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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR GESTIÓN CONTABLE |
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| PROCESO | GESTIóN FINANCIERA |
| OBJETIVO |
| Materializar el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de la UNIVERSIDAD DE CALDAS bajo el Modelo de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). |
| ALCANCE |
| Este procedimiento tiene como alcance establecer las bases para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos generados por LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, el cual es de uso permanente del contador de la Universidad y su equipo de trabajo directo, la Vicerrectoría Administrativa y Oficina de Gestión Financiera. Así mismo, debe ser consultada por todas las personas responsables que generan hechos económicos en el momento en que se debe decidir el tratamiento contable de cada uno de ellos y en el momento en que se deben preparar los Estados Financieros para la reflejar la realidad la económica de la Universidad de Caldas y que sirva para la toma de decisiones. |
| RESPONSABLES |
| DEPENDENCIAS RELACIONADAS Todas las dependencias de la Universidad de Caldas y usuarios internos y externos que intervengan con la entidad en actividades que se reflejen en los estados financieros RESPONSABLES: Todos los empleados, funcionarios y contratistas de LA UNIVERSIDAD DE CALDAS que generen actividades de impacto económico y financiero son responsables de informar a la Oficina de Gestión Financiera, cualquier nuevo hecho económico que se presente en los negocios y actividades de LA UNIVERSIDAD DE CALDAS. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN Todas las áreas tanto internas como externas que se tengan que ver con las actividades establecidas en la Universidad de Caldas que intervienen en la información financiera |
| DEFINICIONES Y TÉRMINOS |
| HECHO ECONÓMICO: Cualquier operación que afecte a la entidad desde el punto de vista económico o financiero, en definitiva que modifique su situación patrimonial. REVELACIÓN: Son los comentarios y explicaciones que figuran en los informes financieros de una empresa, explican el significado de los datos y cifras que se presentan en dichos estados, también conocidos como Notas a los Estados Financieros. NICSP: Normas Internacional de Contabilidad Sector Publico. NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera. SGF: Sistema de Gestión Financiera |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN |
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La gestión contable de la Universidad de Caldas está enfocada en registrar los hechos económicos en el momento en que ocurran, que permita tomar decisiones en la entidad materializados en los asientos contables de los instructivos y guías adscritos al área de Contabilidad. |
| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Realizar causación o devengo | Técnico Administrativo Oficina Financiera |
Se realiza el análisis y causación de las obligaciones adquiridas por la Universidad de Caldas, originadas en el desarrollo de sus actividades en el cual se generan órdenes de pago, aplicando sus respectivos descuentos.
Ver I-GF-831-INSTRUCTIVO PARA REALIZAR LA CAUSACIÓN - POLÍTICA CUENTAS POR PAGAR. |
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| 2 | Realizar Conciliación Bancaria | Técnico Administrativo Oficina Financiera |
Se elaboran mensualmente las conciliaciones bancarias (libros auxiliares SGF Vs extractos Bancarios), con el fin de reflejar la realidad económica y con ello la razonabilidad de los estados financieros de la Universidad de Caldas.
Ver I-GF-249-INSTRUCTIVO PARA REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS- POLÍTICAS DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE A EFECTIVO E INGRESOS CON Y SIN CONTRAPRESTACIÓN |
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| 3 | Efectuar conciliación de cuentas contables | Técnico Administrativo- Auxiliar Administrativo Oficina Financiera | Se realiza revisión continúa de los movimientos generados en las diferentes dependencias que se reflejan en la información del SGF la cual posteriormente sirve de insumo para la elaboración de los Estados Financieros. | ||
| 4 | Solicitar elaboración y anulación de facturación y seguimiento a la cartera. | Técnico Administrativo- Auxiliar Administrativo Oficina Financiera |
Se elabora y se hace seguimiento a las facturas (cuentas por cobrar) que incluyen los derechos originados en los ingresos con y sin contraprestación que representan derechos ciertos a favor de la Universidad así como establecer los parámetros para una eficiente administración y oportuna recuperación de la cartera.
Ver I-GF-824-INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD, CANCELACIÓN DE FACTURAS Y COBRO DE CARTERA - POLÍTICA OPERATIVA CUENTAS POR COBRAR |
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| 5 | Legalizar avances y anticipos | Técnico Administrativo- Auxiliar Administrativo Oficina Financiera |
El proceso de avances y anticipos, es realizado únicamente por la Oficina Financiera mediante el Sistema de Gestión Financiera (SGF), con el fin de registrar de manera controlada, ordenada y clasificada las operaciones realizadas por la Universidad de Caldas sobre los adelantos en dinero entregados a funcionarios, docentes o estudiantes con destinación al desarrollo de la actividad misional de la Universidad y dando cumplimiento al Marco Normativo para Entidades de Gobierno.
Ver I-GF-823-INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE AVANCES- POLÍTICA CUENTAS POR PAGAR E INFORMACIÓN FINANCIERA POR SEGMENTOS |
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| 6 | Registrar inversiones en controladas | Profesional Especializado de la Oficina Financiera | Se registran las inversiones que se tienen en entidades privadas de acuerdo al método de participación patrimonial en los Estados Financieros. | ||
| 7 | Presentar Estados Financieros | Profesional Especializado de la Oficina Financiera |
Se realiza la presentación de los estados financieros con el fin de suministrar información que sea útil, verificable, comprensible y oportuna a los diferentes usuarios de la información que sirvan para la toma de decisiones económicas respecto a la asignación de recursos.
Ver G-GF-833-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES Y DECLARACIONES TRIBUTARIAS Y LEGALES (RETENCIÓN, ICA, EXÓGENA, ESTADOS FINANCIEROS, SNIES, CHIP, DEVOLUCIÓN IVA)- POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR, CUENTAS POR COBRAR Y ESTADOS FINANCIEROS |
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| 8 | Presentar obligaciones tributarias y legales | Profesional Especializado y Profesional Universitario de la Oficina Financiera |
Se elaboran y presentan las obligaciones legales y tributarias establecidas por los diferentes entes responsables (DIAN-Municipio de Manizales-Contaduría General de la Nación- Ministerio de Educación- Rentas Manizales- Rentas, Bogotá).
Ver G-GF-833-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES Y DECLARACIONES TRIBUTARIAS Y LEGALES (RETENCIÓN, ICA, EXÓGENA, ESTADOS FINANCIEROS, SNIES, CHIP, DEVOLUCIÓN IVA)- POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR, CUENTAS POR COBRAR Y ESTADOS FINANCIEROS |
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| 9 | Realizar informes | Profesional Universitario de la Oficina Financiera |
Se realizan los informes de acuerdo a los requerimientos de los diferentes entes internos y externos, entre ellos:
• Control Interno • Cámara de representantes • Contraloría General de la Republica • Procuraduría General de la Nación • Ministerio de Educación Nacional • Fiscalía General de la Nación • Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales • Derechos de petición Ver G-GF-833-GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES Y DECLARACIONES TRIBUTARIAS Y LEGALES (RETENCIÓN, ICA, EXÓGENA, ESTADOS FINANCIEROS, SNIES, CHIP, DEVOLUCIÓN IVA)- POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR, CUENTAS POR COBRAR Y ESTADOS FINANCIEROS |
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| 10 | Realizar soporte operativo del software | Profesional Universitario de la Oficina Financiera |
Se realiza el soporte operativo del software, en los módulos del Sistema de Gestión Financiera en las diferentes dependencias de la Universidad de Caldas con el fin de que se pueda cumplir con las actividades para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de la información.
Ver G-GF-832-GUÍA PARA REALIZAR SOPORTE OPERATIVO DEL SGF |
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| 11 | FIN | ||||
| NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA | ||||||||
| Normatividad Externa | ||||||||
| Norma | Año | Descripción | Emitida Por | Observaciones | Consultar | |||
| RESOLUCIÓN No. 182 DE 2017 | 2017 | Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002" | CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN |  | ||||
| RESOLUCION No. 533 DE 2015 | 2015 | Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones. | CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN | | ||||
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| PROFESIONAL ESPECIALIZADO - | JEFE DE OFICINA - | JEFE DE OFICINA - |
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