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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Código: P-IC-854
Versión: 1
Emisión: 2019-12-19

PROCESO INFORMACIóN Y COMUNICACIóN

OBJETIVO
Ejecutar acciones de comunicación en sus diferentes ámbitos que permitan construir y gestionar las relaciones internas y externas de la Universidad de Caldas en procura de mejorar el prestigio institucional.

ALCANCE
La Gestión de la Comunicación de la Universidad de Caldas hace parte de un proceso transversal y estratégico, orientada a articular las relaciones de la comunidad Universitaria en distintas dimensiones, buscando la participación en los procesos institucionales de directivos, docentes, estudiantes, investigadores, personal administrativo y egresados. Tiene efecto y relación con todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.

RESPONSABLES

 

UNIDAD DE PRENSA

Gestionar la comunicación interna institucional a través del manejo de medios de comunicación internos y externos: Intranet, boletín, correos directos, carteleras, streamming.

Presentar a la comunidad en general los avances, logros y eventos de impacto que se deriven del desarrollo de las funciones misionales.

Analizar y monitorear los medios con el fin de evaluar de manera constante la reputación de la universidad ante la sociedad. Preservar las relaciones con medios de comunicación, periodistas y líderes de opinión. (Comunicados y notas de prensa).

Apoyar los eventos de alto impacto que se realizan en la universidad desde el punto de vista de difusión, protocolo y memorias.

Manejar las redes sociales, gestión de medios y página web, con el fin de preservar la gestión de los mensajes estratégicos. 

Diseñar las piezas gráficas y audiovisuales con base en el manual de imagen institucional para la promoción y difusión interna y externa.

UNIDAD DE MERCADEO: 

Asesorar las unidades administrativas y académicas para sus procesos de comercialización de bienes y servicios.

Acompañar a las unidades académicas y administrativas en la elaboración de planes de mercadeo.

Realizar estudios de mercado para la toma de decisiones en materia de comercialización.

Diseñar e implementar estrategias para el posicionamiento de la universidad en la comunidad en general. 

Diseñar de campañas publicitarias.

RECTORÍA: 

Garantizar la coherencia de los mensajes suministrados en el Plan Estratégico de Comunicaciones con el direccionamiento estratégico institucional.

Analizar, monitorear, diseñar e implementar estrategias con grupos de interés.

Formular y liderar el protocolo de comunicación en casos de crisis.

Articular las acciones de comunicación con la alta dirección universitaria en procura del cumplimiento de las metas estratégicas institucionales.

Velar por el buen nombre y reputación de la Universidad de Caldas a través de la ejecución de acciones de difusión de logros y preservación de la imagen institucional.  

FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES  Actuar como proveedores de piezas gráficas audiovisuales según necesidades del plan de comunicaciones.

Velar por el adecuado uso de la imagen institucional.

Realizar convenios y alianzas para promover la participación de estudiantes de la facultad en el desarrollo del Plan Estratégico de Comunicaciones.

Actuar como asesor de la comunicación estratégica en la Universidad de Caldas.

Crear puentes de trabajo colaborativo con decanos y la administración universitaria en materia de comunicación institucional.

COMITÉ DE COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA: 

Profesional de Mercadeo

Profesional de Prensa

Asesor de Rectoría

Directora del programa de Diseño Visual

 Implementar el protocolo de comunicación en casos de crisis.

Definir el contenido de la comunicación estratégica institucional y establecer las pautas de divulgación.

Acompañar la implementación de los propósitos estratégicos con el fin de garantizar la adherencia de la estrategia en la comunidad universitaria.

Propender por la apropiación de las buenas prácticas de comunicación en la Universidad de Caldas.

Diseñar e implementar estrategias de relacionamiento con públicos de interés externo.

Implementar protocolos para la realización de eventos institucionales.

Gestión estratégica de participación de eventos. 

Posicionamiento de imagen interna (Tienda universitaria, campañas internas).

Propender por el equilibrio en el despliegue de los proyectos, procesos, metas, logros e innovaciones de las diferentes dependencias, siempre en relación con el impacto público del tema o proyecto en cuestión.

Monitorear el cumplimiento, buen uso y correcta aplicación de la identidad visual en cada una de las piezas y medios de comunicación, promoción y publicidad de la Universidad.

Establecer y garantizar la implementación de políticas de comunicación que conlleva la responsabilidad de conducir de manera adecuada el mensaje estratégico de la Institución ante públicos internos y externos. 

 


DEFINICIONES Y TÉRMINOS

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

Voceros:

El Rector es el vocero natural de la Universidad. De acuerdo con el contexto de la situación particular, delegará a un grupo de voceros base que sean el puente entre la Institución y los públicos externos.

Cada directivo será vocero técnico en el tema que le corresponde exclusivamente. Ningún integrante del equipo directivo podrá realizar pronunciamientos autónomos en temas relacionados con la universidad y que se salgan de su competencia.

Los miembros de la Comunidad Universitaria podrán pronunciarse a título personal cuando se trate de asuntos que no estén relacionados con el quehacer de la Universidad.

