Sistema Integrado de Gestión

	PROCEDIMIENTO DEL ÁREA DE EXPRESIONES CULTURALES Y ARTÍSTICAS
Código: P-BN-813	Versión: 3	Emisión: 2019-12-11

PROCESO

BIENESTAR

OBJETIVO

Fomentar la expresión artística y cultural de Estudiantes, Docentes y Administrativos de la Universidad de Caldas, a través de la gestión de eventos culturales, que apunten a la convivencia, la construcción de identidad nacional y mejor calidad de vida.

ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a la Oficina de Bienestar a través del Área de Expresiones Culturales y Artísticas. Comienza bajo la identificación de la oferta cultural de la institución, pasando por la definición de la agenda cultural, de cine, música, teatro, danza, artes plásticas y/o aquellas manifestaciones artísticas afines. Igualmente apoyo a eventos académicos con actividades artísticas que promueven la identidad cultural y el patrimonio artístico de la Región. El seguimiento a la ejecución de estas actividades a través de la presentación de informes y acciones de mejora.

RESPONSABLES

JEFE DE LA OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO:	Analizar y aprobar la agenda cultural y gestionar los recursos necesarios para su desarrollo.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL ÁREA:	Consolidar la oferta cultural de la Universidad de Caldas, realizar seguimiento a las actividades realizadas por los diferentes grupos y gestionar la participación en eventos culturales tanto internos como externos.
ÁREA:	Recepcionar y tramitar las solicitudes y consolidar la información para los informes que deben presentarse ante las diferentes instancias internas y externas.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

EVENTOS CULTURALES:	Se definen como una estrategia para difundir la cultura, las creencias, los valores y tradiciones de una comunidad. Propician un acercamiento entre la Universidad, instituciones afines y la sociedad, en los ámbitos local, regional, nacional e internacional, fortaleciendo el desarrollo cultural y artístico.
GESTIÓN CULTURAL UNIVERSITARIA:	Promueve la participación de la comunidad en general en todas las actividades artísticas y culturales de la ciudad y la región.
TALLERES DE FORMACIÓN NO FORMAL:	Desarrolla habilidades y destrezas como complemento a la formación integral y al uso adecuado del tiempo libre en los diferentes estamentos universitarios.
APOYO A EVENTOS ESPECIALES:	Acciones encaminadas a fortalecer la imagen institucional y el reconocimiento de la comunidad universitaria a través de eventos que fortalezcan el sentido de pertenencia y la convivencia.
GRUPOS INSTITUCIONALES:	Generar oportunidades para el desarrollo del talento artístico de los Funcionarios, Docentes y Estudiantes, y su posibilidad de expresarse y motivar el aprendizaje cultural en la Universidad.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

La gestión de eventos culturales facilita los mecanismos necesarios que contribuyen a la formación integral y la construcción de comunidad universitaria, propiciando la valoración y el desarrollo de las aptitudes y actitudes estéticas, artísticas y culturales; facilitando su expresión y divulgación en el ámbito local, nacional e internacional.

La danza, la música, el teatro, el circo, el cine, son manifestaciones artísticas a través de las cuales se promueve la vida cultural universitaria y fomenta la participación de esta comunidad en la formación de grupos artísticos

