plazos para la recepción de solicitudes, así como los requisitos para solicitar el estudio socioeconómico.

La circular será enviada a la oficina de prensa de la Universidad para su amplia difusión

Tiempo: Dos veces al año, teniendo en cuenta el calendario académico.
3 Diligenciar el formato para solicitar estudio socioeconómico. Estudiante y/o acudiente El estudiante y/o su acudiente diligencia el formato de solicitud de estudio socioeconómico o reliquidación que se encuentra adjunto en éste paso.

Tiempo: De acuerdo con el cronograma establecido.

Ver Registro(Formato para solicitar el estudio socioeconómico con el fin de obtener descuento sobre el valor de la matrícula - admitidos, reservas de cupo, reingresos y antiguos.)
4 Recepcionar solicitudes y crear base de datos. Profesional Universitario - Bienestar Universitario El funcionario encargado recepciona las solicitudes y elabora una base de datos, la cual debe contener la información relevante. A este informe se le anexan los formatos recibidos y se hacen las verificaciones respectivas.

Tiempo: De acuerdo al cronograma.

Registro(Base de datos - estudio socioeconómico.)
5 Verificar la información académica de los estudiantes y complementar la base de datos Profesional Universitario - Bienestar Universitario Verificar que el estudiante cuente con la anotación del comité de matrículas en el SIA, seguidamente se complementa la base de datos con la información adicional requerida.

Tiempo: De acuerdo con cronograma establecido.
6 Consolidar informe de solicitudes Profesional Universitario - Bienestar Universitario Se solicita a la oficina de admisiones y registro académico el resumen de liquidación de matrícula de los admitidos, estudiantes antiguos, reserva de cupo y en calidad de reingreso.

Tiempo: De acuerdo con el cronograma establecido.
7 Resolver solicitudes Comité de Matrículas En sesión de comité de matrículas se analizarán las solicitudes y se tomarán decisiones para cada caso en particular, no obstante si el caso lo amerita el comité abrirá periodo probatorio para solicitar y practicar pruebas adicionales.

Tiempo: De acuerdo con el cronograma establecido
8 Notificar decisiones Comité de Matrículas Se notifica al estudiante y/o benefactor mediante el correo electrónico suministrado en la solicitud sobre la decisión tomada por el comité, así mismo se le informarán las fechas a partir de las cuales se puede descargar el recibo de pago y los recursos que proceden contra la decisión.

Tiempo: De acuerdo al cronograma establecido
9 Comunicar decisiones Profesional Universitario - Bienestar Universitario El Comité de Matrículas informará a la Oficina de Admisiones y Registro Académico la decisión tomada frente a cada caso (descuento o reliquidación) y aquellos casos donde no se otorgan descuentos ni proceden para reliquidación para los fines pertinentes de acuerdo con la normativa vigente.

Tiempo: Durante el semestre
10 Archivar expediente Profesional Universitario - Bienestar Universitario Los expedientes harán parte del archivo del comité de matrículas que reposa en la oficina de bienestar universitario.

Tiempo: Durante el semestre
11 Resolver recursos ordinarios Comité de Matrículas En los casos en que sea interpuesto recurso de reposición en subsidio de apelación, el comité de matrículas resolverá el recurso de reposición dentro de los 15 días siguientes, en caso de ser negado el comité deberá analizar la procedencia del recurso de apelación y de ser el caso lo remitirá a la comisión del consejo superior.

Tiempo: Durante el semestre
12 Notificar resolución de recursos Comité de Matrículas Se notifica al estudiante al correo electrónico suministrado en la solicitud, la decisión del recurso de reposición y cuando se interponga el de apelación se analizará la procedencia del recurso de apelación y de ser el caso lo remitirá a la comisión del Consejo Superior.

Tiempo: Durante el semestre
13 Recepción de los expedientes de los casos remitidos en apelación y citación a la comisión del Consejo Superior Secretaría General Los expedientes serán recepcionados por la secretaria del Consejo Superior, la cual se encargará de citar a la comisión para el análisis y toma de decisiones en cada caso.

Tiempo: Durante el semestre
14 Resolución recurso de apelación Comisión del Consejo Superior  
15 Notificación recurso de apelación Comisión del Consejo Superior La comisión notificará la decisión emitida en dicha instancia y retornará el expediente respectivo al Comité de Matrículas.

Tiempo: Durante el semestre
16 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Base de datos - estudio socioeconómico.
DIVISION FINANCIERA
-ASUNTO
Formato para solicitar el estudio socioeconómico con el fin de obtener descuento sobre el valor de la matrícula - admitidos, reservas de cupo, reingresos y antiguos.
DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO
R-2702-I-BN-799-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
NúmeroAñoDescripciónConsultar
022 -1 2012POR EL CUAL SE UNIFICAN LOS ACUERDOS 001, 012 Y 013 DE 2011, QUE ESTABLECEN EL REGIMEN DE MATRICULAS PARA LOS ESTUDIANTES REGULARES DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE HACEN UNAS MODIFICACIONES - ACTUALIZADO
04 2018POR EL CUAL SE MODIFICA EL ACUERDO 029 DEL 2016.
29 2016"POR EL CUAL SE REGLAMENTA LO RELATIVO A LAS FUNCIONES DEL COMITE DE MATRICULAS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE DEROGA EL ACUERDO 023 DE 2012"
015-1 2014POR EL CUAL SE MODIFICA Y ADICIONA EL ACUERDO 022 Y SE MODIFICA EL ACUERDO 023 DE 2012, QUE ESTABLECE EL REGIMEN DE MATRICULAS PARA LOS ESTUDIANTES REGULARES DE PREGRADO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS Y SE REGLAMENTA EL COMITE DE MATRICULAS_ACTUALIZADO


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS ASESOR - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
6Se incluyen en el paso 7 del flujograma los criterios de adjudicación de descuentos.2021-03-26
5Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
4Se actualiza el formato para solicitar el estudio socioeconómico con el fin de obtener descuento sobre el valor de la matrícula.2019-04-23
3Se cambia el documento de instructivo a procedimiento por la relevancia para el proceso de bienestar. Se incluye alcance, definiciones y términos y responsabilidades. Se actualiza información de acuerdo a la normativa vigente y lo aprobado por el Comité de Matrículas. 2019-02-27
2Ajustes en definiciones y términos.2018-07-24
1Versión inicial2018-04-20


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