El contacto con los medios de comunicación se manejará a través del Profesional Especializado de la Oficina de Prensa, ningún funcionario está autorizado para dar declaraciones a los medios de comunicación sin su previa validación.

El Rector determinará los voceros específicos ante los medios de comunicación, según las situaciones, temas y pertinencia de los pronunciamientos.

Todo vocero autorizado por la universidad debe identificarse ante medios de comunicación como funcionario de la misma.

 

Manejo de Información:

Cada colaborador será responsable de la información que maneje para el ejercicio de sus funciones, no podrá reproducirla ni entregarla sin autorización. Cuando la información contenga datos personales deberá apegarse a la Política de Protección de Datos Personales. Acuerdo 61 de 2016.

El equipo Directivo deberá guardar reserva de la información manejada durante sus sesiones de trabajo.

 

Divulgación de Información:

De acuerdo con el Manual de Medios Institucionales, la publicación de información en medios internos o externos corresponderá a un análisis de priorización de contenidos y audiencias, con el fin de evitar exceso y bombardeo de información.

Las solicitudes realizadas por la comunidad universitaria para la divulgación de diversos temas, deberá corresponder con los tiempos enunciados en el Manual de Medios Institucionales.

Temas Prioritarios:

Para garantizar una adecuada alineación entre las políticas, planes y programas institucionales con las estrategias de comunicación, se formulará el Plan Estratégico de Comunicación, el cual establece los temas que serán objeto de plan de comunicaciones o planes de divulgación, según la importancia estratégica para la institución y durante el periodo de tiempo previsto. Los

planes de comunicación específicos de los temas definidos como prioritarios serán construidos de manera conjunta entre el responsable y el equipo de comunicaciones.

Comunicación Interna:

Considerando que la comunicación se rige por principios de transversalidad y que existen flujos de comunicación espontánea que surgen en las diferentes unidades académicas y administrativas, es responsabilidad de la Oficina de Prensa, con el apoyo de la Jefatura de Gestión Humana, conformar grupos primarios en los estamentos de públicos internos, con el fin de garantizar el flujo adecuado de la información. La Oficina de Prensa formará el talento humano que conforma los grupos primarios fortaleciendo las habilidades y competencias en comunicación de los colaboradores.

Comunicación Externa:

La Universidad dispone de medios de comunicación de carácter institucional que permiten el flujo e intercambio de mensajes entre las diferentes áreas. La Oficina de Prensa es responsable de la administración de los medios de comunicación institucionales y debe propender por un equilibrio en la difusión de información de las diferentes áreas de la Universidad.

Es política de la Universidad administrar y conservar relaciones de largo plazo con los medios de comunicación locales, nacionales e internacionales. La Oficina de Prensa es la única dependencia que cuenta con la facultad de emitir comunicaciones institucionales a los medios de comunicación y es responsable por fortalecer estas relaciones.

Es parte de su responsabilidad la coordinación de la cobertura periodística de los medios de comunicación, cuando estos lo requieran y cuando los miembros de la comunidad universitaria lo soliciten.

La creación de medios y formas de comunicación con los públicos internos y externos deberá ser aprobada y acompañada por la Oficina de Prensa y Comunicaciones. Para la toma de decisiones específicas sobre la utilización de los medios institucionales se consultará el Manual de Medios Institucionales.

Marca e Identidad Visual

La Oficina de Prensa y la Oficina de Mercadeo son las responsables de monitorear el cumplimiento y buen uso de la identidad visual corporativa en cada una de las piezas y medios de promoción, publicidad e institucionales con impacto en los públicos de interés. Para la toma de decisiones específicas sobre el uso de imágenes, piezas y medios institucionales, la Comunidad Universitaria debe ceñirse al Manual de Identidad Institucional.

Redes Sociales

Las Redes Sociales institucionales se manejarán por parte de la Oficina de Prensa. El uso adecuado de las redes sociales por seguirá las siguientes disposiciones generales:

La Universidad de Caldas tiene presencia institucional en redes sociales como Facebook, Twitter. YouTube e Instagram su nombre de usuario es @udecaldas.

Los contenidos son elaborados por la Oficina de Prensa y Comunicaciones, dependencia con criterio editorial y responsabilidad para determinar las publicaciones que se suban a las plataformas sociales.

La actualización de las redes sociales se adelanta de manera permanente de acuerdo con las tendencias, actividades y comportamiento diario de las redes sociales. Se cuenta con hashtag institucionales que serán compartidos con los seguidores para generar interacción y presencia en la red.

Los perfiles en redes sociales de distintas áreas y dependencias de la universidad, deberán crearse y operar con el visto bueno de la Oficina de Prensa, respetando lo establecido en el Manual de Redes Sociales.

Los perfiles institucionales tendrán una identificación como cuenta oficial que los diferencie de las cuentas personales de funcionarios, docentes y directivos, a quienes se les recomienda etiquetar sus publicaciones con el hashtag #OpiniónPersonal.