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Consolidar oferta cultural de la Universidad de Caldas	Profesional Universitario 04 Oficina de Bienestar Universitario	A través de la identificación de los diferentes grupos culturales y las obras o actividades que se pueden ofrecer a la comunidad universitaria o comunidad en general, se consolida la oferta cultural universitaria, la cual es publicada en la página web o a través de diferentes medios que la institución use para estos fines. Tiempo: Permanente
3	Gestionar la realización de talleres artísticos no formales	Profesional Universitario 04 Bienestar Universitario	A través de la identificación de actividades artísticas de interés para la comunidad universitaria y que tengan alta demanda, se gestiona el desarrollo de talleres como: danza árabe, baile latino, baile folclórico, coreografía argentina, cuentería, fotografía, danzas urbanas, entre otros, a través de la contratación de talleristas, difusión de las actividades y recepción de inscripciones a los talleres ofertados. Tiempo: Permanente Registro(Informes Bienestar)
4	Promover la ampliación de la oferta cultural	Profesional Universitario 04 Bienestar Universitario	A partir de la realización de talleres artísticos, se identifican potencialidades de los diferentes participantes y posibilidades de conformación de grupos, realizando las gestiones necesarias para su formalización y promover su participación en actividades dentro o fuera de la institución. Tiempo: Permanente
5	Realizar solicitud del evento cultural	Funcionarios Administrativos, docentes, estudiantes, comunidad	Cualquier miembro de la comunidad universitaria o comunidad en general, puede realizar solicitud para que la Universidad de Caldas presente una actividad cultural. Deben dirigirse al área de Expresiones Culturales y Artísticas y detallar el tipo de requerimiento y los datos para la realización del evento. La solicitud puede oficializarse a través de un oficio o del correo institucional. Tiempo: Permanente
6	Analizar y definir participación en eventos culturales	Profesional Universitario 04 Jefe Oficina de Bienestar Universitario	En el área de Expresiones Culturales y Artísticas se analizan las solicitudes recibidas y se identifican posibilidades de participación en otro tipo de eventos. Para cualquiera de los casos, se recolecta información sobre las propuestas artísticas que den respuesta a los requerimientos o a los eventos identificados, formulando una propuesta de participación. Tiempo: de acuerdo a la agenda cultural se programa la actividad
7	Analizar propuestas y definir agenda cultural	Profesional Universitario 04 Jefe Oficina Bienestar Universitario	A partir de los análisis realizados, se definen los eventos que representan mayor importancia y pertinencia para la participación de la Universidad, con el fin de satisfacer las necesidades de los solicitantes y posible comunidad beneficiada. Se consolida la agenda cultural a desarrollar en el periodo académico respectivo, la cual se presenta para aprobación del Jefe de la Oficina de Bienestar. Tiempo: 15 días hábiles después de haber sido recolectada la información (Propuesta de formato Plan de Acción) Ver Registro(FORMATO AGENDA CULTURAL SEMESTRAL)
8	Realizar divulgación de los eventos	Profesional Universitario 04 Bienestar Universitario	Conforme el tipo de evento en el que se participará y cuando sea necesario, se definen y gestionan los medios a través de los cuales se divulgará el evento: invitaciones, boletines, publicaciones en prensa, página web, afiches, plegables, entre otros. Tiempo: Mínimo dentro de los ocho (8) días hábiles anteriores al evento
9	Ejecutar el evento	Profesional Universitario 04 Bienestar y responsables de actividades	A partir del cronograma establecido de la agenda cultural, se diseña y se ejecuta la logística necesaria para que el evento se desarrolle adecuadamente a partir de la expresión artística que se presentará. En lo posible, se registra la asistencia de los participantes. Tiempo: de acuerdo a la duración y requerimientos de cada actividad o evento. (Registro fotográfico )
10	Aplicar encuesta de satisfacción	Equipo de trabajo Extensión Cultural	Se define una muestra de la población participante y se aplica la encuesta de satisfacción, que permita medir la percepción de los asistentes frente a la calidad, oportunidad y pertinencia en el desarrollo de la actividad. Ir a la encuesta Tiempo: Posterior al desarrollo de la actividad.
11	Realizar seguimiento al evento	Profesional Universitario 04 Bienestar Universitario	Se verifica el cumplimiento de las actividades programadas. Además se analiza y se toman acciones frente a la ejecución de las mismas, garantizando que el evento haya desarrollado lo establecido en la propuesta y esté conforme a los requerimientos del solicitante. Tiempo: durante la ejecución del evento
12	Reportar resultados para mediciones y toma acciones.	Profesional Universitario 04 Bienestar Universitario	Se realiza un informe parcial por cada evento y un informe consolidado al semestre que permite analizar resultados, estadísticas y posibles focos de mejora, el cual se presenta al Jefe de la Oficina de Bienestar Universitario. Igualmente se consolida la información para los indicadores institucionales y para los reportes requeridos por entes externos. Tiempo: de acuerdo a la periodicidad de medición y análisis.
13	Fin

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
FORMATO AGENDA CULTURAL SEMESTRAL	DIVISION BIENESTAR UNIVERSITARIO	R-1495-P-BN-462	ASUNTO
Informes Bienestar	OFICINA EXTENSION CULTURAL	-	-

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normatividad Interna
Número	Año	Descripción			Consultar

05	2018	POR EL CUAL SE EXPIDE LA POLITICA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.
004	2014	POR EL CUAL SE EXPIDE LA POLITICA CULTURAL EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

Normatividad Externa
Norma	Año	Descripción	Emitida Por	Observaciones	Consultar
397	1997	Por la cual se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias	CONGRESO DE LA REPÚBLICA

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO -	JEFE DE OFICINA -	JEFE DE OFICINA - OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
3	Incluir paso para aplicar encuesta a los usuarios.	2019-12-11
2	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-16
1	Versión inicial	2018-07-23

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