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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Código: P-MM-791
Versión: 2
Emisión: 2019-10-15

PROCESO MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA

OBJETIVO
Implementar cambios en el Sistema de Integrado de Gestión de manera planificada y sistemática con el fin de garantizar su adecuada incorporación en el que hacer institucional y su impacto en la mejora continua.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la permanente identificación de las necesidades de cambio al Sistema Integrado de Gestión, pasando por el análisis de su justificación y la planificación y ejecución de los ajustes necesarios, realizando las evaluaciones periódicas por parte del Equipo Directivo para su adecuada incorporación al sistema y su contribución a la mejora continua institucional.

RESPONSABLES
LÍDERES DE PROCESOS: Analizar permanentemente el objetivo y alcances de su proceso, al igual que los resultados institucionales de los procesos de autoevaluación y evaluación externa con el fin de identificar necesidades de cambios en el proceso o en el Sistema Integrado de Gestión. 
JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS Y AL COORDINADOR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN:  Acompañar a los líderes de proceso y Equipo Directivo a realizar procesos permanentes de análisis sobre las necesidades de cambio, planificar la realización de los mismos y liderar su implementación garantizando su adecuada incorporación al Sistema Integrado de Gestión
EQUIPO DIRECTIVO: Identificar y aprobar necesidades de cambio, verificar la planificación e implementación de los mismos y evaluar el impacto de los cambios realizados al Sistema Integrado de Gestión en la mejora continua del desempeño institucional.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS
MEJORA CONTINUA:  Instrumento para contribuir a la capacidad de lograr los objetivos de la organización. Se podrá implementar cualquier actividad de mejora según la disponibilidad de recursos que tenga la entidad en cada momento. 
MEJORA DE LA CALIDAD:   Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad. (NTCISO9001:2015)
DESEMPEÑO:   Resultado medible. (NTCISO9001:2015) 

 GESTIÓN DEL CAMBIO: Conjunto de acciones que se llevan a cabo para transformar significativamente estrategias, modelos de operación, procesos, procedimientos, sistemas de información, prácticas de trabajos dentro de la Universidad de Caldas, teniendo como principal propósito agregar valor a la institución. Los cambios afectan de manera relevante a un número importante de personas o grupos al interior o en el entorno de la Universidad de Caldas.
EFICACIA:  Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados. 


POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Para la ejecución del procedimiento que a continuación se detalla, se utilizó como referente, el modelo de gestión del cambio orientado a objetivos ADKAR, creado por Jeff Hiatt, con el cual se pretende, no solo identificar los cambios que sean necesarios a nivel institucional para mejorar el desempeño y garantizar la integridad del Sistema Integrado de Gestión, sino llevarlos a cabo de manera sistemática razón por la cual se abordará un modelo de gestión del cambio organizacional para la Universidad de Caldas, el cual permita la mejora continua de las capacidades institucionales para la consecución de los mejores resultados, beneficios e impacto, basado en los esfuerzos realizados por todos sus colaboradores.

Si bien el procedimiento propone la identificación sistemática de cambios en el SIG, se adjunta el manual que contiene el modelo que debe ser aplicado para que el cambio sea sostenido y garantice, no solo su integración a la gestión institucional, sino la mejora del desempeño, el cual será medido por el Equipo Directivo en su eficacia.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Analizar los resultados de procesos de autoevaluación o evaluación externa Equipo Directivo En sus reuniones periódicas el Equipo Directivo realiza análisis de las fuentes de evaluación interna y externa tales como:
• Auditorías internas
• Indicadores de calidad y de los procesos
• Seguimiento a riesgos y controles
• Revisión por la dirección
• Auditorías externas de ICONTEC
• Auditorías de la Contraloría General de la República.
• Encuestas de satisfacción del cliente interno y externo.
• Intervención al servicio no conforme.
• Peticiones, quejas y reclamos.
Se identifican las situaciones objeto de corrección, acción correctiva, oportunidades de mejora o cambios estructurales al Sistema Integrado de Gestión.

Tiempo: permanente

Registro: Actas de equipo directivo
3 Identificar y caracterizar el cambio Equipo Directivo - Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Una vez sea identificada una posible necesidad de cambio estructural al Sistema Integrado de Gestión, se analizará detalladamente la fuente del cambio, su justificación, finalidad, implicaciones y consecuencias, determinando y decidiendo sobre la necesidad de emprender una proceso planificado de gestión del cambio al SIG. Se define el responsable de implementar el cambio propuesto.

Tiempo: Cuando se requiera
4 Planificar el cambio Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - Coordinador del SIG Al interior de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas se analiza la naturaleza del cambio y su efecto sobre la integridad y estructura del Sistema Integrado de Gestión. Se determina si debe implementarse en su totalidad el Modelo de Gestión del Cambio o se ejecutan las acciones puntuales para implantar el cambio propuesto.

Tiempo: Cuando se requiera

5 Implementar el cambio Líderes de procesos - Personal de Apoyo de los Procesos - Coordinador del Sistema Integrado de Gestión Se aplica el Modelo de Gestión del Cambio (Ver Documento) o se implementan las acciones puntuales definidas en la etapa de planificación, las cuales pueden documentarse como una oportunidad de mejora en el Plan de Mejoramiento Institucional.

Tiempo: Según cronograma
6 Documentar los procesos o actividades que fueron sujetos de cambio Coordinador del Sistema Integrado de Gestión Una vez implementado el cambio y definidas sus implicaciones y efectos en el Sistema Integrado de Gestión, éste debe ser documentado en los respectivos documentos normalizados, bien sea caracterización de procesos, procedimientos o instructivos para garantizar su operatividad.

Tiempo: Cuando se requiera

Registro: Documentos del SIG
7 Determinar impacto del cambio en la integridad del SIG Equipo Directivo En reuniones de Revisión por la Dirección o en reuniones ordinarias de Equipo Directivo, se evalúan, revisan o aprueban si es del caso los cambios propuestos o implementados, según su efecto en la integridad del sistema determinando su eficacia para la mejora continua.

Tiempo: Mínimo 2 veces al año

Registro: Actas de Equipo Directivo
8 Realizar los ajustes que sean pertinentes Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - Coordinador del SIG El Jefe de la Oficina de Planeación a partir de los resultados del seguimiento del Equipo Directivo, determina si es necesario implementar nuevos ajustes para garantizar la eficacia del cambio, los cuales son incorporados al sistema por el Coordinador del Sistema Integrado de Gestión.

Tiempo: Cuando se requiera
9 Fin    




ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Modernización de la imagen del SIG. 2019-10-15
1Versión inicial2018-03-21


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