Protocolo Institucional

El protocolo en los eventos es fundamental para la imagen de la Universidad. La Oficina de Prensa ofrece soporte y asesoría en la realización de eventos, con base Manual de Protocolo, que es la guía para la ejecución de ellos.

Los eventos oficiales de la institución se dividen en:

Actos Solemnes: Son las posesiones, grados y aniversarios institucionales.

Actos Académicos: Entrega de títulos, certificados o diplomas (cursos), entrega de premios, reconocimientos y homenajes a miembros de la comunidad universitaria.

Actos Interinstitucionales: Firma de convenios y acuerdos y visitas protocolarias.

Reuniones de órganos de gobierno: Consejo Superior y Consejo Académico.

De acuerdo con el perfil del evento se determina quien lo preside, conformación de la mesa principal si es del caso, necesidad de himnos, instalación y propuesta de orden del día. El detalle de cada evento puede encontrarse en el Manual de Protocolo. 

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Formular y /o actualizar la política institucional de comunicaciones Equipo de comunicaciones De manera periódica se revisa la pertinencia de los lineamientos establecidos en la política de comunicaciones y se actualiza de acuerdo con el contexto de la realidad institucional y enfoques de la comunicación por parte del Rector y su equipo directivo.

Tiempo: Cuando se requiera.

Registro(Política Institucional de comunicaciones. )
3 Formular y /o actualizar los manuales de comunicaciones Equipo de comunicaciones Con el objetivo de establecer lineamientos y acciones específicas para el manejo de la comunicación, se establecen, actualizan y difunden los manuales, los cuales pueden ser de: Medios, redes sociales, protocolo, voceros, etc., según las necesidades específicas de la realidad institucional. Los manuales deben ser visibles en la pagina web y deberá verificarse su adecuado uso y cumplimiento.

Tiempo: Cuando se requiera.

Registro(Manuales institucionales de comunicación. )
4 Formular y/o actualizar el plan estratégico de comunicaciones Rector, Equipo Directivo, Profesional Especializado de Prensa y comunicaciones A partir del direccionamiento estratégico de la institución y en concordancia con el Plan de Acción del rector respectivo, se identifican las iniciativas estratégicas que se desarrollarán en el periodo rectoral y requieren de esfuerzos comunicacionales para su cumplimiento y divulgación.
Anualmente se revisa y actualiza el plan estratégico de comunicaciones a partir de posibles cambios en el direccionamiento institucional y el proceso evaluativo de su implementación, así como las metas específicas del PAI para la respectiva vigencia.

Tiempo: Cada cuatro años.

Registro(Plan estratégico de comunicaciones. )
5 Definir y formular los planes de comunicaciones Responsable del tema, Profesional Especializado de Prensa y comunicaciones A partir de las iniciativas definidas en el Plan Estratégico de Comunicaciones, se seleccionan aquellas que constituyen un componente clave de gestión interna y requieren un plan de mediano plazo que defina mensajes, canales, medios, audiencias, actividades específicas y cronograma de ejecución. El plan específico se formula a partir de la necesidad de lograr los objetivos de la iniciativa seleccionada y se elabora con el responsable del tema.

Tiempo: Según cronograma del Plan Estratégico de Comunicaciones

Ver Registro(FORMATO PARA EL PLAN DE COMUNICACIONES )
6 Definir y formular los planes de divulgación Equipo de comunicaciones El plan de divulgación define unos mensajes principales y secundarios que se incluyen en el cronograma temático del año para uso en los medios internos o los espacios de conversación. Se activan cada vez que se presenta un hito informativo y pueden requerir una campaña publicitaria puntual y de corto o largo plazo.

Tiempo: De acuerdo con la necesidad específica de la iniciativa.

Registro(Plan de divulgación)
7 Ejecutar planes de comunicación y divulgación Equipo de comunicaciones A partir de los cronogramas establecidos en los planes de comunicación y divulgación, se ejecutan las actividades previstas, realizando seguimiento permanente por parte de Rectoría, a su adecuada ejecución y cumplimiento.

Tiempo: Permanente.
8 Medir el impacto de las actividades realizadas Equipo de comunicaciones De manera permanente, se realiza seguimiento a la ejecución de las actividades propuestas en los diferentes planes y semestralmente se realiza medición de indicadores de resultado e impacto, determinando la efectividad de los planes de comunicación y divulgación. Se realiza los ajustes a los que haya lugar.

Tiempo: Semestral

Registro(Informe de resultados)
9 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO PARA EL PLAN DE COMUNICACIONES
RECTORIA
R-2901-P-IC-854-
Informe de resultados
VICE-RECTORIA DE INVESTIGACIONES
--
Manuales institucionales de comunicación.
RECTORIA
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Plan de divulgación
RECTORIA
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Plan estratégico de comunicaciones.
RECTORIA
--
Política Institucional de comunicaciones.
RECTORIA
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - RECTORÍA JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS RECTOR UNIVERSIDAD - RECTORÍA


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