Confidential

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA TESORERÍA

Código: P-GF-835
Versión: 2
Emisión: 2019-10-17

PROCESO GESTIóN FINANCIERA

OBJETIVO
Gestionar el Recaudo, los Pagos, la Custodia de títulos valores y la Inversión del disponible de efectivo, a través de todas las transacciones bancarias y sus correspondientes registros que aportan al cumplimiento de objetivos instituciones y a la generación de estados financieros a partir del registro contable.

ALCANCE
Este procedimiento aplica para el registro de todas las transacciones contables y financieras de la institución, manejo de los documentos que generan ingresos y pagos, informes contables y que conducen a la presentados de Estados Financieros de acuerdo con la normatividad establecida por la Universidad de Caldas, la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, el Ministerio de Educación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, entre otros.

Esta política contable aplica para las cuentas por pagar o pasivos financieros, el efectivo y equivalentes de efectivo, los Ingresos de Transacciones con y sin contraprestación y las inversiones bajo el Marco Técnico Normativo Contable para Entidades de Gobierno, provenientes de las obligaciones y compromisos contraídos por LA UNIVERSIDAD DE CALDAS con personas naturales y jurídicas, comprende:

*Compras de Bienes y Servicios Nacionales o Internacionales
*Viáticos, Gastos de viaje, Practicas académicas extramurales
*Capacitación, apoyos económicos

RESPONSABLES

 

OFICINA FINANCIERA: Será responsabilidad de las áreas involucradas el cumplimiento del procedimiento de la gestión presupuestal, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que le asista a los funcionarios de los Centros de Gastos, Oficinas y otras dependencias de la Universidad de Caldas que incurran en dicha omisión, de conformidad a lo dispuesto en la ley 600 del 2000 y a la ley 734 de 2002.
ÁREA DE TESORERÍA CON LOS FUNCIONARIOS QUE REALIZAN ACTIVIDADES DE INGRESOS, PAGOS, DEVOLUCIONES, DESCUENTOS, MANEJO DOCUMENTAL, PRESENTACIÓN DE INFORMES: Será responsabilidad de las áreas involucradas el cumplimiento del procedimiento de la gestión presupuestal, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que le asista a los funcionarios de los Centros de Gastos, Oficinas y otras dependencias de la Universidad de Caldas que incurran en dicha omisión, de conformidad a lo dispuesto en la ley 600 del 2000 y a la ley 734 de 2002.
ORDENADORES DEL GASTO: Será responsabilidad de las áreas involucradas el cumplimiento del procedimiento de la gestión presupuestal, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que le asista a los funcionarios de los Centros de Gastos, Oficinas y otras dependencias de la Universidad de Caldas que incurran en dicha omisión, de conformidad a lo dispuesto en la ley 600 del 2000 y a la ley 734 de 2002.
FUNCIONARIOS DE LOS CENTROS DE GASTOS QUE GESTIONAN Y EJECUTAN EL RECURSO INSTITUCIONAL: Será responsabilidad de las áreas involucradas el cumplimiento del procedimiento de la gestión presupuestal, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que le asista a los funcionarios de los Centros de Gastos, Oficinas y otras dependencias de la Universidad de Caldas que incurran en dicha omisión, de conformidad a lo dispuesto en la ley 600 del 2000 y a la ley 734 de 2002.
OFICINA DE CONTROL INTERNO:  Será responsabilidad de las áreas involucradas el cumplimiento del procedimiento de la gestión presupuestal, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que le asista a los funcionarios de los Centros de Gastos, Oficinas y otras dependencias de la Universidad de Caldas que incurran en dicha omisión, de conformidad a lo dispuesto en la ley 600 del 2000 y a la ley 734 de 2002.

 

DEFINICIONES Y TÉRMINOS

 .

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

El desarrollo del procedimiento de Tesorería, se da mediante la generación de registros contables de las transacciones de la institución.

  • Registro de los ingresos
  • Registro de los pagos
  • Ajuste y Saneamiento de Conciliaciones Bancarias
  • Ajuste y Saneamiento de Conciliación de Cuentas Contables
  • Generación de informes
  • Custodia y Administración documental
  • Manejo del disponible de efectivo
DEPENDENCIAS RELACIONADAS: Rectoría, Secretaria General, Vicerrectorías, Fondos de Facultad, Oficina de Gestión Humana, Oficina de Bienestar Universitario, Oficina Asesora de Control Interno, Oficina Financiera.
 
CONTROLES: Los controles se realizan inicialmente desde el autocontrol, conciliaciones desde los Centros de Gastos, los Extractos Bancarios, las ares de Contabilidad y Tesorería, seguimiento y control de la Ejecución de Ingresos, auditorías internas y externas
 
SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: 
 
Información Generada desde los Consejos Superior y Académico, Secretaria General, Vicerrectoría Administrativa, Centros de Gastos Oficina de Planeación y Sistemas, Oficina Asesora de Control Interno, Oficina de Gestión Financiera, Entidades Financieras, Ministerio de Educación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la Republica, entre otros.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Pagar cuentas Centros de Gastos, Auxiliar Administrativo, Pagador y Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Se ejecutan todas las cuentas por pagar provenientes de las obligaciones contraídas por la Universidad de Caldas con personas naturales y jurídicas, en moneda colombiana (COP) y/o moneda extranjera, (Nóminas, Descuentos de Nóminas, Impuestos Tributarios y No Tributarios, Ordenes de Servicios, Órdenes de Compra, Contratos, Avances, Apoyos Económicos, Cartas de Aceptación, Ordenes de Suministro, Resoluciones, etc.) mediante transferencias electrónicas, cheques y Daviplata; así como todo lo relacionado con el Sistema General de Regalías, mediante la plataforma SPGR (Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías).

