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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO |
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PROCESO | MEDICIóN, ANáLISIS Y MEJORA |
OBJETIVO |
Implementar cambios en el Sistema de Integrado de Gestión de manera planificada y sistemática con el fin de garantizar su adecuada incorporación en el que hacer institucional y su impacto en la mejora continua. |
ALCANCE |
El procedimiento inicia con la permanente identificación de las necesidades de cambio al Sistema Integrado de Gestión, pasando por el análisis de su justificación y la planificación y ejecución de los ajustes necesarios, realizando las evaluaciones periódicas por parte del Equipo Directivo para su adecuada incorporación al sistema y su contribución a la mejora continua institucional. |
RESPONSABLES | ||||||
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DEFINICIONES Y TÉRMINOS | ||||||||||
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POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Analizar los resultados de procesos de autoevaluación o evaluación externa | Equipo Directivo |
En sus reuniones periódicas el Equipo Directivo realiza análisis de las fuentes de evaluación interna y externa tales como:
• Auditorías internas • Indicadores de calidad y de los procesos • Seguimiento a riesgos y controles • Revisión por la dirección • Auditorías externas de ICONTEC • Auditorías de la Contraloría General de la República. • Encuestas de satisfacción del cliente interno y externo. • Intervención al servicio no conforme. • Peticiones, quejas y reclamos. Se identifican las situaciones objeto de corrección, acción correctiva, oportunidades de mejora o cambios estructurales al Sistema Integrado de Gestión. Tiempo: permanente Registro: Actas de equipo directivo |
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3 | Identificar y caracterizar el cambio | Equipo Directivo - Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Una vez sea identificada una posible necesidad de cambio estructural al Sistema Integrado de Gestión, se analizará detalladamente la fuente del cambio, su justificación, finalidad, implicaciones y consecuencias, determinando y decidiendo sobre la necesidad de emprender una proceso planificado de gestión del cambio al SIG. Se define el responsable de implementar el cambio propuesto.
Tiempo: Cuando se requiera |
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4 | Planificar el cambio | Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - Coordinador del SIG |
Al interior de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas se analiza la naturaleza del cambio y su efecto sobre la integridad y estructura del Sistema Integrado de Gestión. Se determina si debe implementarse en su totalidad el Modelo de Gestión del Cambio o se ejecutan las acciones puntuales para implantar el cambio propuesto.
Tiempo: Cuando se requiera |
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5 | Implementar el cambio | Líderes de procesos - Personal de Apoyo de los Procesos - Coordinador del Sistema Integrado de Gestión |
Se aplica el Modelo de Gestión del Cambio (Ver Documento) o se implementan las acciones puntuales definidas en la etapa de planificación, las cuales pueden documentarse como una oportunidad de mejora en el Plan de Mejoramiento Institucional.
Tiempo: Según cronograma |
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6 | Documentar los procesos o actividades que fueron sujetos de cambio | Coordinador del Sistema Integrado de Gestión |
Una vez implementado el cambio y definidas sus implicaciones y efectos en el Sistema Integrado de Gestión, éste debe ser documentado en los respectivos documentos normalizados, bien sea caracterización de procesos, procedimientos o instructivos para garantizar su operatividad.
Tiempo: Cuando se requiera Registro: Documentos del SIG |
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7 | Determinar impacto del cambio en la integridad del SIG | Equipo Directivo |
En reuniones de Revisión por la Dirección o en reuniones ordinarias de Equipo Directivo, se evalúan, revisan o aprueban si es del caso los cambios propuestos o implementados, según su efecto en la integridad del sistema determinando su eficacia para la mejora continua.
Tiempo: Mínimo 2 veces al año Registro: Actas de Equipo Directivo |
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8 | Realizar los ajustes que sean pertinentes | Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas - Coordinador del SIG |
El Jefe de la Oficina de Planeación a partir de los resultados del seguimiento del Equipo Directivo, determina si es necesario implementar nuevos ajustes para garantizar la eficacia del cambio, los cuales son incorporados al sistema por el Coordinador del Sistema Integrado de Gestión.
Tiempo: Cuando se requiera |
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9 | Fin |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA - | JEFE DE OFICINA - |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
2 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
1 | Versión inicial | 2018-03-21 |
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