Tiempo: Una vez tramitado el proceso Presupuestal y Contable.

VER INSTRUCTIVO PARA EL PAGO DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL (COP) - POLÍTICA DE CUENTAS POR PAGAR
3 Registrar ingresos y recaudos Centro de Gastos, Auxiliar Administrativo, Profesional Universitario, Técnico Administrativo de la Oficina Financiera Se realiza el registro de los ingresos y recaudos generados por las actividades misionales y de operación de la Universidad de Caldas, en cuanto a derechos académicos, venta de bienes, prestación de servicios, suscripción de convenios, laboratorios, granjas, tienda universitaria, centro editorial, inscripciones, certificados, simposios, cursos de extensión y demás eventos; así como aquellas transacciones que surjan de impuestos, tasas, contribuciones, transferencias, donaciones, estampillas, entre otros.

Tiempo: Una vez radicados por las diferentes dependencias de la Universidad.

VER I-GF-136-INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCIÓN DE INGRESOS Y RECAUDOS - POLÍTICA INGRESO DE TRANSACCIONES CON CONTRAPRESTACIÓN
4 Recepcionar, registrar, custodiar y controlar los títulos valores. Entidades Financieras, Auxiliar Administrativo, Pagador, Profesional Especializado, Jefe Oficina Financiera. Se definen las actividades que permiten resguardar los títulos valores de la Universidad de Caldas, en condiciones que aseguren su adecuada existencia (física) y preservación en caja fuerte.

VER: G-GF-375-GUÍA PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO, CUSTODIA Y CONTROL DE TÍTULOS Y VALORES - POLÍTICA INVERSIONES
5 Administrar cuentas en entidades financieras Ordenadores del Gasto, Rector, Vicerrector Administrativo, Profesional Especializado, Pagador, Jefe Oficina Financiera Se establecen los parámetros para el manejo y control de las cuentas bancarias de la Universidad de Caldas, ante las solicitudes de los diferentes Ordenadores del Gasto.

VER I-GF-367-INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CUENTAS EN ENTIDADES FINANCIERAS- POLÍTICA EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO.
6 Administrar portafolio de inversiones Comité de Inversiones (Rector, Vicerrector Administrativo, Jefe Financiera, Profesional Especializado), Auxiliar Administrativo y Pagador Se administra el portafolio de inversiones de la Universidad de Caldas, por la disponibilidad del efectivo, por no ejecución del gasto desde los Centros de Gastos de la Universidad. Los recursos objeto de inversión son: Ingresos Académicos, Recursos del Balance, Donaciones, Concurrencia, Fondos de Facultad, Estampilla, CREE, Convenios, entre otros.

VER: I-GF-241-INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES- POLÍTICA INVERSIONES
7 Manejo documental Auxiliar Administrativo y Supernumerario o Contratista Oficina Financiera Se definen las actividades para el manejo de los documentos de la Oficina Financiera con el propósito de mantener la documentación ordenada de forma tal que permita una fácil consulta, de conformidad con la normatividad del Archivo General de la Nación.

VER: G-GF-135-GUÍA PARA EL MANEJO DOCUMENTAL EN TESORERÍA.
8 Realizar devolución de dinero Ordenadores del Gasto, Auxiliar Administrativo, Pagador y Profesional Especializado Oficina Financiera Se ejecutan las devoluciones solicitadas por matriculas, servicios académicos, impuestos, contribuciones, ingresos dobles, mayores recaudos, entre otros servicios, generados en los Centros de Gastos de la Universidad.

VER: I-GF-237-INSTRUCTIVO PARA REALIZAR DEVOLUCIONES DE DINERO.
9 Realizar la autorización para realizar recaudo de dinero. Ordenadores del Gasto, Secretario General, Rector, Auxiliar Administrativo, Profesional Especializado, Jefe Oficina Financiera. Se tramitan solicitudes de autorización para recaudar y movilizar dineros (títulos valores, CDT`s, efectivo, cheques) en el cumplimiento de la misión de la Universidad de Caldas; estableciendo la mecánica para el recibo de dineros en efectivo y/o cheques de gerencia, o cheques de pensiones y cesantías, en diferentes sedes de la Universidad de Caldas y fuera de la sede.

VER: I-GF-520-INSTRUCTIVO PARA SOLICITAR AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR RECAUDO DE DINERO - POLÍTICA EFECTIVO Y EQUIVALENTE A EFECTIVO.
10 Elaborar y presentar informes internos y externos Técnico Administrativo, Oficina de Contratación, Pagador, Auxiliar Administrativo, Profesional Universitario y Profesional Especializado Se establecen lineamientos para recopilar y procesar la información financiera que permita consolidar los respectivos informes financieros, económicos y sociales de la Universidad para presentarlos a la Contaduría General de la Nación, Ministerio de Educación Nacional, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Contraloría General de la República y demás organismos de control internos y externos que lo soliciten.

VER: G-GF-839 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS TESORERÍA.
11 Realizar arqueos de cajas menores, cajas satélites y fondos rotatorios Auxiliar Administrativo, Profesional Universitario y Profesional Especializado de la Oficina Financiera y Control Interno. Se realizan arqueos periódicamente a los dineros autorizados para manejo de cajas menores, fondos rotatorios y al recaudo en cajas satélites.

VER: G-GF-830-GUÍA PARA LA APERTURA, REEMBOLSO Y CONTROL DE CAJAS MENORES- POLÍTICA DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE A EFECTIVO
12 Fin.    




ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
2Modernización de imagen del SIG. 2019-10-17
1Versión inicial2019-05-03


DOCUMENTO CONTROLADO: Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG